公文撰寫的基本體認 公文為處理公務或溝通意見之重要工具，故須注重效率，因此要讓對方迅速且容易看懂就行，同時其製作要有它應具備之要件——行文之原因、依據、目的與立場。 現行之公文，已不再重視文采，祇要合乎程式，內容合法、合理、合情：能讓大家會用且方便使用即可。

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1 公文撰寫的基本體認 公文為處理公務或溝通意見之重要工具，故須注重效率，因此要讓對方迅速且容易看懂就行，同時其製作要有它應具備之要件——行文之原因、依據、目的與立場。 現行之公文，已不再重視文采，祇要合乎程式，內容合法、合理、合情：能讓大家會用且方便使用即可。

2 公文書之種類(名稱) 令：公布法律、發布命令及人事任命時用之。 呈：對 總統有所呈請或報告時用之。 咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。
呈：對 總統有所呈請或報告時用之。 咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 函：各機關間公文往復，或民眾與機關間行文時。 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 其他公文：其他因辦理公務需要之文書，如書函、開會通知單、簽、聘書、證明書、契約書等。

3 行文系統分 依公文授受雙方之地位為準： 有上級機關、同級機關、下級機關及不相隸屬機關等四種，故有 上行文、平行文、下行文之分 。

4 「簽」的格式、作法及使用時機 學校內的公文，常被慣稱「簽呈」。其實，呈：按《公文程式條例》第二條之規定，｢呈：對總統有所呈請或報告時用之｣而只限於對總統專用。 現行公文，除一般名詞、名稱所謂「簽呈」外，一般公文動詞則少用「簽呈」，而改用「簽」或「簽陳」，因「陳」實際已代替「呈」。

5 「簽」的格式、作法及使用時機 就實務考量來看 學校內部所撰之公文稱｢簽｣比較妥當。 對於學校外的公文則屬於「函」，用語遣辭必須符合規範。

6 簽的格式 一、主旨：(何事) 說明行文目的與期望，力求具體扼要。 以60個字以內完成為原則。 二、說明：(為何)
就事實、依據、理由做較詳細的敘述。 三、擬辦(或辦法)：(如何) 提出具體的要求或做法。 P6

7 各段規格 每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。
每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。　　　　　 「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。　　　　　 「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、……，(一)(二)(三)……，１、２、３、……，(１)(２)(３)……。

8 期望語使用原則 主旨須有期望語(說明免再使用) 上 行 平 行 下 行 請 核示 鑒核 核備 核定 鑒察 請 查照 請 查照辦理
上 行 平 行 下 行 請 核示 鑒核 核備 核定 鑒察 請 查照 請 查照辦理 請 惠允見復 請 查明見復 希　查照 希 照辦 希 辦理見復 希 依規定辦理

9 期望語(適切使用) 請 鑒核─除簽報長官瞭解外，並請審核指示。 請 鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。 請 鈞閱─檢陳有關資料，請長官過目。
期望語(適切使用)： 　 請　核示─提出擬辦意見簽核(請上級指示遵行) 請　鑒核─除簽報長官瞭解外，並請審核指示。 請　鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。 請　鈞閱─檢陳有關資料，請長官過目。 請　核閱─（同上） 請　鈞參─提供長官參考。

10 行文教育部時，文中所須注意之直接稱謂用語及結尾期望語各是什麼？
(1) 有隸屬關係之上級機關單位可用 鈞部，鈞字前要空一格，表示尊敬。 (2) 主旨段後之期望詞語要用以下方式來套用： 例如： 　 「請 鑒核」 　 「復請 鑒核」 　 「請 核准辦理」「請 准予備查」

11 撰寫公文時，應注意空格的一些公文用語？ （1） 請查照→請 查照。 （2） 請同意惠復→請 同意惠復。 （3） 請惠示卓見→請 惠示卓見。
（1） 請查照→請 查照。 （2） 請同意惠復→請 同意惠復。 （3） 請惠示卓見→請 惠示卓見。 （4） 請 鑑核→請 鑒核。 （5） 請查照辦理見復→請 查照辦理見復 （6） 請查照會允→請 查照惠允。 ※ 「請」字後空一格，表示尊重對方

12 尊稱使用原則 請正確使用尊稱 (一)對隸屬關係之上級稱「□鈞(院、部)」。 (二)對無隸屬關係之上級稱「□大(院、部)」。
(三)對平行機關(單位)稱「□貴(校、署)」。 (四)對下級(其他)機關稱「貴(處、所)」。 (五)對民眾稱「先生、女士」或通稱「君」、 直接則稱「台端」；對團體則稱「貴」。 P12

13 「貴」字在擬稿時，其位置應如何擺放？ （1）「貴」字如在一行中間，應空一格。 （2）「貴」字如出現在一行之首，則不必空。
（3）「貴」字如出現在標點符號之後，也不用 空格直接書寫。 例如： 「請 貴單位依下列方式填寫」 　　　　　「……，貴公司……」 「貴校……，…….. 」

14 要如何寫正、副本受文者（行文單位）? 1）應寫全銜（不可寫簡稱）。 （2）先寫上級單位後下級單位;先寫校外單位，
後寫自己單位;機關先個人最後。 （3）校內單位列最後，但應稱「本校」，不必 再寫國立成功大學，而第1個校內單位必定 要寫「本校」二字，以後單位可不必再填 寫本校。 （4）副本不能排列1、2、3。且無附件不需加註