高雄醫學大學通識教育中心 蔡蕙如助理教授 98年7月2日

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1 高雄醫學大學通識教育中心 蔡蕙如助理教授 98年7月2日
公文寫作技巧 高雄醫學大學通識教育中心 蔡蕙如助理教授 98年7月2日

2 公文的種類 令：公布法律、發布法規命令及人事命 令時使用。 例如： 總統令 發文日期：中華民國98年4月24日 茲頒給○○○三等景星勳章。
例如： 總統令 發文日期：中華民國98年4月24日 發文字號：（ ）字第 號 茲頒給○○○三等景星勳章。 總 統○○○ 行政院院長○○○

3 公文的種類 呈：對總統有所呈請或報告時使用（僅 限於對總統） 咨：總統與立法院（國民大會）公文往 復時使用。

4 公文的種類 例如： 司法院 呈 司法院院長 ○○○ （職章） 受文者：總統 正本：總統 地址：100臺北市重慶南路1段124號
例如： 司法院 呈 地址：100臺北市重慶南路1段124號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：總統 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：○○○○○○，○○○○○○○○○○。 正本：總統 副本： 司法院院長 ○○○ （職章）

5 公文的種類 例如： 立法院 咨 受文者：總統 主旨：修正○○法，咨請公布。 說明： 一、 二、 立法院院長 ○○○
例如： 立法院 咨 地址：100臺北市中山南路1號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：總統 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：○○法1份 主旨：修正○○法，咨請公布。 說明： 一、 二、 正本：總統 副本： 立法院院長 ○○○

6 公文的種類 函：適用於 一、上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復。
二、下級機關對上級機關有所請求或報告。 三、同級機關或不相隸屬機關間行文。 四、民眾與機關間之申請及答覆。

7 公文的種類 例如： 經濟部 函 受文者：財政部 主旨：本部因業務需要，擬商調 貴部秘書○○○來部服務， 請 惠允見復。 部長 ○○○
例如： 經濟部 函 地址：100臺北市福州街15號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：財政部 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：本部因業務需要，擬商調 貴部秘書○○○來部服務， 請 惠允見復。 正本：財政部 副本： 部長 ○○○

8 公文的種類 公告：各機關就主管業務或依據法令規 定，向公眾或特定之對象宣布周 知時使用。 其他公文 一、書函：舉凡答復簡單案情、寄送普
通文件、書刊，或為一般聯 繫、查詢等事項行文時使用。 （性質不如函之正式）

9 公文的種類 其他公文 二、開會通知單：召集會議時使用。 三、簽：承辦人員就其執掌事項，或下級機 關首長對上級機關首長有所陳述、
請示、請求、建議時使用。 （一）先簽後稿 （二）簽稿併陳 （三）以稿代簽

10 公文的種類 例如： 內政部 公告 主旨：公告民國○○年出生的役男應辦理身家調查。 依據：徵兵實施條例。 公告事項：
例如： 內政部 公告 發文日期：中華民國98年4月24日 發文字號：（ ）字第 號 主旨：公告民國○○年出生的役男應辦理身家調查。 依據：徵兵實施條例。 公告事項： 一、民國○○年出生的男子，本年已屆徵兵年齡，依法應 接受徵兵處理。 二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地（鄉、鎮、 市、區）公所公告的時間、地點及手續，前往辦理申 報登記。

11 公文的種類 例如： 教育部 書函 受文者：國立○○大學 主旨：檢還 貴校○○年度修畢師資職前教育課程參加教育實習實習津貼
例如： 教育部 書函 地址：100臺北市中山南路5號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：國立○○大學 發文日期： 發文字號： 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：見主旨 主旨：檢還 貴校○○年度修畢師資職前教育課程參加教育實習實習津貼 第1期支出憑證（總金額新台幣360萬元整）全一冊，希即補妥各受款 人簽章後，再行報核，請 查照。 說明：復 貴校○○年○月○日○○字第○○○○○○○號函。 正本：國立○○大學 副本：本部會計處、中等教育司

12 函(稿)之結構： 採「主旨」、「說明」、「辦法」三段 式。案情簡單可用「主旨」一段完成 者 ，不要硬性切割為二段、三段。「說
明」、「辦法」應視事、案的狀況加以 活用。

13 主旨段之寫作要領 一、主旨之寫作要求應是使受文者閱讀後，即可全然 瞭解公文行文之目的與期望。文字宜精要，但絕
非簡陋。實務上多建議撰文者勿超過五十字。 二、何人(who)、何時(when)、何地(where)、何事 (what)可寫於主旨段；而何故(why)、如何(how) 則多置入說明或辦法段來敘述。 三、有復文或辦理期限者，截止日期應納入主旨以收 提示之效。

14 主旨段之寫作要領 錯誤範例 四、復文時，不可以來文機關之發文日期及發文字號為 主旨。
主旨：復 貴校98年4月24日（98）人字第 號 函，請 查照。 說明： 一、 二、

15 說明段之寫作要領 一、不分項時，應接著冒號書寫；分項時， 另行低一格書寫。例： 說明： 一、 二、 （一） （二） 1. 2. (1)
(2)

16 說明段之寫作要領 二、通常有「依據」，分項時「依據」應寫在 第一項。例： 說明： 一、依據 貴會○○年○月○日（98）臺會綜二字第
一、依據 貴會○○年○月○日（98）臺會綜二字第 ○○○○○○○○號函辦理。 二、本校專題研究計畫期滿未繳交結案之計畫，已分 別依規定辦理。

17 說明段之寫作要領 三、以機關首長名義發文，切不可引用一級單位 的通知或規章作依據。例：以校長名義發 文，卻寫「依據本校人事室某月某日通知辦
理。」 四、主旨段已敘述過的內容，不重複於說明段。 五、一文有兩個以上不同性質的收文機關或單位時，稱 謂語應用 「 貴機關」或「 貴單位」。（機關> 單位 ）

18 說明段之寫作要領 六、說明段提及自己機關或單位時，自稱應與全 銜相對應。例如以學校名義發文，自稱應為 「本校」。（常有承辦人寫成個人之所屬單
位）

19 辦法段之寫作要領 一、「辦法」也就是「建議」、「請求」或「擬辦」 段。 二、向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述 時，用本段列舉。
三、「辦法」段屬於簡單者，可寫於 函文內。若為求辦 法之周延性（較複雜者），一般將其列為附件。

20 辦法段之寫作要領 四、訂定之辦法應具體可行，對於有辦理期限者，應考 慮發文、收文雙方文書作業與核決時間、郵遞時間，
以及受文者蒐整資料時間或是否有連續假日等。 五、請上級核復之事項應具體明確並依法行政。相關之 法令規章，應妥適引用，不可違法行事或模稜兩 可。

21 正、副本之填寫要領： 一、分別逐一書名全銜，若以教育部現行之電子交換
系統傳遞公文，則應依其機關名稱書寫。例： 教育部技職司（○）；教育部技術及職業教育 司（Ⅹ）。又例：國立臺灣大學（○）；國立 台灣大學（Ⅹ）。 二、屬於「國立」或「市立」學校，需填寫「國 立」、「市立」。私立則免之。

22 正、副本之填寫要領： 三、屬於機關的公共事務，其收文對象應為機關，而 非機關首長。 四、人事命令與獎懲令，正本應發給當事人有直接關
係之服務機關或單位，當事人只需發給副本。 五、復文時，除非來文機關已表明逕行某機關，否則行 文對象必須是來文機關，而非業管單位。 六、發給自己機關所屬個人時，應依其服務單位之簡 銜、姓名、職稱之順序填寫。

23 正、副本之填寫要領： 七、同一機關有兩個以上單位需要發給副本時，只要 在第一個單位之上加「本校」，其餘則不必。
例：本校研發處、教務處、通識教育中心 八、所發副本為發文機關所屬之單位，可寫簡銜。 九、附件以正本為限，副本機關或單位有必要發給附 件時，須在機關或單位銜下以括弧註記（含附 件）或（含附件○），或（以上均含附件）。 未註記者表不含附件。

24 正、副本之填寫要領： 十、填寫副本機關或單位時，應以客為尊，先寫副本收 文機關或單位，後寫自己的單位。
十一、非必要，儘量避免發副本給上級機關，以示尊 重。 十二、副本文件的右上角要標明「副本」字樣，以示與 正本有別。 ＊ 副本與影本不同＊

25 附件填寫之原則 一、無附件時，本欄亦須保留，但於冒號（：）下空 白即可。 二、凡隨函有檢送（陳）附件時，附件項下應填入：
「隨文」；「見主旨」；「如說明○ 」，或逕寫 附件名稱及份數。

26 簽的撰擬 簽的性質 一、機關內部單位的「簽辦案件」。 二、外面機關來函案情簡單者，可使用便條紙，以條
列式簽擬；一般存參或簡單的文件，得於原件空 白處簽擬，並預留審核、決人員蓋章及批示之空 間。 ＊ 來函內容繁多時，承辦人應仔細閱讀並列出其重 點、目的與期望，使審、決人員只看摘要即可一 目了然，而不需詳看來函。

27 簽的撰擬 主旨：扼要敘述，概括整個簽之目的與擬辦，不可 分項，一段完成。 說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以
及處理方法之分析等，做簡要之敘述，並視 需要分項條列。 擬辦：應針對案情，提出具體處理意見，或解決問 題方案，意見多時分項條列。 ＊簽之各段的段旨要劃分清楚，不相互重複＊

28 簽的範例 簽 於○○學系 中華民國98年4月24日 主旨：檢陳本系本學期第2次系務會議紀錄，請 核示。 說明： 一、本次會議討論重點如下：
簽 於○○學系 中華民國98年4月24日 主旨：檢陳本系本學期第2次系務會議紀錄，請 核示。 說明： 一、本次會議討論重點如下： （一）訂定「本系○○○○辦法 」。 （二）○○○○○○○○○○○○○○○○。 二、 ○○○○○○○○，○○○○○○○○。 擬辦：「本系○○○○辦法 」草案於修正完成後，另案簽提最 近一次行政會議討論；說明二之建議事項則請總務處參 辦。

29 謝謝