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Professional Secretary Workshop
职业文秘工作坊 Professional Secretary Workshop 泉州市英慧达企业管理咨询 内部教材,未经允许 不得翻印,谢谢合作
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日程的安排 10月22日上午 文秘工作的概述 -文秘的职责 -工作的重要性 -文秘职业道德 -文秘的专业形象 -文秘的礼仪 下午
文秘的专业技能 -档案管理 -公文写作 10月 23日上午 文秘的专业技能(续) -公文写作 -电话技巧 -访客接待 -突发事件的应对 -会务 下午 -会务(续) - 时间管理 - 沟通技巧
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Let’s go learning 文秘工作的概述
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现代文秘是领导的参谋和助手,其所从事的工作是领导中枢的一种综合性工作,在承上转下、沟通内外、辅助管理上起着举足轻重的作用。
文秘的职责 现代文秘是领导的参谋和助手,其所从事的工作是领导中枢的一种综合性工作,在承上转下、沟通内外、辅助管理上起着举足轻重的作用。 服务领导,当好参谋 上传下达,协调沟通 内务处理,对外联络
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文秘工作的重要性 GE韦尔奇说:秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他/她的存在,才使我专注于思考和决策,有人说我事半功倍,那么至少一半是我秘书的贡献。
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文秘工作的重要性 成为一名有价值的秘书- 上司眼中的得力助手 让上司省心、放心、舒心 静心、优心的文秘
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文秘的职业道德 忠于职守,自觉履行各项职责 服从领导,当好参谋 兢兢业业,当好无名英雄 谦虚谨慎,办事公道,热情服务 公平公正,不以权谋私
恪守信用,严守机密 实事求是,勇于创新 刻苦学习,努力提高思想、科学文化素质 钻研业务,掌握文秘工作各项技能
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文秘的专业形象 仪表仪容 服饰 不同场合的不同妆扮 职业妆/轻松休闲妆/Party妆 世界级首席化妆师及造型师Jimmy为你娓娓道来
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文秘的专业形象 仪表仪容 服饰 不同场合的不同妆扮 职业妆/轻松休闲妆/Party妆 世界级首席化妆师及造型师Jimmy为你娓娓道来
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文秘的礼仪 秘书人员与公关工作 -树立公关意识 成为一个出色的“公关大使” -重视自我形象的塑造
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Let’s go learning 文秘的专业技能
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档案管理 档案管理工作实务: 收文 发文 文书立卷 档案的收集整理 档案的保管与利用
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档案管理 收文 签收 督察 拆封 登记 分文 请办 批示 办理 备注 归档 传阅 发文 拟稿 核稿 校对 会签 登记 发出 归档
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档案管理 文书立卷 按主题特征 按时间特征 按“作者”特征 按文件名称特征 按收发文单位特征
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档案管理 档案的收集整理 档案的收集 档案的整理 -档案的分类 案卷的排列和案卷目录的编制
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档案管理 档案的保管 档案材料损坏的防治 -材料损坏的原因 内因 外因 -档案损坏的防治 档案的利用
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公文写作 公文写作的原则: 简明 准确 朴实 庄重 规范
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公文写作 公文的分类(从作用来分) 指挥性:如命令、指示、决定、批复 规范性:如章程、条例、规定、办法、细则 报请性:如请示、报告
通知性:如公告、通知、函 记录性:如会议记录、大事记 报导性:如广告、新闻稿、宣传稿 商务性:建议书、合约、标书、 邀请函、贺电、介绍函、感谢信等
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公文写作 公文的写作要求: 意思明确 文理通顺 观点明确 及时迅速 实事求是 简明生动 层次分明 格式规范
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公文写作 公文的拟写程序: 明确文书写作主旨 收集资料信息 拟写提纲、安排结构 起草正文 反复检查
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公文写作 练习:公文的拟写 附公文范本
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电话技巧 电话的接听 使用礼貌用语 电话甄别 熟悉本部门的业务 代为留言 保密意识
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访客接待 安排好来宾的有关工作 拟定接待方案 安排接见 安排好文件、资料 安排好礼品等 安排好生活接待 住宿 用餐 用车
车、船、机票的预订工作 安排好组织游览活动 安排好文娱活动 安排好来宾的私人拜会活动
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突发事件的处理 想一切尽在掌握之中,你必须有后备计划 技巧 处乱不惊 沉着应对 气氛调节 时间的控制 取得工作人员的支持与配合
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会务的类型 公司内部会议 新闻发布会 新产品发布会 周年庆典 客户联谊活动 各类晚会/庆祝活动
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会务安排 时间的确定 费用预算 会议场地的选择及租借 出席人员的确定 邀请函 餐饮/住宿 工作人员细则 场地布置 纪念品/礼金 讲稿 交通
议程 主持人 …… 表演/娱乐活动 跟进
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会务安排 练习1:如何安排一场产品发布会 练习2:如何安排公司的周年庆典
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时间管理 时间管理的重要性 时间是有限的,且是一去不返的 时间对于每个人来说,都是公平的 有技巧地运用时间能保证你比其他 人工作得更有效
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时间管理 一些基本的时间管理技巧 找出浪费你时间的根源: 一遍又一遍地重复读一些文件 每天花大量时间处理一些琐碎的事务
每天都有忙不完的事情要做 要找的东西总是不知放在哪里 总是有许多突发的事件打断你的计划 有时不能很好地集中精神工作
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时间管理 一些基本的时间管理技巧 要想有更多的时间,关键你要懂得如何管理它 每月/每周/每天计划好你的工作
谨记每天必须预留一些时间来处理突发事件 每天上班首先完成你认为最重要的事 事情处理要分轻重缓急
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时间管理 编排时间表 明确你自己的职责 设定目标 列出你的目标,合理地给每个目标分配一些时间 制作表格(参阅附表 )
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Let’s go learning 良好的沟通与协调
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沟通技巧 有效的沟通对于企业及个人发展非常重要 不能够有效沟通将导致: 生产率低下(额外的工作/重复工作) 付出的努力没有结果
不能按时完成工作 不能满足客户的期望 挫折感 绩效不佳
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只有抱着积极的态度 才能传达 令人愉快的信息
沟通技巧 沟通的态度 只有抱着积极的态度 才能传达 令人愉快的信息
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沟通技巧 怎样将来自高层管理层和下属的反馈下达上传 口头 面对面交谈 电话交谈 书面 电子邮件 传真 建议书 报告 讲演 身体语言
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沟通技巧 你听到我说的话了吗? 大部分人倾听的效率不足50% 倾听的同时你在干什么: 考虑如何回答 预测说话者下面将要说什么
由于个人偏见而曲解信息 忽略非语言信息: 面部表情,身体语言,声音 倾听/听取的效率不高将导致浪费时间和错失机会
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沟通技巧 有效的倾听 准备倾听 集中精力倾听所说内容 辨别其主要以及次要的观点 心领神会 认可:让说话者知道你在倾听
重述:确认你的理解是否准确 用心体会:既理解讲话内容,又体会说话者的 感受
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谢谢!
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