Professional Secretary Workshop

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1 Professional Secretary Workshop
职业文秘工作坊 Professional Secretary Workshop 泉州市英慧达企业管理咨询 内部教材，未经允许 不得翻印，谢谢合作

2 日程的安排 10月22日上午 文秘工作的概述 -文秘的职责 -工作的重要性 -文秘职业道德 -文秘的专业形象 -文秘的礼仪 下午
文秘的专业技能 -档案管理 -公文写作 10月 23日上午 文秘的专业技能（续） -公文写作 -电话技巧 -访客接待 -突发事件的应对 -会务 下午 -会务（续） - 时间管理 - 沟通技巧

3 Let’s go learning 文秘工作的概述

4 现代文秘是领导的参谋和助手，其所从事的工作是领导中枢的一种综合性工作，在承上转下、沟通内外、辅助管理上起着举足轻重的作用。
文秘的职责 现代文秘是领导的参谋和助手，其所从事的工作是领导中枢的一种综合性工作，在承上转下、沟通内外、辅助管理上起着举足轻重的作用。 服务领导，当好参谋 上传下达，协调沟通 内务处理，对外联络

5 文秘工作的重要性 GE韦尔奇说：秘书对于我的工作而言，有时不亚于一位副总裁的重要性！因为他/她的存在，才使我专注于思考和决策，有人说我事半功倍，那么至少一半是我秘书的贡献。

6 文秘工作的重要性 成为一名有价值的秘书- 上司眼中的得力助手 让上司省心、放心、舒心 静心、优心的文秘

7 文秘的职业道德 忠于职守，自觉履行各项职责 服从领导，当好参谋 兢兢业业，当好无名英雄 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 公平公正，不以权谋私
恪守信用，严守机密 实事求是，勇于创新 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 钻研业务，掌握文秘工作各项技能

8 文秘的专业形象 仪表仪容 服饰 不同场合的不同妆扮 职业妆/轻松休闲妆/Party妆 世界级首席化妆师及造型师Jimmy为你娓娓道来

9 文秘的专业形象 仪表仪容 服饰 不同场合的不同妆扮 职业妆/轻松休闲妆/Party妆 世界级首席化妆师及造型师Jimmy为你娓娓道来

10 文秘的礼仪 秘书人员与公关工作 -树立公关意识 成为一个出色的“公关大使” -重视自我形象的塑造

11 Let’s go learning 文秘的专业技能

12 档案管理 档案管理工作实务： 收文 发文 文书立卷 档案的收集整理 档案的保管与利用

13 档案管理 收文 签收 督察 拆封 登记 分文 请办 批示 办理 备注 归档 传阅 发文 拟稿 核稿 校对 会签 登记 发出 归档

14 档案管理 文书立卷 按主题特征 按时间特征 按“作者”特征 按文件名称特征 按收发文单位特征

15 档案管理 档案的收集整理 档案的收集 档案的整理 -档案的分类 案卷的排列和案卷目录的编制

16 档案管理 档案的保管 档案材料损坏的防治 -材料损坏的原因 内因 外因 -档案损坏的防治 档案的利用

17 公文写作 公文写作的原则： 简明 准确 朴实 庄重 规范

18 公文写作 公文的分类（从作用来分） 指挥性：如命令、指示、决定、批复 规范性：如章程、条例、规定、办法、细则 报请性：如请示、报告
通知性：如公告、通知、函 记录性：如会议记录、大事记 报导性：如广告、新闻稿、宣传稿 商务性：建议书、合约、标书、 邀请函、贺电、介绍函、感谢信等

19 公文写作 公文的写作要求： 意思明确 文理通顺 观点明确 及时迅速 实事求是 简明生动 层次分明 格式规范

20 公文写作 公文的拟写程序： 明确文书写作主旨 收集资料信息 拟写提纲、安排结构 起草正文 反复检查

21 公文写作 练习：公文的拟写 附公文范本

22 电话技巧 电话的接听 使用礼貌用语 电话甄别 熟悉本部门的业务 代为留言 保密意识

23 访客接待 安排好来宾的有关工作 拟定接待方案 安排接见 安排好文件、资料 安排好礼品等 安排好生活接待 住宿 用餐 用车
车、船、机票的预订工作 安排好组织游览活动 安排好文娱活动 安排好来宾的私人拜会活动

24 突发事件的处理 想一切尽在掌握之中，你必须有后备计划 技巧 处乱不惊 沉着应对 气氛调节 时间的控制 取得工作人员的支持与配合

25 会务的类型 公司内部会议 新闻发布会 新产品发布会 周年庆典 客户联谊活动 各类晚会/庆祝活动

26 会务安排 时间的确定 费用预算 会议场地的选择及租借 出席人员的确定 邀请函 餐饮/住宿 工作人员细则 场地布置 纪念品/礼金 讲稿 交通
议程 主持人 …… 表演/娱乐活动 跟进

27 会务安排 练习1：如何安排一场产品发布会 练习2：如何安排公司的周年庆典

28 时间管理 时间管理的重要性 时间是有限的，且是一去不返的 时间对于每个人来说，都是公平的 有技巧地运用时间能保证你比其他 人工作得更有效

29 时间管理 一些基本的时间管理技巧 找出浪费你时间的根源： 一遍又一遍地重复读一些文件 每天花大量时间处理一些琐碎的事务
每天都有忙不完的事情要做 要找的东西总是不知放在哪里 总是有许多突发的事件打断你的计划 有时不能很好地集中精神工作

30 时间管理 一些基本的时间管理技巧 要想有更多的时间，关键你要懂得如何管理它 每月/每周/每天计划好你的工作
谨记每天必须预留一些时间来处理突发事件 每天上班首先完成你认为最重要的事 事情处理要分轻重缓急

31 时间管理 编排时间表 明确你自己的职责 设定目标 列出你的目标，合理地给每个目标分配一些时间 制作表格（参阅附表 ）

32 Let’s go learning 良好的沟通与协调

33 沟通技巧 有效的沟通对于企业及个人发展非常重要 不能够有效沟通将导致： 生产率低下（额外的工作/重复工作） 付出的努力没有结果
不能按时完成工作 不能满足客户的期望 挫折感 绩效不佳

34 只有抱着积极的态度 才能传达 令人愉快的信息
沟通技巧 沟通的态度 只有抱着积极的态度 才能传达 令人愉快的信息

35 沟通技巧 怎样将来自高层管理层和下属的反馈下达上传 口头 面对面交谈 电话交谈 书面 电子邮件 传真 建议书 报告 讲演 身体语言

36 沟通技巧 你听到我说的话了吗？ 大部分人倾听的效率不足50% 倾听的同时你在干什么： 考虑如何回答 预测说话者下面将要说什么
由于个人偏见而曲解信息 忽略非语言信息： 面部表情，身体语言，声音 倾听/听取的效率不高将导致浪费时间和错失机会

37 沟通技巧 有效的倾听 准备倾听 集中精力倾听所说内容 辨别其主要以及次要的观点 心领神会 认可：让说话者知道你在倾听
重述：确认你的理解是否准确 用心体会：既理解讲话内容，又体会说话者的 感受

38 谢谢！