國立高雄第一科技大學 檔案歸檔及應用配合事項

Presentation on theme: "國立高雄第一科技大學 檔案歸檔及應用配合事項"— Presentation transcript:

1 國立高雄第一科技大學 檔案歸檔及應用配合事項
2009/02/11

2 檔案歸檔依據 依據『檔案法』、『檔案法施行細則』、及『機關檔案點收作業要點』 規定辦理。
依據98年1月21日總務處文保組有關歸檔案件點收作業核定簽辦理。

3 檔案歸檔查檢事項 檔案送件歸檔時，查檢未符者，送還承人員補正，查核結果通知單如下:

4

5 檔號及保存年限介紹 檔號之組成(共5層)： 分類號及保存年限： 年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 請參閱檔案分類及保存年限區分表。
【文保組網頁/相關章程】

6

7 檔號及保存年限填列範例 範例： 檔 號： 98/B111/001/01/001 保存年限：5年 (年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號)
　　　　　(年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號) 檔　　號： 98/B111/001/01/001 (由承辦人填寫) (由文保組填寫) 保存年限：5年 (由承辦人填寫)

8 頁碼編列原則 辦畢之案件逐件逐頁編碼，其方式如下： 1.先編本文，次編附件，編寫方式由上而下，並由數字“1”起編。
2.本文頁碼之編寫，按文件產生時間先後順序，早者在上，晚者在下。簽稿併陳案件，依序以簽、稿及來文之次第編寫；附件則各依其後連續為之。 3.附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。 4.以鉛筆於每頁右下角編寫；文件為雙面書寫或列印者，正面於右下角編寫，背面於左下角編寫。

9 蓋騎縫章原則 公文及原稿在2 頁(含)以上時，應加蓋騎縫章或職名章。惟電子公文已有騎縫章圖戳者，得免另加蓋。
簽辦單視為公文之一部分，應與其他頁次加蓋騎縫章。 附件部分： 　1.附件已裝訂成冊並已有頁碼者，得僅於附件 首頁與本文末頁加蓋騎縫章。 　2.附件有2件以上者 (並各編有頁碼)，得僅於 第1份附件首頁與本文末頁及前後附件之 末／首頁間蓋騎縫章。

10 檔號及保存年限由承辦人填寫，檔號僅填寫年度號及分類號即可。
歸檔案件實例說明 檔號及保存年限由承辦人填寫，檔號僅填寫年度號及分類號即可。 代為決行文字 頁碼編於右下角

11 雙面列印 附件第1頁(正面) 頁碼編於右下角 加蓋騎縫章

12 雙面列印 附件第2頁 (背面) 頁碼編於左下角

13 其他應注意事項 案件應以原件歸檔且應經簽奉權責長官核准者，附件如屬抽存者，應於本文中敘明。 授權案件，應有代為決行之文字表示。
機密案件歸檔時，承辦人員應使用【機密檔案專用封套】裝封，並依規定填寫封套上各項目之內容，裝封前，需確認主管已(代)決行後彌封，並由單位主管或承辦人員於封口處簽章或加蓋職名章 。

14 機密檔案專用封套 由承辦人摘要案名 封套“ ”內容由承辦人填寫。

15 歸檔案件調案 方式一：列印調案單 方式二：線上查詢（NEW) (不同單位間調案，須會辦權責長官同意)
　由公文傳遞系統／調案查閱，印出調案單，陳核後送交文保組辦理。 (不同單位間調案，須會辦權責長官同意) 方式二：線上查詢（NEW) 　由本校網頁／公文檔案線上查詢系統作業，惟承辦人只得調閱現職承辦檔案，組長得調閱該組承辦檔案，一級主管得調閱該管承辦檔案。

16 由公文傳遞系統產出調案單

17 按下收發文號即可開啟檔案(PDF檔)參閱
公文檔案線上查詢系統 按下收發文號即可開啟檔案(PDF檔)參閱

18 簡報完畢 敬請 指教 謝謝！