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國立高雄第一科技大學 檔案歸檔及應用配合事項

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Presentation on theme: "國立高雄第一科技大學 檔案歸檔及應用配合事項"— Presentation transcript:

1 國立高雄第一科技大學 檔案歸檔及應用配合事項
2009/02/11

2 檔案歸檔依據 依據『檔案法』、『檔案法施行細則』、及『機關檔案點收作業要點』 規定辦理。
依據98年1月21日總務處文保組有關歸檔案件點收作業核定簽辦理。

3 檔案歸檔查檢事項 檔案送件歸檔時,查檢未符者,送還承人員補正,查核結果通知單如下:

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5 檔號及保存年限介紹 檔號之組成(共5層): 分類號及保存年限: 年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 請參閱檔案分類及保存年限區分表。
【文保組網頁/相關章程】

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7 檔號及保存年限填列範例 範例: 檔 號: 98/B111/001/01/001 保存年限:5年 (年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號)
     (年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號) 檔  號: 98/B111/001/01/001 (由承辦人填寫) (由文保組填寫) 保存年限:5年 (由承辦人填寫)

8 頁碼編列原則 辦畢之案件逐件逐頁編碼,其方式如下: 1.先編本文,次編附件,編寫方式由上而下,並由數字“1”起編。
2.本文頁碼之編寫,按文件產生時間先後順序,早者在上,晚者在下。簽稿併陳案件,依序以簽、稿及來文之次第編寫;附件則各依其後連續為之。 3.附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者,免併本文連續編寫頁碼。 4.以鉛筆於每頁右下角編寫;文件為雙面書寫或列印者,正面於右下角編寫,背面於左下角編寫。

9 蓋騎縫章原則 公文及原稿在2 頁(含)以上時,應加蓋騎縫章或職名章。惟電子公文已有騎縫章圖戳者,得免另加蓋。
簽辦單視為公文之一部分,應與其他頁次加蓋騎縫章。 附件部分:  1.附件已裝訂成冊並已有頁碼者,得僅於附件 首頁與本文末頁加蓋騎縫章。  2.附件有2件以上者 (並各編有頁碼),得僅於 第1份附件首頁與本文末頁及前後附件之 末/首頁間蓋騎縫章。

10 檔號及保存年限由承辦人填寫,檔號僅填寫年度號及分類號即可。
歸檔案件實例說明 檔號及保存年限由承辦人填寫,檔號僅填寫年度號及分類號即可。 代為決行文字 頁碼編於右下角

11 雙面列印 附件第1頁(正面) 頁碼編於右下角 加蓋騎縫章

12 雙面列印 附件第2頁 (背面) 頁碼編於左下角

13 其他應注意事項 案件應以原件歸檔且應經簽奉權責長官核准者,附件如屬抽存者,應於本文中敘明。 授權案件,應有代為決行之文字表示。
機密案件歸檔時,承辦人員應使用【機密檔案專用封套】裝封,並依規定填寫封套上各項目之內容,裝封前,需確認主管已(代)決行後彌封,並由單位主管或承辦人員於封口處簽章或加蓋職名章 。

14 機密檔案專用封套 由承辦人摘要案名 封套“ ”內容由承辦人填寫。

15 歸檔案件調案 方式一:列印調案單 方式二:線上查詢(NEW) (不同單位間調案,須會辦權責長官同意)
 由公文傳遞系統/調案查閱,印出調案單,陳核後送交文保組辦理。 (不同單位間調案,須會辦權責長官同意) 方式二:線上查詢(NEW)  由本校網頁/公文檔案線上查詢系統作業,惟承辦人只得調閱現職承辦檔案,組長得調閱該組承辦檔案,一級主管得調閱該管承辦檔案。

16 由公文傳遞系統產出調案單

17 按下收發文號即可開啟檔案(PDF檔)參閱
公文檔案線上查詢系統 按下收發文號即可開啟檔案(PDF檔)參閱

18 簡報完畢 敬請 指教 謝謝!


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