照片档案整理 日照市档案局 2014年4月.

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1 照片档案整理 日照市档案局 2014年4月

2 3、整理步骤 1、照片档案的现状及定义 2、归档前期 准备工作 照片档案整理 若有不对的地方请批评指正！

3 照片档案整理 一、照片档案的工作现状及现实意义 照片档案的现实意义 1、分散保存 2、照片档案的整理方法不一
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 一、照片档案的工作现状及现实意义 照片档案工作存在的问题： 1、分散保存 2、照片档案的整理方法不一 3、照片档案保存不完整4、照片档案装具不统一 照片档案的现实意义 1、历史记录的真实见证。 2、维护单位利益的旁证。 3、 基建维修的依据。 9/9/2017

4 照片档案整理 一、照片档案的工作现状及现实意义 注意点： 照片档案整理
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 一、照片档案的工作现状及现实意义 照片档案:照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 注意点： 1、照片能作为档案的必须是有保存价值的，如何鉴定保存价值： 1.1 反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。  1.2 领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。  1.3 某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。   1.4 记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。 1.5 反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。   1.6 与其他载体档案有密切联系的照片档案。   1.7 其他具有保存价值的照片档案。   各单位可以参考国家标准，确定本单位的有保存价值的归档照片。

5 照片档案整理 爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 一、照片档案

6 照片档案整理 二、前期准备工作 照片档案整理 照片档案的积累与收集 一、明确档案照片的具体形式：常规照片和数码照片
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 二、前期准备工作 照片档案的积累与收集 一、明确档案照片的具体形式：常规照片和数码照片 1、常规照片：以感光材料为载体，以影像为保存方式的有保存价值的历史记录。一般包括底片、照片和说明三部分。 1、1收集照片的方式： （1）随时归档 （2）阶段性工作结束后及时归档 （3）年底归档 1.2注意： （1）很多时候档案员非从事摄影工作，这时候一般搜集照片齐全完整有难度，这就要求我们通过会议、文件等及时了解单位工作动态，掌握照片档案形成的范围和最终流向，可以采取事先预告、事后补充收集的方法，与摄影工作者沟通协调。要从根上解决这个问题，就是建立起收集照片档案的规章制度，分清职责。 （2）原底片是照片档案的最原始材料，也是最珍贵档案，一般情况下，原底片不得随便使用，只作存档保存。原底片在保存时，必须附上一张照片。若使用频繁，可以复制底片，借用底片扩印或借用照片翻拍等技术手段可以实现。 9/9/2017

7 照片档案整理 照片档案整理 1.3常规照片归档要求： （1）底片、照片、文字说明三者缺一不可。
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 1.3常规照片归档要求： （1）底片、照片、文字说明三者缺一不可。 （2）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。 2、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码相机、数码摄像机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在互联网上传送的静态图像文件。 数码照片档案由数码照片和文字说明两部分组成。 2、1数码搜集照片的方式： （1）随时归档（2）阶段性工作结束后及时归档（3）年底归档 2.2注意： （1）因数码照片使用方便，从生成到归档可能跨越很多科室，特别需要实施前端控 制，防止数码照片丢失。 （2）拍摄完成后，应及时将数码照片转存、整理、归类、编号，避免信息遗忘、丢 失。 （3）数码照片的存储采用只读光盘存储，以保证信息不被修改，禁止使用软、硬 盘等闪存设备。 9/9/2017

8 照片档案整理 三、照片档案归档工作 照片档案整理
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 三、照片档案归档工作 首先简单介绍一下数码照片的整理： 第一步：在专用电脑上，按照分类方案，建好数码照片分类库，一般按照 “保管期限—年度—问题”分类法。 第二步：归档前将六要素准确注明，其中主要人物要特别指明所处的位置， 数码照片一般是成组出现，这时候要增加总说明和包含的照片张数等。著录 完毕后，拷贝到相应目录下。 第三步：将数码照片定期拷贝、刻录到光盘上，至少一式两份，一份封存保 管，一份供查阅利用。重要人物、重要活动、重要数据等，必要时一式三份， 其中存两份保存，并及时输出成品照片。 第四步：装入光盘盒，包装盒上应贴上数码照片档案登记卡（归档单位、载 体编号、题名、密级、保管期限、软硬件环境、文字处理平台等），建立机 读目录，目录（括照片编号、内容、张数、作者，成组照片注明包含张数的 编号）。 第五步：将光盘存入防磁柜中。注意：保管期限我们一般都作为长期以上存放。 9/9/2017

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11 照片档案整理 照片档案整理 底片的整理包括底片的编号、登记，底片袋的标注、入册等。
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 常规照片的整理（重点） 常规照片比数码照片整理较为复杂。 常规照片的底片和照片档案分别存放。 1.1底片的整理： 底片的整理包括底片的编号、登记，底片袋的标注、入册等。 （1）底片的编号 格式：全宗号——保管期限(Y、C、D)——张号(某一保管期限内从1开始编）例如D063-Y-1 注意：照片号与底片号入册顺序一致 9/9/2017

12 照片档案整理 照片档案整理 整理流程： 收集—挑选照片—分类—排列—编号—拟写说明—张贴—著录—打印目录—贴侧标签 挑选照片的要求：
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 成品照片的整理（重点） 整理流程： 收集—挑选照片—分类—排列—编号—拟写说明—张贴—著录—打印目录—贴侧标签 1-2、收集、挑选照片 挑选照片的要求： a 底片、照片、说明三者齐全 b 底片与照片影像相符 c 主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 d 有选择性的归档，对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。 e 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 9/9/2017

13 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
主题不鲜明，可不归档。 9/9/2017

14 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
构图重复，可选其一。 9/9/2017

15 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
影像不清晰，不要归档。 9/9/2017

16 照片档案整理 照片档案整理 （1）按“保管期限—年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的形成时间排列。
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 3、分类 （1）按“保管期限—年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的形成时间排列。 注意：归档的照片保管年限为长期以上，一般为永久。 （2）一组照片不可以排在两册中。跨年度的照片以结束年度归到相应年度照片册中。 注意：跨年度且不可分的照片，例如科学发展观活动，跨越时间长，可以单独设一个 专题，单独存放归档，不用按年度归档，最后活动结束后归档最后年度。 4、排列 照片档案在分类方案的最低一级类目内，按时间、重要程度等进行排列，照片组的排列按时间来，照片组内的照片按重要程度排列。 9/9/2017

17 将照片按不同的年度分开。如果每个年度的照片不多，在年度内可以不分问题，直接按照片形成时间排列归档。
照 片 1999年 2000年 2001年 2002年 …… 9/9/2017

18 如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问题分开。
1999年 2000年 2001年 2002年 …… 本单位领导活动 …… 领导视察 外事宣传 单位文化 9/9/2017

19 如果照片数量较多，可以一个年度组成数册。比如，1999年的照片，共组成3卷。 2000年的照片，组成2册。 2001年的照片，组成2册。
…… 第 1 册 第 2 册 第 3 册 第 4 册 第 5 册 第 6 册 第 7 册 9/9/2017

20 如果照片数量不多，可以一个年度组成1册，或者几个年度的照片组成1册。
1999年 2000年 2001年 …… 第 2 册 第 1 册 9/9/2017

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22 照片档案整理 照片档案整理 D024 . Y . 3 . 1张号（第三册的第一张）
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 5、编号 照片的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码 全宗号—保管期限代码—册号—张号 全宗号—保管期限代码—册号—张号的模式 D024 . Y 张号（第三册的第一张） 册号（第三册照片档案） 保管期限 全宗号 9/9/2017

23 照片档案整理 照片档案整理 6、拟制照片说明 1、组合照片说明的填写 以一组照片为单位拟写总说明。 总说明的内容：
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 6、拟制照片说明 1、组合照片说明的填写 以一组照片为单位拟写总说明。 总说明的内容： 1、标题——根据本组照片的内容，由整理者拟出标题。标题要概括出这 组照片的基本内容，并作为照片档案卷内录的著录条目。 2、时间 3、地点 4、主要人物 5、基本内容 6、注明本组照片共多少张照片。 整理时，用白纸（尺寸可与照片大小相当）将上述内容打印，贴在这组照 片的上方。也可以直接在张贴照片处填写。 9/9/2017

24 照片档案整理 照片档案整理 ①代表是第一组照片；时间、地点、人物、主要内 容、本组照片的起止照片号及数量。 爱岗敬业 争创一流
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25 照片档案整理 照片档案整理 2、以每张照片为单位拟写小说明 编写要求
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 2、以每张照片为单位拟写小说明 编写要求 文字说明六要素齐全。背景、事件、时间、地点、人物（主要人物表明位置）、摄影者。 文字简洁，语言通顺，一般不超过200字，用阿拉伯数字表示时间，即 或者 。 位置：在照片的右侧、左侧或正下方 一张照片编一个说明。 9/9/2017

26 照片档案整理 爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 背景：响应共青团开展青年志愿者活动的号召。 事件：慰问孤寡人。 时间：2004年10月1日。 地点：温州市松堂敬老院 人物：职院文秘04级团干部. 摄影者：赵某 职业技术学院文秘04级团干部，为了响应共青团委的号召，开展青年志愿者活动。于2004年10月16日到市松堂敬老院慰问孤寡老人。在此活动中同学们深受教育。 9/9/2017

27 注：并不是所有的照片都必须在文字说明中体现六要素。如拟写了一组照片的说明后，本组照片可以简化说明。
照片档案整理 爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 注：并不是所有的照片都必须在文字说明中体现六要素。如拟写了一组照片的说明后，本组照片可以简化说明。 9/9/2017

28 照片档案整理 案卷目录：照片的保管单位为卷，案卷题名要概括整卷的内容。 卷内目录：即每一组或每张照片的拟制说明。
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 7、照片档案目录的编制 案卷目录：照片的保管单位为卷，案卷题名要概括整卷的内容。 卷内目录：即每一组或每张照片的拟制说明。 可以参考文书案卷和卷内目录的编写。 9/9/2017

29 照片档案整理 爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 7、照片档案目录的编制 9/9/2017

30 照片档案整理 爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 7、照片档案目录的编制 9/9/2017

31 谢谢大家。 业务咨询电话8869196。 照片档案整理 照片档案整理 8、备考表等的填写
爱岗敬业 争创一流 照片档案整理 8、备考表等的填写 备考表的填写与文书档案的备考表填写一样，请大家参照填写。 谢谢大家。 业务咨询电话 。 9/9/2017