指導老師：廖述盛教授 報告人： Jason 助理

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1 指導老師：廖述盛教授 報告人： Jason 助理
ACCESS 操作介紹 指導老師：廖述盛教授 報告人： Jason 助理

2 大綱 資料庫規劃概念 資料表的建立 建立查詢 建立表單

3 Access資料表 「資料庫」為具有完整架構的資料內容 「資料表」為Access 資料庫管理系統中的組成 要素。
一個簡單的資料庫裡至少會擁有一個「資料 表」。 隨著資料庫裡的資料日漸龐大，「資料表」亦 會愈來愈多。

4 Access資料庫規劃概念 Access資料庫包含：資料表、查詢、表單、報表、巨集及 模組等六種資料庫物件。
依使用目的設計出所需要的表單、查詢、報表及網頁（ SharePoint清單)： -希望提供什麼樣式的表單，以便使用者輸入資料? -希望由資料表中找出那些可分析、決策的資料? -希望資料庫能產生什麼樣式的報表? -那些資料是可以發布到網站上可供查閱的?

5 Access資料表(續) 資料庫的基本元件為「資料表」 「資料表」裡又擁有許多不同的資料類型 如文字、數字、圖片…等
不同資料型態，選擇不同的類型的儲存方式

6 Access資料表(續) 在Access的資料庫中，資料的類型可以細分為11 種類型。 「文字」、「備忘」 「數字」、「日期 / 時間」
「貨幣」、「自動編號」 「是 / 否」、「OLE物件」 「超連結」、「附件」 「查閱精靈」

7 工作環境介紹 功能區 功能窗格 索引標籤式物件

8 「資料表」的建立 首先我們先建立一個新的Access資料庫，接著切 換至建立「索引標籤」，然後點選「資料表設 計」即可以開始建立我們第一個資料表。 1. 請先點選「建立」標籤 2.再點選「資料表設計」

9 「資料表」的建立(續) 修改「資料表」 不只是「文字」或「數字」的修改 或者是欄位的「屬性」與「格式」的修改
若要修改欄位屬性，使用「檢視資料表」的方式， 方便做修改。

10 「資料表」的建立(續) 下圖為資料表的「設計檢視」的情形。

11 將每個欄位名稱定義完，填入完畢之後請記得按儲存。
「資料表」的建立(續) 將每個欄位名稱定義完，填入完畢之後請記得按儲存。

12 「資料表」的建立(續) 在「欄位名稱」中輸入「客戶名稱」來定義資 料表，按下「儲存」即可建立完成資料表。 2.輸入完畢請按儲存
1.在此輸入欄位名稱

13 「資料表」的建立(續) 修改「資料表」 選取欲做修改的「資 料表」 點滑鼠右鍵，再選取 「設計檢視」 1.選擇要修改的資料表後點選滑鼠右鍵
2.點選設計檢視即可修改資料表

14 設定欄位的屬性 在「資料類型」欄位中開啟下拉式選單 設定欄位的屬性，像是文字、數字、貨幣…等。 1.請輸入欄位名稱 2.選擇資料的屬性

15 資料類型 資料類型 描 述 文字 文字欄位可以包含 1 到 255 個字元。若需較大的文字欄位，請改用「備忘」資料類型。 備忘 數字
描 述 文字 文字欄位可以包含 1 到 255 個字元。若需較大的文字欄位，請改用「備忘」資料類型。 備忘 數字 位元組 -- 適用於 0 到 255 的數值，為單一位元組。 整數 -- 適用於 -32,768 到 +32,768 的數值，儲存需求為兩個位元組 長整數 -- 適用於 -2,147,483,648 到 +2,147,483,647 的數值，儲存需求為四個位元組。 複製識別碼 -- 適用於儲存複製需要的全域唯一識別碼，儲存需求為十六個位元組。 日期∕時間 用於儲存日期或時間的格式。 通用日期 -- 使用「簡短日期」與「完整時間」設定的組合來顯示值。  完整日期 -- 使用「控制台」中「地區及語言選項」設定裡的「完整日期」設定來顯示值。 中日期 -- 使用 dd-mmm-yy (例如 14-Jul-06) 的格式來顯示值。 簡短日期 -- 使用「控制台」中「地區及語言選項」設定裡的「簡短日期」設定來顯示值。 完整時間 -- 使用「控制台」中「地區及語言選項」裡的「時間」設定來顯示值。 中時間 -- 使用 HH:MM PM 的格式來顯示值；其中 HH 是小時，MM 是分鐘，PM 則是 AM 或 PM。小時的範圍是 1 到 12，而分鐘的範圍則是 0 到 59。 簡短時間 -- 使用 HH:MM 的格式顯示值；其中 HH 是小時，MM 則是分鐘。小時的範圍是 0 到 23，而分鐘的範圍則是 0 到 59。 貨幣 用於儲存貨幣的欄位，使用千位數分隔符號顯示數字，並針對負數金額、小數和貨幣符號，以及小數位數，套用「控制台」中「地區及語言選項」的設定。 自動編號 遞增 -- 起始值為 1，而每一筆新記錄的遞增值都是 1。 隨機 -- 由隨機值開始，同時為每一筆新記錄指定隨機值。 長整數 -- 當新值欄位內容設定為「遞增」時，此項目適用於 1 到 +2,147,483,648 的唯一數值；當新值欄位內容設定為「隨機」時，則適用於 -2,147,483,648 到 +2,147,483,647 的數值。儲存需求為四個位元組 複製識別碼 -- 適用於儲存複製需要的全域唯一識別碼。儲存需求為十六個位元組。請注意，使用 .accdb 檔案格式時無法支援複製。 是∕否 True∕False -- 將值顯示成 True 或 False。 Yes∕No -- 將值顯示成 Yes 或 No。開∕關 -- 將值顯示成 On 或 Off。 附註 在上列選項的 On、True、Yes 是相等值，而 False、No、Off 也是相等值。 OLE 物件 物件連結與嵌入。 超連結 網站或電子郵件的超連結。 附件 用於將圖片、圖形、Office 文件或任何檔案類型以附件的方式插入記錄，附件是 Access 新增的資料類型。 查閱精靈

16 (1)設定「自動編號」的欄位 將「欄位名稱」輸入為「員工編號」 將「資料類型」設定為「自動編號」 滑鼠移至資料類型欄位後，點下左鍵開啟下拉式選單 之後，點選「自動編號」 。 「自動編號」的屬性為當一筆新增記錄被增加 到資料表時， Access 便會指定一個單一順序 （每次加1）的數目或隨機數目。

17 滑鼠移至資料類型欄位後，點下左鍵開啟下拉式選單之後，點選「自動編號」
(1)設定「自動編號」的欄位(續) 滑鼠移至資料類型欄位後，點下左鍵開啟下拉式選單之後，點選「自動編號」

18 (2)設定「文字」型態的欄位 「文字」的「資料類型」可以儲存任意的資料 「文字」的「資料類型」也是最常使用的類型
通常用來儲存姓名、住址 、或者是電話等字串 的文字資料。 最多可以儲存255個字元

19 (2)設定「文字」型態的欄位(續) 在資料類型中挑選 文字型態

20 (3)設定「數字」型態的欄位 文字在使用上用途較為單純，但是數字使用上 的用途卻較為廣泛。
可以是「整數」、「長整數」、「小數」、 「負數」、「百分比」 …等。 使用數字型態的數值資料，可以被用來運算數 學式。

21 (3)設定「數字」型態的欄位(續) 「欄位名稱」為 「部門人數」 設定的「資料類型」 為「數字」 在資料類型中挑選 數字型態

22 (4)設定「貨幣」型態的欄位 「貨幣」資料型態 薪資計算 日常交易 以右圖為例 「員工薪資」 資料類型為「貨幣」

23 (5)設定「日期」型態的欄位 「日期」資料類型 儲存日期 儲存時間 在資料類型中挑選 日期 / 時間型態

24 (6)設定「是 / 否」型態的欄位 「是 / 否」資料類型 儲存邏輯 True / False （真）/（假）
我們在欄位名稱「全勤獎勵」，輸入為設定的資料類型即為 「是 / 否」 標題地方有三種選擇 True / False Yes / No On / Off

25 建立「主索引」 Access裡「主索引鍵」 「主鍵」 在資料庫理論篇裡的所謂「主鍵」(Primary key) 由一到數個欄位所組成
主鍵組合欄位必須為唯一(Unique)資料 點選「主索引鍵」即可建立所謂的主鍵

26 建立「主索引」(續) 點選後即可建立主索引 選取欲設定的主索引

27 修改「欄位」名稱 修改錯誤的欄位名稱 步驟一： 原本為「顧客代號」欄位 修改為「顧客編號」欄位
在「顧客代號」的「代」後面，用滑鼠點一下即可 以加以修改。 在「顧客代號」中間使用滑鼠點一下即可修改

28 修改「欄位」名稱(續) 步驟二： 按下Backspace鍵即可清除「代」字 按下「Backspace」 鍵即可清除「代」字

29 修改「欄位」名稱(續) 步驟三： 最後我們再輸入「編」字 即可將欄位名稱修改完成 最後輸入「編」字即可修改完成

30 插入「新欄位」名稱 將「編號」與「客戶編號」之間插入一個新的欄位 將滑鼠移至「編號」，點選滑鼠左鍵後選取「插入 列」

31 插入「新欄位」名稱(續) 接著即會新增出一個新的空白欄位

32 調整欄位順序 假如欲把「訂購商品次數」欄位移至「顧客編號」 下方 首先在「訂購商品次數」前方的四方形按住滑鼠左 鍵不放

33 調整欄位順序(續) 將滑鼠左鍵按住不放拖曳至「顧客編號」 下方，即可調整欄位的順序

34 刪除「欄位」 欄位的「刪除」 步驟一： 有些資料已不需要時，即可操作以下刪除步驟。
若欲將編號欄位刪除，將滑鼠移至「編號」欄位， 點下滑鼠右鍵選取「刪除列」。

35 刪除「欄位」(續) 步驟二： 點下「刪除列」之後，即會出現是否確定永久刪除 視窗，點選「是」鈕。

36 刪除「欄位」(續) 步驟三： 確認後，「編號」欄位即可完成刪除動作。

37 操作練習-建立資料表 資料表一：「學生基本資料表」(至少5名學生) 資料表二：國文、數學、英文成績表 項次 項 目 屬 性 1 學號
項 目 屬 性 1 學號 類型：數字、設為主索引、必填 2 姓名 類型：文字、必填、不得有空格 3 性別 使用查閱精靈，建立下拉式選單 4 生日 類型：日期/時間 5 電話 輸入遮罩、設定為8碼及分機5碼、各設定末2碼可不輸入 6 地址 類型：文字 項次 項 目 屬 性 1 學號 類型：數字、設為主索引、必填 2 姓名 類型：文字、必填、不得有空格 3 國文、英文、數學 類型：數字

38 資料表的匯入與匯出 資料庫裡的資料日漸龐大 現代分散作業的影響 需要隨時將資料加以匯入以及匯出資料庫 使用Access整理龐大及多份的資料
資料表的「匯入」 資料表的「匯出」

39 資料表的匯入與匯出(續) 資料表的「匯入」
步驟一：選取欲匯入的資料表後點選滑鼠右鍵開啟工具欄， 接著將滑鼠移至「匯入」之後點選「Access資料庫」。 點選滑鼠右鍵 點選匯入Access資料庫

40 資料表的匯入與匯出(續) 步驟二：接著出現選取資料來源視窗，點選「瀏 覽」鈕後選擇欲匯入的資料表後點選確定。 點選滑鼠左鍵選取欲匯入的資料
按下滑鼠左鍵

41 資料表的匯入與匯出(續) 步驟三： 出現匯入物件視窗 選取欲加入的資料 點選「確定」鈕

42 資料表的匯入與匯出(續) 步驟四：點選「確定」鈕之後，即會出現取得外 部資料視窗點選「關閉」鈕。 按下滑鼠左鍵

43 資料表的匯入與匯出(續) 步驟五：按下「關閉」鈕之後，即可見到剛才所 匯入的資料。 即為剛才所匯入的資料表

44 資料表的匯入與匯出(續) 資料表的「匯出」 步驟一：先選取欲匯出資料表後點選滑鼠右鍵，將滑鼠移至 「匯出」接著選取「Access資料庫」。
按下滑鼠右鍵 點選匯出Access資料庫

45 資料表的匯入與匯出(續) 步驟二：出現「匯出」視窗後點選「瀏覽」鈕， 選取欲匯出的資料後點選「確定」鈕。 選取欲匯出的資料 按下滑鼠右鍵

46 資料表的匯入與匯出(續) 步驟三：按下「確定」鈕之後即會出現以下圖示 ，再點選「確定」鈕即可。

47 資料表的匯入與匯出(續) 步驟四：接著出現儲存步驟視窗後，點選「關閉」鈕。

48 資料表的匯入與匯出(續) 步驟五：接著即會出現所匯出的資料。 即為剛剛所匯出的資料表

49 設定資料表關聯 建立方式：資料庫工具/資料庫關聯圖

50 建立查詢 建立方式：建立/查詢設計 －建立資料表查詢 －設定顯示欄位 －設定準則、排序條件 設定查詢設定 - 大於>、小於<
　－建立資料表查詢 　－設定顯示欄位 　－設定準則、排序條件 設定查詢設定 - 大於>、小於< -查詢某個條件：like”條件”、like[顯示文字]

51 建立表單及編修 選取預建立表單之資料表、查詢..等 建立/表單 表單物件的編修 ： －切換到表單設計檢視 －移動表單物件、調整大小
　－切換到表單設計檢視 　－移動表單物件、調整大小 　－設定物件的格式 　－表單背景色彩

52 操作練習-建立查詢、產生表單 練習一：建立查詢 -查詢一：英文成績 > 90分 名單 包含學號、姓名、英文 -查詢二：總成績(加總)
包含學號、姓名、國文、英文、數學、總成績(高->低)、地址 練習二：建立表單(成績單)： -請由查詢二建立表單 包含學號、姓名、國文、英文、數學、總成績、地址