视点信息馈送（Vision-Deliver）核心技术应用 图文电子档案系统介绍 DocBase System

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1 视点信息馈送（Vision-Deliver）核心技术应用 图文电子档案系统介绍 DocBase System

2 DocBase系统概述 业界既有共识 ： “数字化办公” 是实现管理效益最大化的强有力手段。
关注以下要点： “数字化办公” 目前能否体现在所有管理环节？ 目前各种业务管理系统内部以及相互之间的数字化衔接 是否平滑？ 填平“数字化管理缝隙”极为有效的策略手段是什么？ DocBase应用系统扮演了什么角色，它能否担当平滑业 务系统内、外部信息管理缝隙的重任？ DocBase系统概述 众所周知，利用计算机系统来进行信息管理，会极大提高机构管理和企业的运作效率与获益能力。特别是电子商务蓬勃发展的今天，“数字化办公”是信息化时代各个活动领域实现效益最大化的强有力手段。在信息管理技术发展最快的美国，无论是产业内部资源管理（如财务、人事、库存等等），还是行业业务服务（如银行作业、饭店管理、保险公司的承保客户管理等），以及政府机构的政务管理等等方面，计算机应用都已达到了相当的规模和水平，且形成了较为完善的信息管理系统链条。为业界信息使用者（从决策层到各级管理部门以至基层业务人员）提供了良好的信息共享处理平台，并取得了巨大的经济和社会效益。 从某种意义上说，信息化管理就像“拼图”；图块之间的缝隙越小，则整体构造效果就越好。虽然当今各行各业拥有种类繁多的业务支持系统，但“数字化管理”（或者说是信息化管理）能否体现在所有管理环节则是个大问题。美国信息化程度比较高，即便如此，行业内部和行业之间“数字化管理”的缝隙，甚至壕沟也是无处不在。这就是说，作为信息管理链条上各种管理系统的内部以及相互之间的电子化衔接离“平滑”还有相当大的距离，业界为此也在积极寻求解决之道。作为有效填平“数字化管理缝隙”的策略手段，图文电子档案系统（DocBase），俗称Imaging的体系应运而生。并于80年代中后期率先在美国发展成为相对独立的应用体系，现已逐渐成为各类业务信息处理平台中不可或缺的重要组成部分。DocBase在不断增强和提高信息管理系统的效能上扮演了极为重要的角色。时下行业管理者们在配置业务系统时，会很自然将DocBase的择选视为整体解决方案中必不可少的重要考虑因素。 因此，DocBase体系完全是在企业信息管理与商业环境进行互动的过程中形成和发展的。

3 DocBase体系应用概念 相当范围的内、外部信息尚未能进行有效的数字化管理 应用需求动态覆盖能力不足则是普遍存在的瓶颈问题
审视现有各类业务系统： 相当范围的内、外部信息尚未能进行有效的数字化管理 应用需求动态覆盖能力不足则是普遍存在的瓶颈问题 相关应用体系解决之道： DocBase消除数字化管理盲区，提高信息管理综合效能 DocBase可与任一行业管理系统“无缝挂接”以构成全 元信 息覆盖应用能力 DocBase使(宿主)系统具备或完善工作流程控制机制 最优DocBase体系可“免编程”进行宿主系统动态适配 而同 时保持其最佳稳定性及运行效率 DocBase体系应用概念 DocBase体系消除信息管理盲区 目前，业界广泛使用像物流管理、缴费管理等各类作业系统（一般是处理动态数据），以及ERP、CRM、GRP及财务软件等各类管理系统（一般是处理静态数据）。但在实际应用中，是不是所有的信息都能被这些系统高效率的共享呢？要想回答这个问题，不妨考虑一下在日常工作中，人们是否还需经常在文件柜里或到档案库中去翻找存放的某些类“资料”（这里指的是纸张、微缩胶片或其它形式的所谓传统介质载体）。如果有这种情况，就说明那些资源信息的使用离“数字化办公”的高效率还有相当的距离。介质存放的空间成本、人工翻找的时间和差错成本、资料介质并发使用范围的限制及其共享复制的费用成本、介质保存的安全可靠性等等因素都会对提高运作效率产生重大影响。也就是说，在计算机应用系统已被广泛采用的今天，仍然会有很多信息虽然被频繁使用，却并没有被收录到计算机业务系统中去进行电子化存储管理，诸如种类繁杂的票据、证件/证书原件等等的资源信息。这类信息一般来源于计算机外部，我们不妨称其为外部资源（External resource）。另外还有一类信息，它们是由计算机业务系统生成，这类信息的使用特性常被人们忽略。例如财务软件生成的“月报表”。这些报表是应用程序经过对财务数据库进行查询，再进行必要的统计计算所形成的当月财务帐目情况。通常情况下，报表会被多次使用（如实时核查或年度财务审计等）。当然，人们可以通过运行财务软件再重新进行历史数据计算而生成该月份报表，但在涉及较大时间跨度（如若干年前的数据）等因素的情况下，由于当前存储的原始数据的已被更新（历史数据已被不断转移到非计算机当前存储设备上），重新生成历史月报即便不是不可能也是效率极其低下的。如此，将首次生成的报表以电子方式存储起来以供日后随时调阅就将是必不可少的了。这只是简单举例，实际情况中存在着大量诸如此类的信息，在许多场合如得不到妥善的解决，将对提升业务品质形成很大障碍。对于这些由计算机生成并需要永久存档及有频繁共享需求的信息，我们则可称之为内部资源（Internal Resource）。 DocBase能够以“无缝挂接”形式与任一行业管理系统契合运行以覆盖全部的业务信息管理需求 在商业发达国家随着产业链的迅速发展，行业内部甚至行业之间的各种信息资源能否被高效共享和处理，则日益成为关系业务成败的重要因素。对于External Res + Internal Res范围的很多类型信息（包括扫描图象、Fax、音/视频格式资料等等）而言，目前大部分业务管理或者作业系统根本就不能进行工业级的有效管理。DocBase体系的作用就是要改变这种局面，它实施各类资源的数字化存档（Electronic Filing），同时又以“无缝挂接”形式与任一行业管理支持系统契合运行，以求达到消除“数字化管理缝隙”的目的。 DocBase的另一功用是使行业管理(宿主)系统具备或完善工作流程控制机制 DocBase体系的另一组成部分是工作流程控制机制。即把要处理、报送审批等等的相关业务信息（注意：是所有需要处理的内、外部资源信息，特别包括像各类票据、带签字/印章标志的批文、手稿印件等等业务资料）进行电子化捆绑以实施在线业务流转，并提供实时监测、自动告警和应急干预等功能。 从上述说明可以看出，DocBase（Imaging）不是一般意义上的文档信息数据库系统，而是具有可与所有行业应用管理系统（无论是ERP、CRM、人力资源管理等还是其它可视作业系统，也称为宿主系统）以无缝“挂接”方式运行的特殊模式应用体系。该体系可以高度扩展和丰富宿主系统的功能，同时具有极佳的稳定性及运行效率。 最优的DocBase体系可“免编程”的进行动态适配而同时保持极佳的稳定性及运行效率 同样关键的是，随着业务系统管理内容及方式的变更，系统数据结构、操作方式等的调整是必不可免的。而对最优秀的DocBase体系来说，动态调整宿主系统扩展功能的过程，应是在不必对相关系统进行再编程或代码更动的情况下完成的（即真正意义上的No Coding，其重要价值后面还将详述）。业内人士必定会意识到：面对繁多种类的作业/管理系统以及复杂的应用环境，独立系统间“免编程”的无缝运行谈何容易！但后面将介绍的DocBase®就是在客户(浏览) / 服务应用环境下，能真正做到这一点的特殊应用体系。

4 国外DocBase发展状况 没有优秀的系统支持，便不能保证持续的成功开展业务 信息系统的适用性、安全性、运行效率及应用成本是确
发达国家信息化管理实践表明： 没有优秀的系统支持，便不能保证持续的成功开展业务 信息系统的适用性、安全性、运行效率及应用成本是确 保通过“数字化管理”获得良好业务绩效的关键性因素 反映DocBase系统快速发展势头的应用案例： 联邦快递公司面临的“问题”与解决“途径” “流”不动的快件 “扫”出来的信息 国外DocBase发展状况 美国是电子商务发展最快的国家。伴随着日益增长的全球化商业活动，商务信息管理模式也发生了巨大变化。信息管理的可操作性、安全性、实施成本及效率等方面都是电子商务得以顺利开展的关键所在。对于现代企业，特别是有相当规模的企业来说，没有良好的作业和信息管理系统支撑，要能够成功的持续拓展业务是不可想象的。下面是国外DocBase在行业应用的一个成功范例，也从一个侧面反映其快速发展的势头。 FedEx Trade Networks是美国一家拥有3,200名员工的公司，它是FedEx联邦快递的一家子公司，总部位于田纳西州的孟菲斯。该公司是美国海关报关文档处理数量最多的企业，每年达到500多万次。作为领先的协助国际运输的服务提供商，这家公司通过简化文档过程来帮助货物快速通过边界保护部门（CBP）。要点说明如下： “流”不动的快件 公司的业务在过去的几年中快速增长，尽管他们对业务的增长十分高兴，但也发现，使用以前过时的纸张密集型（paper-intensive）的业务处理方式所存在的问题。近年来，美国政府出台了更严格的安全检查条例。根据规定，货物过关记录必须至少保存五年时间。公司当时所有的过关记录全部是纸质文档，为了储存这些越来越多的文档以备政府需要，该公司的仓库得以“突飞猛进”的扩展，里面存放着数以千计的文件柜。公司在使用人力进行手工处理的情况下，一名工作人员从文档仓库中查找一份所需的文件，平均需要花费两天半的时间。如此慢的速度，成为海关放行中心货物运输的瓶颈。在当时，公司的业务量实现翻番增长，为了应对更高的业务量，他们不得不雇佣更多的工作人员进行文档的手工处理，可是速度的问题依然没有得到解决。在这种业务量与处理能力的矛盾之下，公司急需找到更简单、快捷的方式进行文档处理，以避免更长的时间延误。否则，重要货物在海关的长时间滞留，会使用户产生怨诉和不满。 “扫”出来的信息 为解决这个问题，公司与IBM的商业合作伙伴IKON合作，共同实现了一个带DocBase体系的企业内容管理系统（ECM）。利用系统配套的功能体系，公司可在全球货物投递地点采集文档，并将它们转换为准确的可检索的电子信息。扫描得到的文档通过FedEx联邦快递的国际虚拟专用网进行传输，并输入到内容管理器中。公司应用ECM系统后，简化了国际运输流程，它使用DocBase特别技术来保存并将CBP文档发送给当地的CBP官员，极大地降低了向美国进口货物的复杂度。

5 国外DocBase发展状况 “省”出来的收益 ◆ 将原来在收发室和仓库工作的80名员工，转移到其它更 为重要的工作岗位 “省”出来的收益1
◆ 减少了仓库的使用量，这项费用每年节省100,000美元 ◆ 将原来在收发室和仓库工作的80名员工，转移到其它更 为重要的工作岗位 ◆ 每年节省用于邮寄文档资料的邮资120,000美元 ◆ 90%的货物现在可以顺利通关而无需等待 ◆ 将文档丢失率降到几乎为零 “省”出来的收益1 现在，公司的ECM系统与FedEx官方网站相结合，任何一个用户都可以通过密码登陆这个系统，查到经过扫描后的文档。在几秒钟的时间内，公司的客户服务代表或者用户自己，就可以在线了解货物的运输情况。这些文档还可以PDF格式文件的方式被打印出来。通过使用具备DocBase方式的作业系统，FedEx Trade Networks公司已经实现了如下明显的收益： ◆ 减少了仓库的使用量，这项费用每年节省100,000美元； ◆ 将原来在收发室和仓库工作的30名员工，转移到其它更为重要的工作岗位； ◆ 每年节省用于邮寄文档资料的邮资120,000美元； ◆ 90%的货物现在可以顺利通关，无需等待； ◆ 将文档丢失率降到几乎为零；

6 国外DocBase发展状况 提高了99% ◆ 由于CBP对丢失的文档征税，以前公司丢失文档的罚款
◆ 从过去的几天到现在的按秒计算，过关文档的查找效率 提高了99% ◆ 由于CBP对丢失的文档征税，以前公司丢失文档的罚款 额经常高达1,000,000美元，通过使用Docbase体系的 ECM系统，现在已降低到近乎为零 ◆ 公司是美国政府承认的第一家使用DocBase核心技术的 运输经纪人，这为之吸引了更多客户 “省”出来的收益2 ◆ 从过去的几天到现在的按秒计算，过关文档的查找效率提高了99%； ◆ 由于CBP对丢失的文档征税，以前公司丢失文档的罚款额经常高达1,000,000美元，通过使用ECM系统，现在已降低到近 乎为零； ◆ 公司是美国政府承认的第一家使用DocBase核心技术的运输经纪人，这为之吸引了更多客户。 公司的DocBase解决方案可以在FedEx联邦快递的班机降落之前就让正确的文档提前到达海关放行中心，从而使货物运输快速通过海关。在几秒钟之内，服务代表就可以在线查看特定运输的状态，更新客户资料，同时还降低了客户的总服务费用。 实际上，DocBase技术使该公司获得了最重要的业务应用所需要的可靠性和稳定性等级，可以更快速地应对客户需求，同时还降低了运营成本。其解决方案目前已成为美国的行业标准，也是第一家得到CBP许可，可以用电子化方式永久存储文档的服务提供商。CBP还更改了规定，允许进行无纸化业务处理。独特的内容管理能力使该公司遥遥领先了竞争对手。这只是DocBase在行业中某项业务的管理应用案例，但DocBase应用体系却能在所有行业信息管理解决方案中发挥巨大作用。

7 国外DocBase发展状况 DocBase应用具有保证信息安全及执法应用的重大价值。 DocBase应用有力推动了“数字化管理”手段的进步。
DocBase应用还有保证信息安全及执法方面的重大价值。由“911”，以及美国Enron(安然)等超大型公司的一系列财务违法丑闻等事件，直接导致了美国政府制定了新的商业立法，以加强电子化管理的手段来避免重要商业数据的毁损和防范企业财务欺诈等。例如立法规定：美国的上市公司商业原始交易凭据（具有法律效力的各类电子化的商业单、票据）要随时接受美国税务部门的动态抽查审计，而要求企业保存的电子合法凭据跨度需10年以上。这样一来，原来缺乏DocBase体系的管理系统就很难胜任了。因此，美国商业立法规定：上市公司必须采用有DocBase（Imaging）管理能力的运营系统。 DocBase发展前景 目前，在科技进步和商业立法的带动下，发达国家的“数字化管理”技术应用市场发展迅速，美国FileNet一家公司在DocBase系统解决方案上的年经营额（系统配置及相关技术服务等）就达2个亿美元以上。权威机构预期，仅美国的DocBase（Imaging）应用市场就在400亿美元以上。这充分反映了该领域市场的庞大。由于发达国家企业，尤其是大型企业数字化作业程度非常高，且企业对其业务系统的依赖性极强。在各种业务系统中，DocBase体系核心能力的优劣以及使用成本的高低足以对整个系统能否高效运转产生颠覆性结果。在此类应用上如何获得最佳绩效均是各大机构和企业用户必须加以慎重考虑的问题。在美国，商业环境信息化的实际需求已非常到位，基本上用户已不是去了解使用DocBase系统的必要性，而是直接根据需求去选择最好的DocBase解决方案。所谓的“数字化作业”在很大程度上也是由于广泛的采用了DocBase系统才得以实现的。

8 国内DocBase发展状况 行业“数字化管理”应用在国内有一定程度的体现 与信息技术发达国家相比，应用规模和水平有相当差距
目前行业应用状况： 行业“数字化管理”应用在国内有一定程度的体现 与信息技术发达国家相比，应用规模和水平有相当差距 业界对DocBase体系在管理系统中重要作用尚缺乏足够 认识，鲜见商业级的实际应用案例 通过DocBase体系管理系统提高信息管理能力从而获得 巨大利益回报的案例基本上还是空白 体系应用需求程度: 银行、保险、安全等IT需求度较高的行业部门已具备相 当强烈的应用需求 国内DocBase发展状况 业内专家指出，信息时代的世界经济也在不断推动我国电子商务的开展。虽然“数字化办公”在国内也有一定程度上的体现，但与信息技术发达国家特别是美国相比，应用规模和技术水平还有相当的差距；商业环境、政策配套等方面的局限性也比较大。由于大环境相对滞后，业界对DocBase体系在管理系统中重要作用的认识尚缺乏。国内企业、机构通过实际应用DocBase体系的管理系统进行“数字化办公”，而显著提高信息管理能力并因此而获得巨大回报的案例基本上还是空白。普遍存在的情况是，大量“计算机外部信息“还处于手工作业管理方式，效率低下，特别对那些传统介质密集型（如paper-intensive）行业和部门的影响尤甚。专家们认为：随着我国加入世贸组织以及经济一体化进程，美国等发达国家优秀的企业运营信息化管理手段与策略会逐渐为我们所熟悉借鉴。因此，国内的DocBase应用市场必然会逐渐清晰。 国外DocBase应用方面积累的成功经验是很值得借鉴的。事实上，国内很多行业，特别是在信息化管理发展较快的领域，如银行、保险、安全等IT需求度较高的行业部门已具备相当强烈的应用需求。针对目前国内各类行业管理系统一般尚不具备真正意义上的DocBase管理能力之现状，在整体策略上就更加有必要进行DocBase应用体系的开发和应用，这无疑对国内各行业信息化管理水平的提高是一个有力的推动。

9 DocBase应用方式 DocBase系统究竟能应用在那些场合？ DocBase与其它信息管理系统有着怎样的区别和实质性分工?
我们需要明确的是： DocBase的应用性质 DocBase应用的特殊性 DocBase应用方式 DocBase的应用性质 如前所述，DocBase的电子存档部分（Electronic Filing）是用来把有用的信息（无论是由计算机内部还是外部设备产生的资源信息）以电子的方式存储起来，以便能重复使用。工作人员从少量文档中找出所需的一份是件容易事，但要想从数年累积起来的数百万份文档中找到需要的那份，则就不是件易事。DocBase的数据库就是专门为此而设计的。它把信息以电子方式归类、标引存入数据库，使用时便可用这些标引的信息在几秒钟之内找到所要采用的信息。从而取代了传统的文件柜贮存方式，大大的提高了工作效率。 业者可能会问，既然有了如财务软件、人力资源管理软件等计算机应用系统，为什么还要用DocBase系统呢？DocBase的使用与这些资源管理或作业应用系统又有什么关系和不同？其特殊性和必要性又在那里呢？现在以人寿保险公司为例加以说明：如今保险公司有专为保险业务而设计的软件系统。客户信息（如：保单号、姓名、年龄、保险项目等等）被一一收录到计算机中，记录追踪每个客户的情况，同时提供保险售后服务。面对日益增长的庞大客户群、高累积时间跨度和复杂程度的保险业务，计算机保险业务系统本意是使保险公司服务人员尽量脱离文件柜存储的原始手工作业模式，解决旧有模式资源共享性差、出错率和服务成本高、效率低下等一系列问题，为业者提供一个良好的业务信息共享平台。然而在实际开展业务的过程中，情况会不断发生变化。业务流程调整的不确定性会使保险管理系统的运行效率大打折扣。比如，由于业务需要，保险公司临时规定，所有要购买保险的顾客必须到指定医院进行体检并需获得公司对其体检报告的合格认可后方能成交。这时就出现了新的情况：虽然业务人员不必到文件柜或档案库中去翻保单了（因保单已电子化），但仍然需要资料柜以存放医院提供的每个客户的详细体检报告（外部资料）。只要保险服务涉及到体检信息时，工作人员就又要回到翻资料柜的手工方式。这是因为现有的保险作业系统没有收录体检表原件的能力。显然应该使系统更上一层搂，即连体检报告一起实现电子存档共享，但问题的焦点是怎样以最优的方式或者说是以最小的代价实现它。正确的解决方案是提升那个可能已运转了多年的保险作业系统的能力，使其可以在现有功能的基础上，再扩展具备管理体检报告原件的能力，而不是废弃现有系统去重新设计实现新系统。从投资角度讲，原有作业系统的投入得到了保护。从使用角度讲，现有系统已调整使用多年，其性能和稳定性都已处于良好状态，使用人员业已十分熟悉，等等这些优点都应该得以保留。况且，今天业务流程要求增加电子管理客户体检报告的功能，那么明天会有新的信息资源要动态的纳入管理。怎样才能满足这一切呢？DocBase系统的应用焦点就在于提供了最恰当的解决办法。它不是用来替代行业所使用的各类信息处理系统，而是不断提升它们的能力；而且这种提升能力是无限的。可从此保险行业一例引伸至任一行业和领域；无论在内部管理（财务、人事等），还是作业流程管理（物流、缴费等）应用方面，DocBase体系对宿主系统独特的扩展和提升能力，都极具使用价值并有着广泛的应用前景。 DocBase应用的特殊性 以上说明了DocBase系统应用性质和与其它管理系统的主要区别。还必须说明的是，DocBase系统有其应用上的特殊性，即与其它信息系统在使用上的区别。一旦面临当前管理系统尚不支持的信息作业内容时，DocBase系统应能即时发挥作用，为业务系统提供完成任务所必须的扩展服务能力。也就是说工作人员在使用其作业系统的过程中，可通过DocBase体系随机的提升现有管理系统信息处理能力。同样以保险业务中的体检报告为例：首先使用DocBase配套的扫描功能随机将客户体检报告标引收录到DocBase系统中；这样在使用保险业务系统进行客户服务过程中，如果碰到诸如客户体检报告等原业务系统管理体系外的信息资源，业务人员也不必去翻找文件柜。而且还能更进一步，甚至都不必离开当前的保险作业系统的操作界面，只需按动一个功能键或点击一下鼠标，就能即时调出并在屏幕上显示该客户体检报告原件的扫描信息图像。也就是说DocBase系统对使用者来说是“透明”的。这就是所说的DocBase对现有作业系统信息管理能力的无界限提升。此例可表明DocBase在使用方式上的特殊性，即DocBase系统的信息管理功能是与各类行业应用作业系统或资源管理系统结合在一起配合使用的，这种应用特征称为“挂接”（Integration）。对目前“挂接性”最好的DocBase体系来说，其使用者都可完全免除任何操作培训。 这里只是描述了信息检索过程，而信息录入标引过程也遵循了同样的宗旨。即使用人员完全可在不离开原有作业系统界面的情况下实施额外的信息录入标引（如承保客户体检报告、其它相关影印资料等）。显而易见，用DocBase体系配合各类业务、服务系统，把管理所需要的信息全部电子化，加之DocBase提供的高度柔性化的作业流程管理功能，就构成了理想的数字化作业环境。这种环境将使企业、部门运作所需各种信息的掌控达到以秒计算的迅捷程度，由此导致管理（服务）成本的降低和效益的提高将是无可限量的，也会因此获得行业竞争优势而立于不败之地。

10 DocBase系统构成 DocBase系统流程模式 Ⅰ 电子存档处理 工作流程控制 标引（Indexing） 行业应用软件 内部文档
Electronic Filing System 工作流程控制 Work Flow Control 标引（Indexing） 行业应用软件 内部文档 数据采集 Data Collection 外部文档 扫描 输入 ● ● ● 工作流转 流转 流程步骤Ⅱ 流程步骤 Ⅲ 查询 DocBase数据库 DocBase客户端 浏览 打印 传真 电邮 输出 流程步骤Ⅰ

11 DocBase系统构成 DocBase系统流程模式 Ⅱ 行业应用软件 内部文档 数据采集 外部文档 扫描 输入 电子存档处理 流转
● ● ● 电子存档处理 流转 流程步骤Ⅳ 流程步骤Ⅴ 工作流程控制 工作流转 打印 传真 电邮 输出 DocBase 客户端 浏览 流程步骤Ⅰ 流程步骤Ⅱ 流程步骤Ⅲ 工 作 流 程 控 制 标引 DocBase 数据库 查询

12 DocBase®方案解析 采用“视点信息馈送(Vision-Deliver)”核心技术的DocBase®
发达国家，特别是美国近几年DocBase（Imaging）应用市场容量的快速扩张足以反映其在企业级应用中关键性的重要地位。DocBase（Imaging）的技术实现方式各异，而最具应用前景和优势的是具有极高性价比的独立挂接体系。按照业界权威机构的定义，这种体系的“可挂接度” 是衡量其性能优劣的“唯一”关键指标，它甚至关乎到方案应用的成败。其最关键体现是：无论企业管理或作业系统（如ERP、CRM、MRP各类财务软件、人力资源管理等系统）的功能及数据结构如何（包括后续的调整），在无需进行适配编程或代码更动的前提下，DocBase即可与宿主系统以“绿色”挂接方式无缝运行；并具备足够的柔性度及安全稳定性以实施对宿主系统服务功能的扩展。 高“挂接度“一直是各种DocBase体系所追求的目标。实际上，对于不同的DocBase实现方式，其应用效果存在着巨大差异。就目前大多数DocBase解决方案来说，存在着一些高指标特性的实现障碍和应用瓶颈。例如：

13 DocBase®方案解析 普遍存在的问题 ◆ DocBase与宿主系统匹配运行效率不高 ◆ 当业务系统更改时，DocBase系统重构代价高昂
◆ 缺乏工作流程管理机制，或无法满足使用需求 DocBase实现方案评价要点 ① DocBase与宿主系统匹配运行效率不高，甚至无法进行海量作业（大容量作业响应迟缓甚至崩溃等）。 ② 当企业业务系统需扩展或进行流程变更时，DocBase与宿主系统必须进行程度不同的设置重构，即要对相关应用系统进行代码改造才能获得业务信息管理的持续支持能力。这期间对业务系统正常服务的影响及系统重构成本将可能随着实施项目的复杂程度而急剧加大。 ③ 在客户(浏览) / 服务应用模式下，目前企业在跨系统、跨平台环境下运行的多个业务管理系统（如ERP、CRM或其它作业系统）中，因某些技术等层面上难以协调的问题，一般都分别设置各自专用的DocBase，这会给各业务系统DocBase体系之间在数据共享、资源优化、运行效率、平台迁移等方面带来严重困扰。 ④ 其它诸如：当前业务管理系统缺乏工作流程管理机制，或其现有功能柔性适用度比较差，无法满足使用需求；同时业者又期望能够以最小代价（如免编程）来动态扩充相关能力等问题。 上述实际应用中存在的种种问题，都是实现图文电子档案系统效能最大化所必须面对和妥善解决的。

14 DocBase®方案解析 高“挂接度”特征指标 ◆ 通用性强，保护原系统投资的同时平滑系统应用裂缝
◆ 可进行工业级海量信息处理，有极高的系统响应速度 ◆ 自动进行信息的出入库管理，实现无人职守工作状态 ◆ 具有极高的系统构建/使用费效比 ◆ 使用多种业务系统时，只需挂接一套DocBase®体系 ◆ 可进行扩展的业务工作流信息化管理 ◆ 采用界面热点驱动自动标引技术 DocBase® 解决方案优势及特点 在目前客户(浏览) / 服务主流应用环境下，我们已开发并取得关键性技术突破的DocBase®系统是目前国内外唯一能真正满足高“挂接度”特征指标的解决方案。在研究利用了国外最优秀的相关技术基础上，形成了以“视点信息馈送（Vision-Deliver）”技术为核心的独特而性能优异的的结构体系。其主要应用特点如下： ① 它可以与产业、金融、保险、教育、医疗、行政机构等所有行业的任一业务管理系统“挂接”使用。在免编程状态下，将原宿主系统不能管理的所有电子化数据（无论何种类型，如各类表格、传真、音/视频资料、条码、 等等内外部信息）实施全过程的集成管理，极大增强和扩展了业务系统的动态适用性，平滑由其它方式难以解决的系统应用裂缝，从而使系统整体信息处理能力获得极大的提高。众多应用实例表明，采用DocBase®系统方案将能在最大限度保护企业、机构已有投资的情况下，大幅提高其运营效率和降低总运营（管理）成本。 ② 可以进行超大企业级海量信息处理，有极高的系统响应速度。在任何（包括极端恶劣）检索条件下，单次响应速度均不超过20秒；可同时进行10000个点以上的WEB在线并发作业。其处理容量及响应速度和使用简捷性及成本等综合效能是现有其它DocBase系统的数倍以上。在实际应用中还创造了由DocBase®挂接替换作业系统内置的相应管理功能后，其系统响应速度和吞吐率反而比其原先状态运行时更加优异的骄人成果。 ③ 采用DocBase® 方案的业务管理系统可在完成业务信息电子化的同时，自动进行信息资源的出入库管理，既能达到无人职守工作状态。这些特性将极大的提高业务管理系统的工作效率并降低人为出错概率。 ④ DocBase® 方案在系统构建及使用方面具有极高的费效比。例如对同一大型项目（特别是具有复杂度高、业务负荷重等特点的项目）实施构建DocBase体系来进行一下比较： a. 采用其它DocBase方案 设有工程项目A：若采用非DocBase®体系构建系统方案，且其构建工作量以10人及90个工作日来计算。实施过程包括需求认定、架构设计、编程实现、总体调整、测试运行等（商业级应用所必不可少）。系统设置费用将包括实施过程及后续服务（特别是为了保持业务系统对信息管理的动态覆盖能力所必须的应时调整及编程维护）等等方面的投入。 b. 采用DocBase® 方案 就上述工程项目A而言，若采用DocBase® 方案则只需1人及最多7个工作日即可完全实现（无需做任何编程，当然也就不存在测试运行期），且能即时投入商业运行状态。此外，体系正式运行后即便宿主业务系统作后台数据库结构变动，也无需技术人员再作现场服务，用户可通过客户界面进行调整，从而轻松实现系统更新后的DocBase 管理适配。由此说明，DocBase®系统具有极高的适用柔性度。显见用户因此而享受系统设置的时间、费用等成本最小化的巨大优势。 ⑤ 在企业使用多种业务管理系统时，只需建立一个基于Vision-Deliver核心的DocBase®体系，这极大的减少了资源耗费。各系统之间可进行最大程度的数据共享，同时能大幅提高系统的综合运行效率。 ⑥ 可进行扩展的业务工作流信息化管理。可在网络上进行资讯信息虚拟调度，以最大限度的控制网络流量和降低网络使用成本；这对超大业务量的企业效果尤其明显。DocBase®体系包括信息流转过程控制、自动告警、回馈调度等功能。 ⑦ 采用界面热点驱动关键标引自动标引技术。用户可根据情况任意设定驱动热点(包括热键等)进行简洁创建，使用极为简便。因为用户是在已熟悉的作业系统上透明使用DocBase®，因而可完全达到免培训的程度（零培训成本）。

15 DocBase®方案解析 体现图文电子档案系统挂接度指标的最高境界 实现“所见即所需”式的业务信息管理目标 跨系统绿色挂接 高适用度零编程
免培训简易使用 DocBase® 解决方案优势及特点 在实现“所见即所需”式的业务信息管理目标，并具备与各种业务系统间进行动态适配挂接的高效运行能力及维护成本最小化等方面，DocBase® 都体现了图文电子档案系统实现方式的最高境界，在各种同类解决方案中独树一帜。呈现其总体价值的主要,也是最大亮点为： a． 跨系统绿色挂接 DocBase®视服务端业务管理操作系统为“无界”。无论服务端业务管理系统运行在Unix、Windows还是其它操作系统，DocBase®均不敏感。 DocBase®可应用于各种行业之业务管理(宿主)系统，在高度扩展宿主系统功能的同时，零代价的保持它们原有的安全、稳定级别。 b．高适用度零编程 DocBase®体系无缝运行于任一业务管理系统的同时，实现了对宿主系统完全背景融合式的功能扩展，主要包括： 使宿主系统能够动态扩展和完善对一切计算机内、外部数字化信息的综合管理能力。 使宿主系统能够动态增加或完善其对业务工作流程管理的能力。 使宿主系统能够无缝获得与业务管理信息动态匹配的“无人职守”作业、超大规模信息吞吐管理等高端商业级应用能力。 在无须改动任何系统代码的情况下，满足对宿主业务系统数据结构、工作状态等的再设置、再调整。 c. 免培训简易使用 基于DocBase®体系的应用特色，业务管理（宿主）系统运行过程可完全保持原有的操作方式及习惯。无须对DocBase®体现的宿主系统扩展功能进行任何额外的使用培训，可用宿主系统界面交互式任意激活其扩展功能,充分体现了人性化的理念。 事实证明，DocBase®是客户(浏览) / 服务环境下通用性及挂接性能最优的DocBase解决方案。

16 DocBase®方案解析 经典实例以昭示其巨大的商业应用价值和广阔发展前景 DocBase®核心应用的商业价值：
举一采用类似DocBase® (Vision-deliver)核心技术方案 经典实例以昭示其巨大的商业应用价值和广阔发展前景 DocBase®核心技术经典应用的商业价值 美国某跨国公司（汽车部件运营商，美国500强），该公司总部业务交易大厅里，每天有600多名头戴耳麦的工作人员同时进行实时现场交易服务，各种业务票据、资料堆积如山，每月动态交易单据可达500万份以上，三年累计下来总数高达2亿份以上。除了企业运营的需要，由于近期美国商业立法规定：企业三年内的所有商业原始交易凭据的电子扫描件（具法律效力），要随时接受税务部门的抽查审计，且这些电子凭据10年内都必须予以保存。这样一来，公司业务涉及的资源信息存储量之大和管理的迅捷化难度之高是可想而知的。该公司在信息电子化（数字化作业）的过程中，原使用IBM公司的DocBase系统，其价格昂贵、效率低、柔性度差，不但使用成本很高（400多万美元的系统设置费用及每年支付50万美元的团队技术服务费），且不能适应快速增长的公司业务；由于前DocBase体系业务系统覆盖能力不足（每月峰值管理能力只有100来万份）而导致的管理缺陷所造成的丢单等财物损失事件时有发生，其巨大的运营代价促使该公司下决心寻求新的解决途径。经过反复衡量和比较,最终采用了与DocBase®核心技术类似的解决方案而大获其利。低成本改造后的系统不仅能充分满足庞大的业务管理需求，更使企业运营效率提高了60%以上。此外令公司管理层倍感欣慰的是：不论公司的业务规模如何扩展，以及业务流程如何变动，都可在不必更动任何系统代码的情况下实现作业系统管理范围的调整！因此，维护成本降低到了仅为原来的1/10。公司的经营业绩显示，新系统与公司业务管理需求高度的动态适配能力所直接导致的经济效益每年可达千万美元以上。这充分证明：为了获得强大的行业以及市场竞争力，现代企业可通过高性能的作业系统来满足关键业务数据链信息的获取和流转需求，降低人工费用的同时获得更高的运营效率。企业规模愈庞大，其重要性就愈突出。其实，由于DocBase®体系具有极高的性/价比，中、小企业更可以享有低使用成本的同时并获得其高价值的服务功能。此例也充分说明：没有高性能的DocBase作业体系，就没有高品质业务管理系统。

17 DocBase®核心技术行业应用案例 部分反映DocBase®核心应用在业界非同一般竞争优势的案例：
附件1：财务部门应用实例 （Accounting） 附件2：政府管理部门应用实例 （Govenment） 附件3：审计方面应用实例 （Auditing） 附件4：物流管理应用实例 （Trucking） 附件5：银行等金融行业应用实例 （Financing） 附件6：人事资源管理方面应用实例 （Humen Resource） 附件7：执法部门应用实例 （Police） 附件8：教育部门应用实例 （School System） 附件9：饭店、娱乐设施应用实例(Hospitality/Entertainment） 附件10：医疗单位应用实例 （Medical） DocBase®核心技术行业应用案例 具我们了解，国外目前仅有唯一一种采用了类似于DocBase®“视馈”核心技术体系的应用方案。自90年代末以来，因该体系超卓的性能而在行业应用中脱颖而出，其应用方案的市场占有率迅速扩大。目前在美国已被广泛应用于各种行业的业务管理系统，为各企业机构、政府部门的运作提供了快速高效的信息管理服务，同时节省了大量的人、财、物力，因而产生了非常可观的经济和社会效益。众多采用此体系的实际案例充分反映了其在业界应用中非同一般的竞争优势。部分应用实例见附件：