第八章 秘书“办事”的工作 学习目标 主要内容 思考练习 本章小结.

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1 第八章 秘书“办事”的工作 学习目标 主要内容 思考练习 本章小结

2 通过讲解办公室秘书所从事的各项事务工作，主要有办公室管理工作、日常事务处理、有关会计报表、银行事务、现代办公设备及现代交通工具的使用，了解办公室事务管理的基本内容，掌握办公室事务管理要求和处理这些事务的基本方法与技巧，提高管理效率。

3 第一节 秘书办公室的管理工作 第二节 办公室日常事务 第三节 秘书工作中的会计报表 与银行事务 第四节 现代办公设备与现代交 通工具

4 第一节 秘书办公室的管理工作 本节要点 一、秘书办公室综述 二、办公室管理的内容

5 办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部 分，是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及 的管理工作，要远远超出秘书办 公室的范围。

6 一、秘书办公室综述 在讨论秘书的办公室管理时，“办公室”已 经不是简单地指秘书的办公场所，而是指由秘
书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构 成的一个有机的办公整体。完善的秘书办公室 有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的开 展；协调各职能部门的合作；沟通和密切与社 会公众的联系；树立组织机构的良好形象。

7 二、办公室管理的内容 秘书办公室的概念包括秘书人员、办公室 设备设施、工作场所和工作环境等因素的总和。
因此，办公室管理的内容也是一个综合管理系 统内容，包括对秘书人员的人力资源管理，对 办公设备设施的物资和产业管理，对办公机构 的岗位责任和制度管理及对办公环境氛围的统 筹管理。

8 （一）办公室的人力资源管理 将秘书从传统的归人事部门“管”的概念， 转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力
资源，通过对秘书工作岗位分析、人力资源规 划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考 评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才 培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的 工作效率，从而达到整个组织机构和领导的工 作目标。

9 多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人 员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位 职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中，
秘书工作岗位分析 一个秘书机构，到底有什么工作内容，有 多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人 员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位 职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中， 常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘 秘书的能力资质不合适，而是招聘单位对所需 要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。 1

10 秘书的职务说明包括以下九点（见图6-21）。 秘书的职务说明 归属 直接负责的上级 工作目的 工作要求 工作责任 工作衡量标准 工作难点
禁忌 发展前途 图6-21 秘书的职务说明的内容

11 秘书的资格要求包括以下六点（见图6-22 ）。 秘书的资格要求 工作经验 专业背景 学历要求 年龄 个人素质 附加要求
图6-22 秘书的资格要求

12 是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而 是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学 合理的搭配的设计，即人力资源规划。
和办公室管理一样，秘书的人力资源管理也 是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而 是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学 合理的搭配的设计，即人力资源规划。 2

13 源通常采用的方法。办公室招聘秘书大体有4个 工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关 人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发
秘书人员的招聘选拔 公开招聘是目前各级社会组织获取人力资 源通常采用的方法。办公室招聘秘书大体有4个 工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关 人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发 布招聘广告；选择适宜的招聘渠 道；制定招聘工作流程并按计划 实施。 3

14 统的人力资源管理原理和方法来评定和衡量秘书 的工作行为和工作效果。绩效考评的目的是改善 秘书的工作状况，提高秘书的工作水平，鼓励秘
秘书工作的绩效考评 是对办公室秘书人员的评估制度，需要以系 统的人力资源管理原理和方法来评定和衡量秘书 的工作行为和工作效果。绩效考评的目的是改善 秘书的工作状况，提高秘书的工作水平，鼓励秘 书的工作积极性，增强秘书的成就 感，更好地实现领导的工作目标。 4

15 劳取酬也做不到。尤其秘书工作没昏没晓，没完 没了，没饥没饱，很难用工资准确地体现其劳动 付出。秘书对薪酬比较关注和挑剔
秘书的薪酬管理 由于我们还做不到按需分配，真正意义的按 劳取酬也做不到。尤其秘书工作没昏没晓，没完 没了，没饥没饱，很难用工资准确地体现其劳动 付出。秘书对薪酬比较关注和挑剔 时，科学合理地管理薪酬就更重要。 5

16 做好秘书的薪酬管理有两个要点（见图6-23）。
建立明确的报酬制度，报酬对岗不对人 建立岗位评估，为办公室内部的报酬均衡提供依据 薪酬管理 图6-23 薪酬管理的要点

17 奖励与惩戒。奖惩要分明和适度，正确的就奖 励，在办公室树立起榜样；错误的就惩罚，昭 示大家以错误过失为鉴。奖罚适度不仅激励效
有效的激励机制 秘书办公室的激励主要体现在表扬与批评、 奖励与惩戒。奖惩要分明和适度，正确的就奖 励，在办公室树立起榜样；错误的就惩罚，昭 示大家以错误过失为鉴。奖罚适度不仅激励效 果好，而且有助于公平性。 6

18 的人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力、 素质更适应组织机构工作的需要；开发使秘书的 潜能得以发挥，随时充实新的工作
人才培训和开发 培训是为了提高，开发是为了创新。在秘书 的人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力、 素质更适应组织机构工作的需要；开发使秘书的 潜能得以发挥，随时充实新的工作 内容，成为开拓型秘书。 7

19 （二） 办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。
办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为 宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。 1

20 秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。

21 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复
办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记 不同的办公室，设备配置不一，配置的依 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、 移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、 打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。 2

22 秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理 主要应有三个方面（见图6-24）。 做好资产登记 科学合理地使用 定时定人负责维护保养 对设备的管理
图6-24 对办公机械设备和电器设备的管理

23 （三）办公室的环境管理 秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处 的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括 人文环境。 办公室环境安排
是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘 书人员相对固定的办公座位格局。 1

24 有两种办公形式（见图6-25）。 一两名秘书在一间 办公室 封闭式办公 办公的形式 开放式办公 若干秘书同在一间办公室
图6-25 办公的形式

25 不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工 作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理 水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自 默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然 有序的办公状态。

26 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 当和机关的整体风格和格调一致，
办公室环境布置 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 当和机关的整体风格和格调一致， 应当使办公物品烘托环境的庄重、 整洁和雅致。 2

27 灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。
窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。 布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何 流苏。 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中， 避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置， 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件， 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。

28 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 格、工作作风，因此必须加以注意。 办公室氛围的营造 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人
办公室环境是秘书工作中形成的布置，人 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 格、工作作风，因此必须加以注意。 办公室氛围的营造 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和 在工作中体现的风格作风，是最能 表现办公室管理水平的。 3

29 主要应注意以下三点（见图6-26）。 注意事项 注意培养秘书人员宽容开朗的性格 形成秘书间的合作精神和团队精神 保持办公室健康文明的氛围
图6-26 营造办公室氛围注意事项

30 办公室，说到底是秘书工作的场所，有别 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作 氛围。

31 （四）办公室的制度建设 制度建设是实现办公室管理的重要保障。 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工
作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要 求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、 办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不 断修改完善，最终形成明确的制度。

32 第二节 办公室日常事务 本节要点 一、值班工作 二、电话接待工作 三、来客接待工作 四、信访工作

33 续 五、印章的管理和使用 六、开具各种信函 七、拟写大事记 八、领导临时交办的工作

34 办公室日常事务是秘书工作中最基础 的一项，也是最见秘书的管理工作水平的 一项。

35 一、值班工作 值班工作是秘书部门的日常工作之一， 各单位或部门值班的任务都非常庞杂，且各 有不同的特点。一般来说，其工作包括：办
理领导交办的事项；上传下达，沟通内外； 处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动 的情况；协调处理安全保卫工作。

36 要做好值班工作，应当做到，如表6-6所示。 表6-6 值班工作的内容 值班工作的内容 要 求 坚守值班岗位 必须做到人不离岗、人不离机（电话机），始终保持通信联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息。特别是在高级首脑机关或要害部门值班，随时都可能有突发性的事件报到值班室，有许多紧急事件无规律可循，必须随时准备应付复杂情况和处理突发性事件 认真处理事务 值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。如认真接转电话，认真做好记录，认真接待来访人员等，真正起到问事员、联络员、收发员的作用

37 续 表 值班工作的内容 要 求 做好值班记录 一是记好值班电话记录，二是做好接待记录 加强安全保卫工作
要 求 做好值班记录 一是记好值班电话记录，二是做好接待记录 加强安全保卫工作 值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度的关系，既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入作案，如遇到紧急情况和可疑人员，应及时向领导和公安、保卫部门报告。值班人员要有保密观念，不能把亲戚、朋友带到值班室留宿，不能泄漏机关秘密，对于机密文件、他人信函，不得擅自拆阅

38 二、电话接待工作 办公室日常事务之一，就是接打电话。打 电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认 真对待。做好接打电话工作需要
注意以下几点。

39 （一）熟悉常用电话号码 应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科 室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉
主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联 系的电话号码；工作案头应备电话 号码查询资料以咨查用。

40 （二）打电话时应注意的事项 打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。 替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司
错打电话，错播号码都要说对不起 先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名 通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名 谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜 注意 事项 图6-27 打电话时应注意的事项

41 （三）接电话时应注意的事项 接电话时应注意的事项如下（见图6-28）。 通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机
不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方 接听电话说：“您好，这里是××公司××部门” 谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由 铃响两三声之间是接听电话的最佳时机 找人接电话要问清对方姓名或单位 对错打的电话，态度也要和蔼客气 图6-28 接电话时应注意的事项

42 （四）注意电话礼仪 无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔 和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中， 嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。
接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对 方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然 是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问 候了，那么一定要回敬问候语， 然后再询问对方有什么事情。

43 （五）做好电话记录 无论打电话还是接电话，必要的时候，都 要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录 工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐
全。这五要素通常称为“5W1H”。 记录电话内容，应备有格式固定的电话记 录本，摘记内容可依据“5W1H” 的要求，电话 记录是事先印制好的表格式簿册。

44 （六） 做好图文传真 做好图文传真应了解以下九点。 目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。 接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先
按Fax键，后挂机。 原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真 机前就放好传真件。 一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时 间，传真号码。秘书可以以此做好登记。 一般传真机的提示屏有文字提示： Phone 电话 Sending 发送 1 2 3 4 5

45 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问
题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受 传真容易失密。 换纸：传真机一般采用210×50M或210×30M两 种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多 地采用复印传真兼可的设备和用纸。 热敏纸传真件要留存需及时复印。 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。 6 7 8 9

46 有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。

47 （七）电话记录的处理 通话后应及时整理记录内容（包括录音电话 记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关
领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即 告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事 务，秘书人员可直接答复或办理。

48 三、来客接待工作 来客接待，是指秘书对一切来客、来宾、来 访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌
性的接待工作和对来客、来访所涉及的事务处理 工作。接待工作，是秘书的一项全面体现素质修 养的工作，也是秘书体现单位机构作风的门面窗 口性工作。接待礼仪包括接待环境 和接待工作两方面。

49 （一）秘书应尽量坚持“约见”制度 接待工作，常被秘书根据来客是否有约定而 分为“有约来客”和“无约来客”。在秘书的接待工
作中，秘书应尽量坚持“约见”制度，即使每一位 来客和来访者能在事前通过电话，预约来访时间 和所谈事宜，使秘书对每一项接待都先有准备， 接谈后事情能够落实，或有进展。

50 根据“约见制度”，秘书的接待工作自然会分 为有约接待和无约接待两类。秘书应注意（见图 6-29）。
工作中，对无约来客，要本着热情为人的态度。咨询性的、不必花费太多时间的事，尽量办理好并告之电话约定；一时办不完，要按程序登记 秘书在接待中要有意识地示意对方，来访面谈要事先有约 可以约见秘书，也可能约见领导、或其他什么有关部门 图6-29 约见秘书应注意的事项

51 （二）秘书必须坚持“一视同仁” 的原则 秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁 的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还
是来寻求帮助的人。这不仅仅体现在接待的具 体细节上，更重要的是要对来宾有同等的尊重 和同样的礼遇。在具体的接待中，秘书应注意：

52 无论是来客自行推门而入还是有人引见， 秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身 站立，问候并接待。 如果是到接待室、会客室相见，秘书要
守时、迅速、步履轻快地走进接待室，轻声 问：“哪位是×先生（小姐）？”确 认后，马上自我介绍：“您好！我 是××部门秘书，我叫×××。” 1 2

53 见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼 节，握手时应注意以下六点。 站立并伸右手，摘去手套。 不便握手时，要面带歉意申明。
对于不明身份的来宾，秘书可先伸手；来客身份 较高的，秘书可不主动伸手。 手掌递向对方，力度适当地握住，在三五秒内。 握手不要太用力，尤其是对女客；不要握而无 力，不要久不放手，东张西望。 在秘书的接待工作中，可以称来客“同 志”、“先生”、小姐”、“女士”。还可以称对 方的职务或职业，称呼之后，是问候“您好”！ 3 1 2 3 4 5 6

54 （三）秘书应坚持热情适度、 礼仪周全的接待原则
（三）秘书应坚持热情适度、 礼仪周全的接待原则 秘书应该时刻清楚，来访者是本公司、本 单位的客人，自己只是代表公司、但作为做接 待工作的秘书，接待工作的核心是明确客人来 意，尽快处理事宜。 确认需要引见的，秘书要先与其联系。秘 书对要求见自己的领导、上司的来客，一般应 坚持事先约定的原则。

55 如果引导客人到其他地方、秘书要注意 （见图6-30）。 引导客人注意事项 一般应该走在客人左前方数步 将办公桌上的文书收拾好再离开
无人服务电梯先进后出,有人服务电梯后进后出 进出门时，主动为客人开门,走旋转门时，不要与客人同走一扇 图6-30 引导客人注意事项

56 为来客引见介绍时，秘书要注意（见图6-31）。
来客引见介绍的注意事项 站立介绍，尽量不要背对任何一位 引见介绍完，稍事服务微笑退出，走时面向室内关门 细心地记住别人介绍给你的每一位 引见介绍顺序是被尊敬、被照顾的一方应先知道自己见到的是谁 礼貌地以手示帮助介绍,手臂向被介绍者微伸，手心向上 介绍被介绍人的单位职务尽量简明 图6-31 来客引见介绍的注意事项

57 需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人， 都应受到及时的热情招待。 彼此确认身份后，马上为来客让座或让进会客室。
尽量选一个便于谈话的安静环境。 及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面 烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种 饮品。 对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可 以送上报纸、杂志等。 接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心 倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答 复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥 的，要约定下次协商的时间或办妥时限。 1 2 3 4

58 来客告辞,秘书要起身相送。一般领导、上司 约见的客人也可以由秘书送出。对一般客人秘书 可以只送到楼梯口或电梯处。秘书要为客人叫电 梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或 走下楼梯离去。尊贵的客人，送至大厅门口或办 公楼外，甚至要为客人叫好出租车， 握别后，要目送客人离去再返身。

59 （四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则
秘书在接待工作中，不能因为初次接触一个陌生的 来客而冷漠、拘谨，也不能因为仅仅是工作中一面之交 而人走茶凉。秘书在具体接待中应注意（见图6-32）。 秘书在具体接待中应注意的事项 认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有妥当的交待 态度和蔼、诚恳、接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸 随时准备放下手头工作，热情接待来客 不因个人感情影响对来客的礼仪和态度 图6-32 秘书在具体接待中应注意的事项

60 （五）秘书应注意“上下区分， 内外有别”的原则
上下区分一般指上下级机关之间的接待工 作原则。“上、下”是指来客来访者的单位与秘 书本身的机关单位的上下关系。来客是上级领 导机关的，秘书应做好以下四点（见图6-33）。 1

61 陪同中不主谈，不问不谈 不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作 接待上级单位应注意的事项 特殊情况需要秘书汇报情况的，要实事求是。在听取指示时要认真记录 秘书负责最初的礼节性接待和会晤服务，是否陪同则由单位领导决定 图6-33 接待上级单位应注意的事项

62 来客是平级单位或不相隶属单位的，秘书 应做好以下四点（见图6-34）。 对方是领导应领导接待,领导不在可由秘书接待 接待热情，注意联络感情
接待平级单位应注意的事项 对接待中涉及的问题，秘书不擅自做主，明确表示要汇报给领导才能决定 图6-34 接待平级单位应注意的事项

63 来客是下级单位的，秘书应做好以下四点 （见图6-35）。 一般情况应主要由秘书接待、接谈 工作属其他职能部门的做好介绍转办工作
接待下级单位应注意的事项 属于自己职权范围能回答的，要尽量解决。难以解决的问题，要请示给领导 对不清楚的问题不擅自做答 图6-35 接待下级单位应注意的事项

64 来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点 （见图6-36）。 要热情配合，为其提供方便 对于所要报道的内容要慎重，提供信息要实在
接待新闻媒体应注意的事项 要热情配合，为其提供方便 对于所要报道的内容要慎重，提供信息要实在 一般情况都是由秘书部门主要做接待工作 没有把握的问题不擅自主张决定 图6-36 接待新闻媒体应注意的事项

65 “内外有别”是对国家而言，对外国友人要与国人
有区别，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则 上（见图6-37）。 2 按国家或地方单位统一的政策、方针、法规、标准、业务要求等办理接待 对来宾要平等对待；尊重是互相的，随俗也是互相的 接待原则 遵守重礼仪讲实效的原则 尤其要遵守保密的原则 图6-37 接待原则

66 四、信访工作 信访工作是政府联系群众，解决基层工作 中存在问题的重要手段。在企业公司，没有信 访工作一项，但是也会有提意见建议的，一般
归接待工作处理。接待上访人员，要讲究工作 方法，一是要热情友善，二是要坚持原则，三 是耐心疏导，四是要高度负责，具 体内容如表6-7所示。

67 表6-7 接待上访人员的方法 接待上访人员的方法 要 求 热情友善
表6-7 接待上访人员的方法 接待上访人员的方法 要 求 热情友善 不论上访者反映的是什么问题、什么情况，接待人员都应本着全心全意为人民服务的态度，热情、礼貌地接待，这样有利于双方的沟通，有利于问题的解决 耐心疏导 上访者的心情难免比较复杂急躁，有的上访者甚至想法单一或认识偏激，遇到这种情况，接待者一定要有耐心，在听取他们讲述之后，根据实际情况及时准确地处理 高度负责 要把处理好上访者反映的情况和问题看成是改进工作和稳定社会的大事来抓，该处理的要按政策及时处理，该立案的一定要根据立案标准坚决立案查处 坚持原则 在处理上访者的问题时，遇到的情况可能会比较复杂，不论遇到什么情况，接待者都必须保持冷静，坚持实事求是的原则，在处理过程中，要讲政策，讲原则，不能随意许愿，更不能违反原则答复办理上访者提出的要求

68 做好信访工作，要注意以下问题，如表6-8所示。
表6-8 信访工作应注意的事项 序号 步骤 注 意 事 项 1 登记 建立登记制度，来信上访均应单独编号登记 2 呈阅 对具有政策性、普遍性、倾向性、重要性的来信上访材料，及时填写《信访处理单》等，连同原信和上访材料，呈报有关领导阅批 3 交办 凡上级组织或领导人阅批的重要信访文书，信访部门都可以将领导批示的复印件转交有关主管部门调查核实和处理，并限期汇报对信访事件的处理结果 4 转办 一般的信访，受理机关可按“分级负责、归口办理”的原则，将信访材料转交有关地区、部门或单位处理，并责成他们答复信访人 5 催办 对本地区、本系统的信访工作和交办到各地、各部门处理的信访文书，应及时进行检查督促。久拖不决的问题可采用查办的方法解决

69 续 表 序号 步骤 注 意 事 项 6 回告 各承办单位对于领导人批办后直接办理的信访事项应在30日内办理完毕。情况复杂时，可延长时限，对交办的信访事项，应当自收到之日起90日内办结，并将办理结果报告交办单位。对转办的信访事项，应当自收到之日起90日内办结，并视情况向转办单位回复办理结果 7 审结 原交办单位对承办单位上报信访问题处理结果的回告材料，要认真审查，及时结案。上报的结论和处理意见，必有申述者签署的意见 8 复信 对信访的处理结果，应分别情况，给信访人书面复信或口头答复。复信要注意签署日期，加盖公章，留存底稿。若口头答复，应记录存档，以备查考 9 归档 各级信访部门在信访工作中形成的、属于立卷归档范围的文件、材料、人民来信，均应按性质分类整理、立卷归档，建立信访档案 10 保密与 回避 在办理信访事项的过程中，不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转交揭发控告人的单位；严格控制信访文书的传阅范围；不得向外透露工作秘密；不得丢失、藏匿或擅自销毁信访文书；办理信访的工作人员与信访事项或信访人有直接利害关系者，应当回避

70 五、印章的管理和使用 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的 日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、 负责人印章等。
公章是一个机关、单位或社会组织的正式 印章，是其具有合法性的标志，是行使 其职权的凭信。

71 公章可分为两种（见图6-38）。 国内公章，规格有明确规定 印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称 公章的分类 圆形
椭圆形或方形 国内公章，规格有明确规定 国际公章 印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称 一般是外文居右上方，中文居左下方，且须用繁体字 图6-38 公章的分类

72 公章一般由上级制发，如需自行刻制必须 报经公安机关批准，并在指定处刻制。 专用章是为某种专门业务刻制的印章，如 “财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机 关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的 业务权力。专用章可以是圆形，也可 以是椭圆形、方形、菱形或长方形。

73 手章是负责人印章，是机关、单位主要负 责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权， 因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些 手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合 同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手 章才能生效。

74 印章的应用应注意以下四个方面，如表6-9所示 。
表6-9 印章的应用应注意的事项 要求 具体内容 管理印章要有制度 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章 使用印章要慎重 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等 使用印章事前认真检查 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 盖章位置准确 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰 印章必须妥善保管 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面

75 六、开具各种信函 开具或拟写各种信函文件，是办公室日常 工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。 常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。

76 （一） 介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其 他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、 参加各种社会活动使用的一种专用书信。
介绍信的种类 介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的 印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用 一般公文纸书写的介绍信。 1

77 2 介绍信包括以下内容，如表6-10所示。 介绍信的写作 表6-10 介绍信的内容 内容 具体要求 上款
表6-10 介绍信的内容 内容 具体要求 上款 指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号 介绍事项 包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等 落款 写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章 附注 一般写介绍信的有效期限

78 今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位 同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。 此致 敬礼! ××实用技术研究所 （盖公章）
书信式介绍信 例文6 介绍信 ××公司负责同志: 今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位 同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。 此致 敬礼! ××实用技术研究所 （盖公章） 二○○二年×月×日 1

79 兹介绍_____同志前往你处________事宜， 请接洽并予协助。 （有效期___天） ××市××局（盖章） 二○○二年×月×日
不带存根的印刷介绍信 例文7 ××市××局介绍信 ___负责同志： 兹介绍_____同志前往你处________事宜， 请接洽并予协助。 （有效期___天） ××市××局（盖章） 二○○二年×月×日 2

80 ____等______名同志，前往______联系_______事宜。 年 月 日 介绍信 ___字___号
3 带存根的印刷介绍信 例文8 介绍信（存根） ___ 字___号 ____等______名同志，前往______联系_______事宜。 年 月 日 介绍信 ___字___号 兹有_____等______名同志，前往________联系 _____事宜，望接洽并予协助。 此致 敬礼! ×××（盖章）

81 （二）证明信 证明信是证明一个人的身份、经历或一件 事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称 为“证明”或“证明书”。 证明信的种类
证明信可以有以下几种分类，如表6-11所 示。 1

82 以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信 从格式上 固定形式的证明信和非固定形式的证明信
表6-11 证明信的种类 分类标准 种 类 从内容上 以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信 从格式上 固定形式的证明信和非固定形式的证明信 从证明信的用途来看 证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信

83 一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期 组成（见图6-39）。
2 证明信的写作 一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期 组成（见图6-39）。 标题 上款 正文 落款 在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于×××同志××情况的证明 顶格写上需要证明的单位名称，之后加冒号 另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明 在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效 图6-39 证明信的写作

84 撰写证明信要认真负责，必须对被证明 的人或需证明的事情实事求是，要做到字必 有据，用语准确，切不可含糊其辞，模棱两 可。书写时不能用红笔或铅笔，必须使用钢 笔或毛笔。如有涂改，须在涂改处加盖公章 或印上证明人的指纹。所拟证明信应予登记， 留有存根或底稿，以备查考。邮寄证明信， 应使用挂号方式，以免丢失。

85 兹证明我校××同志（男），因公到___， 请解决交通、住宿问题。 特此证明 ××××（盖章） 二○○二年×月×日
固定式证明书信 例文9 证 明 信 ×校办字×号 兹证明我校××同志（男），因公到___， 请解决交通、住宿问题。 特此证明 ××××（盖章） 二○○二年×月×日 1

86 志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理 我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮 助。 特此证明 ××省××市×××厂（公章）
作为证件用的证明信 例文10 证 明 信 我厂工程师×××同志，技术员×××同 志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理 我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮 助。 特此证明 ××省××市×××厂（公章） 二○○二年×月×日 2

87 ×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你 校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下： ××同志，现年××岁，中共党员，是我校中文
作为材料存入档案的证明信 例文11 证 明 信 ××大学党支部： ×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你 校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下： ××同志，现年××岁，中共党员，是我校中文 系教师。该同志和家庭历史以及社会关系均清楚。该 同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模 范教师。 特此证明 ××省××市××大学党支部（公章） 二○○二年×月×日 3

88 前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校 各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结 的活动。 特此证明 证明人：李×× 二○○二年×月×日
个人出具的证明信 例文12 ××局负责同志： 王××原为校中文系××级学生，曾担任 前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校 各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结 的活动。 特此证明 证明人：李×× 二○○二年×月×日 4

89 （三） 推荐信 推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。 有向某单位自荐的，也有第三者荐举的。要把 被推荐的人的基本情况以及要推荐或自荐的理
由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人 的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供 真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信 中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关 系。

90 （四） 邀请函 邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书
信。邀请函的写作内容有以下四点，如表6-12所示。 表6-12 邀请函的写作内容 内容 要 求 标题 在封面或第一行中间写“邀请书”字样 上款 被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格书写 正文 写活动内容、时间、地点 落款 邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期

91 例文13 邀 请 函 尊敬的×××教授： 本学会决定于2001年5月×日在省城华祥宾馆举办 民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状 与发展发表高见。务请拨冗出席。 顺祝 健康! 联系人：×× 电话：××××××× ××省文学研究会 二○○一年五月×日

92 （五） 聘书 聘书指聘请专家、高级职员来担任职务的书信。 聘请书的写作内容如下（见图6-40）。 标题 写“聘书”或写“聘请书” 正文
结尾 落款 写聘请谁，担任什么职务，什么时间到任 在正文的最后，另起一行，空两格写“此聘”二字，后边不加标点符号 在正文的下方或偏右下方，写聘请单位全名，并加盖公章 图6-40 聘请书的写作

93 例文14 聘 请 书 兹聘请×××同志从1996年1月1日起担任 我公司营业部主任。 此聘 ×××公司 1995年12月25日

94 七、拟写大事记 一般地说，各个单位办公部门都有人负责 或专管本单位的大事记工作，各职能部门相应 也有人负责或专管本部门职责范围内的大事记。
单位大事记，常由办公部门在年终收集各职能 部门大事记，在其基础上修订整理而成，然后 送主管领导把关，审核后，打印存档。

95 （一） 大事记的概念 大事记，是用于随时记载机关日常重要工 作或活动简况的公文文种。所谓“大事”，指能
反映本单位的重要工作或活动面貌，于今后有 查考价值的事项。

96 （二） 大事记的写法 大事记的结构，由标题、正文组成具体内容如下 （见图6-41）。 标题 正文 拟写要求 单位名称加年份再加文种
写大事记要朴实简明准确 包括具体事项发生的时间、地点、原因、主要过程、涉及部门与人员及结果 图6-41 大事记的内容

97 例文15 ××大学1982年大事记 1982年1月份 1月1日 放假。上午，刘××、周××等几位校 领导及党内、校办负责同志看望了陈××、邵××、 于××、毛××等4名老年教师。下午，省委书记关 ××、副省长陈××到校看望了许××、高××、 陈××等3位教授。下午4时，在校召开了知识分子 座谈会，上述3位教授和陈××、邵××、毛××等 10名教师参加，刘××、孙××等校领导同志也参 加了座谈会。

98 1月3日 上午，校党委常委召开会议，学习元旦社
论，并研究新学期的工作设想。 全校教学质量大检查开始，由孙××同志主持， 教务处的同志参加。这次全校教学质量大检查主要是 检查教学计划的落实、教师配备、教学效果，以总结 经验，促进教学质量的提高。 下午，由校团委、校学生会召开了“五讲四美树新 风”座谈会，25名学生代表参加，着重讨论了新时期大 学生的行为准则问题。下午4时，××大学党委副书记 一行五人到校。校党委副书记张××、宣传部部长郑 ××接待。客人来校的主要目的是交流学生思政工作 的经验。拟活动两天后去上海。（下略）

99 八、领导临时交办的工作 每个单位都经常会有一些临时性的工作任 务，完成领导临时交办的工作任务是秘书的重
要职责之一。领导临时交办的工作大多数具有 时间紧、要求高、综合性强等特点。

100 一般说来，秘书要完成并做好领导临时交 办的工作，应当注意以下问题（见图6-42）。 搞清意图 注意保密 准确 迅速
图6-42 做好领导临时交办的工作应注意的问题

101 第三节 秘书工作中的会计报表与银行事务 本节要点 一、秘书工作中遇到 的会计报表 二、秘书工作涉及的 银行业务

102 在企业公司就职的秘书，其工作内容必 然涉及财务和银行业务，所以了解掌握这方 面的内容对现代秘书是非常重要的。

103 一、秘书工作中遇到的会计报表 秘书工作中遇到的会计报表在工作中运用 很广泛，熟练运用会计报表已成为秘书必备的 意向知识。
这里主要介绍三种会计报表。

104 （一）会计报表的种类与作用 资产负债表 1 资产负债表是反映企业在某一特定日期（月末、年 末）财况为：资产部分按流动性排列，也就是按资产转
换成现金的能力排列；负债部分也按流动性排列，也就 是按照偿还期的近远排列；所有者权益部分按永久性程 度排列，永久性程度高的在前。 资产负债表各项目基本上是根据相应的总分类账户 的期末余额填列，或若干个总分类账户的期末余额填 列，或若干个总分类账户的期末余额合并填列。 1

105 资产负债表的作用如下（见图6-43）。 资产负债表的作用 反映企业在某一特定日期所拥有资产 反映企业在某一日期所承担的债务
反映企业的偿债能力 反映企业某日投资者在企业中的权益 反映企业的财务状况变动趋势 图6-43 资产负债表的作用

106 定会计期间内利润（亏损）的实现情况的报表， 属动态报表。损益表将企业利润总额的构成划分 为三步骤。第一步骤详列主营业务的利润构成；
损益表，又称利润表，是总括反映企业在一 定会计期间内利润（亏损）的实现情况的报表， 属动态报表。损益表将企业利润总额的构成划分 为三步骤。第一步骤详列主营业务的利润构成； 第二步骤反映企业营业利润的构成情况；第三步 骤得出企业的利润总额。三个步骤依重要性大小 从上到下依次计算排列。 2

107 损益表以附表的形式，进一步明确利润分 配、商品销售的情况（见图6-44）。 附表的形式 利润分配表 商品销售明细表
利润分配表是反映企业利润分配情况和年末分配利润情况的会计报表 商品销售明细表是反映企业商品销售利润的明细情况 图6-44 附表的形式

108 损益表的作用（见图6-45）。 损益表的作用 利用损益表可以评价一个企业的经营成果和盈利能力，为预测企业的盈利趋势提供重要资料
反映企业在一定会计期间内所有的收入与所有费用，并计算出报告期的利润或亏损 图6-45 损益表的作用

109 间内营运资金来源和运用及其增减变动情况的 报表，属动态报表。财务状况变动表的左方反 映营运资金的来源和运用情况，也可以包括一
财务状况变动表，是综合反映一定会计期 间内营运资金来源和运用及其增减变动情况的 报表，属动态报表。财务状况变动表的左方反 映营运资金的来源和运用情况，也可以包括一 部分不涉及营运资金变动的重要财务事项，主 要是涉及筹资和投资的财务活动。右方反映各 项流动资产和流动负债的增减情况。 3

110 财务变动表的作用如下（见图6-46）。 财务变动表的作用 反映企业一定时期财务状况变动全貌 反映企业营运资金变化的内在原因
反映流动资产和流动负债的结构变化 沟通了资产负债表与损益表 图6-46 财务变动表的作用

111 （二） 秘书认识会计报表的意义 会计报表是定期、总括地反映企事业单位的经济 活动及其结果的专门表格。
在日常会计核算中，对于企事业单位在一定时期 内所发生的各项经济业务都已填制会计凭证，在有关 的账簿中进行连续、系统、全面的记录。但是这些日 常核算资料、比较分散，无法直接使用这些分散的会 计记录来分析评价企事业单位的财务状况和经营成果。 因此，有必要定期地对日常核算资料加以总结，按照 一定的表格形式编制会计报表，总括地反映企事业单 位的经济活动情况及其结果，为有关方面进行管理和 决策提供所需的会计信息。

112 二、秘书工作涉及的银行业务 （一） 银行账户 银行账户的概念和种类 银行账户是指办理支付结算业务的存款人
在经办银行开立的存款账户。根据规定，银行 账户分为基本存款账户、一般存款 账户、临时存款账户和专用存款账 户四类。 1

113 基本存款户：基本存款户是指存款人办理 日常转账结算和现金收付的账户，是存款人在 银行的主要存款账户。存款人发放工资、奖金 等，只能通过基本存款账户办理或支取。 一般存款账户：一般存款账户是指存款人 在基本存款账户以外的银行建立的账户，用以 借款转存，或方便不在同一地点的附属的非独 立核算的下级单位。存款人可以通过该账户办 理转账结算和现金缴存，但不能办现金支取。

114 临时存款账户：临时存款账户是指存款人 因临时经营活动需要开立的账户。存款人可以 通过该账户办理转账结算和根据国家现金管理 的规定办理现金收付。 专用存款账户：专用存款账户是指存款人 因特定用途需要开立的账户。

115 定，下列存款人可以申请开立基本存款账户： 企业法人； 企业法人内部单独核算的单位； 管理财政预算资金和预算外资金的财政部 门；
开立银行账户的条件和程序 开立基本存款账户的条件和程序。根据规 定，下列存款人可以申请开立基本存款账户： 企业法人； 企业法人内部单独核算的单位； 管理财政预算资金和预算外资金的财政部 门； 实行财政预算管理的行政机关、事业单位； 2

116 团级以上军队、武警单位； 外国驻华机构； 社会团体； 单位附设的食堂、招待所、幼儿园； 外地常设机构； 私营企业、个体经济户、承包户和个人。

117 户申请书，向开户银行出具下列证明文件之一 （见图6-47 ） 。
存款人申请开立基本存款账户，应填制开 户申请书，向开户银行出具下列证明文件之一 （见图6-47 ） 。 当地工商行政管理机关核发的《企业法人执照》 中央或地方编制委员会、人事、民政等部门的批文 军队军以上、武警总队财务部门的开户证明 驻地有权部门对外地常设机构的批文 单位对附设机构同意开户的证明 个人的居民身份证和户口簿 承包双方签订的承包协议 图6-47 申请人需出具的文件

118 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意，并凭中国人民银行当地分支机 构核发的开户许可证，即可开立该账户。 开立一般存款账户的条件和程序。根据规 定，下列情况的存款人可以申请开立一般存款 账户；①在基本存款账户以外的银行取得借款 的单位和个人；②与基本存款账户的存款人不 在同一地点的附属非独立核算单位。

119 申请人需出具的文件如下（见图6-48）。 借款合同或借款借据 申请人需出具的文件 基本存款账户的存款人同意其附属的非独立核算单位开户证明
图6-48 申请人需出具的文件

120 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意后，即可开立该账户。 开立临时存款账户的条件和程序。根据规 定，下列情况的存款人可以申请开立临时存款 账户：①外地临时机构；②临时经营活动需要 的单位和个人。

121 申请人需出具的文件如下（见图6-49）。 当地工商行政管理机关核发的临时执照 申请人需出具的文件 当地有权部门同意设立外来临时机构的批件
图6-49 申请人需出具的文件

122 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意后，即可开立该账户。 开立专用存款账户的条件和程序。根据规 定，存款人有下列特殊用途的资金可以申请开 立专用存款账户：①基本建设的资金；②更新 改造的资金；③特定用途需要专户管理的资金。

123 申请人需出具的文件如下（见图6-50 ）。 经有权部门批准立项的文件 国家有关文件的规定 申请人需出具的文件 图6-50 申请人需出具的文件

124 然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经 银行审核同意后，即可开立该账户。 银行账户的变更和撤销 银行账户的变更是指银行账户名称的变更
和开户银行的变更。 3

125 银行账户撤销时，存款人必须与开户银行 核对账户余额，经开户银行审核同意后，办理 销户手续，并交回各种重要空白凭证和开户许 可证；开户银行对已开户一年，但未发生任何 业务的账户，应通知存款人自发出通知30日内 到开户银行办理销户手续，逾期视同自愿销户。

126 （二） 票据 票据是支付结算的重要手段。票据在运用时，必 须遵守《票据法》、《票据管理实施办法》和《支付 结算办法》。 票据的概念
票据是指《票据法》所规定的由出票人依法签发 的、约定自己或者委托付款人在见票时或指定的日期 向收款人或持票人无条件支付一定金额并可转让的有 价证券，包括汇票、本票和支票。一般来 讲，票据具有信用、支付、汇兑和结算等 职能。 1

127 票据当事人 票据当事人是指票据法律关系中享有票据权利、 承担票据义务的当事人，也称票据法律关系主体。票 据当事人包括出票人、付款人和收款人，他们是票据 的基本当事人，是在票据作成和交付时就业已存在的 当事人，是构成票据法律关系的必要主体。 此外，承兑人、背书人、被背书人、保证人等也 是当事人，但他们是在票据作成并交付后，通过一定 的票据行为加入票据关系而享有一定权利、义务的当 事人，属非基本当事人。 票据权利与义务 票据权利与义务内容，如表6-13所示。 2 3

128 表6-13 票据权利与义务内容 票据权利与义务 内容 概 念 票据权利是指持票人向票据债务人请求支付票据金额的权利 付款请 求权 指持票人向汇票的承兑人、本票的出票人、支票的付款人出示票据要求付款的权利 追索权 指票据当事人行使付款请求权时遭到拒绝，或其他法定原因存在时，向其前手请求偿还票据金额及其他法定费用的权利 票据义务是指票据债务人向持票人支付票据金额的责任 付款义务 指票据债务人向持票人支付票据金额的义务 偿还 义务 指票据债务人向持票人偿还票据金额的义务

129 系的法律行为。包括出票、背书、承兑和保证
票据行为 票据行为是指能够产生票据权利与义务关 系的法律行为。包括出票、背书、承兑和保证 四种。 4

130 名、盖章或签名加盖章的行为。票据签章是票 据行为生效的重要条件，也是票据行为表现形 式中不可缺少的应载事项。如果票据缺少当事
票据签章是指票据有关当事人在票据上签 名、盖章或签名加盖章的行为。票据签章是票 据行为生效的重要条件，也是票据行为表现形 式中不可缺少的应载事项。如果票据缺少当事 人的签章，该项票据行为无效。 5

131 相关内容的行为。票据记载事项可分为绝对记 载事项、相对记载事项和任意记载事项等。绝 对记载事项是指《票据法》明文规定必须记载
票据记载事项是指依法在票据上记载票据 相关内容的行为。票据记载事项可分为绝对记 载事项、相对记载事项和任意记载事项等。绝 对记载事项是指《票据法》明文规定必须记载 的，如不记载，即成为票据的无效事项。相对 记载事项是指《票据法》规定应该记载而未记 载，但适用法律的有关规定而不使票据失效的 事项。 6

132 原因而使票据权利人脱离其对票据的占有。票 据丧失后可以采取以下三种形式进行补救（见 图6-51）。
票据丧失 票据丧失是指票据因灭失、遗失、被盗等 原因而使票据权利人脱离其对票据的占有。票 据丧失后可以采取以下三种形式进行补救（见 图6-51）。 7

133 票据丧失 挂失止付 公示催告 普通诉讼 指失票人将丧失票据的情况通知付款人，由接受通知的付款人审查后暂停支付的一种方式 指丧失票据的失票人直接向人民法院提起民事诉讼，要求法院送信给付款人，并要求其支付票据金额的活动 指在票据丧失后由失票人向人民法院提出申请，请求人民法院以公告方式宣告所丧失的票据为无效票据的法律制度 图6-51 票据丧失后的补救

134 （三） 常用票据 支票 1 支票是出票人签发的、委托办理支票存款业务的 银行在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持
票人的票据。它适用于在同一票据交换区域需要支付 各种款项的单位或个人。 支票的出票人是在银行开立的可以使用支票的存 款账户所有者。支票的付款人为支票上记载的出票人 开户银行。支票的付款地为付款人所在地。 支票分为现金支票、转账支票和普通支票。在普 通支票左上角划两条平行线的，为划线支票，划线支 票只能用于转账，不能支取现金。 1

135 签发支票必须记载下列事项（见图6-52）。 表明“支票”的字样 无条件支付的委托 出票人签章 签发支票必须记载事项 出票日期 付款人名称
确定的金额 出票人签章 表明“支票”的字样 图6-52 签发支票必须记载事项

136 欠缺记载任何一项的，支票都为无效。支票的记，
未补记前不得背书转让。支票的提示付款期，限自出票 日起10日内，超过提示付款期限要求付款的，持票人开 户银行不予受理，付款人不予付款。 出票人在付款人处的存款足以支付支票金额时，付 款人应当在见票当日足额付款。存款人领购支票，必须 填写“票据和结算凭证领用单”并签章，签章应与预留银 行的签章相符。存款账户结清时，必须将全部剩余空白 支票交回银行注销。

137 支票签发时，要注意。 签发支票应使用碳素墨水或墨汁。 签发现金支票和用于支取现金的普通支票必须符 合国家现金管理的规定。 支票的出票人签发支票的金额不得超过付款时在 付款人处实有的金额。禁止签发空头支票。 支票的出票人在票据上的签章，应为其预留银行 的签章，该签章是银行审核支票付款的依据。银行也 可以与出票人约定使用支付密码，作为银行审核支付 支票金额的条件。

138 出票人不得签发与其预留银行签章不符的支票；
使用支付密码的，出票人不得签发支付密码错误的 支票。 出票人签发空头支票、签章与预留银行签章不 符的支票，使用支付密码错误的支票，银行将予以 退票，并按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款； 持票人有权要求出票人赔偿支票金额2%的赔偿金。 对屡次签发有误的出票人，银行将停止其签发支票 的权利。

139 持票人可以委托开户银行收款或直接向付 款人提示付款。用于支取现金的支票仅限于收 款人向付款人提示付款。

140 委托开户银行：持票人委托开户银行收款时，应
作委托收款背书，在支票背面背书人签章栏签章、记 载“委托收款”字样、背书日期，在被背书人栏记载开 户银行名称，并将支票和填制的进账单送交开户银行。 直接向付款人提示付款：持票人持用于转账的支 票向付款人提示付款时，应在支票背面背书人签章栏 签章，并将支票和填制的进账单送交出票人开户银行。 收款人持用于支取现金的支票向付款人提示付款时， 应在支票背面“收款人签章”处签章，持票人为个人的， 还需交验本人身份证件，并在支票背面注明证件名称、 号码及发证机关。

141 银行汇票 银行汇票是出票银行签发的，是见票时按照实际 结算金额无条件支付给收款人或者持票人的票据。它 适用于单位和个人在异地的各种款项的结算。 银行汇票： 银行汇票可以用于转账，标明现金字样的“银行汇 票”也可以提取现金。银行汇票的出票银行为银行汇票 的付款人，银行汇票的付款地为代理付款人或出票人 所在地。银行汇票的出票人在票据上的签章，应为经 中国人民银行批准使用的该银行汇票专用章加其法定 代表人或其授权经办人的签名或者盖章。 2

142 签发银行汇票必须记载下列事项（见图6-53）。
签发银行汇票记载事项 表明“银行汇票” 出票金额 出票人签章 出票日期 收款人名称 无条件支付的承诺 付款人名称 图6-53 签发银行汇票必须记载的事项

143 欠缺记载以上事项之一的，银行汇票无效。银行
汇票的提示付款期限自出票日起1个月。持票人超过付 款期限提示付款的，代理付款人（银行）不予受理。 银行汇票的债务可以依法由保证人承担保证责任。填 明“现金”字样和代理付款人的银行汇票丧失，可以由 失票人通知付款人或者代理付款人挂失止付。未填明 “现金”字样和代理付款人的银行汇票丧失，不得挂失 止付。

144 申办银行汇票的基本程序。 申请人使用银行汇票，应向出票银行填写“银行汇 票由请书”，填明收款人名称、汇票金额、申请人名称、 申请日期等事项并签章，其签章为预留银行印。申请 人或收款人为单位的，不得在“银行汇票申请书”上填 明“现金”字样。 出票银行受理银行汇票申请书，收妥款项后,将签 发银行汇票，并用压数机压印出票金额，将银行汇票 和解讫通知一并交给申请人。 签发转账银行汇票，不得填写代理付款人名称。 但可由人民银行代理兑付银行汇票的商业银行，向设 有分支机构地区签发转账银行汇票。

145 申请人应将银行汇票和解讫通知一并交付 给汇票上记明的收款人。 银行汇票的实际结算金额低于出票金额 的，其多余金额由出票银行退交申请人。 申请人因银行汇票超过付款提示期限或其 他原因要求退款时，应将银行汇票和解讫通知 同时提交出票银行，并提供本人身份证件或单 位证明。对于代理付款银行查询的该张银行汇 票，应在汇票提示付款期满后方能办理退款。 申请人缺少解讫通知要求退款的，出票银行将 于银行汇票提示付款期满一个月后办理。

146 兑付银行汇票的基本程序（见图6-54）。 收款人收到银行汇票时，应审查全部事项
对银行汇票审查无误后，应在出票金额以内，根据实际需要的款项办理结算 持票人超过期限向代理付款银行提取付款不获付款的，必须在票据权利时效内向出票银行作出说明 持票人向银行提取付款时，必须同时提交银行汇票和解讫通知，缺少任何一联，银行都将不予受理 图6-54 兑付银行汇票的基本程序

147 可以向特约单位购物、消费和向银行存取现金， 且具有消费信用的特制载体卡片。信用卡按使用 对象分为单位卡和个人卡；按信誉等级分为金卡 和银卡。
信用卡是指商业银行向个人和单位发行的， 可以向特约单位购物、消费和向银行存取现金， 且具有消费信用的特制载体卡片。信用卡按使用 对象分为单位卡和个人卡；按信誉等级分为金卡 和银卡。 3

148 申领信用卡的基本程序，如表6-14所示。 表6-14 申领信用卡的基本程序 申领信用卡的基本程序 要 求
表6-14 申领信用卡的基本程序 申领信用卡的基本程序 要 求 凡在中国境内金融机构开立基本存款账户的单位可申领单位卡 单位卡可申领若干张，持卡人资格由申领单位法定代表人或其委托的代理人书面指定和注销 单位或个人申领信用卡，应按规定填制申请表，连同有关资料一并送交发卡银行 符合条件并按银行要求交存一定金额的备用金后，银行为申领人开立信用卡存款账户，并发给信用卡

149 续 表 申领信用卡的基本程序 要 求 单位卡账户的资金一律从其基本存款账户转账存入，不得交存现金，不得将销货收入的款项存入单位卡账户
要 求 单位卡账户的资金一律从其基本存款账户转账存入，不得交存现金，不得将销货收入的款项存入单位卡账户 严禁将单位的款项存入个人卡账户 确定信用卡备用金存款利息 按照中国人民银行规定的活期存款利率及计息办法计算 发卡银行应当认真审查信用卡申请人的资信程度，并据此要求其提供担保 担保的方式可采用保证、抵押或质押

150 信用卡使用的基本规定。 信用卡仅限于合法持卡人使用，持卡人不得出租 或转借信用卡。 持卡人可持信用卡在特约单位购物、消费。单位 卡不得用于10万元以上的商品交易和劳务供应款项的 结算，不得支取现金。 持卡人凭卡购物、消费时，需将信用卡和身份证 一并交特约单位。 信用卡透支额，金卡最高不超过1万元，普通卡最 高不超过5000元。信用卡透支期限最长为60天。持卡 人使用信用卡不得发生恶意透支。

151 信用卡透支利息，自签单日或银行记账日起15日
内按日息万分之五计算，超过15日按日息万分之十计 算，超过30日或透支金额超过规定限额的，按日息万 分之十五计算。透支利息不分段计算，按最后期限或 最高透支额的最高利率档次计算。 单位卡在使用过程中，需要向其账户续存资金 的，一律从其基本存款账户转账存入。 信用卡丧失，持卡人应立即持本人身份证件或其 他有效证明，并按规定提供有关情况，向发卡银行或 代办银行申请挂失，办理挂失手续。

152 持卡人不需要继续使用信用卡时，应持信用 卡主动到发卡银行办理销户。销户时单位卡账户 余额转入其基本存款账户，不得提取现金。发卡 银行办理销户，应当收回信用卡。有效信用卡无 法收回的，应当将其止付。

153 （四）秘书懂得银行业务的意义 银行业务是指开立银行账户、使用各种票 据和信用卡的知识。这些知识是创办公司或完
成办公室工作，尤其是完成领导直接交办的临 时性工作所不能缺少的。当代秘书，不可能仅 承担办公室的一般文职工作，在现代公司中， 集中管理事务的办公室需要工作人员懂得上述 知识，协助领导处理与银行业务相关的工作， 处理工作人员票据业务事故和办理与银行相关 的各种手续。

154 第四节 现代办公设备与现代 交通工具 本节要点 一、现代办公设备的使用 二、现代交通工具的掌握

155 使用好现代办公设备是现代秘书的一项重 要技能。随着科学技术的提高，现代办公设备 的种类和技术也在与时俱进，因此对秘书的要 求也越来越高。

156 一、现代办公设备的使用 主要介绍秘书在日常工作中经常要用的办 公设备，侧重于介绍设备的性能和一般使用维 护常识。 （一）常用办公设备介绍
主要介绍三类设备。

157 文字处理设备 1 这里主要介绍计算机、静电复印机、打印机、小型 速印机。 计算机 计算机在办公自动化设备中居首要地位。人们可以
利用微机处理文字、图像，处理财务数据，运用计算机 进行网络通讯……可以说，不掌握计算机应用技术，就 无法实现办公自动化。对于办公室工作来说，应从满足 工作需要出发，没有必要盲目追赶计算 机升级的潮流，以免浪费资金。 1 1

158 计算机在日常使用中要注意维护，应当 做到（见图6-55）。 防范病毒，避免破坏办公文件 定期运用Windows中的系统维护功能
计算机在日常使用中的维护 防范病毒，避免破坏办公文件 定期运用Windows中的系统维护功能 图6-55 计算机在日常使用中的维护

159 静电复印机 静电复印机属精密设备，其品种型号很 多，结构性能也各有差异。在使用时，操作 者应根据所用复印机的具体情况，严格遵守
操作规范，以确保复印机的正常 运行。 2

160 静电复印机的操作步骤，如表6-15所示。 表6-15 静电复印机的操作步骤 序号 操作步骤 操 作 1 开机预热
表6-15 静电复印机的操作步骤 序号 操作步骤 操 作 1 开机预热 接通电源开关后，定影器开始预热升温，此时面板上显示出预热等待信号，待信号消失后即可复印 2 放置原稿 将原稿放在稿台玻璃板相应的标志线之内，复印纸的大小和输纸方向应与原稿的大小和放置方向一致，然后用盖板压紧原稿 3 复印纸的选择与安装 选定复印纸尺寸后，将复印纸抖松，以便清除静电，防止粘连，并将断裂、破损、有毛边的复印纸挑出，然后将纸磕齐装入纸盒内，并将纸盒插到机器上

161 续 表 序号 操作步骤 操 作 4 复印倍率 的选择 对有缩放功能的复印机，复印前需预置缩放倍率，以便来确定复印纸的尺寸 5 确定复印份数
操 作 4 复印倍率 的选择 对有缩放功能的复印机，复印前需预置缩放倍率，以便来确定复印纸的尺寸 5 确定复印份数 复印前，利用复印份数键或旋钮，将所设定的复印份数表示出来，若预置有误，还可通过清除键清除后重新设定 6 调节曝光量 根据原稿的深浅和反差，利用浓度调节杆（或旋钮）改变光缝的宽度或改变曝光灯亮度来调节曝光量 7 开始复印 待预热指示灯熄灭，复印指示灯亮时，即可按下复印按钮，开机复印 8 复印完毕 从接纸盘上取出复印品，进行整理、装订，并将原稿从稿台上取下整理好

162 在复印过程中，由于设备、操作和技术等原 因会使复印品产生各种缺陷。常见的复印品缺陷 主要有：底灰大、颜色浅；图像模糊、颜色浓淡 不均匀；复印品出现白点或白条,或出现黑点或黑 条；复印品全白、复印品全黑。

163 静电复印机的保养和维护包括以下三方面 （见图6-56）。 包括清除感光版、电极丝、屏蔽罩等易污染部位的污垢，对其进行吹拂或擦拭 经常性保养
定期检查和维护 消耗材料和易损件的更换与补充 包括清除感光版、电极丝、屏蔽罩等易污染部位的污垢，对其进行吹拂或擦拭 主要是做好机件的全面清洁、润滑、调整以及更换易损件和失效的零部件等工作 包括感光鼓的更换、墨粉的补充、复印纸的补充 图6-56 静电复印机的保养和维护

164 三种类型：一是针头式打印机、二是喷墨打印
打印机是计算机重要的外围设备，主要有 三种类型：一是针头式打印机、二是喷墨打印 机、三是激光打印机。 3

165 喷墨打印机：有中高低三档产品。一般办公室至
少应使用中档机，保证打印质量。现在市场销售的爱 普森牌喷墨打印机和惠普牌喷墨打印机质量均较好， 能够满足日常使用。打印出来的文件比较适合存档， 墨渍吃进打印纸，文件存放时间比较长。 激光打印机：激光打印机噪音小、速度快、打印 出来的文件字迹美观，就是价格相对贵一些，但皮实 耐用。目前普通激光打印机均为黑色墨迹，彩色激光 机的价格过于昂贵。激光打印机打印出来的文件比较 美观，但字迹的形成是将硒鼓粉用热压的方式压在纸 面上的，对长久保存的文件来说，不很适宜。

166 打印机平时使用时要注意防尘，尤其是喷 墨打印机，更要注意墨盒中的喷嘴不被灰尘堵 塞，以免影响打印效果。当打印时，出现笔画 断线或局部墨色不匀时，可能出现的问题是： 墨盒无墨，或硒鼓鼓粉不足；墨盒喷嘴部分堵 塞，或硒鼓损伤。可摘下墨盒或拔出硒鼓进行 辨识。

167 其工作原理是用激光烧制印刷纸版，通过纸版渗 透油墨字迹印制到普通纸张上的。其优点和缺点，如 表6-16所示。
小型速印机 其工作原理是用激光烧制印刷纸版，通过纸版渗 透油墨字迹印制到普通纸张上的。其优点和缺点，如 表6-16所示。 4 表6-16 小型速印机的优点和缺点 特点 优点 缺点 小型速印机 使用方便，印刷速度快，成本低 一是制一次版印刷份数受到一定限制，一般不能超过1000张 二是不便于双面印刷 三是不能印刷彩色文件

168 速印机在使用时，要注意定期清洁机箱内 的印刷滚筒，防止干枯残墨堵塞钢网网眼，导 致印刷效果下降。清洁方法，一般可采用以煤 油或汽油为稀释剂，用毛刷蘸取， 刷干净为止。

169 文件存储设备 文件存储设备包括录音机、磁带录像机、摄 像机、刻盘机。 录音机 在秘书工作中，常用于会议讲话录音。录音
时，需要注意的是，如表6-17所示。 2 1

170 尽量使用外置话筒，避免机器内马达震动带来的录音中的噪音，不要按错键，导致误抹和漏录，录音要选择质量较好的磁带
表6-17 使用录音机应注意的事项 使用过程 要 求 录音前 要事先检查录音机是否工作正常 录音时 尽量使用外置话筒，避免机器内马达震动带来的录音中的噪音，不要按错键，导致误抹和漏录，录音要选择质量较好的磁带 录音后 对录放磁头、抹音头、主导轴、压带轮进行清洗，擦去尘埃、磁粉等污垢

171 磁带录像机 按所用磁带宽度的不同，可分为2英寸、1英寸、 3/4英寸、1/2英寸和8毫米录像机。磁带录像机在使用
中应注意的事项（见图6-57）。 2 注意的事项 在开机前，首先将各线路接通 录制后的磁带要妥善保管 录制前，将录制源节目在电视画面调节清晰后再开机 图6-57 磁带录像机在使用中注意的事项

172 目前摄像机发展的趋势是将数码相机与摄像机合 二为一，使之具有摄像和剪辑数字照片的功能。摄像 机在使用中要注意把增益、光圈、快门、聚焦、变焦
等均选在合适的位置，在实际拍摄的光源条件下，调 好白平衡，选择拍摄对象后，要选择适当的拍摄角度、 高度和距离，使显示屏中的图像具有恰当背景和突出 主要内容的构图。要学会恰当地运用推、拉、摇、移、 跟等拍摄技术，以保证拍摄质量。使用摄像机要严格 按照说明书来操作，不要使摄像机受到碰 撞和震动。 3

173 机器，属于工业设备。一类是微型的光盘刻写 设施，属于计算机的外围设备。刻盘机分为内 置式和外置式。内置式是安装在计算机内，占
刻盘机有两类。一类是大规模印制光盘的 机器，属于工业设备。一类是微型的光盘刻写 设施，属于计算机的外围设备。刻盘机分为内 置式和外置式。内置式是安装在计算机内，占 据一个光驱位置的刻写光驱。外置式外形像一 台小型仪器，使用时需要用专用连线 与计算机连接。 4

174 目前生产的刻盘机都可以刻写两种光盘。 一种是可多次擦写的光盘，一种是一次性刻写 光盘。目前市场所售光盘，通常容量在600M以 上，可以刻写较多的文字资料，或刻写较完整 的音像资料。

175 传输设备 3 传输设备包括电话机、传真机、计算机网络和互 联网。 电话机 电话机包括程控电话机、电视电话、移动电话。 程控电话机
程控电话机是在电子计算机程序的控制下进行自 动转接的自动电话机，具有自动拨号、多次重拨、自 动计时、储存电话号码、免提通话等多 种功能。 3 1

176 电视电话 电视电话是电话通信技术同电视技术、大 规模集成电路和数字处理技术相结合的产物。 这种新式通信设备不仅可以传送声音，还可以 传递通话双方的现场画面以及文件、图表、实 物等图像信息。电视电话主要由电话机、电视 摄像机和电视接收机三部分组成。在通话时， 利用摄像机将现场画面传递给对方，同时利用 接收机将对方的现场画面显示在屏 幕上。

177 移动电话 移动电话是指移动点与固定点或两个移动 点之间的通信，这是一种有线通信和无线通信 相结合的通信方式。移动电话在我国已广泛使 用，它将具有广阔的发展前途。

178 传真是利用有线电路对各种图文原稿进行远距离 真迹传送的通信技术。传真机的操作使用方法如下 （见图6-58）。
2 将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数 拨通对方电话，听到回答信号后，这时可按下启动键开始发送，放下话筒 接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒按下启动键，开始接收 图6-58 传真机的操作使用方法

179 以理光RIFAX580为例，说明换纸步骤（见 图6-59）。 打开传真机的上盖 把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板
放入记录纸，将纸拉出至超出绿色带约5cm。装上侧板，盖好上盖 把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板 打开传真机的上盖 图6-59 换纸步骤

180 在操作时应注意原稿的质量，防止发生堵 塞、卡纸等事故。纸张太厚或太薄的文件，有 皱褶、卷曲、潮湿、切边不齐的文件都不宜发 送。文件发送前，应将文件上的曲别针、订书 钉、胶带等全部去掉，以免造成机械故障；使 用时，若机器发出堵纸信号时，应及时将卡住 的原稿取出。

181 的连接方法，把分布在不同地点的具有独立功 能的多台计算机系统相互连接在一起，在网络 软件的支持下进行数据通信，实现资源共享的 系统。
计算机网络和互联网 网络是利用通信线路和通信设备，用一定 的连接方法，把分布在不同地点的具有独立功 能的多台计算机系统相互连接在一起，在网络 软件的支持下进行数据通信，实现资源共享的 系统。 国际互联网（Internet）是世界最大的国际 性计算机互联网络，是一个建立在各种各样的 计算机网络之上的网络，众多网络用户的参与 使Internet成为宝贵的信息资源。 3

182 （二）秘书运用计算机所进行的工作 运用计算机进行文字处理是秘书的经常性工 作，要求秘书能够熟练掌握录入方法，至少能够
熟练掌握两种以上的文字处理软件的操作，能够 运用软件进行录入和排版工作。 汉字录入 计算机中的汉字录入方法，主要为两大类， 一是笔画字形类，二是拼音类。目前这两类的突 出代表是五笔字型输入法和智能ABC输入法。 1

183 的Word97和Word2000，以及国产软件WPS2000 和CCED2000。数据处理主要应用MSExcel2000
编辑文件 目前主要使用的汉字编辑软件有微软公司 的Word97和Word2000，以及国产软件WPS2000 和CCED2000。数据处理主要应用MSExcel2000 和MSAccess或FoxPro以及CCED2000。其中以 Excel和Access的应用最为普遍，以CCED000的 应用最简便。编辑网页以Word2000和Frontpage 比较直观简便。 2

184 作为职业秘书，在日常办公室工作中，要能够运 用上述软件，完成以下工作，如表6-18所示。
表6-18 常用软件应用范围 工作 使用软件 具体应用范围 编辑 文件 Word 编辑文件，排版打印。输出的文件为DOC文件 WPS 编辑文件，排版打印。输出的文件为WPS文件 CCED 编辑文件，排版打印。输出的文件为CED文件 数据 处理 Excel 数据处理，可读入Fox表文件，或直接建立工作表进行数据的统计、合计，排序

185 续 表 工作 使用软件 具体应用范围 数据 处理 Access
可链接或读入Fox表文件、Excel文件，或直接建立表，运用模块构建小型管理系统，对数据进行统计、合计、排序、打印 FoxPro 可链接Excel文件，或直接建立表，运用模块构建小型管理系统，对数据进行统计、合计、排序、打印 CCED 可读入Fox表文件、Excel文件，或直接建立表，对数据进行统计、合计、排序 网页 编辑 Word 编辑网页，包括使用框架、插入图片、按钮、录像剪辑、声音文件等 Frontpage 在Word编辑的HTML文件的基础上，对文件进行修改，定义框架属性、网页属性等，并将生成的各个网页链接为完整的系统

186 作为职业秘书，需要能够熟练使用Word录
Excel处理有关数据的统计、排序等，对于经常 需要处理的报表，要能够运用Access或FoxPro编 制小型管理系统，以提高工作效率。运用Word 和Frontpage编辑网页，或者借助网页编辑技术， 将机关文件或本部门文件组成系统，编辑成网页 型光盘。因网页技术可以简便地将各类文件链接 在一起，有利于形成成熟的电子文档，便于检索 和查询。

187 三种汉字编辑软件的应用特色 主要介绍Word97/2000、WPS2000、CCED2000。 Word97/2000
由于它们采用视窗技术，运用对话框进行人机对 话，方便了使用者，因此迅速占领市场，已成为了编 辑软件的主流，其优点和缺点，如表6-19所示。 1

188 表 Word97/2000的优点和缺点 优点 缺点 直观，所见即所得 表格设置和计算应用与专用表格软件相比，还有差距 兼容多种类型文件 文件中的序号，若采用自动生成方式，则其间距不合乎中文排版的习惯；若修改删销序号，受自动生成功能的控制，容易出现编号错误 所编成的文件为DOC类型文件，可以转为TXT文本文件，也可以转换为HTML网页文件，方便不同要求的制作 可插入多种控件，方便网页制作 能够较好地检查英文拼写错误

189 WPS2000 国产软件WPS2000，其使用方法与Word接近。该 软件是为中文排版专门设计的，字库字形美观、排版 更符合中文习惯。这里要介绍的是它独有的一项特殊 功能，即其文字处理方面的段落重排、删除空段的功 能。 a.段落重排 主要用于消除文件中的死回车符。用鼠标点击段 落重排提示，WPS将自动消除自然段文字中的死回车 符号。这项功能对于秘书工作很有帮助，可用于处理 网络下载文件和单位过去存档的DOS环境下所形成的 具有死回车符的文件。 b.删除空段 指消除无文字的空行。操作方法同上。

190 CCED2000 CCED2000是汉字编辑与表格软件。可以 运用它作为表格处理的补充。CCED2000的界 面也是仿Word的，因此我们不会发生使用困难。 其数据计算与表格处理的方法如下： a. 四则运算 只要在任何行输入四则运算的公式即可进 行计算。乘号用“*”表示；除号用“/”表示，加 号用“+”表示；减号用“-”表示。四则运算符都 是半角字符。我们可用CCED此项功能处理一 般计算问题。

191 b.制表 CCED2000制表有三种方式，一是自动制表。在 上拉条中选择“制表”栏，再选择“自动生成表格”，用 鼠标点击后在屏幕下方将出现对话框，键入你所要的 表格数据。二是用鼠标点击“鼠标拖动法”，可直接拖 动生成表格。三是用键盘键制表。按“Ctrl+D”键，即 可移动光标键，随意画表。Ctrl+左右上下光标键，可 对已画线进行修改和删除。“Ctrl+DD”关闭画线功能。 CCED2000画线辅助功能键： F6键为表格拓宽键， Shift+F6键为表格变窄键， Ctrl+|键为添加竖线键， Ctrl+—键为添加横线键。

192 c.表格中的数据计算 其方法是，定义要计算数据的“块”，然后 在表格的下方，输入行计算公式，然后用鼠标 点击上拉条中的“数据”，出现对话框后，点击 “计算或取表列文字”即可在表格中获得所要的 行计算结果。如果进行列计算，定义“块”数据 后，点击 “列求和”即可。

193 例如：求列统计结果，求下表中的“基本工资”列 总额，见表6-20所示。
表6-20 基本工资表 序 姓名 基本 工资 加班费 伙食 补贴 病事假 所得税 实发金额 1 令狐冲 120.00 300.00 2 晴格格 600.00 400.00 200.00 3 武媚娘 900.00 460.00 150.00 合计 350.00

194 其操作过程是：先将基本工资中数据用F8 键进行块定义。即在所选择的块首字符处按F8 一次，再到块尾字符处按F8一次，使上述表格 的指定区域出现颜色，然后将光标移动到第四 行“基本工资”列，进入菜单选择“列求和”回车 即可。回车后，将出现列求和的数据。

195 例如：求行计算结果，求下表中的“实发金额”
总额。其公式为：“CN=C3+C4+C5-C6/C7,2”CN表 示求和的列C3+C4+C5-C6/C7表示取读数据的列；C 表示列，具体数字表示列是第几列；“+”或“-”根据 实际需要而定；“,2”表示结果数字保留两位小数， 逗号为数据分隔符，数字表示小数的位数。将公式 输入后，然后用块定义取读的行，将光标移动到公 式的尾部，选择菜单中的“计算或取表列文字”回车 即可，见表6-21所示。

196 表6-21 基本工资表 序 姓名 基本工资 加班费 伙食补贴 病事假 所得税 实发金额 1 令狐冲 120.00 300.00 2 晴格格 600.00 400.00 200.00 3 武媚娘 900.00 460.00 150.00 合计 350.00

197 所示。 回车后，即在所求表格中获得计算结果,如表6-22 表6-22 基本工资表 序 姓名 基本工资 加班费 伙食补贴 病事假 所得税
表6-22 基本工资表 序 姓名 基本工资 加班费 伙食补贴 病事假 所得税 实发金额 1 令狐冲 120.00 300.00 2 晴格格 600.00 400.00 200.00 3 武媚娘 900.00 460.00 150.00 合计 350.00

198 d.表格中的数据排序 先定义排序范围的“块”，然后在上拉条中 用鼠标点击“数据”，出现对话框后点击“排序”， 这回出现对话框，请你选择排序的性质，“升 序”，即数据由小到大排列；“降序”，即数据 由大到小排列。使用者可根据需要选择升序或 降序。

199 件排版能力，至少要满足制作标准文件与单位 宣传材料的需要。根据办公实际情况，工作者 应当做到以下几点：
提高文件编辑和排版的水平 作为秘书人员，要具有一定水平的汉字文 件排版能力，至少要满足制作标准文件与单位 宣传材料的需要。根据办公实际情况，工作者 应当做到以下几点： 2

200 熟悉所使用的编辑软件的快捷键 很多人满足于使用鼠标来完成软件的操 作，但针对秘书工作而言，因需要提高工作 效率，所以至少应掌握编辑软件的常用快捷 键。使用快捷键可有效地省去部分 时间，提高工作效率。

201 编辑文件要注意先定义页面设置 根据国家质量技术监督局有关文件，标准 公文用纸为A4型。因此打印文件，必须在计算 机中将页面设置为A4型，将左右页边距设为28 mm，天头和地脚均为37mm，版心 下至页码为7mm。

202 恰当选用字号和字形 根据国家质量技术监督局有关文件，标准 公文一律每行28个字，每页22行。可在Word的 页面设置中，先定义页面边距，然后在“文档网 格”中定义页面每行的字数和每页的行数。公文 的正文一律用3号仿宋体字。文头即发文机关标 识，可选用1号小标宋体字，并定义为红色，其 上边缘位于版心上边缘为25mm。文件其他各要 素标识一般为3号黑体字。发文字号的括号，一 定要按照规定使用六角括号，即“〔〕”。

203 文件中的插图最好使用JPEG型文件 文件中若有插图，最好使用JPEG型文件， 而尽量少使用占字节多的BMP型文件。如果图 片需要调整大小，最好是在先行在图片处理软 件中缩小或放大后再行插入，这样可避免降低 图片的清晰度。

204 掌握电子文档的编辑技术 所谓文档，指系列文件的组卷。将一组或 数组案卷录入编辑为HTML网页文件，在网页 首页编排目录进行链接，就可以形成完整的电 子文档。电子文档便于保存、检索和查询。一 般电子文档制作过程如下。

205 将单位文件转换为HTML文件或图像JPEG
型文件 一般Word编辑的文件可直接用另存的方式 将Word编辑的DOC文件转换为HTML文件。转 换完毕的文件要存在指定的文件夹内，以备使 用。若待编辑的文件是纸质文件，可用扫描仪 扫描，或转换为文本文件，或存为图像JPEG型 文件。存为图像JPEG型文件，比较省事，不需 要校对，且保证与原文件一样。

206 设计电子文档网页及其文件夹层次 一般网页设计要考虑使用“框架”。所谓“框 架”是在同一网页中显示不同区域内容的结构分 割性的插件。将其插入网页，可合理分割网页 显示区域。至少需要有三个显示区域，即一个 区域显示文档标志，包括单位和部门名称、案 卷名称、保存年限、立卷人姓名等；一个区域 显示案卷目录，并起到链接具体文件的作用； 一个区域显示文件内容。因此电子文档，需要 先根据此设计建立文档文件夹，然后建立子文 件夹。

207 运用链接手段，将文档组成整体 进入“我的电脑”，打开Index子文件夹，用 鼠标点击起始页面文件，这个文件也应当由 Word初步生成，后转为HTML型文件，这样网 页浏览器将自动显示该文件。此时从上拉条中 选择Frontpage编辑该文件，用鼠标点击后，将 出现Frontpage编辑界面。根据上拉条的提示， 对其他子文件夹中的文件进行链接。文件进行 链接时，需要注意选定显示文件的框架。

208 运用刻盘机将全部文件刻入光盘 在光盘上刻写自动启动文件 光盘自动启动文件为“autorun.ico”和“autorun.inf”文 件。一般软盘工具软件中均有这两个文件，将其拷贝 下来，用文本编辑器打开autorun.inf文件，可见： [autorun] OPEN= ICON=AUTORUN.ICO,0 这时可在OPEN=之后键入起始页文件名。将修改 后的autorun.inf与autorun.ico拷贝到光盘根 目录，即可。刻录完毕，可从刻盘机中取 出该盘，插入计算机光驱。

209 （三）掌握现代办公设备的使用是 现代秘书做好工作的必要条件
（三）掌握现代办公设备的使用是 现代秘书做好工作的必要条件 人们说21世纪是信息时代，是知识经济时 代，是高科技迅猛发展的时代。这就表明，这 个时代的秘书工作形式与传统秘书工作形式相 比，将有很大的改变。

210 首先，市场经济与开放型的社会，给我们带来了
众多信息，需要秘书工作者从中及时、迅速地提取有 价值的信息供领导人参考，因此需要秘书人员能够使 用现代化办公设备，尤其是必须掌握计算机和网络技 术，才能够满足工作的需要。 其次，科学技术的发展加快了经济运行速度，使 得人们的工作相对密度提高，各个单位必须提高工作 效率才能适应社会的运行，因此，各个单位作为运行 的枢纽办公室的工作效率就必须相应提高，而提高办 公室工作效率的途径之一，就是必须提高每位秘书人 员的工作效率。所以掌握现代化办公设备，能够熟练 地使用，就成为秘书人员不能缺少的条件。

211 再次，根据国外办公室工作的发展经验来看，最
终将发展为“文件、档案、电子一体化管理”，这是“无 纸办公”发展的总趋势。中国也不会例外。因此，掌握 现代化办公设备，尤其是计算机技术，就成为每个工 作人员所必须的。在不远的将来，随着办公现代化设 备的普及，专职打字员、专职复印人员、专职轻印刷 人员，必然退出历史舞台。因此，作为秘书人员，就 必须清楚地看到，掌握现代办公设备的使用，不是一 句空话，是能否顺利完成秘书工作的重要人才条件。

212 二、现代交通工具的掌握 随着社会的发展和科学技术的进步，秘书 的工作内容越来越丰富，活动半径越来越大，
节奏速度要求越来越快，掌握现代交通工具对 秘书已经是很平常的要求了。

213 （一）秘书掌握现代交通工具的意义 1 掌握现代交通工具是秘书提高办事效率的重要手 段 在秘书的工作中，远程联系交往除了利用现代通
信工具，掌握现代交通工具是秘书提高办事效率的重 要手段。航班、轮渡、快速列车、轻轨铁路都可以为 秘书提供快捷的交通，但是随着快速路在全国范围的 辐射，驾驶汽车的交通优势越来越明显。快捷的交通 可以使公司、组织的分支机构开设在 不同地区，使业务和管理的覆盖面加 大。 1

214 机械的掌握，可以增强秘书动作的节奏感和协 调性，可以训练反应能力，可以提高对微细状 态情形的把握能力。驾驶训练也是 对秘书心理素质的训练。
掌握驾驶技术的过程是秘书生理、心理素 质训练的重要过程 学习驾驶是秘书自己动手的过程，通过对 机械的掌握，可以增强秘书动作的节奏感和协 调性，可以训练反应能力，可以提高对微细状 态情形的把握能力。驾驶训练也是 对秘书心理素质的训练。 2

215 终精力集中，保持心态平和，反应敏捷，遇事 冷静。要求驾驶员严格遵守交通法律和法规， 具备文明礼貌的驾驶道德。法制观念强，耐力
文明安全驾驶过程是对秘书素质的一个考 验 汽车驾驶和现代交通条件，要求驾驶员始 终精力集中，保持心态平和，反应敏捷，遇事 冷静。要求驾驶员严格遵守交通法律和法规， 具备文明礼貌的驾驶道德。法制观念强，耐力 恒久，作风稳健，道德高尚，这也是对秘书素 质的考验。 3

216 （二）驾驶技术与驾驶水平 驾驶水平不仅是熟能生巧的技术问题， 还包括对驾驶知识的理解和对机械常识的掌 握。秘书开车，车辆常不固定，因此对车的
掌握就不能仅限于能开一种车型，而应当掌 握准驾车种的各类车；长途驾驶还要掌握车 辆维护技术，比如例行的车况检查、换车胎、 测怠速、掌握耗油量、排除微小故障等等。

217 简述办公室人员人力资源管理的基本内容。 简述办公室日常事务的基本内容。 现代秘书为何要熟悉并运用会计报表？有哪些会计报表必须读懂并能据表为上司决策提出建设性意见。 秘书要熟悉并掌握哪些银行业务及这些银行业务的办理手续？ 秘书在日常工作中经常要用的办公设备有哪些？这些设备有哪些性能？ 1 2 3 4 5

218 办公室事务，是秘书最繁杂的事务管理内容。事务千头万绪，首先是要对内部的人和事进行有效管理，才能有序处理好其他的事务，因此，办公室秘书必须熟悉办公室的人力资源管理内容和办公室日常事务管理的基本内容，同时，现代秘书还需要了解和熟悉会计报表的阅读，熟悉银行业务的处理程序及日常办公设备的使用和维护，这是秘书“辅助决策”和“综合服务”特性所致。是秘书有效工作的基本要求。