報帳SOP 執行單位：傳播與科技學系.

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1 報帳SOP 執行單位：傳播與科技學系

2 大綱 報帳簡單概念 搖籃到墳墓：計畫開始到結束 網路請購系統 單位收發流程單

3 報帳簡單概念 計畫就像人，有名字、壽命、身分證字號。 　　　　　　　　常用：執行單位 會計編號 買受人 統編

4 報帳簡單概念 基本原則： 有任何代墊款項，就有零用金科目清單 有任何收據發票，貼在支出憑證黏存單 寫得越清楚越不會被退帳。

5 報帳簡單概念 交大入帳：目前只接受郵局與玉山銀行。 入帳查詢： 會計室負責傳科業務小姐：吳靈珠（52318）
薪資暨所得稅管理/查詢系統　（交大出納組） 預設帳密為身分證字號 因涉及老師其他計畫的薪資，在查詢前要先經過老師的同意 會計室負責傳科業務小姐：吳靈珠（52318）

6 薪資查詢系統

7 計畫開始到結束

8 計畫の生命 開始 填寫計畫處理表 核銷 經費 人事費 出差旅費 出席/顧問與講座鐘點費 零用金代墊與逕付廠商 結案 結案申請表

9 計畫處理表

10 計畫處理表 研究發展處>> 計畫業務組>> 本校建教合作計畫查詢系統登入>> 修改列印>>尚未送出審核 預設帳號為人事代碼，密碼為身分證字號 填寫中英文摘要、關鍵字、核定經費確認、自我檢核表 紙本：計畫處理表、計畫核定清單、自我檢核表，一式三份，送到系辦開始跑流程

11 經費核銷 請購與紙本 人事費 出差旅費 出席/顧問與講座鐘點費 零用金代墊

12 （一）人事費用 步驟流程：請購系統取號填寫印領清冊請心瑜蓋章送流程 校內外 職稱 使用表格 交大人士 主持人 一般工作費印領清冊
兼任助理、工讀金 專任助理 專任工作費印領清冊 校外人士 主持人、兼任助理、臨時工資 校外人士工作費印領清冊

13 人事費用—校內 記得去請購系統取號 助理教授、副教授… 大專生 碩士生 臨時工 除正職人員外，學生皆免會人事室

14 人事費用—校外 多了身分證字號與戶籍地址

15 人事費用—其他 兼任助理：第一次報帳填寫國科會計畫約用助理人員名單 臨時工：以時薪計之人員需製簽到表，加蓋計畫主持人章
填表日期不可晚於約用日期 如有人員或薪水變更，需再送一次。 臨時工：以時薪計之人員需製簽到表，加蓋計畫主持人章 不能報未來工讀金 簽到表必須逐格簽名 級等 時薪 大學部 一般行政及事務性 100元 （頂尖計畫則為98元） 勞務及技術性 115元 研究生 碩士生+博士生 200元

16 專任助理--報到 準備表格與資料：計畫類約用請核單、約用資料表、計畫核定清單或計畫處理表、提繳勞工退休金意願調查表、計畫類約用契約書、新進人員圖書館借書申請單、身分證正反面影本、最高學歷影本　（約用請核單有詳細說明） 會簽單位：傳科系→客院→保管組→事務組→出納組→會計事→計畫業務組→人事室 會簽時建議專任助理親送，才能馬上知道缺什麼資料，不然要拖很久。 關於聘用人員相關表格，請至人事室/ 表格下載/ 約用人員部分表格下載

17 報支薪水 第一次報支時，勞健保費會因為到職日期而有差異。
案例：張小專為計畫的專任助理，計畫開始日期為8月1日，但他9月27日才來到交大跑完所有流程，故其到職日為9月27日。 若小專的底薪為30,600元，當初願意提繳勞工退休金，在10月30日想到要報支薪水時，附上了上下班簽到表、兩張專任助理印領清冊(一張填寫薪資勞健保，另一張則是勞退新制所用，詳見範本說明)。 年終：計算方式：30600(底薪)*5(計畫開始到年底)/12(月)*1.5(年終月)= 19125

18 離職與續聘 計畫結束後，專任助理須辦理離職手續，約用人員離職交代手續單，要在離職日(聘期終止日的隔天)前完成。太晚處理的話，事務組會因未退保的而繼續辦理下個月的勞健保，而使得計畫多一筆不必要的支出。 若要續聘，則同樣到人事室網站下載表格，辦理相關手續。

19 出發囉!!!

20 （二）出差旅費(國內) 校長曰： ok~可以去 要記得送請核單唷~ ok~包吃包住包行 要記得送報告表喔~

21 出差旅費(國內) 身份 出差前 出差畢→差旅費核銷 交大 教職員 差勤系統 交大教師國內出差請核單 交大出差旅費報告表 學生
備註：差勤系統預設帳密為人事代碼

22 差勤系統

23 差勤系統

24 差勤系統

25 差勤系統

26 差勤系統 案例（因最後能刪除，故可線上練習操作） 王小明老師去台北參加研討會，研討會的名稱是「數位時代的會計生活」
時間：12月07號( 三 ) 地點：台北 註：老師當日無調課

27 差勤系統 研討會名稱盡量寫出來

28 差勤系統

29 流程簽核 Ps.可在檢視中刪除此筆資料

30 流程簽核

31 差勤系統要可以練習 記得要將流程刪掉

32 出差旅費補助標準 火車(以自強號計) 不需單據 高鐵與航空需要票根 出差人出發地以新竹計算，校外則以戶籍 地或服務機關為出發地 不接受計程車
職務等級 費別 簡任 薦任、委任 學生、研究助理 交通費 　火車(以自強號計) 不需單據 　高鐵與航空需要票根 　出差人出發地以新竹計算，校外則以戶籍 　地或服務機關為出發地 　不接受計程車 　若有報支單據或車票存根等，需另黏貼於支出黏存憑證單上。 每日住宿費 （逾60㎞以上方得申請） 檢據上限 1,600 1,400 未檢據 800 700 每日膳雜費 供0~1餐 550 500 供2餐或參加研討會 275 250

33 出差旅費補助標準 職務等級：可向老師詢問，或到人事室查詢。
建議勾選未派車、未供膳與未供宿因為能報支每日生活費最大上限，所以經費核銷上能夠為快速 參加研討會之出差，膳雜費只能報1/2金額

34 （二）出差旅費(國外) 表格使用 事前填寫出國申請單
事後出差旅費報告表，並檢附台銀匯率表（即期賣出）、登機證、電子購票證明以及行程表等文件。 研討會：研討會議程及邀請函，需記載出差地點與日期。 出國研究訪談：訪談大綱、對象或是出國的詳細行程表。

35 報告表填寫 日支生活費詳表：查詢出差地每日可用之花費。此筆經費已包含當日交通、住宿與餐費等，故不需檢附收據。
搭乘飛機期間夜宿或回國當天，日支生活費各以4折支給。 非夜宿飛機，但中午之後搭飛機，則是5折。 換算：日支生活費（美金）＊匯率表金額＊天數

36 案例 大明老師前往上海出差四天，早上搭八點飛機出發。上海日支生活費為253美金，出國前一天之匯率為28.86元，膳雜費供給與計算方式如下：
第一天到第三天：US 253 *28.86 *3 = 最後一天回國：US 253 *28.86*0.4 = 故膳雜費用：24825元 (四捨五入為最後步驟)

37 出差費完

38 （三）出席費/顧問費與講座鐘點費 步驟與流程：客院 出納 會計 使用表格 支出憑證粘存單-領據專用 專家學者出席費
步驟與流程：客院　出納　會計 使用表格 支出憑證粘存單-領據專用 專家學者出席費 上限為2,000元/次 講座鐘點費 外聘 1,600元/節 內聘（交大校內及計畫內人員皆屬之） 800元/節 交通費 若演講者有申請其所屬單位之出差費，則不可重複請領交通費；若無申請其所屬單位之出差費，則以其戶籍地或隸屬單位作為出發點的起算，有交通工具之票據則實報實銷，若無票據則以自強號來回計算。

39 出席費/顧問費與講座鐘點費 受領事由：於12/07 12:00~13:00出席竹北客院222的XXX會議，演講主題為「如何友善與會計室相處」，以提供相關專業意見。（出席費：2000，交通費：台北到新竹來回177*2= 354，故給付2354元。） 出席費 會議時間地點 會議名稱 演講主題 給付與計算方式 記得請受領人填寫局帳號 報帳時附上零用金科目清單

40 出席費/顧問費與講座鐘點費 稿費：計算方式參考出席費及稿費支給要點 例如：辦研討會的海報製作
受領事由：協助研討會海報製作，以達到研討會宣傳推廣之功用。（海報樣張與給付方式如附件）

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42 承辦人簽名 請計畫主持人老師簽名 報帳助理簽名或蓋帳

43 （四）零用金代墊與逕付廠商

44 （四）零用金代墊與逕付廠商 步驟與流程：請購系統取號列印支出憑證黏存單與零用金科目清單黏貼發票與收據請心瑜蓋章送客院再到會計室
若費用直接付給廠商（逕付廠商）則免無需附上零用金科目清單

45 容易被退的零用金 郵票 索取購票證明，並於購票證明上註明收件人姓名與隸屬單位。
購票證明上要寫出寄什麼到哪裡（學校或教授名）>> 人社 影印費 影印費需註明影印內容或附上樣張 影印費收據上的單價數量要寫清楚 會議誤餐費 會議便當不能超過120元/人次 水果、點心、飲料等品項很難報支，建議以便當報支 誤餐費核銷需附會議紀錄、簽到單，可用張A4打出來 設備維修 註明維修物品的財產編號、維修內容或修了什麼

46 發票超注意事項 收據發票不能塗改 發票上要具體寫出明細，不能寫一批 電子發票 一旦塗改就只能作廢，或是請店家重開
－如果是感熱紙材質（郵局ATM印出的紙質）需影印成紙本，同時將電子發票與影本黏貼於支出黏存單上，最後再上面加蓋正職人員印章。

47 零用金完

48 三、結案 關帳截止：結案的快慢會影響主持人後續申請計畫的情形。所以計畫執行結束的後一個月為關帳最佳準則。
結案時機：在主持人確定沒有要核銷的單據後，等到會計室全部已審，即可送出申請表。 結案申請表

49 四、網路請購系統 交大會計室/網路請購系統/網路請購 輸入使用者帳密：預設為人事代碼

50 新增請購

51 （一）酬勞差旅工讀金 1 5 2 3 4

52 酬勞工讀 用途說明填寫：標明月份、受領人、受領事由，對於查帳有很大的助益。 計畫主持人：支付計畫主持人王大明８月份費用。
研究助理：支付研究助理陳小白、李大華等兩人８月份費用。 工讀生：支付工讀生任甄饌８月份工讀金，工讀內容、給付與計算方式如簽到表。 專任助理：支付專任助理張小專８月份薪資與雇主負擔勞健保。

53 通常都是先製好表格。按確定之後，只會連結到會計室的各類表格下載區。

54 人事費用：網路請購系統 編修其他編號的內容 觀看其他編號的審核情形

55 差旅 差旅：寫明出差人、出差事由與時間地點 車票：
EX：計畫主持人王大明前往台北參加會計事務研討會，時間為12/07, 10:00~16:00。 車票： 另行影印空白的支出憑證黏存單，直接黏在上面，並填寫用途說明即可。

56 （二）零用金 1 ５ 2 3 4 發票上如果未打出明細，則要用原子筆一項一項寫在發票上。

57 零用金 新增購案/零用金代墊款 用途說明：寫出與計畫的相關性!!! 善用附件將相關資料準備齊全
範例：支付零用金代墊款。影印費，影印計畫參考書目與相關文獻，內容如附件。郵費，主持人寄送計畫相關文件與資料，本次收件人為清大李雅明教授。

58 常用零用金 文具 支付零用金代墊款，文具費用－資料本、萬用袋、長尾夾供資料整理、歸檔使用；筆與便條紙供筆記使用。 郵資
主持人與專家學者寄送資料往來用 電話費 研究者聯絡計畫相關專家學者、顧問及訪談受訪者等 書籍 書籍費用，書名為「會計室，我不怕」，該書為研究計畫之參考文獻。 影印 影印內容為計畫相關之參考文獻，影印內容如附件。 硬碟光碟 用於計畫相關資料之儲存與備份。 印表機 研究者列印網路資料與相關文書處理用

59 編輯受款人－代墊 零用金請直接登打受款人代碼及姓名，無須登打發票號碼、日期 人事代碼或學號

60 零用金

61 零用金 將兩張列印出來，發票黏貼於此張。

62 日期 報帳助理簽名 用途科目代碼 計畫主持人簽名 發票黏貼 報帳助理簽名

63 逕付廠商 新增購案 > 十萬(含)以下直接核銷 填寫方式與零用金相同 編輯受款人 發票/收據號碼：發票則登錄發票號碼 　　收據勾選填入收據

64 單位收發流程單 交大 單位收發系統 登入帳密：CTD 發新公文 非預設流程 預設流程

65 單位收發流程單 摘要可填取號編號，完成後按確定，並列印。
若要取多筆，則取消列印，複製流程。將Word版面配置>邊界窄、兩欄，可一次列印多筆流程。

66 人社中心 承辦人不要蓋或蓋一個就好 「用途別」請空白 「用途具體說明」---請寫出老師名字 電腦週邊產品的經費只能佔老師總經費的12%
任何歸交大校方的收入都不能核銷（好比招待所、圖書館的跨館複印，只要是交大出納組開出的那個紅色單據都是交大的收入，人社中心無法核銷） 請各位老師和助理將要報帳的單據(老師蓋完章後)用校內公文封傳送到傳播所 蔡欣蓓

67 謝謝大家無比耐心的聆聽～～～