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1 档案 文书档案整理 Logo here

2 主要内容 宗教档案的定义档案管理工作内容 宗教场所档案分类方案 档案收集、整理原则档案管理方法 宗教界文书档案的整理电子档案管理

3 宗教档案的定义： 指各宗教团体、各宗教活动场所管理组织和宗教教职人员在进行宗教场所管理及宗教活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。

4 泰兴市宗教场所档案工作分类编制方案

5 文书类： 宗教场所管理性材料：上级机关、领导视察；重要问题的请示、批复；场所设置、变更；规章制度；重要规划、计划、总结；人员录用、登记备案、离职、辞职、退休、死亡等材料；重大宗教活动。

6 会计类： 凭证： 账簿： 报表： 其它： 原始凭证,记帐凭证，汇总凭证。 总账，明细账，日记账，固定资产明细账，辅助账簿。
年度财务报告，月度、季度，其他财务报告 。 会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，银行对账单，缘簿、收据。 账簿： 报表： 其它：

7 基建类： （1）工程依据性文件材料。 （2）工程的基础性文件材料。 （3）工程设计文件材料。 （4）施工文件材料。 （5）监理文件资料。
（6）竣工验收文件资料。 （7）主体建筑维修合同、验收数据的有关材料。 （8）辅助建筑建设，维修涉及的有关材料。

8 宗教文献、经典档案：各类宗教文献、典籍等。
设备类：宗教场所内所购办公、生活设备的使用技术说明书、装箱单、合格证、开箱验收单。 实物类：奖杯、奖状、奖牌、礼品等等。 声像类：照片、光盘、磁盘。 人事类：人员登记备案、录用、辞职、离职、退休、死亡、奖惩等材料。

9 收集的时间和基本原则 文件材料的收集基本原则： 收集时间： 齐全完整，能收尽收 1.平时收集、随办随归 2.定期收集（一个月或1个季度收集）
3.年终集中收集 4.补充收集

10 档案 整理原则 1.已办理完毕的，有保存价值的； 2.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系； 3.正确区别文件的不同价值；
4.便于保管和利用。

11 宗教界文书档案 整理方法详述 所谓开放式就是我们公司最常见到的档案管理方式，用铁柜把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。 开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，这种情况适用于部门多，档案杂的情况，现在咱们公司只需要把不同部门的档案放在不同的柜子里就可以了

12 文书档案的定义： 文书档案又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件。

13 1.按年度、保管期限分类： 将文件材料先区分年度，再确定永久、长期、短期。
穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。 1.按年度、保管期限分类： 将文件材料先区分年度，再确定永久、长期、短期。

14 档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。 永久类： 目录号001，主要包括宗教团体和场所设立、登记、换届、年检、重要会议记录、重大宗教活动、宗教外事出访、来访交流材料，宗教教职人员认定备案及参加保险材料，记录社会重大事件和活动资料。 长期类： 目录号002，主要指上级主管部门下发的各经费指标、内部管理制度，其它一般宗教活动材料。 短期类： 目录号003，其它具有查考利用价值的文件材料。

15 金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。
2.组卷： 同一保管期限的文件材料组成一卷或多卷；同一内容或内容相近的文件材料尽量组成一卷。案卷厚度一般约1公分，100张纸左右。 3.卷内文件的排列： 一般按照文件的重要程度和时间顺序排列。 4.卷内文件的整理： 去除文件材料的金属装订物，卷内文件纸张大小统一按A4规格，纸张过大的要按A4规格折叠,过小的要用A4纸手托裱；文件材料下边和左边要取齐。

16 透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。
5.卷内页号的编写： 每卷内文件从“1”开始逐页流水标注页号；文件材料中有实际内容的为一页，无实际内容的、空白页不编页号；页号位置正面在文件的右下角，反面在文件的左下角；页号不得有重号或漏号。 6.卷内文件目录的编制： 卷内文件目录用文书档案卷内目录（如图示）

17 文号：文号填写文件材料的文号，无文号的不填写。
这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。 四层的资料盒一般上面两层放本年度的相关档案或者经常需要查阅的资料，下面两层放去年的或其他不常用的资料 顺序号：填写卷内文件的排列序号，每卷内文件从“1”排列。 文号：文号填写文件材料的文号，无文号的不填写。 责任者：一般填写每份文件的制办部门即落款单位，合同、协议等填写甲乙双方的姓名或单位名称。 题名：一般如实填写每份文件材料的标题。 日期：文件的形成时间，即落款时间，以8位阿拉伯数字分两行标注年、月、日。 页号：用阿拉伯数字填写每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 备注：填写文件需要补充和说明的情况，没有则不填。 卷内文件目录编写好后,置于卷内文件的首页。

18 7.案卷的装订: 8.案卷封面的填写： 第一行填写单位全称； 第二行不填写； 第三行填写案卷标题；
将卷内目录、卷内文件排放整齐，用文书档案封皮‘三孔一线’方法装订。装订时文件材料的下边与封面下边沿齐，左边与封存面背脊贴实。 8.案卷封面的填写： 第一行填写单位全称； 第二行不填写； 第三行填写案卷标题；

19 第四行左边填写卷内文件材料形成最早和最晚日期，右边不填写； 第五行左边填写卷内文件件数和总页数（件数为卷内目录条目数）；
尺寸要统一（单据一般弄到A4纸上） 字体要统一（尽量用粗字体） 粘贴的高度也要统一 不要一层一层重叠 第四行左边填写卷内文件材料形成最早和最晚日期，右边不填写； 第五行左边填写卷内文件件数和总页数（件数为卷内目录条目数）； 第五行右边填写组卷时划定的保管期限，如永久、长期、短期； 第六行档号章：第一格全宗号；第二格目录号：按照新确立的档案工作分类方案所确定的目录号填写；第三格案卷号：按照年度编制流水号，不同目录号的案卷号分别从“1”开始编号。

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21 运用颜色来区分不同的档案是一种直接有效的方法，通过这种方法可以一目了然地找到所需要的资料。在运用颜色管理的时候，有如下几个方面要注意：
Æ使用颜色区分时，颜色种类不宜太多，一般以红、蓝、黄、褐、绿五色为佳，中间色及粉嫩色容易造成混淆，要尽量少用。 Æ档案夹本身要用同一色系，一般不采用档案夹的颜色来区分档案，颜色太多，会使人眼花缭乱，不能区分。 Æ应该避免同时使用过于接近的颜色，比如青色、蓝色、紫蓝色等，颜色太过接近，不容易一眼就区分开来。 Æ颜色如果不够用，可以增加卷标，如贴二个红色卷标或粘贴一个红色一个蓝色表示不同的档案，5种颜色互相配合，可得出若干种不同组合，应用的范围就更广了。此外，还可以考虑颜色和数字的组合，比如红1、黄2等等，使得档案区域无限的延伸。 9.备考表的编制: 备考表位于封三的位置，主要填写内容有：卷内情况说明、立卷人、检查人、日期。 卷内文件情况说明：填写卷内文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、破损），整理完毕后卷内档案的修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：填写负责整理本卷档案的人员姓名，以明确责任。 检查人：负责检查本卷整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。 日期：填写归档文件案卷整理完毕的日期。

22 10.案卷目录的编制: 第一列 案卷号栏,在档案室下填写案卷号; 第二列 题名栏 ,填写每本案卷的案卷标题；
第三列 年度栏,填写案卷所属年度； 第四列 页数栏，填写案卷的总页数； 第五列 保管期限，填写卷宗所确定的保管期限。 第六列 备注栏，填写该卷档案整理时需要补充和说明的情况，没有则不填。（见图示） 不同保管期限的案卷分别编制案卷目录。

23 11.装盒 将装订好的案卷按照保管期限和案卷号依次装入4cm文书盒装盒（起止卷号）内，装满为止。整理好的卷宗盒号、盒脊的填写方法见左图。
一般有五种档案分类方式： 按对象划分 根据资料来自何人，来自哪个部门。 按主题划分 根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术资料和销售资料及清报关资料，或者按照产品名称区分资料。 按形式划分 根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等。 按项目划分 可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做定州电厂项目，可以把定州电厂资料进行归类、分析。 按时间划分 按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2009年的资料都收集在一个资料夹里，将2010年的资料收集在另一个资料夹里。 11.装盒 将装订好的案卷按照保管期限和案卷号依次装入4cm文书盒装盒（起止卷号）内，装满为止。整理好的卷宗盒号、盒脊的填写方法见左图。

24 谢谢! 欢迎批评指正！