98年度學校文書檔案管理人員進階班 課程：公文時效管制及相關規定

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1 98年度學校文書檔案管理人員進階班 課程：公文時效管制及相關規定
98年度學校文書檔案管理人員進階班 課程：公文時效管制及相關規定 講師：臺北市政府教育局秘書室 趙曉薇 股長 1999轉6467

2 文書保密 文書作業 時效管理 檔案作業 1收文 處理 2文件 簽辦 3文稿 擬判 4發文 5檔案 管理 基本 概念 工作內容 文書處理5步驟
主要的 權責人員 文書保密 文書作業 時效管理 流程管理 1收文 處理 文書人員 公文製作 2文件 簽辦 承辦人 3文稿 擬判 承辦人 核稿人員 4發文 檔案作業 5檔案 管理 點收 分類 編目 保管 檢調 清理 銷毀

3 文書處理的全部流程中，時刻莫忘文書保密。 文書處理五步驟：
辦理流程管理時，要注意時效。 文書處理的全部流程中，時刻莫忘文書保密。 文書處理五步驟： 收文處理：簽收、拆驗、分文、编號、登錄、傳遞 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定 文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、编號、登錄、封發、送達 歸檔處理：依臺北市政府教育局所屬高級中等以下學校及幼稚園檔案管理作業要點辦理。

4 一、公文流程中的時效管制觀念-1 收文及分辦：登錄、分文、創簽稿取號 擬辦階段：？文管案管、核章及簽註時間、應發文不要先簽存
？公文性質的判斷 擬辦階段：？文管案管、核章及簽註時間、應發文不要先簽存 陳核階段：公文簡化、分層負責 發文：發文時效、存查與發文結案時間認定、併件歸檔

5 決定公文的處理時限、管制方式與時效計算方式(#167)
一、公文流程中的時效管制觀念-2 公文性質的判定(#166) 決定公文的處理時限、管制方式與時效計算方式(#167) 以文管制、以案管制？ 併件歸檔(例：會通及會錄)？ 時效計算含不含假日？ 公文性質及時效修正

6 二、公文性質分類與處理時限基準-1 項目 修訂(96.10.25) 修正 明訂 增列 開會通知單 一般公文限期案件管制 撤銷另為處分案件
處理時效含假日案件，處理期間遇國定假日或其他休息日 依實際假日日數延長之 修訂( ) 明訂 感謝致意函、活動邀請經費贊助、立序賀詞、墨寶索取及贈書 屬一般公文普通件 增列 未依規定改分或移文，嚴重影響案件處理時效者 得專案簽報議處#184 承辦人員無故未將判發之文稿送發文逾1日者

7 二、公文性質分類與處理時限基準-2 公文性質 處理時限 一般公文 速別管制、受會案件、議員書面質詢、創稿、專案、限期案件 人民申請
依規定公告(申請案件處理時限表) 人民陳情 市長信箱、秘機信、市民服務(臨櫃或1999話務後送)、一般性陳情機關或首長信箱 行政救濟 訴願、行政訴訟、訴願審議

8 三、各類公文時效管制作業規範-1 一般公文 開會通知單 依指定開會日期為限期案件管制 會議紀錄 開會次日起6個工作日內完成發送
開會通知單 依指定開會日期為限期案件管制 會議紀錄 開會次日起6個工作日內完成發送 會辦(外)未訂時限3個工作日 (內)依公文夾顏色傳遞 來文速別修改與認定 權責長官核定 創簽稿 承辦人創文時或陳核前先行取號管制 來文未經收文編號 逾期展期 限辦日期次日線上提出展期申請

9 三、各類公文時效管制作業規範-2 限期案件 來文指定日期 依指定日期管制 來文給定一段時間 從收文次日起算並含假日 依規定即訂有處理時限
依規定管制(如國賠案件) 來文訂有不同處理時限 以最後期限管制 收文時，已逾來文所訂時限 以普通件認定 ？無法依所訂時限內辦結時，如何處理？ 限期案件

10 三、各類公文時效管制作業規範-3 一般公文(專案案件) 實質要件:涉及計畫、研究、…需多方會辦、分辦，且須30日以上辦結。
程序要件:於一般公文預定結案日前線上提出申請，檢附作業流程圖，先會研考，經機關首長核准。 處理時限:每次申請(含展期)，不得超過6個月。 申請限制:限期案件、人民申請、人民陳情與行政救濟案件，不得申請專案案件。 逾期展期:於原限辦日期次日辦理專案案件展期申請 需注意定期檢討。

11 三、各類公文時效管制作業規範-4 人民陳情(註學校無人民申請案件) 處理時限:依注意事項規定。
逾期展期:未於原處理時限辦結，限辦日期次日需提出展期申請。處理時限如超過30日，應先將延長理由以書面告知陳情人。 扣除日數:等待收集資料或層轉核釋期間。 其他注意:函復時，隨函檢附意見調查表。

12 四、公文逾限積壓懲處標準與調卷分析 重點：了解各階段人員公文處理時限基準、檢討公文逾期缺失，增進行政效率 逾期公文調卷分析如何做？ 公文處理各階段時限暨逾限積壓標準表。

13 調卷分析目的？如何辦理？ 作業流程 1.將逾期公文原卷調出 2.依收文辦理至結案整個處理流程填寫流程個案分析表 3.計算各級人員使用時間
4.依逾限積壓懲處表計算延誤人員積壓倍數 5.請延誤人員填寫延誤情形檢查申覆逾期理由 6.將檢查表併流程個案分析表，會研考與人事釐清行政責任，簽報機關首長核定

14 調卷分析目的？如何辦理？ 分析內容要項 1.逾期主因 2.逾限積壓倍數
3.時效作業正確性(性質時效登錄、稽催作業、申請展期、案管作業、扣除日數執行、會辦時效管制、陳情案件滿意度調查表隨函寄送情形) 4.積壓懲處表建議 5.檢討改進事項

15 如何避免公文處理逾期？ 1.確實了解本機關易致公文逾期原因 2.即時調卷分析 3.各級人員公文自主管理觀念養成 4.適時輔導新進人員
5.系統性培訓文書(登記桌)與種子人員 6.定期舉行文書流程管理工作研討會議 7.內網專區知識分享 8.設計內部評比與獎勵機制 9.業務與人力配置檢討

16 貳、流程管理應注意事項(提要) 一、收文階段 二、發文階段 正確判定公文性質 各類送件、簽收清單(簿)：保存年限1年。
定期匯存每日收文、發文電子紀錄檔。 勿以校長名編列收發文代字號。 二、發文階段 正確發送附件。(善用附件條) 補發、加發。 免備文送表報案件，不可以存查結案。 用印簽署：以正本收文者為準。正副本用印方式相同。

17 參、文書保密作業 (講義來源：臺北市政風處)
一、保密觀念要加強 常見漏密類型(在文書處理過程中) 機密文書（檔案）處理不嚴謹 －洩漏檢舉人或陳情人身分 洩漏其他應秘密資料 －考題、人事甄審會、(會通)考績會委員等 在各公文流程中應多加留心注意，不要怕麻煩。(主動加密)

18 實務問題研析 密件歸檔時以機密文書專用封套;其案由:密不錄由？

19 機密檔案專用(歸檔)封套 封套資料應力求完整、確實 機密等級、解密條件及保密期限 是將來檢討是否解密的重要資訊 案由不得顯示機密性
或敏感性內容 （例如：檢舉人姓名） 機密等級、解密條件及保密期限 是將來檢討是否解密的重要資訊

20 實務問題研析 尚未完成解密案件，未以密件保管？

21 保管、歸檔程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第155點）
保管、歸檔程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第155點） 一般公務機密文書應與非機密文書之檔案分別保管，歸檔時應以「機密文書專用封套」密封後，存放於具安全防護功能之檔案櫃妥善保管，裝置密鎖並經常檢查。 保管人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人員。 一般公務機密文書經解密後，應照普通案件放置保管。 非經解密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式須依檔案法及相關規定辦理。

22 傳遞程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第154點）
傳遞程序及規定 （臺北市政府文書處理實施要點第154點） 傳遞一般公務機密文書應交各級主管指定人員親自簽收。 在機關外傳遞一般公務機密文書，應切實密封後，以公文交換或掛號函件方式辦理。 一般公務機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。 體積及數量龐大無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措施。

23 實務問題研析 已達解密條件者，尚未辦理解密？

24 機密等級變更及註銷程序 機密文書 發文 受文 機關 機關 函送 核定 承辦單位應主動清查檢討（重新核定或解密）
1.承辦人員簽擬機密文書時，應按其保密價值預擬機密等級，不宜濫用。 2.各級主管對於「機密等級是否適當」及「解密條件或保密期限」，應一併核定之。 承辦單位應主動清查檢討（重新核定或解密） 建議程序 政風單位協調檔案管理單位定期清查檢討 通知程序

25 實務問題研析 機密案件是否未列解密條件？

26 處理原則 已附加解密條件或保密期限之標示者：
於期限屆至或條件成就時，由承辦人填具調案單將原卷調出核對後，將機密案卷封面及文件上原有機密等級（密等）之註記以平行雙線劃去，並於劃記處加蓋承辦人職章後，逕填具【機密文書機密等級變更或註銷紀錄單】送檔案室辦理（改以普通件歸檔）。

27 處理原則 未附加保密期限或變更或解密條件之標示者，由承辦人填具調案單將原卷調出核對後，依「臺北市政府文書處理實施要點」第163點第1項程序辦理。

28 實務問題研析 紀錄單、通知單、建議單的填寫方式及程序？

29 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關＝辦理解密依據的公文 與原機密案件有可能相同（發文時已註明解密條件）

30 以雙線劃記原有機密等級標示、加蓋承辦人員職名章
股長 胡 O O

31 機密文書機密等級變更或註銷處理意見表

32 機密文書機密等級變更或註銷建議單 受文機關→（建議）發文機關
機密文書機密等級變更或註銷建議單 受文機關→（建議）發文機關

33 機密文書機密等級變更或註銷通知單 發文機關→（通知）受文機關
機密文書機密等級變更或註銷通知單 發文機關→（通知）受文機關

34 注意事項 →建議單、通知單請區分清楚 原則不含附件以普通件發文。 案由：摘錄原文主旨或足資辨識內容 保密期限≦保存年限
如因年代久遠，為便於來文單位查詢，可檢附原密件函影本，以密件發文。 案由：摘錄原文主旨或足資辨識內容 但仍不得敘明相關敏感性資料（例如：檢舉人姓名） 保密期限≦保存年限 有保存年限顧慮之解密條件：保存年限屆滿後解密

35 機密等級及解密條件或保密期限標示 解密條件或保密期限 於其後以括弧註記。 1、本件於公布時解密（人事發布案）。 2、本件至某年某月某日解密。
3、本件於工作完成或會議終了時解密。 4、附件抽存後解密(通常由承辦人自行抽存或另辦)。 5、保存年限屆滿後解密 （發文機關應併予註明保存年限，如未加註保存年限時，得由各機關本於權責各自核定）。 6、其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。 依法規或契約，有保密義務之一般公務機密列為「密」等級(臺北市政府文書處理實施要點第148點第2項)。

36 重點提示： 機密等級變更或解密相關表格及函稿格式
如屬發文機關： 機密文書機密等級變更或解密處理意見表 （可以簽呈代替） 機密文書機密等級變更或解密通知單（稿） （例外以清冊通案辦理） 機密文書機密等級變更或解密紀錄單（送檔案室） 如屬受文機關： 機密文書機密等級變更或解密建議單（稿） →簽辦文可代替處理意見表（例外以清冊通案辦理）

37 其他相關注意事項 （臺北市政府文書處理實施要點第165點）
文書處理時，不得隨意散置以防止他人窺視，放置時應背面向上或放於公文夾內。 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並加鎖，如有攜離辦公處所之必要者，須經單位主管以上人員同意。 私人談話資料、日記、通信、擬文、著作或電磁紀錄等，其內容不得涉及依法規或契約應保密事項。 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，亦不得交予與本案有利害關係之當事人。（案例） 職務上不應知悉或持有之公文資料，不得探悉或持有。因職務而持有無需歸檔之機密文書，應保存於辦公處所，並隨時檢查。無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者，應銷毀之。

38 從實務中發現應修正的部分 文書保密-修正條文

39 臺北市政府文書處理實施要點 第拾章、文書保密-修正條文
一百四十九：各機關應就其主管業務，依本要點「第一百五十一點」各法規所定事項，於必要之最小範圍內，分別詳定應保 密之具體事項。 各機關本於權責所核定之機密等級、保密期限或解除機密條件，同時拘束發文機關及受文機關。

40 臺北市政府文書處理實施要點 第拾章、文書保密-修正條文
一百五十五：一般公務機密文書應與非機密文書之檔案分別保管，歸檔時應以「機密文書專用封套」（如附件三十一之二）密封後，存放於具安全防護功能之檔案櫃妥善保管，裝置密鎖並經常檢查。 封套上案由、機密等級、保密期限或解除機密條件等必要欄位應填寫完整，但不得顯示足資辨識檢舉人身分等應予以保密之內容。

41 臺北市政府文書處理實施要點 第拾章、文書保密-修正條文
一百五十六：保密期限或解除機密條件之標示，應以下列方式括弧標示於機密等級之「右」： 1、本件於公布時解密。 2、本件至某年某月某日解密。 3、本件於工作完成或會議終了時解密（適用於依公文內容可明確判斷工作完成或會議終了期限或已另行加註預定保密期限之情形）。

42 4、附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者，且附件依慣例需另行抽辦或彙辦之情形）。
5、保存年限屆滿後解密（發文機關應併予註明保存年限，如未加註保存年限時，得由各機關本於權責各自核定）。 6、其他（適用於其他依個案所核定之特別條件）。

43 臺北市政府文書處理實施要點 第拾章、文書保密-修正條文
一百六十一：納入檔案管理之一般公務機密文書，應隨時或定期查核，檔案管理單位每年至少須清查檢討一次，其須變更機密等級或解密者，應即通知原承辦單位按規定辦理變更或解密手續。

44 臺北市政府文書處理實施要點 第拾章、文書保密-修正條文
一百六十三：一般公務機密文書未附加變更或解密標示者，依下列程序辦理： （一）承辦人員應依據機密文書登錄紀錄主動檢查或依其他機關來文建議或通知，將解密之案件調出審查。 （二）原發文機關經檢討機密文書已無繼續保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」（格式如附件三十二之一）及「機密文書機密等級變更或註銷通知單」（作法舉例見附錄八），陳奉核定後，函請原受文機關依規定辦理註銷或變更密等程序。

45 （三）原受文機關經檢討機密文書已無繼續保密必要時，應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」（格式如附件三十二）及「機密文書機密等級變更或註銷建議單」（作法舉例見附錄八），陳奉核定後，建議原發文機關依規定辦理解密程序。如有另行轉發之機密文書，於獲得書面同意後，仍應續行通知原受文機關依規定辦理註銷或變更密等程序。 （四）經核定或獲書面同意變更機密等級或解密者，應將原案封面及文件上原有機密等級之標示以平行雙線劃記後加蓋承辦人員職名章，並於明顯處浮貼「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」（格式如附件三十二之二）。

46 非公務機關或民眾之來函自訂有機密等級者，受文機關得本於權責核定適當之機密等級，其解密程序如經審酌有通知來函之必要者，得比照第一項規定辦理。
機密文書所列保密期限或解除機密條件不明確或有疑義時，其解密程序比照第一項規定辦理。