中山醫學大學 取得計畫後的第一步 計畫經費核銷教學

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1 中山醫學大學 取得計畫後的第一步 計畫經費核銷教學
中山醫學大學 取得計畫後的第一步 　　　　　　　　　計畫經費核銷教學 報告單位：會計財務室

2 教學大綱 計畫核銷概念 請採購 教職員資訊系統 非固定薪資(業務費) 差旅費 總務會計整合管理系統 (NEW) → 人事費 總結及習題練習
教職員資訊系統 非固定薪資(業務費) 差旅費 總務會計整合管理系統 (NEW) → 人事費 總結及習題練習 2016/08/18

3 計畫核銷概念 1/2 取得計畫補助後，問題接著產生 執行到哪時候？ 該從何處申請？ → 計畫執行期限 可以核銷什麼項目？ 可以問誰？
還剩多少錢可用？ 某項目金額不夠了怎麼辦？ 執行時限快到了用不完怎麼辦？ 　 → 計畫執行期限 　 → 各系統操作說明 　 → 計畫合約書 　 → 補助單位、研發處及會計承辦人 　 → 系統查詢、平日對帳 　 → 流用申請 　 → 展延申請 2016/08/18

4 計畫核銷概念 1/2 核定清單 研究人力費 雜項耗材費 國內外差旅費 總務會計整合管理系統 非固定薪資 請採購系統 差旅費系統
2016/08/18

5 教職員資訊系統 請採購核銷注意事項 2016/08/18

6 請採購核銷 — 教學內容 注意事項 準備工作 系統輸入 黏貼憑證 後續追蹤 常見問題 2016/08/18

7 請採購核銷 — 注意事項 公告金額100萬元以上 詳細問題請洽總務處採購組 採購組依政府採購法辦理招標 「採購規格申請書」
「投標須知及招標規格說明表」 詳細問題請洽總務處採購組 2016/08/18

8 請採購核銷 — 準備工作 大綱 自行購買物品時注意事項 憑證類別 購買金額 請購類別 付款種類 2016/08/18

9 請採購核銷 — 準備工作 憑證類別1/7 憑證類別 發票 收據 購票證明單
三聯式發票 二聯式發票 電子收銀機發票 電子發票 收據 購票證明單 所有類別憑證任何部位皆不可塗改蓋章 (索取發票時，請當場檢查，有誤請廠商重開) 所有類別憑證皆不可以影本作為核銷依據。(請妥善留存正本核銷) 2016/08/18

10 單價、數量必須完整 (勿用一批等標示不清字眼)
請採購核銷 — 準備工作 憑證類別2/7 三聯式發票 日期是否完整 買受人：中山醫學大學 統一編號： 發票章是否有蓋 單價、數量必須完整 (勿用一批等標示不清字眼) 大寫金額是否正確 購買人持有兩聯 (收執聯、扣抵聯) 2016/08/18

11 單價、數量是否完整 (勿用一批等標示不清字眼)
請採購核銷 — 準備工作 憑證類別3/7 日期是否完整 二聯式發票 買受人：中山醫學大學 發票章是否有蓋 (勿用一批等標示不清字眼) 單價、數量是否完整 (勿用一批等標示不清字眼) 大寫金額是否正確 2016/08/18

12 請採購核銷 — 準備工作 憑證類別4/7 電子收銀機發票 廠商沒有打上統一編號時： 無法核銷，請更換新的發票 (加註後蓋店章無效)
發票品項為代碼時： 請廠商另行提供貨品中文名稱之銷貨明細表並加蓋統一發票專用章/免用統一發票專用章。(參考支出憑證審核辦法第五條) 統一編號： 詳細品名、數量與單價 2016/08/18

13 請採購核銷 — 準備工作 憑證類別5/7 電子發票 紙張材質為感熱紙，兩年內會消失 務必先行影印影本 (加蓋主持人章)
※參照會計室網頁「電子發票核銷注意事項」 統一編號： 詳細品名、數量與單價 2016/08/18

14 店家是否有填寫統編或蓋上店章(店章須有統編)
請採購核銷 — 準備工作 憑證類別6/7 收據 日期是否完整 非學校統一編號 買受人：中山醫學大學 店家是否有填寫統編或蓋上店章(店章須有統編) 品名、單價與數量是否完整 是否蓋上負責人私章 大寫金額是否正確 2016/08/18

15 請採購核銷 — 準備工作 憑證類別7/7 購票證明單 大寫金額是否正確 買受人：中山醫學大學
在黏貼單空白處註明收件人、收件地址及用途並蓋主持人章 2016/08/18

16 請採購核銷 — 準備工作 購買金額 憑證購買金額之影響 請購總額超過十萬元(105年5月新修改規範) 依照請採購辦法，須附上「議比價紀錄單」
依照支出憑證審核辦法，須附上三家廠商之「估價單」(三估單) 2016/08/18

17 請採購核銷 — 準備工作 請購類別 依請購類別區分所需附件 設備應於計畫初期購置，增加執行計畫之效益 一般請購 儀器設備請購
依前述請購總額超過十萬元之規定 儀器設備請購 議比價紀錄單 初驗紀錄單、驗收紀錄單、財產增加單 設備應於計畫初期購置，增加執行計畫之效益 2016/08/18

18 請採購核銷 — 準備工作 付款種類 付款種類 未付款給廠商 預支款 確認系統中是否有此廠商資料
若無，請總務處採購組建廠商基本檔，通知廠商填寫「匯款授權書」寄給出納後，請出納建銀行帳戶資料。 可由會計財務室財務組網頁表格中下載 預支款 以學校預支款辦法辦理 ※會計室網頁「各項辦法」可下載 2016/08/18

19 請採購核銷 — 系統輸入 1/4 請採購申請流程 請採購取消流程 請購單 申請 各級長官 線上審核 憑證資料 輸入 黏貼單 列印 紙本送審
刪除 憑證資料 刪除 黏貼單 2016/08/18

20 請採購核銷 — 系統輸入 2/4 請採購申請時注意事項 申請前請對照計畫核定數(經費表)
若請購項目不在計畫申請書內，須擬具校內簽呈說明購買原因與計畫相關用途 詳列用途，請勿填上「研究用」 依照憑證上的詳細品項來申請，避免請購單位使用「1 批」 輸入單價數量時避免使用小數點 請購單毋須依品項分開製單申請 2016/08/18

21 請採購核銷 — 系統輸入 3/4 各單位憑證資料輸入時注意事項 墊付款時廠商選擇「申請人自行採購」 依照實際憑證情況輸入
憑證類別 → 選擇發票或收據 憑證編號 → 發票號碼，收據可不填 憑證日期 → 發票日期 請勿將多張憑證全選後做出單筆資料 2016/08/18

22 請採購核銷 — 系統輸入 4/4 輸入計畫黏貼單時注意事項 選擇付款情形 詳細註明用途 黏貼單無法列印時，請參考連結設定瀏覽器
未付款 → 以電話筒選擇廠商(全名須一致) 墊付款 → 以電話筒選擇墊款人 系統限制墊款人不可為學生 詳細註明用途 黏貼單無法列印時，請參考連結設定瀏覽器 2016/08/18

23 請採購核銷 — 黏貼憑證 於黏貼單黏貼憑證時注意事項 配合全校無紙化活動，自99學年度開始就地自審的計畫黏貼單不做副本
「經辦人」簽章欄不可同為主持人 使用膠水來黏貼，請勿使用口紅膠 以浮貼方式來黏貼(橫式黏貼) 憑證過多可自行增加空白頁來黏貼 三聯式發票請同時貼上第二、三聯 2016/08/18

24 請採購核銷 — 後續追蹤 1/2 黏貼單完成之後注意事項 請以傳送袋送交學務處出納前面收件箱，每日定時由專人收取轉交會計財務室
若須附上議比價紀錄單者 隨黏貼單先送總務處採購組處理 系統上的狀態 待審(核) → 表示已將黏貼單做出 已確認 → 表示會計室已審核過 2016/08/18

25 請採購核銷 — 後續追蹤 2/2 黏貼單是否有問題遭退回 確認款項是否已經支付 利用帳務線上查詢系統
會計室收到黏貼單時，若審核未通過，將寄回學務處出納櫃檯前之退件區，退回主持人所屬的系所櫃中。 確認款項是否已經支付 利用帳務線上查詢系統 ※由學校首頁上方「貴賓訪客」即可進入 以廠商統編或墊款人身份證號查詢 可以知道確實的付款日期 若無資料，表示會計尚未作帳 請購單查詢中黏貼單有「未付款」的字樣，代表此份黏貼單的付款情形選擇支付給廠商 2016/08/18

26 請採購核銷 — 常見問題 憑證上缺少買受人、日期、數量、單價 三聯式發票未兩聯都送出 憑證內容遭塗改 憑證中文大寫金額錯誤
請購日期在長官審核日期之後 多項物品以「1 批」來請購 系統中未將憑證資料分開來輸入 缺少附件、影印樣張、估價單、議比價紀錄單 請購修繕費須有編列財產編號之設備維修，且應附上維修評估單 2016/08/18

27 教職員資訊系統 非固定薪資核銷注意事項 2016/08/18

28 非固定薪資核銷 — 教學內容 準備工作 系統輸入 黏貼單製作 後續追蹤 常見問題 2016/08/18

29 非固定薪資核銷 — 準備工作 1/2 支付個人非公司行號之費用(鐘點費、受試者費用、無憑證核銷車馬費、執行所得業務報酬等)
支付科技部大專生計畫學生獎助金 主持人個人名義參加學會繳交年費 聘用專兼任研究助理、臨時工已不在此處製作黏貼單，由總務會計整合管理系統聘任及申請薪資及主持費 2016/08/18

30 非固定薪資核銷 — 準備工作 2/2 調查給付對象的身份證號 依工作內容不同選擇正確的給付項目 外國人為居留證號碼 (前兩碼為英文字母)
若為校外人士，請事先調查其基本資料(包含帳號付款資料) 依工作內容不同選擇正確的給付項目 主持人繳交學會年費→其他(應稅) 科技部大專生計畫學生獎助金→其他(免稅) 演講費與鐘點費之區分 演講費 → 時間較短且在開放性場所舉辦 鐘點費 → 舉辦研討會性質者 2016/08/18

31 非固定薪資核銷 — 系統輸入 1/2 業務費申請流程 業務費或取消流程 非公司行號產生之業務費 申請 黏貼單 列印 紙本送審
非公司行號產生之業務費申請單取消 刪除 黏貼單 2016/08/18

32 非固定薪資核銷 — 系統輸入 2/2 業務費申請時注意事項 選擇正確的給付項目及預算科目 申請主持人繳交學會年費 科技部大專生計畫獎助金申請
工作內容註明學會年費 科技部大專生計畫獎助金申請 工作內容註明給付月份(ex：105年8月大專生獎助學金) 2016/08/18

33 非固定薪資核銷 — 黏貼單製作 製作黏貼單注意事項 配合全校無紙化活動，自99學年度開始就地自審的計畫黏貼單不做副本
演講費、出席費等須附上相關文件 若校外人士不便在黏貼單處簽章，請附上簽收收據 (可至會計室網頁「相關表格」下載) 主持人個人名義參加學會年費收據須貼上。 2016/08/18

34 非固定薪資核銷 — 後續追蹤 黏貼單完成之後注意事項 請以傳送袋送交會計室 大專生獎助金請先送人事室用印 系統上的狀態
送會計 → 表示已將黏貼單做出 已確認 → 表示會計室已審核過 目前因為會計系統回寫限制，狀態只能進行到「已確認」 2016/08/18

35 非固定薪資核銷 — 常見問題 選擇錯誤的給付項目 工作內容中沒註明詳細的日期 領款人沒有在黏貼單印領清冊簽名 演講費、出席費等未附上相關文件
簽收收據上領款人未簽章，金額錯誤或塗改 所得申報類別錯誤 2016/08/18

36 教職員資訊系統 差旅費核銷注意事項 2016/08/18

37 差旅費核銷 — 教學內容 準備工作 系統輸入 黏貼憑證 後續追蹤 常見問題 2016/08/18

38 差旅費核銷 — 準備工作 1/3 計畫主持人出差，請記得到請假系統申請公差假，經核准後，才可列印「出差請示單」
研究助理的出差請示單可至人事室網頁下載，出差人及主持人須蓋章 國外差旅費需在30天內申請 國內差旅費需在15天內申請 2016/08/18

39 差旅費核銷 — 準備工作 2/3 國外差旅費準備資料 1.出差旅費報告單 (註明往返地點) 2.學校公文之簽呈、出差請示單及出席相關文件議程
3.機票票根或電子機票 4.國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據 5.登機證存根或護照影本或航空公司開立之搭機證明 6.中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表 (105/01/01後的版本)※可至會計室網頁「法令規章」中下載 7.出差前一天的匯率表 (台灣銀行美元賣出即期匯率資料) ※可至台灣銀行「匯率利率」→「歷史匯率」中查詢 8.若搭乘外籍航空，須附搭乘外籍航空申請書 ※可至會計室網頁「相關表格」中下載 2016/08/18

40 差旅費核銷 — 準備工作 3/3 國內差旅費準備資料 1.出差旅費報告單 2.出差請示單 3.交通工具之票根或購票證明單 4.研討會報名費
5.自行開車的場合，附上公民營客運票價表 (過路費、停車費不可報支) 6.除了特殊需求外，計程車車資不可報支 7.出差兩天以上住宿費收據 2015/09/03

41 差旅費核銷 — 系統輸入 1/5 差旅費申請時注意事項 選擇正確的會計科目 註明詳細的出差事由、工作紀要 註明詳細的備註及計算方式
自行開車以公民營客運票價報支 以加油發票報支，須註明里程數及計算標準 ※ 科技部不可報支油料 2015/09/03

42 差旅費核銷 — 系統輸入 2/5 國外差旅費計算方式 交通費 生活費(日支數) 機票費、長途大眾陸運工具 住宿費包含在日支數中，不予核銷
日支數計算 = 出國地點的日支數 (美金) x 出差天數 (若在飛機上過夜以0.3天計算) x 出差前一天台銀美金賣出即期匯率 小數點四捨五入 2015/09/03

43 差旅費核銷 — 系統輸入 3/5 國外差旅費日支費計算舉例 出國地點日支數：290 (舊金山) 出差天數：6.3天
A老師104/8/1 ~ 104/8/7 請公差假到舊金山參加研討會，8/1出發，8/1抵達舊金山，8/7由舊金山啟程回國，8/8回到台灣，會議議程 8/2 ~ 8/6 出國地點日支數：290 (舊金山) 出差天數：6.3天 出差前一天(7/31)美金匯率：31.63 計算：290 x 6.3 x = 57,788.01，共57,788元 8/1 8/2 8/3 8/4 8/5 8/6 8/7 天數 1 0.3 2015/09/03

44 差旅費核銷 — 系統輸入 4/5 國外差旅費計算方式 其他(註冊費、保險費、手續費) 註冊費、手續費憑單據實報實銷
購買機票之手續費不可核銷(已算於日支費中) 保險費應檢附原始單據 因公赴國外出差人員綜合保險 明台產物保險 保額上限400萬元 2016/08/18

45 差旅費核銷 — 系統輸入 5/5 國內差旅費計算方式 參考中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表 (可至會計室網頁「法令規章」下載)
(以上為科技部為參照公務人員出差辦法，其他計畫請依其規定辦法遵循。) 住宿費未檢據者，無法核銷 級別 雜費 住宿費 教授、副教授 400 1,800 助理教授、助理 1,600 2016/08/18

46 差旅費核銷 — 黏貼憑證 於黏貼單黏貼憑證時注意事項 配合全校無紙化活動，自99學年度開始就地自審的計畫黏貼單不做副本
使用膠水來黏貼，請勿使用口紅膠 以浮貼方式來黏貼 憑證過多可自行增加空白頁來黏貼 黏貼單下方記得請出差人簽章 2016/08/18

47 差旅費核銷 — 後續追蹤 黏貼單完成之後注意事項 請以傳送袋送交會計財務室 系統上的狀態 計畫主持人 → 請主持人進行差旅費審核
各長官 → 等待該長官進行審核 已作帳 → 表示該筆款項已經支付 2015/09/03

48 差旅費核銷 — 常見問題 主持人未申請公差假 使用錯誤的會計科目申請 國外差旅費日支費金額計算錯誤 缺憑證附件、出差請示單
主持人未進行線上差旅費審核 主持人早出晚回未註明原因 國內住宿費憑證不合法(agoda 形式發票) 計畫補助辦法中明定不可核銷之項目(如：計程車資、油脂費等) 2015/09/03

49 總務會計整合管理系統 人事費核銷注意事項 2015/09/03

50 人事費核銷 — 教學內容 注意事項 準備工作 常見問題 2016/08/18

51 人事費核銷 — 注意事項 自105年8月1日起，所有專兼任助理及臨時工等聘任，皆已在總務會計整合管理系統做聘任及請款(包含主持費)，不再用簽呈聘任及非固定薪資系統作業。 總務會計整合管理系統聘任及請款，皆以系統報到及簽核，不須印出表單。 2016/08/18

52 人事費核銷— 準備工作 1/3 聘用專兼任研究助理、臨時工 兼任助理須具備學生身份 臨時工及兼任助理分為學習型及勞僱型
聘用人員不得為主持人之配偶及三等親 系統聘任核准後，報到作業須上傳文件 專任助理 → 大頭照、畢業證書、身份證、彰銀存摺影本 兼任助理 → 學生證、身份證、彰銀存摺影本 臨時工 → 身份證、彰銀存摺影本、(學習型請再附學生證) (以上證件須正反面，彰銀帳號請輸入及確認帳號正確性) 2016/08/18

53 人事費核銷— 準備工作 2/3 學習型及勞僱型助理注意事項 學習型→產生機關負擔補充保費
勞僱型→產生勞保及勞退、健保或 補充保費 ※詳人資室/中山醫學大學兼任助理學習及勞動權益保障處理原則規定 聘僱助理產生保費、勞工退休金(僑生為離職儲金)皆由計畫人事費支應，系統聘任時，將預估聘任人員產生所有費用，主持人須注意是否有預算不足應做流用。 2016/08/18

54 人事費核銷 — 準備工作 3/3 專兼任研究助理、臨時工給薪標準 依補助單位規定辦理 專兼任助理
科技部補助專題研究計畫專任助理人員工作酬金參考表 科技部補助專題研究計畫兼任助理人員工作酬金支給標準表 可至會計室網頁「科技部專區」下載 臨時工資 — 按日/時計酬 (每月不超過 24天，每日不可超過8小時，每小時不可低於120元(依勞保局基本工資規定) 2016/08/18

55 人事費核銷 — 常見問題 系統於聘任時將聘任產生所有費用估算於已使用金額中，若聘任金額大於目前核定金額，造成無法申請薪資，此部分請主持人盡快辦理流用程序，若有特殊情形，另案處理。 助理薪資皆由其帳號進系統送出審核至主持人審核，核准後系統將自動帶出助理費，主持人僅須申請主持費部分，不須另申請助理費用。 2016/08/18

56 總結 2016/08/18

57 計畫經費使用原則 計畫款項分多期入帳時，請主持人上校內簽呈申請學校代墊未入款項 若計畫會計科目餘額不敷使用，可循校內簽呈申請經費流用
流用限制請參考補助單位規定 若計畫未能於期限內執行完畢，請在計畫結束一個月前向補助單位申請計畫延期，並將核准公文送交會計財務室 2016/08/18

58 105學年度提醒重點 1/2 紙本送件 付款日期 黏貼單註記送件日期
憑證日期逾期三個月不予收件(含錯誤修正)，但6至7月之憑證因年度關帳，收件截止日另行公告。 ex：1/21發票於3/31前送出且須於校長簽核無誤。(管月不管日) 大專生計畫業務費黏貼單先送交人事室核章 一般件可利用學務處聯合辦公室櫃台傳遞 付款日期 人事費 → 每月25日付款 (每月15日前送出系統審核完成) 其他 → 會計收件審核無誤後依校長核章日期之次月月底支付(遇假日順延) 2016/08/18

59 105 學年度提醒重點 2/2 人事費編列 勞雇型臨時工及兼任助理需投保
未入學之新生(畢業生)不可擔任兼任助理(五年一貫大四升碩一暑期如同未入學之新生規定) 科技部計畫變更 聘任助理及機關負擔臨時工勞保、勞退及補充保費由業務費支出，主持費及其他產生由管理費支應。 若經費不足者可向科技部請款 已有大專生計畫的學生仍可擔任其他計畫兼任助理 2016/08/18

60 習題演練 學校統一編號為何? 發票及收據品名或單價錯誤可請店家修改蓋章? 請購金額超過多少核銷須附議比價單及三估單?
免用統一發票收據右上角統編欄位是填寫學校統編? 日期2/28之發票何時需核銷完畢? 兼任助理不須具有學生、講師或助教身分都可聘任? 發票品名標示不清，如何處理? 臨時工原則上每人單月實際工作日數不可超過24天每天8小時? 核銷郵資應於黏貼單空白處補上? 出國公差假第一天於交通工具上歇夜，日支可算一天? 國外差旅日支費計算應用何種匯率? X(任何一處都不可) 10萬元(10001元以上) X 4/30前 X 請店家出示明細並蓋統一發票章/收據章 ○(且依勞基法現行規定每小時不可低於120元) 收件地點、收件人、寄件用途並蓋主持人章 X(0.3天) 台銀美金即期賣出匯率 2015/09/03

61 習題演練 搭乘泰航航空班機，須附何種申請書? 機票刷卡手續費，可申請費用?
國內住宿費報銷，如果到HOTEL.com上網訂購，可用網站下載收據報銷? 何者不須報請科技部同意? (1)變更單價52萬元設備 (2)變更出席國際會議地點 (3)增列未核定支出席國際會議 科技部彈性支用額度之敘述何者錯誤? (1)可核銷自行開車之油資 (2)使用前須先上校內簽呈 (3)屬於科技部額外補貼之費用 科技部核定人事費及耗材費各10萬，研究設備費10萬，何者流用須報請科技部同意? (1)人事費流至耗材10萬元(2)耗材費流至研究設備2萬元(3)研究設備流用6萬元至人事費 科技部計畫快結束，還剩很多經費未核銷，應如何處理? (1)在結束前一個月申請延期或餘款退還 (2)找熟識的店家開立收據(未購買商品)報帳 (3)隨便找人報臨時工資(未實際發生勞務) 搭乘外籍航空公司班機申請書 X (不可，其含在日支費中) X (應與店家索取發票或免用統一發票收據) 2015/09/03

62 會計室窗口 計畫類別 負責人 分機 廖玉婷 83321 曹正慧 83317 何玉蘭 83322 余芳庭 83324 翁菱憶 83319
科技部(一般計畫) 廖玉婷 83321 曹正慧 83317 科技部(延攬及出席國際會議) 何玉蘭 83322 農委會 職訓局委訓及產投計畫 科技部(大專生) 余芳庭 83324 衛福部及國衛院 中央及地方政府 健康科技中心(政府) 教育部 翁菱憶 83319 民間 謝宗諭 83323 校外計畫補助 捐贈募款 健康科技中心(民間) 2016/08/18

63 本報告到此結束，敬請指教 2016/08/18