第六章 ACCESS数据库管理系统 数据库（DATABASE）技术是发展较为成熟的计 算机应用分支，也是计算机应用的基础。数据 库是关于某个特定主题或目的的信息集合，它 以一定的格式存放在计算机的存储器上，用户 能方便地管理和使用数据库中的数据。数据库 的建立、使用和维护由数据库管理系统（DBMS）

Presentation on theme: "第六章 ACCESS数据库管理系统 数据库（DATABASE）技术是发展较为成熟的计 算机应用分支，也是计算机应用的基础。数据 库是关于某个特定主题或目的的信息集合，它 以一定的格式存放在计算机的存储器上，用户 能方便地管理和使用数据库中的数据。数据库 的建立、使用和维护由数据库管理系统（DBMS）"— Presentation transcript:

1 第六章 ACCESS数据库管理系统 数据库（DATABASE）技术是发展较为成熟的计 算机应用分支，也是计算机应用的基础。数据 库是关于某个特定主题或目的的信息集合，它 以一定的格式存放在计算机的存储器上，用户 能方便地管理和使用数据库中的数据。数据库 的建立、使用和维护由数据库管理系统（DBMS） 完成。数据库管理系统是位于用户与操作系统 之间的数据管理软件。通过数据库管理系统用 户能方便地定义和操纵数据，并保证数据的安 全性、完整性、多用户对数据的并发使用及发 生故障后的系统恢复等。

2 数据库概述 在数据库技术领域，经典的数据模型有三种， 分别是采用树型结构描述数据实体间关系的层 次数据模型、采用网状结构描述数据实体间关 系的网状数据模型和采用二维表结构描述数据 实体间关系的关系数据模型。 在这三种经典的数据模型中，关系数据模型具 有较高的数据独立性和较严格的数学理论基础， 并且具有结构简单和提供非过程性语言等优点， 因而得到了广泛的应用。采用关系数据模型构 造的数据库系统，称为关系数据库系统，Access 就是其中之一。

3 Access数据库 Access是一个关系型数据库管理系统，通过 Access可以创建和管理Access数据库。

4 Access数据表 Access数据表中的列称为字段，字段是Access信 息的基本载体，记录了一个记录在某方面的状 态。表中的每个字段有唯一的数据类型（如文 本型、数字型、货币或日期型等）。表中第一 行为字段名，其他各行为记录，每个记录表示 一个独立实体的信息。 在Access数据表中，可以定义一个字段或多个字 段的组合为主键。只有定义了主键，才能建立 各表之间的关系。利用关系将多个表中的相关 数据联系在一起，产生综合数据。 可以对数据表中的字段定义索引，以便快速访 问表中的数据。

5 数据库的创建 数据库设计基本步骤： 1）确定创建数据库的目的。设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目 的以及使用方式。了解用户希望从数据库中得到什么信息，从而确定需要 用什么主题来保存有关的数据库对象。 2）确定数据库中的表。每个表只包含关于一个主题的信息，这样可以方 便数据的维护。对一个主题的维护不会影响到其他主题。 3）确定各表中的字段。每个表包含关于同一主题的信息，表中的每个字 段包含关于该主题的一个属性。尽量不要把同一个字段同时放置在多个表 中。 4）确定表的主键。为了链接保存在不同表中的信息，应该把作为两个表 之间链接纽带的字段定义为“主键”。 5）确定表之间的关系。已经将信息分配到各个表中，并且定义了各表的 主键字段，就可以使用创建关系的方法将相关信息链接在一起。 6）输入数据。表结构设计完成以后，就可向表中添加数据。 7）创建其他数据库对象。以数据表为数据源，可以创建数据库应用所需 的查询、窗体、报表、宏和模块等数据库对象。 要做好数据库设计的前几个步骤，需要一定的专业知识支撑。本书主要讲 述后几个步骤。

6 创建数据库 创建空白数据库的操作步骤： （1）在Access窗口中（如图6.2.1所示），单击“空白数据库”按 钮。在右侧窗格的文件名文本框中，显示默认的文件名 “Database1.accdb”，把它修改为要创建的数据库名（如“学生管 理”），单击“创建”按钮。系统默认将数据库文件保存在“我 的文档”文件夹下，单击文本框右边的按扭可以改变文件的保存 位置。 （2）新创建的空白数据库包含了一个名称为“表1”的空数据表， 并以数据表视图打开这个数据表（如图6.2.2所示）。 （3）单击数据库窗口左窗格（也称导航窗格）的下拉列表按钮 （如图6.2.2所示），可打开数据库的导航项，通过导航窗格可以 创建各种对象。创建数据库一般从创建表对象开始，可以在数据 表视图中直接进行数据表的快速设计；也可以利用数据表设计视 图，设计表的结构后再输入数据。

7 建立表结构 表是有关特定主题的信息集合，是存储和管理 数据的基本对象。表对象由表结构和表记录构 成，表结构是表的框架，表记录是表的内容。
在Access中，表有四种视图：设计视图，用于创 建和修改表的结构；数据表视图，用于浏览、 编辑和修改表数据；数据透视图视图，用于以 图形的形式显示表的数据；数据透视表视图， 用于按照不同方式组织和分析表的数据。在 “开始”选项卡“视图”组中可以切换表的各 种视图。 一般在设计视图中编辑表的结构，在数据表视 图中输入表的记录。

8 .创建表结构 例6.2.1在“学生管理”数据库中（如图6.2.2所示）， 把“表1”改造成“学生档案”表，“学生档案”表 结构如表6.2.1所示。 表6.2.1学生档案表 字段名数据类型字段大小字段名数据类型字段大小 学号文本5姓名文本8性别文本2出生年月日期/时间 入学成绩数字整型保送生是/否备注备注相片OLD 对象

9 操作步骤如下： 在如图6.2.2窗口中，选中ID字段列，在“字段”选项卡中的“属 性”组中，单击“名称和标题”按钮，打开“输入字段属性”对 话框，在“名称”文本框中输入“学号”，如图6.2.3所示，按 “确定”按钮。 单击“单击以添加”按钮，选择数据类型“文本”，这时Access自 动为新添加的字段命名为“字段1”，把“字段1”的名称改为“姓 名”。 重复上述操作，依次添加性别，出生年月，入学成绩，保送生， 备注，相片等字段，如图6.2.4所示。 单击“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中输入表名为 “学生档案”。 图6.2.3输入字段属性对话框 图6.2.4学生档案表字段 如果要重命名字段，可以右键单击该字段，选择“重命名字段”。 如果要删除字段，可以右键单击该字段，选择“删除字段”。

10 使用设计视图创建表结构 操作步骤如下： 打开“学生管理”数据库，在“创建”选项卡的“表格” 组中，单击“表设计”按钮，创建空表“表1”，并打开 表的设计视图。 按照“学生成绩”表结构要求，在“字段名称”列中输 入字段名称，在“数据类型”列中选择相应的数据类型。 在“常规”属性窗格中设置字段大小，如图6.2.6所示。 把光标放在字段选定列上(图6.2.6钥匙所在列)，选中学 号、年级、学期和课程名四个字段，单击“设计”选项 卡的“主键”按钮，将这四个字段的组合设置为主键。 设置完成后，在这四个字段选定列上出现钥匙图形，表 示这四个字段的组合是主键。 单击“保存”按钮，更改表名称为“学生成绩”。

11 定义字段 字段名称 表中各字段名称应互不相同，字段名称应该使用便于理解和记忆 的汉语或英文单词。 字段命名应遵守以下规则：
字段名最长可达64个字符。 字段名可以包含字母、数字、汉字和其他符号。 字段名不能包含句号（。）、感叹号（！）和方括号（[]） 不能用空格作为字段名的第一个字符。 字段的数据类型 在表中同一列数据必须有相同的数据特征，称为字段的数据类型。 在设计表结构时，必须定义表中字段的数据类型。Access中共有文 本、数字、日期/时间、查阅向导、附件、计算等数据类型（如表 6.2.3所示）。对于数字型数据，还细分为字节型、整型、长整型、 单精度型和双精度型等子类型。

12 定义主键 主键由一个或多个字段组合构成，它使记录具 有唯一性。虽然主键对一个表来说并不是必须 的，但当一个表定义了主键之后，才能和数据 库的其他表建立关系。定义主键的操作步骤如 下： 在表设计视图中单击要定义为主键的字段名或 选定多个字段名； 单击“表格工具设计”选项卡的主键“”按钮。 如果在创建新表时没有定义主键，Access在保存 表时会询问是否要定义主键。单击“是”按钮， 将在表中自动添加一个字段名为“编号”的 “自动编号”数据类型的字段，并定义该字段 为主键。

13 建立表间关系 在关系数据库中，将数据分别存储到基于主题的不同表 中，数据的组合是通过表关系实现的。通过建立主键提 供了两表之间建立关系的基础，两表之间关联字段应有 相同的数据类型和值（字段名不一定相同）。关联字段 如果是主键，称该表为主表，另一个表为子表，子表的 关联字段称为外键。例如，学生档案表和成绩表通过学 号字段将数据关联在一起，其中学生档案表是主表，成 绩表是子表。学生档案表和成绩表之间是一对多关系， 即对于学生档案表的每一个记录，成绩表中有多个记录 和它关联（也可能没有记录关联）；反之，对于成绩表 的每一个记录，学生档案表中有且只有一个记录和它关 联。

14 编辑数据表 编辑数据表中的数据在数据表视图中进行。
在数据表视图中，数据以二维表的形式显示， 每一行显示数据表的一条记录，每一列代表数 据表的一个字段。 窗口右边的“记录滚动条”用于查看未显示的 记录。窗口底部左边显示的是“记录浏览按钮 组”，右边显示的是“字段滚动条”。“记录 浏览按钮组”包含5个“控制按钮”和一个“记 录号”文本框，通过它们可以移动定位记录， 即指定并显示当前记录。

15 格式化数据表 改变行高：将鼠标指向记录左边的分界处，鼠标符号 变成“十”形状，按住鼠标左键上下拖动，直到满意的 行高。
改变列宽的方法与改变行高的方法类似。 改变字段顺序：数据表中字段的排列顺序不影响对表 中数据的操作，有时因为视觉上的方便，需要改变字段 的排列顺序。在数据表视图中，选中要移动的字段，鼠 标指向字段名，然后将字段用左键拖到需要的新位置。 隐藏字段：右键单击要隐藏的字段名，在快捷菜单中 选择“隐藏字段”命令。 显示字段：右键单击字段名，在快捷菜单中选择“取 消隐藏列”，在出现的对话框中选中字段名前面的复选 框，单击“关闭”按钮。

16 格式化数据表 冻结字段：在数据表视图中，如果记录比较长，需要通过字段滚 动条来浏览窗口之外的字段，这样原来显示在窗口的某些字段就 不见了。而有些字段对用户来说是重要的，希望他们总是显示在 数据表视图中，此时需要冻结这些字段。选择要冻结的一列或多 列。右键单击字段名，在快捷菜单中选择“冻结字段”命令。将 字段冻结后，Access会将冻结的列移到窗口的最左边并固定显示它。 当用户操作字段滚动条向右或向左滚动记录时，被冻结的字段始 终显示在窗口的最左边。 解除冻结：右键单击字段名，在快捷菜单中选择“取消对所有列 的冻结”命令。 设置字体格式：在数据表视图中，用户可改变数据的字体、字号、 字形等。选择要改变字体的行，在“开始”选项卡的文本格式组 中，选择所需的字体格式。 如果需要对整个表进行字体格式设置，请单击数据表左上角的小 方块，选定数据表视图中的所有数据，然后再进行字体格式设置。

17 排序和筛选记录 打开数据表，Access自动以表中的主键值升序显示各记 录。如果数据表没有定义主键，则按照记录在数据表的 物理位置显示记录。要改变记录的显示顺序，需要在数 据表视图中对数据表的记录进行排序。 将光标移到作为排序依据的字段，单击“开始”选项卡 上的“升序”或“降序”按钮，Access将快速进行排序， 并在数据表视图中按新的排序结果显示各纪录。 还可以按多个字段的值对记录排序。当按多个字段排序 时，首先按照第一个字段的值进行排序。当某些记录第 一个字段的值相同时，这些记录再按照第二个字段进行 排序，依此类推，直到按全部指定字段排序。

18 筛选记录 利用“开始”选项卡的“查找”命令，可以在数据 表中浏览满足指定条件的一个记录。而利用“开始” 选项卡“排序和筛选”组的相关命令，可以显示满 足指定条件的所有记录。

19 按选定内容筛选 在数据表中选择特定的字段值，如选择“学生档案” 表中“性别”字段的“男”，单击“选择”下拉按 钮的“等于‘男’”选项，执行后只显示“性别” 为“男”的记录。要取消筛选，可以单击“切换筛 选”或“高级”下拉按钮的“清除所有筛选器”命 令。

20 使用筛选器筛选 筛选器提供了一种灵活的筛选方式。选定数据表的 某字段或选择该字段的某数据，单击“开始”选项 卡的“筛选器”命令，选定的字段所有不重复值以 列表方式显示出来，可户可以在列表中选择需要内 容，单击“确定”按钮即可进行筛选。

21 按窗体筛选 按窗体筛选是一种快速的筛选方法。单击“高级” 下拉按钮的“按窗体筛选”命令，数据表转变为单 一记录的形式，各字段变为一个下拉列表。可以从 各下拉列表中选取一个值作为筛选条件，然后单击 “高级”下拉按钮的“应用筛选/排序”命令。

22 高级筛选/排序 筛选表中记录并把筛选的结果排序，不必采用 先筛选后排序两个操作步骤，可直接使用“高 级”下拉按钮的“高级筛选/排序”命令。执行 该命令打开“筛选”窗口，单击窗口下方网格 中的“字段”行，选择用作筛选条件的字段， 在“条件”行输入比较运算符和比较值；在 “排序”行选择“升序”或“降序”，单击 “高级”下拉按钮的“应用筛选/排序”命令， 即可得到筛选并排序的结果。单击“高级”下 拉按钮的“清除所有筛选器”命令，可显示所 有记录。

23 导入数据 可以导入到数据库的数据包括其他Access数据库或 其他版本的Access数据库的数据表、ODBC数据库的 表、Excel工作表、文本文件、XML文件等。 打开数据库，单击“外部数据”选项卡下要导入的 文件类型，即可实现数据的导入。

24 导出数据 导出数据，就是把Access数据库的数据表作为一 个备份传送到其他数据库或其他格式的文件中。
Access数据库的数据表可以导出到其它数据库、 Excel工作表、文本文件、XML文、FDP/XPS文件 和其他应用程序中。 导出数据的操作步骤：打开数据库，打开要导 出的数据表，单击“外部数据”选项卡的“导 出”组中的文件类型按钮，选择导出文件的位 置及文件名，然后在打开的向导对话框中做适 当操作，最后单击“确定”即可。

25 数据查询 数据查询是数据库系统中最重要的功能之一。
查询是按指定的条件对数据库中的数据进行查找，是对 数据库资源的有效利用。利用查询可以按照用户定义提 取（查看）和分析数据，可以从多个表中提取数据组合 成一个逻辑表。查询可以基于多个表，可以对查询结果 进行统计和计算，或者把查询结果生成新的数据表，从 而使数据中隐含的信息能够更清晰地表示出来。 查询对窗体和报表提供了有力的支持。Access数据库中 窗体和报表对象都只能有一个数据源，但如果它们以一 个基于多表的查询为数据源，就相当于可以有多个数据 源。 Access通过查询实现对数据表的更新操作，包括数据更 新、记录追加和记录删除。

26 用“查询向导”创建查询 所谓选择查询就是在一个或多个表中提取所需要的数据。 在“创建”选项卡中单击“查询向导”按钮；
在“新建查询向导”对话框中选择“简单查询向导”选项，单击 “确定”按钮； 在“简单查询向导”对话框中选择用于建立查询的表； 在“可用字段”列表框中选择用于查询的字段，单击“>”按钮将 选择的字段添加到“选定字段”列表框中，如果单击“”按钮， 则选择并添加表中所有的字段； 如果查询的数据来自于多个表，可再次单击“表/查询”下拉按钮， 选择其他的表，并按照上述方法将所需字段添加到“选定字段” 列表框中； 单击“下一步”按钮，选择“明细”或“汇总”选项，如果选择 “明细”选项，单击“下一步”，再单击“完成”，则显示查询 结果； 如果选择“汇总”选项，可对数值型字段进行“汇总”，汇总包 括总计、平均值、最大值、最小值等。

27 在设计视图中创建查询 使用查询向导可以快速地创建查询，但对于创建指定条件的查询 或创建复杂的查询，查询向导就不能完全胜任了。使用“查询设 计”视图可以创建各种查询。下面举例说明利用查询设计视图创 建选择查询的操作过程。 例6.5.1基于数据表“学生档案”、“学生成绩”和“课程表”， 创建多表查询，显示出学号、姓名、性别、课程名、成绩、学分 等信息。 在“创建”选项卡中单击“查询设计”按钮，切换到“查询设计” 视图并出现“显示表”对话框。 在“显示表”对话框中显示了数据库所有的表和查询，用户可以 从中选择表或查询作为数据源，这里选择“学生档案”、“学生 成绩”和“课程表”作为数据源。可以选择某表后单击“添加” 按钮或直接双击要选用的表，将其添加到查询设计视图中；单击 “关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。 分别依次双击表中的学号、姓名、性别、课程名、成绩、学分等 字段，这些字段将出现在查询设计网格中，如图6.5.1所示

28 查询设计网格中各选项的作用 字段：选自对象窗格中的字段或字段表达式， 作为查询操作的字段。 表：表示本字段所属的表。
排序：查询结果是否以本字段的值排序。 显示：本字段是否作为查询结果显示。它以复 选框形式出现，当复选框被选中时，该字段显 示在查询结果中，否则，该字段不显示。 条件：用于输入查询条件。 或：当与本字段有关的条件多于一个，且他们 之间是逻辑“或”的关系时，输入另一个条件。

29 条件设置方法： 在查询设计视图中设置查询条件与在数据表设计视 图中设置字段有效性规则的方法相似。在查询设计 视图中，各字段所设定的条件在逻辑上是“与”关 系。 如果表示某个字段为某一特定值，只要将此特定值 健入到该字段对应的“条件”栏即可。如果这个字 段是文本型的，则输入的特定值需要用引号定界， 如果没有加引号，系统会自动加引号。

30 查询对象的运行 当查询设计完成后，就可以运行查询，从而获 得查询结果。要运行查询，可采用下列操作方 法之一：
在查询设计视图中单击“设计”选项卡上的运 行按钮。 在查询设计视图中单击“设计”选项卡上数据 表视图按钮，将打开数据表视图并显示查询结 果，这种方式仅适用于选择查询； 如果查询已经保存，在数据库窗口左边的导航 框中双击要运行的查询对象。

31 保存查询 通过查询设计视图设计的查询，其实就是一个程序。 可通过“视图”下拉菜单的“SQL视图”命令，显 示查询程序中的SQL命令。查询作为一个数据库对 象保存在数据库文件中。 单击“保存”按钮，在出现的对话框中输入查询名 称，单击“确定”按钮。如果查询没有保存，当关 闭查询时，系统会提示是否要保存已修改过的查询。

32 3.编辑查询 对于已经创建并保存的查询，Access允许进行修改。 修改查询也是在查询设计视图中进行。
在窗口左边的导航框中选择要修改的查询对象，单 击视图下拉按钮，选择“设计视图”，则打开该查 询的设计视图；或者直接双击查询对象，打开查询 的数据表视图，再单击查询视图按钮，切换到查询 设计视图。

33 编辑查询 删除字段 在查询设计视图中选择要删除的字段，按Delete键。 添加字段
在查询设计视图的对象窗格中选择要插入的字段，然后将其拖动 到查询设计网格指定的列上。 改变字段顺序 将鼠标指针移到查询设计网格的字段选择器上（字段名上方）， 此时鼠标指针变为一个向下箭头，单击鼠标左键选择该列，如果 要选择多列，则按住鼠标左键不放并拖动选择其他的列，选中的 列变成黑色。鼠标指向选定列的字段名（鼠标指针成为左斜箭 头），然后将其拖到需要的位置。 .重命名字段 单击查询设计网格中要重新命名的字段左边，键入新的名字，然 后在新名与原字段名之间键入一个冒号。运行查询时，将用新名 字代替原字段名。一般在查询中出现同名字段或出现字段表达式， 需要进行字段重命名。

34 创建汇总查询 汇总查询也属于选择查询，建立汇总查询一般 使用查询设计视图。
建立汇总查询应在查询设计视图中单击“设计” 选项卡的“汇总”按钮，Access就会在查询设计 网格中增加“总计”行，“总计”行用于设置 汇总选项。 设计汇总查询，必须为每个字段从“总计”行 的下拉列表中选择一个选项。“总计”行共有 如下选项供选择： Group By：指定本字段为分组字段，即以本字段 值相同的记录作为分组依据。它是总计行的默 认选项。

35 创建汇总查询 合计：对本字段值进行求和运算。 平均值：对本字段进行求平均值运算。 最小值：对本字段进行求最小值运算。
最大值：对本字段进行求最大值运算。 计数：求每一组中的记录个数。 StDev：计算每一组中本字段所有值的统计标准差。如果该组只包括1个记 录行，返回Null值。 方差：计算每一组中本字段所有值的统计方差。 First：输出每一组中第一个记录的值。 Last：输出每一组中最后一个记录的值。 Expression：用该选项可以在查询设计网格的字段行中建立计算字段。 Where：用这个选项可以限定表中哪些记录可以参加分组汇总。例如在查 询设计视图中，对“学生成绩”表的“成绩”字段设置Where选项，并在 下面的“条件”行输入“>60”，那么只把成绩高于60的记录进行分组汇总。 上述选项中，合计、平均值、最大值、最小值及StDev只能用于“数字”、 “日期/时间”、“自动编号”及“是/否”数据类型的字段，其它选项能 用于任何类型的字段。

36 使用参数查询 查询条件中包含参数，称为带参数的查询，简称参数查 询。 例6.5.4查询“学生档案”表中指定姓名的学生记录。
设计查询时，并无法确定要查找的学生姓名，所有把要 查找的学生姓名设置为参数，即在查询设计视图中把 “姓名”字段的“条件”设置为[请输入姓名：]。 运行查询时将出现“输入参数值”对话框，要求用户输 入参数的值。如图6.5.6所示。当用户输入“王伟中”并 按“确定”按钮后，Access接受参数值，并把它赋给参 数[请输入姓名:]。相当于执行了条件为姓名=“王伟中” 的查询。

37 建立操作查询 前面介绍的选择查询，运行结果以表的形式显 示出来，所有把选择查询称为逻辑表。
而操作查询是对数据库的数据进行操作，运行 时并没有显示查询结果。 操作查询包括生成表查询、更新查询、追加查 询和删除查询。生成表查询是把选择查询的结 果以数据表的形式存储在数据库，即把选择查 询的结果生成一个新表。更新查询、追加查询 和删除查询是对数据表的维护，即借助于查询 维护数据表。

38 生成表查询 创建生成表查询的操作过程： 按创建选择查询的方法在查询设计视图创建查 询；
单击“查询工具设计”选项卡的“生成表”按 钮，打开“生成表”对话框； 在对话框中输入新表名称，单击“确定”按钮； 单击“查询工具设计”选项卡的“运行”按钮， Access提示将向新表粘贴记录； 单击“是”按钮，则生成新的表。

39 更新查询 更新查询是借助于查询设计视图对表中的某些 字段值进行更改。
直接打开数据表也可以进行数据更改，但数据 的安全性是不可控的。更新查询通过查询程序 对数据库数据进行更改，可以较好地保证数据 库的安全性。 更新查询的操作过程是：按创建选择查询的方 法在查询设计视图创建查询，然后单击“查询 工具设计”选项卡的“更新”按钮，在查询设 计网格中增加“更新到”行，同时“排序”行 和“显示”行消失。可以在“更新到”行设置 更新该字段值的表达式。

40 删除查询 删除查询借助于查询设计视图删除数据表中满足条件的一组记录。 删除查询不只是删除记录中选定的字段，而是删除整个记录。
例6.4.8删除“学生档案”表中学号为“10001”的学生记录。 删除记录操作过程如下： 打开查询设计视图； 添加“学生档案”表； 双击“学生档案”的“学号”字段，使其出现在查询设计网格中； 在“学号”字段的“条件”行输入“10001”； 单击“设计”选项卡中的“删除”按钮，出现删除行，如图 所示； 单击“设计”选项卡的“运行”按钮，在出现的对话框中选择 “是”按钮，则将学号为“10001”的记录从“学生档案”表中删除。

41 追加查询 追加查询借助于查询设计视图把当前表中的一组记录追加到另一 个表的尾部。
当前表称为源表，被添加记录的表称为目的表。源表和目的表可 以在同一个数据库中，也可以在不同的数据库。 创建追加查询，应该遵循以下规则： 源表和目的表必须结构相同，否则追加的记录数据不完整。 如果目的表定义主键字段，则源表的对应字段不能为空值或与目 的表主键值相同。 如果目的表有“自动编号”类型的字段，则源表不能包含该字段， 否则将出现两个记录有相同的自动编号，使自动编号字段失去意 义。如果源表不包含该“自动编号”型字段，则新添加的记录将 自动编号。 如果追加记录到另一个数据库，必须指明目标数据库的位置和名 字。

42 SQL查询 实际上，Access所有的查询都是用SQL语句描述的， 用户在查询设计视图中单击“视图”下拉按钮中的 “SQL视图”，便可看到该查询对应的SQL语句， 图6.5.12是例6.5.3的SQL视图。 用户可以直接在SQL视图下输入SQL语句，然后单 击“运行”按钮，实现各种查询。

43 窗体的设计 窗体又称为表单，是Access数据库的重要对象之一。 窗体是管理数据库的窗口，是用户和数据库之间的 桥梁。通过窗体可以方便地输入数据、编辑数据和 查询数据。Access利用窗体将整个数据库组织起来， 从而构成完整的应用系统。一个数据库系统开发完 成后，对数据库的所有操作都是在窗体界面中进行。

44 窗体的分类 Access窗体按其功能分类，有数据操作窗体、控制窗体、 信息显示窗体和交互信息窗体。不同类型的窗体完成不 同的任务。
数据操作窗体：用来对表和查询进行显示、浏览、输入、 修改等操作。 控制窗体：用来操作和控制程序的运行。控制窗体通过 “命令按钮”执行用户的请求，通过选项按钮、切换按 钮、列表框和组合框等控件接受用户的数据输入。 信息显示窗体：以数值或图表的形式显示信息。 交互信息窗体：用于和用户进行简单信息交互，包括警 告信息、提示信息、简单输入等。交互信息窗体是系统 自动产生的。

45 窗体的视图 在Access中，窗体有窗体视图、数据表视图、数 据透视图视图、数据透视表视图、布局视图和 设计视图等。其中最常用的是窗体视图、布局 视图和设计视图。窗体的不同视图通过“开始” 选项卡的“视图”按钮切换。 窗体视图：操作数据库时的视图，是完成对窗 体设计后运行窗体的结果。 数据表视图：显示数据的视图，同样也是完成 窗体设计后运行窗体的结果。 数据透视图视图：把表中的数据及数据汇总信 息，以图形化的方式直观显示出来。

46 窗体的视图 数据透视表视图：可以动态地更改窗体的版面布置，重构数据的 组织方式，从而以各种不同方法分析数据。数据透视表视图是一 种交互式的表，可以重新排列行标题、列标题和筛选字段，直到 形成所需的版面布置。每次改变版面布置时，窗体会立即按照新 的布置重新计算数据，实现数据的汇总、小计和总计。 布局视图：布局视图是Access2010新增加的一种视图。在布局视图 中可以调整和修改窗体设计。可以根据实际数据调整列宽，还可 以在窗体上放置新的字段，并设置窗体及其控件的属性、调整控 件的位置和宽度。在布局视图中，可以看到窗体的控件四周被虚 线围住，表示这些控件可以调整位置和大小。 设计视图：不仅可以创建窗体，还可以编辑修改窗体。设计视图 由五部分组成：窗体页眉、页面页眉、主体、页面页脚和窗体页 脚。

47 创建简单窗体 使用“窗体”按钮创建窗体 打开学生管理数据库，选择“学生档案”表作为 窗体的数据源，在“创建”选项卡的“窗体”组 中，单击“窗体”按钮，窗体立即创建完成，并 且以布局视图显示。

48 使用窗体向导创建窗体 打开学生管理数据库，选择“学生档案”表作为窗 体的数据源，在“创建”选项卡的“窗体”组中单 击“窗体向导”按钮，弹出“窗体向导”框。选择 所有字段并将其添加到右边的“选定字段”列表中。 选择窗体的布局，单击“下一步”。输入窗体的标 题名称，单击“完成”按钮，即创建了以学生档案 为数据源的窗体（如图6.6.2所示）。

49 使用“多个项目”创建窗体 打开学生管理数据库，选择“学生档案”表作为 窗体的数据源，在“创建”选项卡的“窗体”组 中，单击“其他窗体”下拉按钮，选择“多个项 目”命令，窗体立即创建完成，并以布局视图显 示窗体。

50 创建“分割窗体” 打开学生管理数据库，选择“学生档案”表作为窗 体的数据源，在“创建”选项卡的“窗体”组中， 单击“其他窗体”下拉按钮，选择“分割窗体”命 令，窗体立即创建完成，上半部的窗体以布局视图 显示。在下半部中，单击最下面的导航条中的下一 记录按钮，则上半部的记录显示该记录的明细信息。

51 创建“数据透视图窗体” 打开学生管理数据库，选择例6.5.3中的“学生成绩 汇总”的查询作为窗体的数据源，单击“其他窗体” 下拉按钮，选择“数据透视图”命令，打开“数据 透视图”设计窗口，这时只是创建了一个数据透视 图的框架，还需要把相关字段拖到指定位置。

52 使用设计视图创建窗体 在“创建”选项卡中单击“窗体”组中的“窗 体设计”按钮，则打开窗体设计视图。单击 “设计”选项卡的“工具”组中的“添加现有 字段”按钮，可以添加或隐藏“字段列表”框。 将所需字段拖到窗体主体的适当位置，字段便 以控件的形式出现在窗体上，适当调整各控件 的位置及大小，单击“设计”选项卡的“窗体 视图”按钮即可看到窗体的内容。 前面用简单方法创建的窗体，也可以切换到设 计视图，在设计视图中对已创建的窗体进行修 改。

53 窗体的组成 窗体设计视图由多个部分组成，每个部分称为“节”。所有的窗 体都有主体节，默认情况下，设计视图只有主体节。如果需要添 加其他节，鼠标右击窗体，在打开的快捷菜单中执行“页面页眉/ 页脚”或“窗体页眉/页脚”命令，就可添加其他节。 窗体各个节的分界横条被称为节选择器，上下拖动节选择器可以 调整节的高度。在窗体的左上角（标尺左侧）的小方块，是“窗 体选择器”按钮，双击它可以打开窗体的属性表。窗体各个节的 作用如下： 主体节是窗体最重要的部分，用来显示数据源提供的数据或其他 控件。 窗体页眉节位于窗体顶部，一般用于放置窗体的标题、使用说明 文本或执行其他任务的命令按钮。 窗体页脚节位于窗体底部，用途和窗体页眉类似。 页面页眉节用来设置窗体在打印时的页面头部信息，例如标题等。 页面页脚节用来设置窗体在打印时的页面页脚信息，例如页码等。 添加了窗体的其他节后，如果不需要可以取消显示。右击主窗体， 在快捷菜单中单击相关命令即可。

54 常用控件简介 在Access中设计窗体，大都是通过系统提供的控 件完成的。窗体中所有的信息都包含在控件里。 控件是用来显示数据、完成预定动作或用来装 饰的对象。打开窗体设计视图，Access会在“设 计”选项卡的“控件”组中显示控件按钮，可 从中选择所需的控件添加到窗体中。 Access主要控件有：命令按钮、标签、文本框、 复选框、选项按钮、切换按钮、组合框、列表 框、选项组、选项卡、图像、直线、矩形、插 入分页符、未绑定对象框、绑定对象框、子窗 体/子报表、ActiveX控件等。

55 常用控件简介 Access控件根据其用途可以分成绑定型控件、非绑定型控件和计算 型控件。
非绑定型控件没有数据源。由于没有与数据库中的字段相连，它 的值存储在窗体中，不会更改数据库字段的值。非绑定型控件一 般用来显示信息、线条以及图像，这些控件一般不允许输入数据。 计算型控件以表达式作为数据源。表达式可以使用窗体的表或查 询字段中的数据，也可以使用窗体其他控件中的数据。由于计算 型控件不会修改数据库，有时候也把计算型控件看作非绑定型控 件。 下面介绍常用的控件。

56 按钮 “按钮”也称“命令按钮”。“按钮”控件是图形 用户界面的典型代表，绝大多数的Windows应用程 序都用到“按钮”控件。在窗体上可以通过单击 “按钮”控件执行一个动作，例如可以单击按钮使 窗体显示下一个记录。为了能使窗体上的命令按钮 产生动作，就必须在命令按钮的“事件”属性中添 加代码（程序）。

57 标签 “标签”控件用来显示静态的文本信息，大多数控 件都与“标签”控件相连，例如当创建一个文本框 时，就附带了一个“标签”控件来显示文本框的标 题。“标签”控件不与数据库中的字段绑定，没有 数据源，它所显示的信息一般在设计时直接输入。

58 文本框 “文本框”控件能够在窗体上显示文本、数值、日 期、时间数据。在窗体中可以利用文本框显示表或 查询中的字段值。
文本框可以与某个字段绑定，也可以是非绑定型的。 经常使用文本框显示计算结果，或利用文本框接受 用户的输入。由于非绑定型文本框没有与任何数据 库表和查询绑定，所以在非绑定文本框中的数据并 没有保存到数据表。

59 复选框、切换按钮和选项按钮 在Access2010中，“是/否”型字段只存储“是”或“否” 两个值之一。如果使用文本框显示“是/否”型字段， 该值将显示为-1或0。Access2010提供复选框、选项按钮 和切换按钮用于表示“是/否”的值，这些控件提供了 “是/否”型数据的图形化显示，更方便阅读。 在大多数情况下，复框框是表示“是/否”型数据的最 佳控件，也是窗体中“是/否”型字段的默认控件，而 选项按钮和切换按钮通常作为选项组的一部分。 复选框、选项按钮和切换按钮也分为绑定型和非绑定型。 和创建绑定型文本框一样，可以直接将“是/否”型字 段拖动到窗体中。 用户也可以创建未绑定复选框、选项按钮或切钮按钮， 以接受用户输入，然后根据输入内容执行相应操作。

60 数据库安全 数据共享是数据库应用的特征，但数据共享可能会 带来安全问题。除了在数据库应用系统中采取各种 安全策略外，对数据库本身的保护也是相当重要的。 保护数据库安全最简单的方法是为数据库设置打开 密码，以禁止非法用户进入数据库。

61 给数据库设置打开密码。 为了设置Access数据库密码，要求必须以独占方式打开数据库。 例6.7.1 为“学生管理”数据库设置用户密码。
操作步骤如下： 启动Access。 选择“文件”选项卡，在窗口的左窗格中单击“打开”命令按钮， 在“打开”对话框中选择要设置密码的数据库文件“学生管理” 数据库。 单击“打开”按钮右侧的下拉箭头，选择“以独占方式打开”选 项，这时就以独占方式打开了“学生管理”数据库。 选择“文件”选项卡，在左窗格中选择“信息”命令，在右窗格 中单击“用密码进行加密”按钮。 在打开“设置数据库密码”对话框中，在“密码”文本框中输入 密码，在“验证”文本框中再次输入同一密码，然后单击“确定” 按钮。密码设置完成。 以后要打开“学生管理”数据库，会自动弹出“要求输入密码” 对话框，只有输入正确的密码后，才能打开“学生管理”数据库。

62 以只读方式显示窗体中的数据 窗体是用户操作数据库的界面，应该赋予不同角色的用 户对数据库有不同的操作权限。禁止在窗体上修改数据 的操作步骤如下：打开窗体设计视图，单击“设计”选 项卡“工具”组中的“属性表”按钮，打开属性表。单 击要进行保护的字段，在属性表中将“数据”标签中的 “是否锁定”属性值设为“是”，这样就无法在该字段 上修改数据。 用户还可以将整个窗体锁定起来。单击窗体设计视图窗 口左上角的方框，以选定整个窗体，然后单击“设计” 选项卡“工具”组中的“属性表”按钮打开属性表，将 属性表“数据”标签中的“允许筛选”、“允许编辑”、 “允许删除”、“允许添加”属性设置为“否”。

63 生成ACCDE文件 为了保护Access数据库系统中所创建的各类对象不被他 人擅自修改或查看，隐藏并保护所创建的VBA代码，防 止误操作删除数据库的对象，可以把设计好并完成测试 的Access数据库转换成ACCDE格式，这样可以提高数据 库系统的安全性。生成ACCDE文件的操作也称为数据库 打包。 把现有的数据库系统“打包”生成ACCDE文件的过程是 对数据库系统进行编译、自动删除所有可编辑的VBA代 码并压缩数据库系统的过程。 早期Access版本直接把数据库文件转换成ACCDE文件。 而Access2010的做了一个改进，在生成ACCDE文件过程 中，原来的ACCDB文件保持不变。这样用户可以对 ACCDB文件进行再修改，然后再生产ACCDE文件。