科学技术档案整理 陈勇.

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1 科学技术档案整理 陈勇

2 相关文件、规定 《 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案 局8号令
《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局10 号令 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T ） 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T ） 《 湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》（鄂档规 号） 《湖北省档案工作业务建设规范》（鄂档规2011 6号） 《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》 （鄂档规2012 1号）

3 主要内容 科学技术档案概述 科学技术文件材料整理 科学技术文件材料归档

4 科技档案概述 （一）科技档案概念： 企事业单位和国家机构、社会组织及其个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，简称科技档案。

5 1.揭示了科技档案的产生领域和内容性质，正确区分科技档案同其它档案的区别。
科技档案概述 包含了有三个方面的含义： 1.揭示了科技档案的产生领域和内容性质，正确区分科技档案同其它档案的区别。 2.明确了科技档案是科技活动的直接记录，正确区分科技档案与其它科技文献的区别。 3.明确了科技档案是归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别。

6 科技档案概述 （二）科技档案的特点： 1.专业技术性 2.多样性 3.成套性 4. 现实性（动态性） 5.保密性

7 是在工业产品的开发、研制和生产、制造中形成的科技档案
科技档案概述 (三)科技档案的种类： 工业生产技术档案(产品档案) 是在工业产品的开发、研制和生产、制造中形成的科技档案 包括技术协议书、技术任务书、产品设计图样、产品配方、商标专利材料、工艺方案、工艺流程图、工艺定额、工艺规程、工装图样、工艺技术总结、计算书、说明书、定型报告、产品质量检验材料合格证、装箱单、产品评优等

8 科技档案概述 基本建设档案 是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建 设工程的规划、设计、施工和使用、维护等活动中 形成的科技档案
以工程成套归档，一个项目是有机整体 主要包括：可行性研究、任务书、设计基础文件、 工程设计、工程施工、工程监理、财务、器材管理、 工程竣工文件、

9 基本建设文件材料排列 1、依据性文件，主要包括六个方面： （1）项目建议书及其报批的文件； （2）项目选址意见书及其报批的文件；
（3）可行性研究报告及评估报批文件； （4）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证的文件 ； （5）环境预测调查的报告、环境影响的报告书和批 文； （6）设计任务书、计划任务书及其报批文件。

10 2、设计基础文件，主要包括三个方面： （1）工程地质和水文地质的勘察报告、地质图、勘 察记录、化验报告、试验报告、重要的土样岩样及 说明； （2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要 设备安装测量定位、观测的记录； （3）其它与建设项目有关的水文、地质、地震、气 象等设计基础资料。

11 3、设计文件，主要包括九个方面： （1）总体规划设计文件； （2）方案设计文件； （3）初步设计文件及其报批文件； （4）技术设计文件； （5）施工图设计文件； （6）技术秘密材料和专利文件； （7）工程设计计算书； （8）关键技术试验的文件； （9）设计评价、鉴定及审批的文件

12 4、管理性文件，主要包括四个方面： （1）有关征地、移民、拆迁的文件，其中有征用土地的 申请、批准文件，红线图；征地移民拆迁、安置、补偿文 件。 （2）有关计划、投资、统计、管理的文件，其中有投资、 进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划； 概算、预算管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的 文件等。 （3）有关招标投标文件和承包发包工程的合同协议，其中 有招标、投标、履约类保函，开标议程、、评标人员签字 表、评标记录、评标报告；中标通知书；合同审批文件、 合同变更文件、合同书。 （4）有关专项申请与批复的文件，其中有环境保护、劳动 安全、卫生、消防、人防、规划的文件材料；供水、供电 、供暖、煤气、通信、排水等配套设施方面的文件；原料 ，材料、燃料供应的协议文件。

13 5、施工文件，主要包括三个方面： （1）有关建筑施工方面的文件 （2）有关设备及管线安装施工的文件 （3）有关电气、仪表安装施工的文件

14 6、监理文件：监理合同协议、监理大纲；施工单位 和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审 文件；索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、 复工令、返工令、许可证、监理日志、监理周（月 、季、年）报、单元工程检查和工程分部分项质量 认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成 报表

15 7、声像材料 8、生产技术准备和试生产的文件 9、财务和器材管理文件 ：财务计划及执行、年度计 划及执行和年度投资统计的文件材料，主要材料消 耗和器材管理交付使用的固定资产、流动资产、无 形资产和递延资产的清册。 10、竣工验收文件

16 科技档案概述 设备仪器档案 是各种机器设备、车辆、船舶和仪器仪表的档案材料

17 设备仪器文件材料排列 1、订货阶段：调研考察报告、申请批复文件、订货 单或合同等
2、到货验收阶段：开箱验收记录、装箱单、随机文 件（产品图样、安装图、安装说明书、使用说明书 、维修保养说明、易损件图等）、合格证、争议、 索赔往来文书 3、安装试车阶段：安装竣工图、调试运转记录 4、使用维修阶段：大中修检验记录、维修保养单等

18 科技档案概述 科学技术研究档案 是指在自然科学技术研究中形成的，具有保存价值 的文字、图标、数据和声像、电子等各种文件材料。 以课题归档

19 科技档案概述材料 研究准备阶段：课题申请报告、课题评审材料、经 费申请、实施计划、研究大纲、委托书或协议书及 其他往来文书
研究实施阶段:产生各种实验、试验和观察记录、计 算分析数据、计算文件及计算机软件、样品、样机 材料、综合分析报告等 研究总结阶段:论文、技术报告、研究总结、成果鉴 定书成果报奖、申请专利以及应用、反馈文件等。

20 科技档案概述 专门技术档案 测绘档案、地质档案、水文档案、天文档案、 气象档案、地震档案、医药卫生档案、环境保 护档案、农业技术档案分为：农业科技档案种 子档案、农作物档案、林业档案畜牧业档案、 水产档案（水产养殖、水产捕捞）、农业生态 环境档案和农业区划档案

21 二、科技文件材料归档

22 科技文件材料归档 一、科技文件材料概念 是在科技、生产活动中直接形成的，处于使用和运 行过程中的信息记录。它与科技档案是同一事物在 不同生命周期的表现形式。科技文件归档转化为科 技档案。

23 科技文件材料归档 二、科技文件管理的质量要求 1.完整性要求 2.准确性要求 3.系统性要求 4.真实性要求 5.可用性要求

24 科技文件材料归档 三、档案部门对科技文件管理工作的监 督、检查 1.业务指导 2.控制措施（三纳入、四参加、四同时）

25 （2）检查工程进度的同时检查文件形成归档情况； （3）项目竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、系统情况；
科技文件材料归档 档案收集的控制措施 三纳入 （1）档案工作纳入各项工作计划 （2）纳入领导工作议事日程 （3）纳入有关人员岗位责任制 四同时 （1）下达项目任务的同时下达 归档要求； （2）检查工程进度的同时检查文件形成归档情况； （3）项目竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、系统情况； ⑷上报项目评优和有关人员提职考核的同时，档案部门出具专题档案归档证明材料。

26 科技文件材料归档 四参加 ⑴即档案部门参加产品定型会 ⑵参加基本工程竣工验收 ⑶参加设备开箱验收会 （4）参加科研课题鉴定会

27 三、科技文件材料整理

28 1.整理工作的内容：主要是指对科技文件材料归档后进行的整理工作，主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学的分类、排列和编制科技档案号。
科技文件材料整理 一、整理工作的内容和意义 1.整理工作的内容：主要是指对科技文件材料归档后进行的整理工作，主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学的分类、排列和编制科技档案号。 2.意义： 是科技档案业务建设的中心环节 是开发利用科技档案信息资源的基础和前提条件

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35 二、科技档案的分类 最基本的分类方法有六种： 按工程项目、 按型号、 按课题、 按专业、 按地域、 按时间分类。

36 科技文件的归档时间 一项科技活动结束后归档 按阶段归档

37 按子项归档

38 按年度归档:如水文、气象等文件材料 随时归档:如外购设备

39 遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的成套、系统，并要便于利用和保管。
科技档案整理 三、整理工作的原则 遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的成套、系统，并要便于利用和保管。 保持科技档案材料之间的有机联系，不能杂乱无章。一是要对库藏全部科技档案进行分类，系统排放，二是对每一个项目内的科技文件材料进行整理、立卷和编目。

40 科技档案整理 四、科技档案分类及分类的基本要求
科技档案的分类，就是根据科技档案的内容、性质和相互联系，把科技档案划分成一定的类别，从而使全部库藏科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的关系。 分类的基本要求： 要符合形成档案的专业和单位的科技活动的性质与特点； 在一个单位内部或一个专业系统内部，同一种科技档案的分类标准要一致； 分类应力求按专业系统实现标准化； 分类层次要力求简明。

41 科技档案整理 （1）划分大类确定类列 1.编制规则： 分类方案类目体系的可包容性、严整性、相对稳定性。 2.编制方法
五、分类方案的编制 1.编制规则： 分类方案类目体系的可包容性、严整性、相对稳定性。 2.编制方法 掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点，确立明确的分 类标准和分类方法，划定类目体系，编制分类分案。 （1）划分大类确定类列 （2）划分属类，形成类系 （3）确定类别排序 （4）明确代字、代号 （5）制成文件或图表 （6）撰写分类编制说明

42 六、案卷排列和档案号的编制 1.排列方法 即分类排列法和流水排列法 2.科技档案号的编制 科技档案案卷编号简称为档号，它是用来反映 科技档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是 科技档案分类号和案卷顺序号的组合体。

43 以声母为代字的科技档案种类的代字表 序号 科技档案种类的名称 代字 1 建设项目档案 kj 2 设备档案 ks 3 产品档案 kc
科技档案整理 以声母为代字的科技档案种类的代字表 序号 科技档案种类的名称 代字 建设项目档案 kj 设备档案 ks 产品档案 kc 科研档案 kk

44 档案分类编号办法 1、编号办法 1.1 汉洪高速公路根据相关行业规定，采用汉语拼音字母与 阿拉伯数字相结合的方法进行编制。 1.2 汉语拼音“HH”代表汉洪高速公路，其后数字表示属类， 小类，中间用小圆点隔开，最后的小类后接“——”，其后为案 卷流水号。

45 例如： 施工文件 HH 4·1·1 — XXX 案卷流水号 三级类目（土建第一合同段 ） 二级类目（一期土建工程） 一级类目（施工类） 项目代号（汉洪高速公路） 注：（1）一级类目：前期准备阶段类、设计类、工程管 理类、施工类、监理类、竣工类、科研类、声象类、财务 类，设备材料类；分别用1、2、3、4、5、6、7、8、9、 10表示。 （2） 二、三级类目为一级类目的细化。 （3）案卷顺序号不编虚位，从“1”开始编写（即不 编为“001”）

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49 文字材料的编写要求 七、整理主要要求 组成的案卷便于保管、利用。
文字应简洁、准确、结构合理等，书写字迹符合规 定，使用耐久或较耐久的书写材料，不能使用不耐 久的铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等 字迹。要把好字迹关

50 图纸、文件材料的纸张是否规格，传真件用纸、书 写字迹是否符合要求
字迹是否清楚、图样是否清晰、签认手续是否完备， 文件形成是否齐全完整 复印、打印件及照片的字迹、线条和影象的清晰及 牢固程度是否符合设备标定的质量要求，使用激光 打印机 录音、录像文件载体的有效性 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘

51 装订要求（档号章106） 装订与不装订都可以 装订应结实、整齐、美观，装订应下齐、右齐，三 点一线左侧装订。
不装订时间要按照卷内目录的编排次序排放有序， 并在每份文件首页加盖档号章。 幅面要求一般A4 去掉金属物

52 编页号：以有书写内容的页面 编写页号，案卷封面、卷内目 录、备考表不编页号。以阿拉 伯数字编写在左、右下角。
科技档案整理 八、案卷的编目 编页号：以有书写内容的页面 编写页号，案卷封面、卷内目 录、备考表不编页号。以阿拉 伯数字编写在左、右下角。 填写内目、备考表、案卷封面、 案卷脊背、档号章 序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页数 备注

53 卷内备考表 互见号： 说明： 立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日

54 科技档案整理 编制封面 题名的拟写：应简明、 准确地揭示卷内科技文件材 料的内容，主要包括项目名 称或代字、代号及其结构、 阶段的名称、科技文件的名 称等。 档 号 ： 案卷题名： 立卷单位 起止时间 保管期限 密 级

55 卷脊 保管期限 档 号 案卷题名

56 档号章 档号 序号

57 谢谢大家！