武汉中心大厦开发投资有限公司 行政方面工作制度及流程培训

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1 武汉中心大厦开发投资有限公司 行政方面工作制度及流程培训
2011年12月

2 目 录 1. OA常见问题答疑 2. 文件档案管理工作指引培训 3. 图纸收发及销毁 4. 公司日常管理规范

3 一、OA常见问题答疑

4 1.二级管理模式下的行文分为武汉中心大厦公司内部公文处理和报武汉公司公文处理。
内部公文处理先行纸板签批，再行OA，上报武汉公司的公文统一由综合部处理、跟踪、督办。

5 2.上报武汉公司的公文同时会将文件的经办人及经办部门的负责人设置成为督办人，行文过程中在协同工作中的督办事项里可查阅文件流程。

6 3.文件审批完成后，可在知识管理中的文档中心随时进行调阅、打印。 单位文档是查阅武汉中心大厦公司内部公文处理结果；
单位文档（武汉王家墩）是查阅上报武汉公司公文处理结果。 4.行文中如碰到附件内容为以往公司审批同意通过的文件，请使用关联文档将文件关联起来，无需再进行扫描或拍照。

7 5.如附件中扫描件或图片较多，需合成为一个WORD文档或PDF文档上报。

8 行文的正确格式要求 字体为4号宋体，加粗 标题：字体为小2号宋体加粗 请示正文，字体为4号宋体。行间距为1.5倍

9 二、文件档案管理工作指引

10 文件档案管理工作指引 2011年11月21日，公司领导决议： （一）目标：
规范文件的管理要求，确保有效的信息跟踪、有序的文件传递和便捷的档案查询，促进项目管理工作顺利开展。 （二）适用范围： 适用于本公司在项目各阶段形成的合同文件、通讯函件、外来文件等的管理工作。

11 文件档案管理工作指引 公司档案管理网络 武汉中心大厦开发投资有限公司 综合部 档案室 郭莹 成 本 控 制 部 李 正 想 工 程 技 术
丁 海 波 一 萧 潇 二 吴 峥 综合部 档案室 郭莹 公司档案管理网络 一 9/13/2017

12 文件档案管理工作指引 （三）主要责任： 1、各部门负责人负责对本部门文件资料 立卷工作的监督与领导。综合部档案
室负责全公司立卷归档业务工作的检 查和指导。 2、各种送审文件、传阅文件、外来文件 等应立卷归档的文件材料，实行公司、 所属部门两级立卷制度。各部门专 (兼)职档案资料管理员和综合部档案 室共同完成文件资料的收集、立卷、 归档工作。 3、承办人员应将处理完毕或经领导批存 的文件材料，在三个工作日内收集齐 全，加以整理，送本部门或公司的专 （兼）职档案资料管理员归档。 4、案卷归档时，交接双方当面点清,并 填写移交登记表，双方签字。 5、已归档文件材料，如有作废或停止 使用等情况，承办部门必须及时通 知综合部档案室予以注明。 6、各部门每年形成的文书档案，应于 年度结束后，次年三月底前归档； 工程档案可以分阶段或全部竣工验 收1个月内归档;声像档案一般在形 成后5个工作日内移交综合部档案室 归档保管。 7、在文件收集过程中，如发现使用不 规范的纸张或复印件、传真件文件 归档，一定要退回，必须统一修正 为原件立卷归档。

13 文件档案管理工作指引 （四）编号和目录： 　1、编号的设置详见附件“关于规范收、发文及流程的通知”。卷内文件排列，应按排列顺序在文字材料的正面的右上角、背面的左上角打号或编号，以固定文件在卷内的位置。 2、卷内文件目录：文件目录放在卷首，按照要求逐项填写，一律用计算机打印。 卷内文件目录 立卷人： 立卷时间： 序号 编号 责任者 题 名 日期 页数 备注

14 文件档案管理工作指引 合 同 （五）案卷标题、标签蓝盒： 1、标题要简明扼要，通俗易懂。 示例： 武汉中心2011年度合同 2、标签蓝盒
　1、标题要简明扼要，通俗易懂。 示例： 武汉中心2011年度合同 武汉中心大厦 开发投资有限公司 武汉中心 2011年度 合 同 2、标签蓝盒

15 文件档案管理工作指引 （六）案卷质量标准： 　１、 归档文件，齐全完整； ２、分类清楚，保持联系； ３、题名确切，容易查找； ４、卷内排列，系统条理； ５、案卷装订，整齐美观； ６、声像资料，清楚清晰。

16 武汉中心总字[2011]3号 关于规范收、发文格式及流程的通知 公司各部门： 随着项目推进，对外工作联系增 多，根据武汉公司相关规定，结合本 公司实际工作需要，对收文、发文格 式及流程进行重新梳理。现将具体要 求通知如下： 一、收发文件编号 示例： WHZX-I-ZH 武汉中心公司-收文-综合部使用- 2011年-第1号文件 WHZX-O-GC 武汉中心公司-发文-工程一部使用- 2011年度-第1号文件 第一级表示：公司名称缩写WHZX 第二级表示：I：收到文件用英文IN的 第一个字母表示 O：发送文件用英文OUT 的第一个字母表示 第三级表示：收、发文部门名称缩写 ZH(综合部) GC1（工程一部） GC2（工程二部）GJ（工程技术部） CB（成本控制部） 第四级表示：年度 第五级表示：流水号 二、原则上每天集中收、发文处理两次，特别紧急的文件可另行处理，具体收文时间为： 上午：11:00—12:00； 下午：14:00—15:00

17 三、收、发文流程图： 收文流程 发文流程

18 四、发文使用表格（见附件一） 五、收、发登记表（见附件二） 六、自本通知下发之日起执行。 特此通知。

19 三、图纸收发及销毁

20 １、图纸收发流程 拿到图纸部门 技术部审核 通知用图部门已 到的图纸内容 综合部存档 登记 用于图审或招标 的图纸（可回收） 升版图纸（旧版
图纸由用图部门 回收交并综合部） 新图纸 用图部门到综合 部领取图纸（经 技术部确认） 施工单位、监 理单位及其它 用图单位

21 ２、图纸销毁流程 已回收的旧版图纸 综合部核对并编制销 毁目录 技术部核对确认图纸已 作废并在销毁目录 上签字 副总经理签字 总经理签字
由行政人事部组 织项目公司综合 部进行销毁

22 四、公司日常管理规范

23 （一）工作时间 员工正常工作时间为周一至周五上午8:30至12:00，下午1:30至5:30，因季节变化需调整工作时间时由行政人事部另行通知。

24 （二）试 用 期 所有被录用的员工将会经过二至六个月的试用期。 试用期将满时，员工须填写“员工转正定级审批表”经过部门负责人以及分管领导考核后，交于行政人事部，通过公司领导的工作试用期考核后将被转为正式员工。

25 （三）员工调配、离职、劳动合同续签 员工内部调配须填写“公司员工调配审批表”，调配审批后报备武汉公司行政人事部 。
员工离职须提前一个月在OA中发起“员工解除劳动合同审批表”逐级批示后，做好工作交接方可离职。 公司与员工签订劳动合同期限，初次签订中、高层管理人员为三年；普通员工为一年，续签劳动合同均为三年，合同到期后须在OA中发起劳动合同续签，通过审核后，拿原合同到行政人事部进行续签。

26 （四）劳动纪律 1．员工必须按时上下班，上下班必须打卡。 （1）员工每月迟到1次且不超过10分钟的，不扣工资； （2）迟到超过10分钟或迟到二次及以上的或出现早退的，每次按照规定进行扣罚工资。 （3）超过4小时不超过1天的， 按旷工1天处理。2．员工每旷工半天，扣罚当月工资的15%。年累计旷工达到2.5天时，公司将提出书面警告；年累计旷工超过3天（含）的，视为严重违反公司规章制度，公司有权与其解除劳动合同。

27 3．因个人原因忘打、漏打考勤卡每月累计超过3次的，每超过一次扣罚日工资的10%。
4．委托他人打卡或代替他人打卡的，属于弄虚作假行为，视为违反公司规章制度，扣罚代打卡双方当事人当月工资的20%，并在公司内通报批评。 5 ．如有事外出或者调休不能打卡，须在三日之内在考勤卡上注明未打卡原因，超过三日没有注明视为旷工。

28 6. 公司员工要严格遵守劳动纪律及考勤制度，不迟到，不早退，不旷工，上班坚守工作岗位，不串岗不闲聊。
7. 下班以后，无故不得留在办公室内。不得带子女、亲友、同学到办公区聊天、玩耍，更不允许外人在办公区逗留。离开办公室时，应关好门窗、空调，切断电器开关。

29 考核结果将直接影响员工的工资、调薪、年底双薪及职务任免和晋升。
二、考核 考核种类 试用期员工转正考核； 月度/季度绩效考核； 年终绩效考核。 考核结果应用 考核结果将直接影响员工的工资、调薪、年底双薪及职务任免和晋升。

30 三、员工加班、假事管理 工作日原则上不安排加班，员工应提高工作效率，在工作时间内完成本职工作。员工因个人原因未能按时完成工作，导致的延长工作时间，不能视为加班。 因临时增加额外的工作任务，时间紧迫，必须安排加班的，需在加班前填写《加班申请审批单》。内容包括安排加班的原因、参与加班的人员、加班时间等相关信息，员工每月累计加班时间不得超过36小时。 员工出差须填写“出差审批表”，出差不算加班。 在办公场所加班的应当打卡，加班时间以打卡时间为准，特殊情况可以手工记录加班时间。

31 加班待遇 公司安排员工在工作日或双休日加班的，按照先加先调的原则，给予同等时间的调休。 公司安排员工在法定节假日加班的，按照国家规定支付员工加班费，随当月工资一起发放。 调休应填写《假期申请单》，调休一天只需填写纸质版，并由综合部以及公司领导审批后方可休假，调休一天以上，需在OA中发起申请，并参照公司《假事制度》规定的请假程序和权限进行审批，审批后，方可休假。

32 （二）假事种类 事假 员工事假期间不发放工资，最小请假单位为2小时。员工连续事假最多不得超过10天，年度累计事假最多不得超过30天。

33 病假 员工病假期间发放病假工资，病假工资为武汉市最低工资标准的80%。病假的最小请假单位为2小时。

34 （一）假事种类 工伤假 员工因工负伤，给予工伤假和相应的工伤待遇。具体实施办法按照国家有关规定执行。

35 婚、丧假 （一）婚假。凡符合国家法定年龄且入职后结婚的，可于结婚登记之日起一年内享受婚假3天，属晚婚的，增加奖励假7天。 （二）丧假。员工直系亲属（父母、配偶、子女）或配偶的父母去世，给予丧假3天。赴外地奔丧的，增加1天路程假。 （三）婚、丧假应一次性休完，婚、丧假期间发放全额工资。

36 生育假 （一）符合国家计划生育规定的女员工可享受生育假。具体包括： 1．产前假 产前假自怀孕满五个月起开始，到分娩前一天结束。产前假包含员工当年的年休假。 （二）男员工配偶符合国家计划生育规定生育的，给予7天的陪产假，陪产假期间发放基本工资。

37 2.产假 产假自分娩当天开始，正常生育的产假为90天，难产的增加15天，多胞胎生育的每多生育1个婴儿增加15天，晚育的增加30天。
妊娠不满4个月流产的产假为15至30天，妊娠满4个月以上流产的产假为42天。

38 （一）假事种类 3．产前检查假 产前检查假自确定怀孕之日起，每月一次，每次半天。 4．哺乳假 产后一年为哺乳期，每天1小时哺乳假。

39 （一）假事种类 年休假 （一）员工转正后，可以按照以下规定享受年休假：
1．员工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。 2．员工入公司当年的年休假天数，从入职之日起，按照当年度剩余天数进行折算，折算后不足1整天的部分不享受年休假。 具体折算办法为：（当年度在本单位剩余日历天数÷365天）×员工本人全年应当享受的年休假天数 3．员工累计工作满1年、满10年、满20年的当年，按上述原则分段计算当年可享受的年休假天数。

40 （二）请假程序及审批程序 休婚假、丧假、生育假（含产前假、产假、产前检查假、陪产假）、年休假等的假事，须在OA中发起经须经综合部复核、部门负责人、所属公司负责人审批，行政人事部复核、分管领导（含行政人事分管领导）审批。婚假、生育假需提前两个月申请，病假、生育假需附医院开据的诊断报告，OA审批通过后方可休假。

41 休事假、病假、工伤假等类别的假事 ①休事假、病假、工伤假等类别的假事，须提前半天在OA中发起，经行政人事部复核、部门负责人、分管领导（含行政人事分管领导）审批后方可休假。 员工提出休假前，各部门要统筹安排好工作，协调好本部门员工休假时间，并做好工作交接，保证休假期间工作的正常开展。

42 四、其他日常工作 印章使用规范 工程一部、工程二部的印章由综合部保管，武汉中心大厦公司的公章是由武汉公司档案室保管，相关部门需要盖印印章的，首先在相应的印章使用本上登记再由部门经理以及王总签字后到我这里或者拿到武汉公司档案室盖章。

43 办公用品申请 每月20日前以部门为单位将下个月需要申请的办公用品种类和数量报给我，新申请的办公用品在下月中旬左右就会统一到我这里。

44 物资使用登记表 借用公司物资，例如笔记本电脑、投影机等须在我这里登记借用时间、借用人、借用原因以及归还时间，物资借出时出现任何的问题都由借用人承担。

45 谢　谢！