从科学发展观的角度认识高校档案和档案工作

Presentation on theme: "从科学发展观的角度认识高校档案和档案工作"— Presentation transcript:

1 从科学发展观的角度认识高校档案和档案工作
主讲：朱顺洪 时间：2011年10月14日

2 主要内容 一、充分认识高校档案的重要作用 二、充分认识档案工作的重要作用 三、切实重视和支持档案工作

3 一、充分认识高校档案的重要作用 （一）充分认识高校档案的重要作用要有正确的逻辑起点
1、高校档案的定义 高校档案是指高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、高校档案定义中的基本含义包括四个方面 第一，档案的形成者（档案来源的广泛性） 第二，档案是由文件材料有条件转化而来的（形成条件） 第三，档案的形式是多种多样的（档案载体的多样性） 第四，档案是历史的原始记录（档案记录的原始性）

4 一、充分认识高校档案的重要作用 1、档案是党和国家宝贵的文化财富 第一，是学校各项工作的查考凭证
（二）充分认识档案的先要作用要有长远的战略眼光 1、档案是党和国家宝贵的文化财富 档案之所以需要保存和世代相传，是因为具有特有的作用和价值。 2、在高校中档案有五个方面的作用 第一，是学校各项工作的查考凭证 第二，学校档案是教学管理的参考依据 第三，学校档案是科学研究不可缺少的必要条件 第四，学校档案是宣传教育的生动教材 第五，学校档案是编史修志的原始材料

5 二、充分认识档案工作的重要作用 （一）高校档案工作是高等学校重要的基础性工作 1、高校档案工作的定义 2、认真做好档案的基础性工作
高校档案工作是指档案接收与收集、整理与鉴定、编目与检索、保管与统计、编研与提供利用等一系列活动的总称。 2、认真做好档案的基础性工作 第一，收集要完整、齐全，各门类、各种载体档案都要收集； 第二，整理要科学、分类要准确； 第三，搞好检索、开发利用； 第四，搞好研究工作。

6 二、充分认识档案工作的重要作用 第一，档案的分类
分类就是根据事物的异同，按照一定的属性，把事物集中成类的过程，也就是分门别类的意思，把相同的东西集中起来，不同的东西区别开来。 学校档案分类必须准确，我校按照《韶关学院档案工作业务建设规范汇编》中的“韶关学院实体分类法”来进行分类档案种类 。

7 二、充分认识档案工作的重要作用 第二，档案的立卷 档案的立卷就是将若干的文件组成案卷的过程。 将单份文件组成一个案卷的程序 ： 组卷
卷内文件的整理 拟写案卷标题 填写案卷封面 拟写立卷说明 案卷装订

8 二、充分认识档案工作的重要性 （二）充分认识档案工作是不可缺少的重要工作
高校档案工作，主要是为教学、科研和党政管理工作服务的。也是为学校领导决策提供准确可靠的信息和凭证依据，同时还为社会提供服务。

9 二、充分认识档案工作的重要性 （三）档案工作的重要作用体现在默默无闻当中 ◆默默无闻、不图名利、无私奉献 ◆无私的付出 ◆行业精神

10 三、切实重视和支持档案工作 江泽民同志指出：“……过去，对由于不重视档案工作而造成了很大的损失。” 国家领导人对档案工作的重视：
万里委员长说：不重视档案工作是科学文化水平不高的反映。 江泽民同志指出：“……过去，对由于不重视档案工作而造成了很大的损失。” 胡锦涛同志指出：“希望各级党委和政府重视和支持这项工作，把档案工作列入议事日程，加强对档案工作的领导和督促检查，帮助解决档案工作所必须的物质条件，使档案得到安全保管和科学利用。”

11 三、切实重视和支持档案工作 各部门要把重视和支持档案工作落到实处： （一）把档案工作列入议事日程 （二）加强对档案工作的领导和督促检查
1、同研究、同布置、同检查、同落实 2、有领导分管，有专人负责 3、按时收集、整理、保管 （二）加强对档案工作的领导和督促检查 1、明确一名领导同志分工主管档案工作。 2、要明确档案人员职责。 3、分管领导要检查工作效果。 （三）帮助解决档案工作所必须的物质条件 1、库房；2、设备；3、经费

12 结束

13 谢谢大家！

14 组卷 ： 兼职档案人员在断定一份文件的价值，要有一个尺度。那就是要掌握档案保管期的规定，正确划分档案的永久、长期、短期的保管期限。当确定每一份有保存价值的文件的保管期限后，就可以粗略地将同一保管期限的档案文件放在一卷，这样就可以组成一个案卷单位。

15 卷内文件的整理： 第一步，卷内文件的排列 第二步，卷内文件的编号
卷内文件的排列的原则是，固定卷内文件的位置，保持文件之间的联系，做到层次分明，方便利用。 案卷排列的方法一般采用“年度­—问题”较适用 。 第二步，卷内文件的编号 卷内文件排好后，应按统一方法编上页号，固定次序，以便于查找利用和保护档案文件。

16 卷内文件的整理： 第四步，填写卷内备考表 第三步，填写卷内目录和案卷目录
主要项目有：顺序号、文件号、文件责任者（作者）、文件题名（标题）、文件日期、所在页号、备注等。 第四步，填写卷内备考表 卷内备考表在案卷最后，主要由立卷人填写并签名。

17 卷 内 文 件 目 录 顺 序 号 文 责任者 题 名 日 期 页 号 备 注 1 06300351 省自然科学基金会 韶关学院
题 名 日 期 页 号 备 注 1 省自然科学基金会 韶关学院 广东省自然科学基金自由项目申请书（脉冲动力系统在疾病控制和再生资源管理中的研究与应用） 2006.2 2 广东省自然科学基金自由项目合同书（脉冲动力系统在疾病控制和再生资源管理中的研究与应用） 10 3 曾广钊 广东省自然科学基金自由项目年度执行报告（脉冲动力系统在疾病控制和再生资源管理中的研究与应用） 16 4 状态依赖脉冲微分方程的周期解得存在性及其害虫治理中的应用《生物数学学报》 23 5 论文收录检索证明 2008.5 31 6 Comlexity of a Delayed Predator-Prey Model with impulsive harvest and holling type II functional response 2007.6 34 韶关学院档案馆编

18 案 卷 目 录 档号 案卷名称 起止日期 页数 保管 期限 备注 2004/2008-JJ12-110
有关第三期学生公寓第三、四组团建设请示、报告、施工审查、报建、投标、线线图等资料 1 永久 2004-JJ12-111 有关韶关学院第三期学生公寓第三、四组团岩石工程详细勘察报告资料 4 2004-JJ12-112 有关韶关学院第三期学生公寓第三、四组团广州万安建设监理有限公司公司简介 5 2004-JJ12-113 有关韶关学院三期第三组团学生公寓工程（土建、装饰）工程量计算书 6 2004-JJ12-114 有关韶关学院三期第三组团学生公寓工程（土建、装饰）钢筋用量计算表 7 2004-JJ12-115 有关韶关学院三期第三组团学生公寓工程技术标书（A标） 8 2004-JJ12-116 有关韶关学院三期第三组团学生公寓工程经济标书(B标) 9

19 杨尚昆同志：档案是人们从事各种生产、工作活动的历史记录，也是一种重要的信息资源。它是查考工作、总结经验的依据，是发展经济，进行科学研究必不可少的重要材料。
董必武同志：宝贵的档案财富，对当前和今后的建设事业都有用处。

20 档案转化过程： 收集并挑出有保存价值的档案文件 确定保管期限 年终 分类 编制页码 形成档案 编目 编号 装订

21 档案成为查考凭证在于： 1 、个人的记忆有限，必须查考先前的记载； 2、学校档案是学校各个阶段、各项活动详尽的历史记录 ；
3、了解过去、认清现状、预见未来、科学决策。

22 充分利用学校的档案材料来对教职工特别是年轻学生进行校情校史教育、爱国主义教育。

23 立卷说明的编写内容： 1、本单位基本情况（单位名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况） 2、组织机构设置、主要领导人任职等及其变化情况
3、本年度文书立卷情况（立卷工作的组织、文件完整性、数量、存在问题）

24 案卷装订： 1、装订顺序：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底 2、装订要求：去掉金属物、修补裱糊、折叠、方便阅读

25 档案的物质载体和记录形式是多种多样的 从档案载体形式看，有泥板、羊皮、纸草、甲骨、金石、竹简、缣帛、纸张等，现代则有磁带、磁盘、胶片等。
从信息记录形式看，有手写、刀刻、印刷、录音、录像等。

26 档案的本质属性： 原始记录性，是档案的本质属性 1、原始性 2、真实性 （1）档案形成过程的真实性 （2）档案内容的真实性