2011/11/06 Tzu Chi Winter Health Fair Site Plan

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1 2011/11/06 Tzu Chi Winter Health Fair Site Plan

2 ＊Health Fair Sync-Up Orientation Agenda 健康日前行
1.Service Flow Chart – 看診流程圖 2. Layout Floor Plan – 場地佈置圖 3.Greeting Area Flow –註冊等候區流程 4.Registration/Waiting Area Flow – 註冊區/候診區 5.Department Control – 各科看診區 6.Record Return – 病歷回收 8. Volunteer Guidelines – 義診志工注意事項 9.Setup Items Request Table – 佈置需求表 10.Backup Plan for Raining – 雨天備案 Appendix – 附錄

3 1. Service Flow Chart 看診流程圖 開始 身高體重 六十歲以上 志工幫忙各科掛號 流感疫苗? 候診區 領單 諮詢 西醫
中醫 脊椎 眼科 領牌 簽名 註册發資訊袋 疫苗 注射 骨質疏鬆 檢查 身體脂肪 檢査 完成 其他服務 血壓 病歷回收 結束 結束 Buddha Hall-內場 Outside Tent-外場 Main Hall-內場 3

4 2.1 Layout Floor Plan - Outside 外場佈置圖
TzuChi Flag Dempsy Road TzuChi Flag Outside Set-up Items - 10’x20’ Tent x3 - 10’x10’ Tent x2 6’ table x 8 Chairs x 50 - Blue table cloth x 8 Flu shot sign - Health Fair Banner x1 - Tzu Chi flag & pole x2 Tzu Chi publications 1. American Cancer Society -California Chinese Unit (ACSCCU) 美國癌症協會-加州華人分會 California Transplant Donor Network (CTDN) 加州器官捐贈組織 Chinese American Coalition for Compassionate Care (CACCC) 美華慈心關懷聯盟 The Alliance for Better Bone Health (Bone Density Service in Main Hall) Parking Lot Flu Shot Registration Registration Waiting Area Registration Blood Pressure Partner #1 Partner #2 TC Bone Marrow Sign In & Information Reg #1 Reg #2 Blood Pressure Flu Shot Reg 10’x20’ tent 10’x20’ tent 10’x20’ tent 10’x10’ tent x1 Snack / Water Health Fair Banner Main Hall

5 2.2 Layout Floor Plan – Main Hall 內場佈置圖
13.5’ 29’ Snack / Water Wt & Ht Record Return MD#1 MD#2 BP Body Fat (BF) Test 4’ Inside Set-up Items 6’ table x 14 - 4’ table x 5 Chairs x 80 Blue table cloth x 2 White table cloth x 2 roll Wt & Ht Scale - Decorated flowers Tzu Chi publications Snack / Water / Cup (16’ x8’) 7x7 Treatment Tent General Waiting Area MD#1 Tzu Chi Publication 7x7 Treatment Tent Partner Information Approx ~ 34’ General Waiting Area 7x7 Treatment Tent OMD #1 OMD#2 OMD#3 OMD#4 OMD#5 OMD#6 7x7 Treatment Tent 7x7 Treatment Tent 7x7 Treatment Tent 7x7 Treatment Tent 7x7 Treatment Tent 7x7 Treatment Tent 7x7 Treatment Tent Approx ~ 50’

6 2.3 Visiting Room (舊辦公室) Portable dental team Water sink Office
Restrooms Water sink Office 6’ table x4 Chair x 14 Xray tent x1 Equiptment Cleaning P. Dental chairs P. Dental chairs Storage for furnitures ’ P. Dental chairs Xray Dental Supply Dental Supply Dental Supply

7 2.4 Layout Floor Plan – Buddha Hall for Flu Shot 佛堂佈置圖 – 疫苗區
ECH ECH storage Buddha Hall - Flu Shot Sign 6’ table x1 4’ table x2 - Chair x 20 Small White Board x1 秀麗門 ECH ECH Flu Shoot Room ECH 秀麗門 Storage ’ Flu Shot

8 2.4 Layout Floor Plan – Lecture Room 187 演講廳佈置圖
- Chair x 40 - Large White Board - Snack / Water / Cup -Tzu Chi Publications - Partner Information Projector Screen Podium

9 3. Greeting Area Flow 註册等候區流程 詢問是否要施打流感疫苗(Flu Shot)？
如是，志工需引導至疫苗註冊區登記。建議看診者先施打流感疫苗再看診，因疫苗有限。 如非，依到達順序，分發號碼牌(Master Number)給來參與健康日的看診者(每位看診者一個號碼)。 為病人講解後續流程及注意事項，並請病人在此等候區等候。 注意有無情況特殊病人。 介紹慈濟與互動/分發資訊袋。

10 5. Registration/General Waiting Area Flow 註冊區/一般候診區流程
註冊時，依號碼(Master Number)，Flow in/out志工引導看診者從註冊等候區到註冊區登記。 註冊志工為看診者說明下面要進行的工作和手續。 註冊完後，量血壓。完畢後，Flow in/out志工引導至內場Main Hall量身高體重。 量完身高體重後，Flow in/out志工根據註冊單上的看診科別，幫忙看診者到各科登記掛號。(Patient Registration and Consent Form, Appendix 3) 各科登記完畢後，Flow in/out志工引導看診者至一般候診區等候看診。(General Waiting Area)

11 6. Department Control 各科看診區 與醫生協調看診人數, 通知註冊組控制人數。
Controller登錄看診者號碼及姓名於各科看診登記表。(Department Log Sheet, Appendix 4) Controller依登記表順序，請各科Flow in/out志工依登記表順序，到一般候診區，找看診者依序就診。 Controller，在看診者該科就診完畢後，查看 如其他科別尚未就診完畢，Flow out至一般候診區。 (General Waiting Area) 如各科全部就診完畢，Flow out至病歷回收部。 (Record Return) 看診者Flow out到各科後，消去相對的各科序號。 如發生某一科等待時間太長，告知看診者約略的等候時間來減低等候的不耐。 與醫生協調看診人數, 通知註冊組控制人數。 活動結束後，Controller將各科看診登記表交給病歷回收部(Record Return)，統計看診人數。

12 7. Health Fair Exit Control 病歷回收
感恩看診者的參與 檢查簽名 回收號碼牌 回收病歷表 如看診者要求保留病歷表,可為他們 Xerox。請先摺蓋慈濟Logo，再為他們 make copy。

13 8.1 Health Fair Volunteer Guidelines 義診志工注意事項之一
注意安全。 不遲到, 不早退。(簽到與簽退) 服裝儀容整齊(志工背心,請當天借出及歸還) 不擅自離開被分配的工作崗位。如需休息替換，請確定有志工代理你的工作, 並告知名組組長。 義診時，常有變化球，請依組長指示，做所安排的職責。為避免溝通上困擾，除非事情緊急，請勿在會場上指揮其他志工。 經常洗手, 一離開工作場所，立即洗手。 如有刺傷流血，一定要立刻報告負責人員處理。

14 8.2 Health Fair Volunteer Guidelines 義診志工注意事項之二
不向病人推薦醫師及偏方。 尊重病人隱私，不批評或談論病情。 如有語言溝通問題，請找翻譯志。 攜帶並使用環保碗筷及茶杯。 口氣溫和, 態度親切, 耐心誠懇，面帶微笑。 感恩 、尊重、愛！讓人對慈濟起歡喜心，進而接引入慈濟善門。

15 9.1 Setup Request Table 1 of 3 佈置需求表之一 項目 數量 位置 加註 Tzu Chi publication
Some, including 人醫心傳月刊 Main Hall Room 187 Tzu Chi flag/stand 2 Entrance 10x20 tent 3 outside 10x10 tent 6” tables 20 Outside Buddha Hall 10: Outside 9: Main Hall 1: Buddha Hall 4” tables 4 2: Main Hall 2: Buddha Hall Chairs 190 50: Outside 80: Main Hall 20: Buddha Hall 40: Room 187 Health fair banner 1 走廊 Brother Wenhsien Continued on Table 2 ..

16 9.2 Setup Request Table 2 of 3 佈置需求表之二 項目 數量 位置 加註
Continued from Table 1 .. Tzu Chi blue table cloth 10 Registration/Partner booths Main Hall 8: Outside 2: Main Hall White table cloth 2 Rolls Each consultation and service station White plastic Decorated flower 20 Each table Sister Sophia Service/Seminar signs All Each station and Room 187 Brother Wenhsien Computer 1 Record Return and Flu shot Dr. name card Brother Jack Volunteer vest Volunteer sign-in booth Dr/Nurse robe Enough >10 Sister Amy Wt & Ht scale Thermo Scan & Filter 2 Registration booth Buddha Hall for flu shot screen Continued on Table 3

17 9.3 Setup Request Table 3 of 3 佈置需求表之三 項目 數量 位置 加註
Continued from Table 2 .. Dark semi-transparent paper enough Cover light for vision check area Sister Amy Hand sanitizer 4 Registration booth, main hall, Buddha hall and Room 187 Water (hot and cold) /cup/cookie Some 走廊 and Room 187 Sister Yushiang (?) Seminar lecture poster 5 Main Hall/走廊 / Room 187 Eric Chen Partner thank-you poster White board 2 Buddha Hall and Room 187 White board marker some Power cord extension Main Hall Bone Density Scotch tape, scissors, ropes, staples Set-up tools Umbrella Registration booths If raining Environmental Dining Utensils Kitchen For guests

18 10. Backup Plan for Raining 雨天備案
外場服務台(Information)、註冊等候區 (Waiting Area)、合作伙伴(Partner Booths)不變， 但改變帳棚佈置(See 10.1)。 外場包括註冊區 (Registration)、量血壓 (BP)、疫苗註冊區(Flu Shot Registration) 移到佛堂 (Buddha Hall)，改變佛堂佈置(See 10.2)。 內場(Main Hall)看診不變。 演講(Lecture)Room 187不變。

19 10.1 Backup Plan for Raining – Outside 雨天備案 – 外場佈置圖
TzuChi Flag Dempsy Road TzuChi Flag Internal – Tzu Chi Bone Marrow 骨髓捐贈 External Partners Alzheimer Association 阿滋海默症協會 American Cancer Society -California Chinese Unit (ACSCCU) 美國癌症協會-加州華人分會 California Transplant Donor Network (CTDN) 加州器官捐贈組織 Chinese American Coalition for Compassionate Care (CACCC) 美華慈心關懷聯盟 The Alliance for Better Bone Health (Bone Density in Main Hall) Outside Set-up Items - 10’x20’ Tent x3 - 10’x10’ Tent x2 6’ table x 4 Chairs x 30 - Blue table cloth x 4 - Health Fair Banner x1 - Tzu Chi flag & pole x2 Tzu Chi publications Parking Lot Registration Waiting Area 2 sets of 10’x10’ tent side by side to extend to corridor (走廊) 3 sets of 10’x20’ tent side by side to extend to corridor (走廊) Sign In & Information Partner #1 Partner #2 TC Bone Marrow Snack / Water Health Fair Banner Main Hall

20 Appendix 1 – Flu Shot Consent Form
附錄一　施打疫苗同意書(中文)

21 Appendix 2 – Qualification Check Form
附錄二　流感疫苗調查表

22 Appendix 3 – Patient Registration & Consent Form
附錄三　註冊表及同意書(節錄)

23 Appendix 4 – Department Log Sheet
附錄四　各科看診登記表(中醫)

24 感恩 With Gratitude 24 24

25 2.2 Layout Floor Plan – Main Hall 內場佈置圖
13.5’ 29’ Snack / Water Wt & Ht Record Return DC#1 DC#2 Body Fat (BF) Test 4’ (16’ x8’) OMD#3 Inside Set-up Items 6’ table x 10 - 4’ table x 2 Chairs x 80 Blue table cloth x 2 White table cloth x 2 roll Wt & Ht Scale - Decorated flowers Tzu Chi publications Snack / Water / Cup General Waiting Area Tzu Chi Publication Partner Information Approx ~ 34’ OMD#2 General Waiting Area OMD#1 Darker area for Vision Test MD Bone Density(BD) BD Machine#1 BD Machine#2 Vision 4’ Approx ~ 50’

26 4. Flu Shot Flow 施打疫苗流程 如要施打流感疫苗者，Flow in/out志工引導看診者到疫苗註冊區登記。
查驗I.D.是否符合60歲以上(西元1949年或以前)？ 如是，分發序號表格填寫簽名，等候注射通知。 (施打疫苗同意書,Appendix 1) (流感疫苗調查表,Appendix 2) 如非，志工引導回註册等候區，等候註册通知。 疫苗開始施打時，志工依序叫號，請已登記者至佛堂(Buddha Hall)施打流感疫苗。 施打完畢後，如需其他看診服務者，請志工引導回註册等候區，等候註册通知。