Microsoft® Office Outlook® 2003 訓練

Microsoft® Office Outlook® 2003 訓練
[您的公司名稱] 提供： Microsoft® Office Outlook® 2003 訓練使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆 [訓練員備註：若要進行這項課程的練習活動，您必須擁有以 Microsoft Windows SharePoint Services 為基礎之網站 (SharePoint 網站) 的存取權，而且您必須擁有在事件清單中新增和編輯項目的權限。如果您不確定自己是否具備這些事項，請洽詢您的系統管理員。如果您沒有執行 Windows SharePoint Services 的伺服器，但可以存取網際網路，便可以由下列網址註冊使用 Windows SharePoint Services 的試用版： Windows Server 環境，便能試用 SharePoint 一個月。如需自訂此範本的詳細說明，請參閱最後一張投影片。您也可以由部分投影片的備忘稿窗格取得其他的課程資訊。]

使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆
課程內容概觀：共用行事曆和資料單元 1：以 SharePoint 網站的事件清單開始單元 2：在 Outlook 使用行事曆每一課都包含一份建議的練習清單和一組測驗問題。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

概觀：共用行事曆和資料想知道是否有更簡單的方法可以和同事共用行事曆嗎？如果有一個集中的位置用來追蹤公司活動、會議、商務差旅或休假，是不是很好呢？使用 Microsoft Windows® SharePoint® Services 和 Microsoft Office Outlook® 2003 共同作業以及追蹤小組事件。如果您使用以 Windows SharePoint Services 為基礎的網站，共用此類型的資訊可能只要按幾下滑鼠按鈕就可以了。還有更好的是，按兩下滑鼠按鈕，您就可以立即從 Outlook 2003 查看和存取共用資訊。本課程會教您怎麼做。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

課程目標使用 SharePoint 網站共用日期和行事曆詳細資訊。使用 Outlook 將日期和事件當成行事曆檢視 (以及將您的行事曆與 SharePoint 行事曆並列檢視)。快速從 Outlook 切換到 SharePoint 網站，新增或更新 SharePoint 清單中的約會。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

以 SharePoint 網站的事件清單開始
單元 1 以 SharePoint 網站的事件清單開始

假設您在公司負責安排銷售和行銷活動的業務。其他銷售團隊人員需要知道活動進行的時間，好讓他們可以計劃參與。使用事件清單共用事件資訊。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

您可能要傳送個別的 Outlook 會議邀請給您的同事，然後他們必須一個一個地接受。這樣對您或對他們都太浪費時間了。使用事件清單共用事件資訊。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

不過，如果您的工作區使用 Windows SharePoint Services，就可以在 SharePoint 網站建立事件清單來追蹤事件。每一位同事可以存取網站上的這個清單當成行事曆檢視。還可以下載資訊到執行 Outlook 2003 的電腦。使用事件清單共用事件資訊。您可以使用 Outlook 2003，在個人行事曆並排檢視 SharePoint 清單。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

「SharePoint 網站」是任何以 Windows SharePoint Services 為基礎的網站。您可以使用以 Windows SharePoint Services 為基礎的網站，與同事共用資訊。與 Windows SharePoint Services 網站共用資訊。您可以將網站想像成儲存場所，可以用來與同樣具備網站存取權的團隊人員，在文件共同作業以及共用資訊。使用正確的權限和一些滑鼠點選的動作，您便可以使用網站來儲存清單和文件。雖然 Outlook 很多的共用功能要求您具備 Microsoft Exchange Server 電子郵件帳戶。Windows SharePoint Services 提供一種即使您沒有此帳戶也可以共用資訊的方法。如需詳細資訊，請參閱「SharePoint 網站介紹」一文。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

Windows SharePoint Services 是 Windows Server™ 2003 的元件之一，允許使用者在專案中共同作業。例如，您可以利用 Microsoft Office Outlook 檢視儲存在 SharePoint 網站上的行事曆和連絡人。與 Windows SharePoint Services 網站共用資訊。您不必是伺服器管理員或精通相關技術，就可以使用 SharePoint 網站提供的功能，您只需存取網站並擁有正確的權限即可。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

將事件清單視為行事曆透過 SharePoint 網站 [事件清單]，您可以追蹤重要日期和資訊：共用會議截止日期 [事件清單] 中的重大事件 SharePoint 事件清單事件是清單中的項目。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

將事件清單視為行事曆透過正確的權限，您和同事可以建立事件清單，以及新增項目到清單。任何具備網站存取權的人，都可以查看此單一來源，取得最新資訊。 SharePoint 事件清單例如，如果您正在追蹤事件清單中的銷售事件，團隊中的每一個人可以到網站的事件清單，瞭解關於這些事件的最新資訊。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

將事件清單視為行事曆若要建立事件清單：在 SharePoint 網站頂端的連結列，按一下 [建立]。在 [清單] 底下按一下 [事件]。在 [標題] 方塊中，鍵入事件的標題。按一下 [建立]。建立 SharePoint 事件清單 [訓練員備註：步驟一律以黃色的文字顯示，會標號或條列為項目符號清單。 ] 如果您尚未有可以使用的事件清單，只要具備網站的正確權限，就可以建立事件清單。如果不具備權限或者不確定，請您洽詢網站管理員。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

以行事曆形式檢視清單依預設值，事件清單會以清單形式顯示項目，因為這樣易於查看每一個事件的相關詳細資訊。您可以快速掃描事件的詳細資訊，例如標題、說明、位置以及事件開始與結束的時間。 [所有事件] 檢視在行事曆中檢視事件也很有用。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

以行事曆形式檢視清單請看左側的圖示。預設會選取 [所有事件] 檢視，而且事件清單會顯示為一份清單。要將事件清單以行事曆形式檢視，按一下 [選取檢視] 底下的 [行事曆]。要檢視行事曆中，某一項目的詳細資訊，按一下項目旁邊的連結。 [所有事件] 檢視使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

得知事情變更計劃改變，是維護任何排程的挑戰之一，當然群組排程也沒有例外。事件清單最好的功能之一，就是您可以選擇當清單有任何變動時就提醒您。由電子郵件傳送的 SharePoint 提醒。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

得知事情變更若要接到事件變更提醒：在團隊網站顯示清單。按一下 [執行] 底下的 [提醒我] 連結。您可以在此處填寫表單、指定提醒您的頻率，以及當哪些清單或項目發生變更時要提醒您。填完表單並按一下 [確定] 之後，會透過電子郵件傳送通知給您。以電子郵件傳送 SharePoint 提醒。當您按一下 SharePoint 網站的 [提醒我] 並填寫 [新提醒] 表單 (未顯示)，如果現有項目變更或者當項目新增到清單或從清單移除，就會自動通知您。通知會傳送到您的 [收件匣]。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

SharePoint 可以連接到 Outlook 2003。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

您可以新增 SharePoint 事件清單到 Outlook 2003 並在 [行事曆] 檢視查看。您還可以在個人行事曆中，並排查看行事曆。按一下 [連結至 Outlook] 按鈕。當您收到提醒，告知正在為 Outlook 建立 Windows SharePoint Services 資料夾，按一下 [確定]。 SharePoint 可以連結至 Outlook 2003。擁有網站行事曆存取權而且也使用 Outlook 2003 的任何人，都可以在自己的 Outlook 行事曆中建立共用行事曆的個人複本。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

您建立的行事曆複本，是在單一電腦上獨有的。如果您在不同電腦上使用 Outlook，您將需要從要查看 Outlook 事件清單的每一台電腦，按一下按鈕。 SharePoint 可以連結至 Outlook 2003。在下面課程中，您會進一步了解關於 Outlook 版本的行事曆。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

Outlook 中的結果行事曆會以 Outlook 行事曆格式來顯示事件清單，但是無法從 Outlook 中編輯這些事件。 SharePoint 可以連結至 Outlook 2003。如果您需要更新共用的排程或新增事件，則需要返回 SharePoint 網站編輯它們。在下一個單元「在 Outlook 使用行事曆」中，會有更詳盡的說明。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

變更 SharePoint 行事曆之後，您要確定您的 Outlook 版本是最新的。目前有兩種方法，可以讓行事曆同步：自動手動 SharePoint 可以連結至 Outlook 2003。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

自動：只要您一直在線上，Outlook 中的行事曆會重新整理，來符合 SharePoint 網站的對應內容。手動：任何時候都可以在 [導覽窗格] 按滑鼠右鍵，然後按一下 [重新整理] 重新整理行事曆的 Outlook 版本。 SharePoint 可以連結至 Outlook 2003。 Outlook 使用自動同步化，行事曆會重新整理，來符合 SharePoint 網站的對應內容。此程序大約每隔 20 分鐘會進行一次。當您更新共用的排程並想立即同步 Outlook 版本時，手動同步化是非常方便的做法。我們會在下一個單元的練習活動中，告訴您該怎麼做。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

練習建議建立事件清單。新增事件到清單。在 [行事曆] 檢視中查看網站上的清單。連結事件清單到 Outlook。由 SharePoint 移除事件清單。由 Outlook 移除行事曆複本。 [訓練員備註：只要電腦已安裝 Outlook 2003，您就可以按一下投影片裡的連結，前往線上練習活動。在此練習活動中，您可以依據指示的引導，在 Outlook 中進行每一項工作。重要事項：如果您沒有 Outlook 2003，將無法存取練習指示。] 線上練習 (需具備 Outlook 2003) 使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 1 - 問題 1 連結 SharePoint 行事曆到 Outlook 之後，就可以從 Outlook 的該行事曆直接編輯事件 (選一個答案)。正確。否。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 1 - 問題 1：解答否。如果您需要變更事件，您需要到 SharePoint 事件清單。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 1 - 問題 2 要建立 SharePoint 事件清單，您至少需要哪一層次的權限：(選一個答案)。系統管理員。唯讀。管理清單。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 1 - 問題 2：解答管理清單。您會從系統管理員或具備 SharePoint 網站管理員權限的人，取得這些的權限。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 1 - 問題 3 要連結事件清單到 Outlook，您需要執行以下哪一動作：(選一個答案)。指定當您第一次建立會成為基礎的事件清單時，會連結至行事曆。當您檢視列在 SharePoint 網站上的清單，按一下 [連結至 Outlook]。SharePoint 網站。使用 Outlook 的 [開啟共用行事曆] 指令。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 1 - 問題 3：解答當您檢視列在 SharePoint 網站上的清單，按一下 [連結至 Outlook]。只要按一下就可以了。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

單元 2 從 Outlook 使用行事曆

假設您是銷售人員，需要知道公司何時有銷售和行銷活動。假設您在 Outlook 2003 追蹤自己的排程。只要按一下滑鼠就可以從 Outlook 一次追蹤這兩個排程。按一下 [連結至 Outlook]；會發生什麼事？在本課程，您可以快速瀏覽當您連結 SharePoint 行事曆到 Outlook 時，幕後發生什麼事。您也可以仔細查看如何並排使用兩個行事曆，而且會知道如何確定個人行事曆和事件清單保持同步。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

當您連結 SharePoint 行事曆到 Outlook，會建立新資料夾而且新行事曆會顯示在 Outlook。如果您按一下 [導覽窗格] 的 [資料夾清單]，您會看到新資料夾。當您按一下 [導覽窗格] 中的 [行事曆]，您會看到新增的行事曆。 SharePoint 行事曆已連結到 Outlook。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

新的 Outlook 資料夾會新增到您的 [資料夾清單]。該資料夾是用來儲存電腦上，SharePoint 行事曆事件的複本。新行事曆可以在 [導覽窗格] 的 [其他行事曆] 底下供人使用。 SharePoint 行事曆連結到 Outlook。這些複本會每隔 20 分鐘，或者當您手動重新整理時自動更新。要查看 [資料夾清單] 中的新資料夾，可以按一下 [導覽窗格] 的 [資料夾清單]。要從電子郵件切換到行事曆，您可以按一下 [導覽窗格] 中的 [行事曆]。雖然此行事曆會與個人行事曆分開，您將可以並列檢視這兩個行事曆。; 使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

並排檢視兩個行事曆按一下 [導覽窗格] 中的 [行事曆]，切換到 [行事曆] 窗格。您可以顯示個人行事曆旁邊新的 SharePoint 行事曆。並排的 SharePoint 與個人行事曆。記得我們已經告訴您兩個行事曆是完全分開的，SharePoint 不會修改您的個人行事曆，Outlook 也不會以任何方式連結這兩個行事曆嗎？使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

並排檢視兩個行事曆要並列查看兩個行事曆，選取 [其他行事曆] 底下的 SharePoint 核取方塊 (此例為 [訓練行事曆])，以及 [我的行事曆] 底下的 [行事曆] 核取方塊。要隱藏行事曆而不檢視，請按一下它的核取方塊以清除它。並排的 SharePoint 與個人行事曆。註：如果您對瞭解 Outlook 2003 的並排行事曆感興趣，請參閱＜查看及共用多個行事曆＞課程。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

您永遠可以從 Outlook 檢視行事曆中的項目，而且相信它們是最新的，以便反映透過 SharePoint 網站所做的變更。請記住，您無法直接從 Outlook 變更共用行事曆中的事件。共用行事曆連結到 SharePoint。要修改或更新共用行事曆中的事件，您需要切換回 SharePoint 網站中的清單，從該處變更。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

修改單一事件。檢視整個事件清單。連接至 SharePoint 的共用行事曆。修改單一事件：從 Outlook 開啟事件，然後按一下事件的網站連結。查看圖片，瞭解更多您該怎麼做的詳細步驟。檢視整個事件清單：要快速返回 SharePoint 網站的事件清單，您可以在 [其他行事曆] 下方的 SharePoint 行事曆名稱，按滑鼠右鍵，然後按一下 [在瀏覽器開啟]。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

請查看左側的圖片。在 Outlook 中，找出並按兩下按一下共用行事曆中的事件。在開啟的視窗按一下連結，直接連到 SharePoint 網站上的事件版本。。連接至 SharePoint 的共用行事曆。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

自己的排程之限制時間假設您連結 SharePoint 行事曆列出的銷售活動到 Outlook 行事曆。假設您知道您將參加特定的銷售活動。共用和個人行事曆並列。記得我們已經告訴您兩個行事曆是完全分開的，而且 Outlook 不會以任何方式連結這兩個行事曆嗎？使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

自己的排程之限制時間限制您自已排程的時間是個不錯的辦法，可以協助您避免重複預約。甚至也可以從自己的行事曆設定提醒，讓自己不會忘記。要這樣做，您需要在個人行事曆建立事件的複本。並排的共用與個人行事曆。您無法直接在 SharePoint 行事曆建立提醒。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

自己的排程之限制時間請使用以下任何一種方法：在 Outlook 按兩下共用行事曆的項目來開啟它，然後在 [一般] 工具列，按一下 [複製到個人行事曆] 按鈕。在 Outlook 並列顯示兩個行事曆。然後按照我們顯示在圖片中的方法，從共用行事曆拖曳項目到個人行事曆。並排的共用與個人行事曆。使用任何一種方法，您會在自己的行事曆建立項目的複本。請將它想像成複本。此複本不會連結到原始項目，而且當事件清單變更時，並不會更新它，甚至重新整理 SharePoint 行事曆時也不會。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

自己的排程之限制時間您將需要確定您追蹤發生在原始 SharePoint 事件的變更，並且讓您的個人行事曆隨著那些變更同步更新。並排的共用與個人行事曆。您可以使用本課程先前討論的 SharePoint [提醒] 功能，來接收變更的即時通知。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

練習建議與您的個人行事曆並排查看事件清單行事曆。複製約會到您自己的行事曆並設定提醒。建立提醒。變更事件。 [訓練員備註：只要電腦已安裝 Outlook 2003，您就可以按一下投影片裡的連結，前往線上練習活動。在此練習活動中，您可以依據指示的引導，在 Outlook 中進行每一項工作。重要事項：如果您沒有 Outlook 2003，將無法存取練習指示。] (繼續至下一張投影片) 。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

練習建議 (續)。手動重新整理 Outlook 行事曆的事件清單。刪除練習行事曆。由 SharePoint 移除事件清單。由 Outlook 移除行事曆複本。線上練習 (需具備 Outlook 2003) 使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 2 - 問題 1 您已經將 SharePoint 事件清單與 Outlook 產生關聯。要將此行事曆與個人行事曆並列查看：(選一個答案)。選取您的行事曆 (在 [我的行事曆]底下) 和 SharePoint 行事曆 (在 [其他行事曆] 底下) 的核取方塊。讓系統管理員將您新增為共用行事曆的代理人。按一下 [行事曆] 的 [導覽窗格] 中的 [開啟共用行事曆] 連結。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 2 - 問題 1：解答選取您的行事曆 (在 [我的行事曆] 底下) 和 SharePoint 行事曆 (在 [其他行事曆] 底下) 的核取方塊。檢查方塊並核取它們。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 2 - 問題 2 要修改 SharePoint 網站上的約會，您需要關閉 Outlook，開啟瀏覽器，然後瀏覽 SharePoint 網站 (選一個答案)。正確。否。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 2 - 問題 2：解答否。從 Outlook，您只要按兩下共用行事曆中的項目。按一下約會視窗中的連結，直接到 SharePoint 網站上的事件可編輯版本。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 2 - 問題 3 要設定共用行事曆中某一項目的提醒，您需要先這樣做：(選一個答案)。在 [導覽窗格] 的共用行事曆按滑鼠右鍵，然後按一下 [重新整理]。 ;切換到 SharePoint 網站，修改項目。 ;將項目拖曳到 Outlook 行事曆中。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

測驗 2 - 問題 3：解答將項目拖曳到 Outlook 行事曆中。您僅會從 Outlook 的預設個人行事曆，收到提醒。如果您想收到事件清單中事件的提醒，第一個步驟是複製事件到您的個人行事曆。這樣會在您的行事曆建立事件的靜態複本。當您這樣做時，在 SharePoint 事件清單建立提醒以通知您任何變更，是一個很好的做法。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

快速參閱卡如需本課介紹的工作摘要，請參閱快速參閱卡。使用 Outlook 和 Windows SharePoint® Services 共用行事曆

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