How to make a presentation (推甄面試)

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1 How to make a presentation (推甄面試)
科學研究法 How to make a presentation (推甄面試) 長庚大學 生醫所 林 光 輝 教授 2011年4月27日 醫學大樓301室 Film 1

2 前 言 有聲勝無聲之時代！ 沈默是金,言多必失？ 坐而言不如起而行 空談無益！ 話不投機半句多？
前 言 有聲勝無聲之時代！ 沈默是金,言多必失？ 坐而言不如起而行 空談無益！ 話不投機半句多？ 一切盡在不言中, 此時無聲勝有聲. 巧言令色鮮矣仁！(孔子更看中"行"，鼓勵少說多做，做事積極，說話謹慎 ) 言教不如身教！

3 演講家的特徵 高度的思想修養:高尚的品格和思想行為 廣博的才學知識 高超的語言表達能力

4 精采演說的要素 談論熟悉而確信的東西 談的時候一定要投入 願意講出來與人分享

5 由美國總統大選看演講技巧 (聲音表情都很豐富、切重要點)
由美國總統大選看演講技巧 (聲音表情都很豐富、切重要點) 美國總統歐巴馬參選時，就以他的演講魅力，被媒體大幅度的報導 - 他的演講既熱情四射、振奮人心，又言簡意賅、主題突出。 媒體稱他擁有「集傳道士和推銷員於一身的演講技巧」 相較之下，希拉蕊雖擅長辯論，使用數據，表情豐富，卻不善演講，難以產生轟動效果。 It is the time for Changing! Film 2

6 增強說服力的法寶 提出統計數字 舉出親身事例 利用示範製造效果 提出好的比喻 引用專家證言 秀出展示品

7 簡報成功關鍵 內容 % 態度/形象 % 聲音 % 3-俞敏洪精彩勵志

8 利用圖表,數據,及活潑的肢體動作表達清楚的訊息
好的簡報... 利用圖表,數據,及活潑的肢體動作表達清楚的訊息

9 簡報一般原則

10 準備簡報四步驟  事前計劃 (plan)  準備(prepare)  練習(practice)  簡報(presentation)
4 king

11 Step 1: 事前分析簡報場合 什麼單位或組織主辦的活動？ 這次活動的目標是什麼？ 我為何被邀上台簡報？大家對我的期望是什麼？
場合有多正式？ 我該怎麼穿著打扮？

12 Step 1: 事前分析簡報場合(續) 當天有幾個簡報者？他們是誰？在我前面還是後面？ 我有多長的時間？何時開始？
我該採用那種簡報風格？ 有開放觀眾提問？集體座談？ 我簡報時有主持人或引言人嗎？ 5 Regan

13 Step 1:事前計劃  他們想知道什麼?  為什麼他們想知道?  我如何有效的傳達這些訊息?  誰是聽眾? 見人說人話！
6李敖北京

14 一個好主題要分成三部份 目的:讓我的聽眾知道什麼? 方法:用什麼方法最有效的傳達我的訊息? 結果:在聽完簡報，我要聽眾得到什麼?

15 Step 1:了解聽眾 自問下列問題：  對這個主題 他們了解多少?  假如我是聽眾 我想知道什麼?
 在聽完簡報 我希望我的聽眾有何收獲? 7馬雲

16 聽眾類型 專家(Experts) 生手(Novices) 混合(Mixed)
省略專業常識（introductory material） 焦點放在強調差異化 （ex: interesting “results”） 生手(Novices) 聽眾是很聰明的，只是對主題所知有限  80％的內容是介紹性資訊（introductory） 混合(Mixed)  Impossible = I’m possible  60％的內容是介紹性資訊（introductory）

17 Step 2: 準備  摘要簡報  準備投影 8 interview

18 Step 2: 蒐集題材  Googling 個人知識 圖書館資源  filetype: ppt
 檔案類型 [Microsoft PowerPoint] 圖書館資源  PubMed/Medline  Google Scholar, Scirus

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20 Step 3: 練習(預演) 建立信心，虛心接受建議或輔導

21 Step 3: 練習(預演) 時間控制  PowerPoint排練的功能 要穿插的笑話、故事、名言佳句 可刪除之投影片
投影片放映＞排練計時 要穿插的笑話、故事、名言佳句 可刪除之投影片 待答問題之投影片 9 interview

22 Step 4(a): 簡報 建立正向態度： 你是專家 你做了這些工作 不要緊張

23 Step 4(b): 簡報 第一印象： 注視聽眾 表現自信的肢勢語言 儀容端莊 充滿精力 輕鬆

24 Step 4(c): 簡報 方式及技巧： 講話直述態度誠懇 節奏平穩不燥進 使用簡潔語氣或句子 好的組織架構

25 Step 4(d): 簡報 播放第一張投影片 開場白 建立主題與聽眾的關聯性 永遠說「我們」，而不要用「你們」 例子和經驗
 謝謝主持人、主辦單位  致意重要聽眾  建立遊戲規則（提問時間） 建立主題與聽眾的關聯性 永遠說「我們」，而不要用「你們」 例子和經驗

26 Step 4(e): 簡報 口頭禪 玩弄身上物件 （頭髮、領帶等） 調整衣服、首飾、眼鏡 手插口袋 （玩零錢、Key）
雙手交叉抱握胸前 目光定三板或會場一角 踱步 複雜手勢 聲音過低或過高 (麥克風) 速度太快 速度太慢  Pointer晃不停 擋住螢幕

27 Step 4(f): 簡報 要 不要  多說故事，多舉例  用講(Talk)，不用唸 是演講不是說教  簡短 要像迷你裙愈短愈好
 切題 永遠環繞著主題  好懂 不要 不要用術語或縮寫 不要用太多統計數字 不要太過花俏眩耀 不要超過時間 不要唸，不要背 10 國光幫

28 其他注意事頂

29 好的架構  10-20% 簡介  60-80% 主題  10-20% 結論或結尾

30 摘要簡報 摘要是組織簡報的思緒 許多演講者組織他的簡報如下: problem...research...results. 12 求職

31 摘要重點  不要背誦簡報內容  摘要簡報內容

32 摘要方式  There is a lot of information available
a. Standard medical reference books b. Periodicals c. Web sites  What is good information? a. Source b. Timeliness c. Audience level  Cross check information….

33 內 容 當你摘要了大綱，其次就要決定何種資訊放入主題。

34 不寫演講稿 最重要的是不要寫演講稿，好的文章絕不是好的簡報稿件 背誦簡報稿件絕對是致命的

35 輔助工具 (I) 投影設備可增加簡報接受度
根據統計我們的學習：1%來自味覺，1.5%來 自觸覺， 3.5%來自嗅覺，11%來自聽覺，83% 來自視覺 投影設備可增加簡報接受度

36 輔助工具(II)  黑板架 幻燈機 電腦/投影機

37 注意使用縮寫 An insurance agent once began his speech talking about... "We in the CIA..." Everyone began to whisper to each other, wondering how he could be connected to the CIA. CIA: Central Intelligence Agency Consumer Information Association TR: TPA response element Thyroid hormone response element Td?

38 準備多少投影片? 一分鐘大約一張

39 時　間 越簡短的簡報要花更多時間準備 有10分鐘的時間，只準備8分鐘的內容

40 演講時間  12-15分鐘  30分鐘  60分鐘  100分鐘  Conference/Seminar talks
最難！ 準備10分鐘的內容 鎖定2-3個重點  30分鐘  Conference talks 準備20分鐘的內容 鎖定3-5個重點  60分鐘  Invited talks 準備50分鐘的內容 鎖定4-6個重點  100分鐘 準備80分鐘的內容 鎖定6-8個重點

41 不要超過時間！ 滴滴答答走 我們看不到 觀眾全知道 13 求職

42 善用 PowerPoint 做簡報

43 簡報設計原則 Keep It Simple 善用數字 善用簡報設計範本 使用關聯資訊 選用字體 使用圖表 使用標題 使用動畫
勿用標點符號 慎用縮寫 善用數字 使用關聯資訊 使用圖表 使用動畫 註明資訊來源

44 簡報設計原則 內容 格式一致性 易讀性 Error:
For a short talk I find that one a minute is about right

45 簡報設計原則 善用PowerPoint 簡報設計範本 • 統一字型、色彩、版式 • 變換背景、色彩做強調 • 設計專屬範本 不斷
• 設計專屬範本　　 不斷 不斷地變換設計風格會讓聽眾感到困惑。我們是要聽眾專心聽我們所要呈現的內容，而不是呈現的方式。

46 簡報設計原則 格式一致性  使用圖片或動畫 每一張投影片都有醒目的標題

47 簡報設計原則 使用一致的字體及格式 不一致的格式，容易使聽眾分心 你希望聽眾注意你的內容而不是格式 14 joke

48 簡報設計原則:字型 1. Choose a clean font that is easy to read.
2. Roman typeface (字型) are easier to read than Old English. 3. Stick with one or two types of fonts.

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52 簡報設計原則:字型 英文大寫 • 勿用全部大寫 難讀難辨 誤以為是縮寫字 誤以為是強調

53 斜體字  Italics • Used for “quotes”
• Used to highlight thoughts or ideas • Used for book, journal, or magazine titles 7國光幫幫忙 演講比賽

54 簡報設計原則:字型 字體大小 • 字體要大、行數要少 字體大，行數自然少 • 標題不小於28點 • 項目內容不小於20點
• 標題上下層級間以相差四點為宜

55 這是48點的字，您看得到嗎？ 簡報設計原則:字型 這是44點的字，您看得到嗎？ 這是40點的字，您看得到嗎？ 這是36點的字，您看得到嗎？
這是16點的字，您看得到嗎？ 這是18點的字，您看得到嗎？ 這是20點的字，您看得到嗎？ 這是24點的字，您看得到嗎？ 這是28點的字，您看得到嗎？ 這是32點的字，您看得到嗎？ 這是36點的字，您看得到嗎？ 這是40點的字，您看得到嗎？ 這是44點的字，您看得到嗎？ 這是48點的字，您看得到嗎？

56 大標題用44點標楷體粗體 標題1是32點，加粗，很清楚 • 標題2是28點，加粗，也很清楚 • 標題3是24點，加粗，還算清楚
• 標題4用20點，加粗，再小就看不到了 • 標題5用18點，加粗，快看不到了

57 色 彩 淺色背景 深色字 深色背景 淺色字 從電腦螢幕到投影-色差 • 背景：白色或淺色 • 紅色和橘色不適合久看
色 彩 淺色背景 深色字 • 背景：白色或淺色 深色背景 淺色字 • 紅色和橘色不適合久看 • 綠、藍、棕難捉住觀眾注意力 • 黑底白字不適合遠距離觀看-20呎遠 從電腦螢幕到投影-色差

58 Low-contrast 1. Use high-contrast colors
2. Light text-- yellow or white 3. On dark background-- blue or black

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63 假如你簡報的結構不良，聽眾很難注意力集中，不容易接受你的簡報
不好的結構 假如你簡報的結構不良，聽眾很難注意力集中，不容易接受你的簡報

64 Obama Tempers Optimism With Reality on Economy
Nearing the symbolic 100-day mark in office, President Obama declared Tuesday the economy is moving in the right direction but also cautioned that the country is not in the clear yet. In a speech at Georgetown University, Obama delivered "prose, not poetry," aimed at crystallizing why this recession differed from previous ones. Obama blamed greed and irresponsibility, not a normal downturn in the business cycle, for the current recession, and defended his administration's aggressive actions to tackle it. "There is no doubt that times are still tough," Obama said. "But from where we stand," he said, "for the very first time, we are beginning to see glimmers of hope. And beyond that, way off in the distance, we can see a vision of an America's future that is far different than our troubled economic past." Obama's message was enveloped in contradictory signals Tuesday about the economy's health, but also buttressed by a contention by Federal Reserve Chairman Ben Bernanke that the recession may be bottoming out. Retail sales fell unexpectedly in March, decreasing by 1.1 percent. At the same time, wholesale prices dropped sharply as the cost of gasoline and other energy

65 Obama Tempers Optimism With Reality on Economy
Nearing the symbolic 100-day mark in office, President Obama declared Tuesday the economy is moving in the right direction but also cautioned that the country is not in the clear yet. In a speech at Georgetown University, Obama delivered "prose, not poetry," aimed at crystallizing why this recession differed from previous ones. Obama blamed greed and irresponsibility, not a normal downturn in the business cycle, for the current recession, and defended his administration's aggressive actions to tackle it. "There is no doubt that times are still tough," Obama said. "But from where we stand," he said, "for the very first time, we are beginning to see glimmers of hope. And beyond that, way off in the distance, we can see a vision of an America's future that is far different than our troubled economic past." Obama's message was enveloped in contradictory signals Tuesday about the economy's health, but also buttressed by a contention by Federal Reserve Chairman Ben Bernanke that the recession may be bottoming out. Retail sales fell unexpectedly in March, decreasing by 1.1 percent. At the same time, wholesale prices dropped sharply as the cost of gasoline and other energy

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67 台灣形成之花卉產地 蘭陽地區 淡水、陽明山 桃園、新竹 埔里地區 發展觀葉植物及切枝植物 東北季風強、濕度高、光線不足
以金花石蒜、白色海芋、杜鵑花、茶花為主 桃園、新竹 沿海不易發展農作，多依傍山麓發展 以生產盆花及花壇苗為主 埔里地區 海拔五百公尺之盆地，日夜溫差大 夏季夜溫低、冬季溫暖 為重要之切花、盆花及種苗業生產區

68 WordArt

69 應該避免  避免花俏的字型 避免使用兩種以上的字型 不要使用有陰影的字型 避免使用斜體字  Avoid underlines

70 使用圖表 圖表的使用 • 表勝於文，圖勝於表，至少表達85%內容 • 圖表自己就能說故事 • 圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表
•　表勝於文，圖勝於表，至少表達85%內容 •　圖表自己就能說故事 •　圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表 •　重要的資訊，要講的內容打在備忘稿

71 圖表設計原則 Simple 簡明 Audience-specific 觀眾導向 Visual attractive 視覺魅力
Economic 經濟

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74 荷蘭切花生產值前十名 切花（百萬歐元） 2005 2006 成長率 玫瑰花 728.6 758.2 +4.1 菊花多花 293.1
300.2 +2.4 鬱金香 191.5 223.0 +16.4 百合 164.1 166.7 +1.6 非洲菊 121.2 122.2 +0.8 蕙蘭 70.2 72.0 +2.6 菊花 46.7 55.8 +19.5 小蒼蘭 57.4 55.4 -3.5 火鶴花 41.0 46.4 +13.2 水仙百合 39.1 39.2 +0.3

75 注意其他事項 現場有無講台，及其他設備? 現場有無microphone? 現場有無錄音錄影?

76 提 早 到 達

77 融入聽眾 聲音要足夠大 要和聽眾互動 幽默的笑話有幫助

78 名人警句 儘量引用原文，不要以訛傳訛。 領會原文 不要誤用出處: 我思故我在，廸卡爾?康德?
引用寓言典故，俱說服力:梁惠王…五十步與百步…

79 應變術  紀曉嵐, 乾隆皇,老頭子…. 乾隆說：「你為何叫朕老頭子，你倒說說看，有理則生，無理則死！」 「老乃長壽之義；天下萬物之首領曰頭；子乃對聖賢之尊稱，孔丘、孟軻皆稱子；因此，三者合起來便稱老頭子。」 侍郎, 尚書, 刺史 9 -侍郎是狗

80 詰難應變  反問法:莊子和惠施  歧路法 存疑法

81 祝您簡報成功 態度/形象很重要 用講的，不要唸投影片  Keep It Simple 準時結束！ 練習再練習
12 Obama SpeechWe are_ready_to_lead