经销商DERP上线指南 — 经销商用 EM-DERP项目组.

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1 经销商DERP上线指南 — 经销商用 EM-DERP项目组

2 指南目录 DERP基本介绍 1 上线前-准备 2 经销商上线前培训 3 上线中-系统切换 4 经销商基本情况调查 DERP期初数据准备
主数据（静态数据收集表）准备 业务数据（动态数据收集表）准备 上线前-准备 2 经销商上线前培训 3 培训的准备 培训方式及过程 上线中-系统切换 4 上线切换工作安排 上线验收标准

3 EM DERP项目基本情况介绍 设计阶段完成工作任务 经销商推广任务
项目背景：埃克森美孚公司(以下简称 美孚)中国地区拥有180余家经销商负责中国地区的美孚润滑油产品分销业务。经销商面对日益激烈的市场竞争，希望借助信息化手段提高其管理能力，提高竞争实力。 本次由中国地区美孚经销商推选出的经销商ERP项目管理委员会【简称DEAC】和美孚项目团队【简称EMPT】共同推动的【经销商ERP系统 简称DERP】项目是向市场进行公开招标和选型的一个大规模项目，最终通过招标流程确定使用最用友最新版的“NC6.3系统”，并采用最先进云服务部署与本地部署结合的方式构建未来美孚经销商的业务支持系统，NC系统将为经销商提供采购、库存、销售、CRM、HR、财务、移动应用、报表、企业内协同等功能模块，全面为经销商提高企业内部管理与销售管理等核心业务管理能力。 项目近期情况：DEAC和EMPT及用友项目组共同在2014年2月-6月 完成了项目方案设计与用户测试验证工作，并共同确认了项目《系统需求分析报告》《系统目标流程》《系统主数据规则》《系统测试报告》等关键文档。DEAC在系统设计阶段的参与有效的保障了系统建设符合后续经销商试点与推广实施工作都将在之前确认的项目范围与各种流程约定基础上进行。后续展开经销商试点与大规模推广计划。 设计阶段完成工作任务 1 DEAC 项目启动会议 2 DEAC需求确认会议 3 DEAC To-Be流程确认会议 6 2nd用户测试会议 5 1st用户测试会议 4 DEAC主数据规则会议 7.系统方案验证报告 8.试点上线总结 经销商推广任务 9.大规模推广上线 10.运维支持

4 指南目录 2 上线前-准备 1 DERP基本介绍 经销商上线前培训 3 上线中-系统切换 4 经销商基本情况调查 DERP期初数据准备
主数据（静态数据收集表）准备 业务数据（动态数据收集表）准备 上线前-准备 2 经销商上线前培训 3 培训的准备 培训方式及过程 上线中-系统切换 4 上线切换工作安排 上线验收标准

5 上线经销商需准备事项 序号 资源分类 准备内容 说明 1 人力资源 项目内部负责人 项目顺利上线的保障，负责实施过程中的内部协调及沟通工作
2 系统管理员 承担系统后期的主数据管理、权限管理及问题沟通处理工作 3 关键用户 熟悉公司各项业务操作流程，参与培训及知识转移，建议3~4人 4 硬件资源 电脑 目前主流配置即可，建议从管理需求及业务量来考虑是否要新采购电脑，如是否需要提升仓库的信息化管理能力考虑是否在仓库设立操作终端 5 网络 建议人均下行带宽大于200KB/S,带宽不同操作效率会受到影响 6 打印机 根据打单情况配备（针式、激光、喷墨） 7 软件资源 软件 要求Windows（XP/WIN7/WIN8/2000/2003） 系统,浏览器使用Microsoft IE，建议版本为IE 6,7,8,9 8 时间资源 数据准备期间 数据准备期间，需要协调相应人员工作安排，按要求时间提交数据 9 培训期间 培训期间，需要协调参训人员的工作安排，并在培训结束后安排再学习以及知识转移工作 10 上线期间 上线期间，需要协调操作人员的工作时间安排 11 系统资源 启用模块 考虑未来系统需要启用那些模块 12 新/老系统选择 考虑新系统与老系统之间如何选择或者协作

6 上线的流程是什么 步骤 标准上线流程 经销商资源投入 1.投入内勤及管理人员时间 2W 1 数据准备 2.投入业务及内勤参与培训 1W 2
提前两个月 经销商通知会议 1.内部指定专人整理静态数据 2.按数据表格要求提交数据 3.协调内部各部门清理历史数据问题 4.盘点结账 期初数据提供 基本信息调查表下载 静态数据准备表下载 动态数据准备表下载 发回 基本信息调查表 2.投入业务及内勤参与培训 1W 2 培训 初始化 归档+培训准备 发回 静态数据准备表 1.选择合适的人员参与培训 2.参与培训并作为后续内部培训师 3.确认系统初始化数据 4.后续协调经销商内部期初整理 上线培训+ 静态数据初始化 经销商盘点结账 提供期初数据动态数据准备表 3 系统 上线 3.关键用户及全体人员投入 1W 动态数据准备检查 期初导入确认 1.确认内部项目经理及各模块负责人 2.提供及确认期初数据整理 3.确认系统期初导入及切换情况 4.支持内部系统运行和问题提交 系统配置与 上线切换检查 现场/远程 远程实施应急备案 现场运行支持 上线报告 4.内部系统管理员 4 运行 支持 1.支持内部系统运行支持与维护 2.内部问题解决及用户问题提交 3.后续新人内部培训 远程支持

7 EM DERP 系统启用模块 基础提升深化
系统启用模块介绍 EM DERP 系统启用模块 基础提升深化 供应链 采购+销售+库存+销售预测 财务基础 应收管理+应付管理 财务深化 固定资产+存货核算+总账 HR基础 组织架构+人员基本信息 HR深化 薪酬管理+考勤管理+招聘管理 美孚报表分享 CRM基础 客户管理+销售管道管理+移动应用 CRM深化 渠道拜访+市场管理+服务管理 3.全面深化应用型 2.管理提升应用型 1.业务基础应用型

8 系统启用模块介绍-业务基础应用型 可管理进销存业务，以及组织架构、人员等业务 可满足美孚的报表要求； 需要投入的资源最小；
适合规模较小的经销商； 建议系统使用人员在5~10人左右，销售业务在5KB以下的经销商选择 供应链 采购+销售+库存+销售预测 财务基础 应收管理+应付管理 财务深化 固定资产+存货核算+总账 HR基础 组织架构+人员基本信息 HR深化 薪酬管理+考勤管理+招聘管理 美孚报表分享 CRM基础 客户管理+销售管道管理+移动应用 CRM深化 渠道拜访+市场管理+服务管理 业 务 基 础 应 用 型

9 系统启用功能模块与关键岗位匹配图-业务基础应用型
系统用户 5-30 人 系统管理员 1人 3-10人 销售助理 销售经理 （车油） 销售员 （工业油） CRM 供应链 供应链主数据维护管理员 2-10人 采购经理 销售经理 仓库主管 美孚采购专员 销售助理 库管员 非美孚采购专员 销售录单员 库管员 HR 兼职HR管理员 1人 财务 1-2人 兼职或全职财务会计

10 系统启用模块介绍-管理提升应用型 可管理进销存业务，以及组织架构、人员等业务 系统可以管理应收账款以及应付账款 系统可以计算存货存本
系统可以进行客户以及销售自动化的管理，同时支持移动下单 可满足美孚的报表要求 需要投入的资源较大 适合中小型规模的经销商 建议系统使用人员在10~30人左右，销售业绩在5KB~15KB的经销商选择 管 理 提 升 应 用 型 供应链 采购+销售+库存+销售预测 财务提升 应收管理+应付管理+存货核算 财务深化 固定资产 +总账 HR基础 组织架构+人员基本信息 HR深化 薪酬管理+考勤管理+招聘管理 CRM基础 客户管理+销售管道管理+移动应用 CRM深化 渠道拜访+市场管理+服务管理 美孚报表分享

11 系统启用功能模块与关键岗位匹配图-管理提升型
系统管理员 1-2人 系统用户20-40人 供应链 供应链主数据维护管理员 5-20人 财务 2-3人 专职财务经理 采购经理 销售经理 仓库主管 出纳 往来会计 成本会计 业绩提成 美孚采购专员 销售助理 库管员 非美孚采购专员 销售录单员 库管员 CRM 10-15人 HR 兼职HR管理员 1人 销售经理 （车油） 销售经理 （工业油） 销售员 销售员 销售员 销售员 。。。 。。。 销售助理 销售助理

12 系统启用模块介绍-全面深化应用型 全 面 深 化 应 用 型 可管理进销存业务，以及组织架构、人员等业务 可以进行人员薪酬、考勤、招聘的管理
系统可以管理应收账款以及应付账款，系统可以计算存货存本，系统可以进行固定资产管理 系统可以进行财务总账管理，同时可以出具财务三大报表 系统可以进行客户以及销售自动化的管理，同时支持移动下单，以及渠道拜访的管理 可满足美孚的报表要求 需要投入的资源最多 适合大中型规模的经销商 建议系统使用人员在30~100人，销售业绩在15KB以上的经销商选择；并且在业务和财务完全保持同步的经销商选择； 供应链 采购+销售+库存+销售预测 财务基础 应收应付+存货核算 财务深化 固定资产 +总账 HR基础 组织架构+人员基本信息 HR深化 薪酬管理+考勤管理+招聘管理 CRM基础 客户管理+销售管道管理+移动应用 CRM深化 渠道拜访+市场管理+服务管理 美孚报表分享 全 面 深 化 应 用 型

13 系统启用功能模块与关键岗位匹配图-深化应用型
系统用户共计30-100人 系统管理员 1-3人 供应链 供应链主数据维护管理员 9-10人 财务 3-6人 专职财务经理 采购经理 销售经理 仓库主管 出纳 往来会计 成本会计 总账会计 美孚采购专员 销售助理 库管员 非美孚采购专员 销售录单员 库管员 业绩提成 CRM 10-12人 5-6人 HR 销售经理 （车油） 销售经理 （工业油） 工程师经理 客服经理 营销主管 人事主管 销售员 销售员 工程师 客服人员 营销人员 销售员 销售员 人事基础 招聘管理 考勤管理 薪酬管理 。。。 。。。 绩效管理 销售助理 销售助理

14 系统启用功能模块选择条件 组织架构清晰 责任分工明确 清晰的业务处理流程 企业规模较小 如无独立的HR部门，则无法启用HR深化应用；
如财务只有出纳一人，则无法启用财务模块 财务人员需要具有相应的财务资质及清楚本企业的处理流程 培训测试中如有经销商财务人员未通过测试，则无法启用财务模块深化应用 责任分工明确 具体业务环节有明确的责任人 清晰的业务处理流程 不同的业务模型均有明确的处理过程 企业规模较小 如全公司共计有10人左右，则只能启用业务基础型应用 全 面 深 化 应 用 型 管 理 提 升 应 用 型 业 务 基 础 应 用 型

15 EM DERP项目RFP范围控制与标准实施方法与流程
实施体系-方法与工具 经销商工具包下载地址： 经销商工具箱 用友顾问工具箱 美孚团队工具箱 1.经销商上线指南 1.顾问上线手册 2.经销商基本情况调查表 2.经销商系统初始化手册 1.经销商批次上线计划 3.经销商静态数据准备包 3.经销商系统切换检查表 2.经销商上线MOC文档 4.经销商动态数据准备包 4.上线报告及文档工具包 3.经销商系统切换检查表 5.培训工具包 5.培训工具包 4.美孚IT专家团队监控 6.软件支持工具包 6.软件支持工具包 EM DERP项目RFP范围控制与标准实施方法与流程

16 集中部署现场上线流程 1 2 3 步骤 标准上线流程 职责分工 1.数据收集的职责 1 数据准备 2.培训 2 培训 初始化 3.上线切换
提前两个月 经销商通知会议 发回 基本信息调查表 经销商盘点结账 提供期初数据动态数据准备表 上线培训+ 静态数据初始化 归档+培训准备 发送 基本信息调查表 发送 静态数据准备表 发回 静态数据准备表 1 数据准备 发送 动态数据准备表 动态数据准备检查 期初导入确认 2 培训 初始化 3 系统 上线 系统配置与 上线切换检查 4 运行 支持 现场运行支持 上线报告 远程支持 步骤 标准上线流程 职责分工 1.数据收集的职责 1.用友负责提供数据收集表格，并负责指导收集 2.经销商需按需整理并反馈表格并对数据质量负责 3.用友负责检查表格格式、不承担数据相关责任 4.EMPT负责协助数据的收集和沟通 1 2.培训 1.经销商选择合适的人员参与培训 2.用友负责安排讲师和课程安排，并达成培训目标。 3.经销商需确保培训人员后续可支持公司内部培训 4. .EMPT负责培训日程地点及事务的协调 2 3.上线切换 3 1.经销商按计划完成数据准备的并确认数据的正确性 2.用友负责按标准方案在提供期初数据前提下确保系统切换技术支持，切换后系统操作运行支持。 3.经销商需确认上线后系统数据录入的正确性确认 并负责管理内部流程与系统的匹配更新。 4.用友负责上线后系统问题的支持。 4.持续支持 1. 经销商负责内部事务及与系统流程冲突的业务规划，经销商管理员负责内部管理和用友问题提交，并负责经销商内部的培训 2.用友负责经销商提交问题的跟进和解答 3.EMPT负责问题中存在争议部分沟通与美孚主数据的维护及项目MOC控制

17 经销商基本情况调查～硬件、网络 1 经销商基本情况对能否按时保质上线至关重要，内容包括：
硬件、网络能否达到要求？如不能，何时可以改进达到要求？ 人员准备是否达到要求？ 基础静态数据和动态业务数据的准备工作能否按时完成？ 未来DERP系统中需要几个用户？角色和权限？ 5. 那些人来参加培训？ 需要跟踪【网络】、【硬件】、 【人员】、 【业务】、【权限】等基本情况，保证经销商基本条件能够满足正常上线。 详细信息参见文档【附件1：DERP经销商上线准备调查表】中。

18 期初数据准备～重要性 经销商期初数据准备的数据项目繁多，了解期初数据之间的关系将能够协助经销商准备期初数据。数据分为： 2
主数据（静态数据）：非常关键，包括客户数据、商品数据等。良好的主数据将能够保证后续期初业务数据的处理与导入 2 期初业务数据（动态数据）：保证准确性，准确的期初业务数据将能够保证上线后的日常业务稳定运行 主数据和期初业务数据的结果需要经销商按网站所下载的标准表格整理，并作为后续系统上线数据导入的基础。经销商需要确认其中数据的真实有效和时效性。 针对美孚业务，项目收集的数据时正式的、全面的资料，以保障项目顺利上线，由于经销商提交数据不全问题导致的项目延迟和额外成本由经销商负担； 针对非美孚业务，非项目范围，在合理范围内由用友代为初始化（SKU与美孚占比20%以下）。

19 静态&动态数据采集表下载 根据选择的应用类型下载适用的数据采集表

20 静态数据采集表范围 （下图是全面深化应用型）
动态数据采集表范围 填写数据前先 学习操作手册

21 期初数据准备～动态业务数据 3 期初业务数据准备主要包括： 期初库存 期初应收 期初应付 前24个月历史销量
销售未执行完毕订单（上线时手工录入） 采购未执行完毕订单（上线时手工录入）

22 各关键数据提交时间要求 3 2 1 跨度2.5个月左右 上线 切换 动态数据提交 培训 静态数据 提交 基本信息调查表 上线沟通会
上线前一致两周周完成 静态数据 提交 1 基本信息调查表 培训前一至两周完成 沟通会次周 完成提交 上线沟通会 第1周 第2周 第3周 第4周 第5周 第6周 第7周 第8周 第9周 第10周

23 商品 期初数据准备～可能的问题和影响～商品 商品主数据可能存在如下问题： 2
美孚的商品。这部分不需要经销商导入DERP，经销商在下发的全产品表格中选择需要使用的商品。 美孚产品编码名称与经销商自有系统可能不一致，需要提前确认。 非美孚的商品，在商品分类上必须选择为非美孚商品，避免造成统计错误。非美孚商品可以上线后手工录入。 如果商品主数据处理的不好，则会对后续的业务期初数据造成严重影响。 商品

24 客户 期初数据准备～可能的问题和影响～客户 2 经销商的客户主数据可能存在如下问题： 客户重复、缺少、
客户名称、地址错误、缺少联系人、联系电话 如果经销商的客户数据没有及时整理，则将会影响到下列主数据： 最大的影响：不能准确出货 记录在各个客户上期初应收 在统计销量等信息上错误 客户

25 库存 期初数据准备～经销商库存期初的准备 3 经销商库存业务需要准备的内容包括： 经销商在DERP系统中的仓库体系 赠品、支持品的维护
残损存货的处理 处理负库存 建议仓库体系 仓库名称 仓库用途 产品主仓 存放主营业务商品 支持品仓 存放赠礼、礼品等业务支持品 寄售仓 存放寄售商品（可按不同客户设置多个寄存仓） 残损品仓 用于存放需处理的残损商品 退货仓 用于存放需要退回换货的商品 库存

26 分公司与办事处的处理 异地仓库、经营点 办事处 独立分子公司 系统中属于一家完全独立的公司 系统中属于总公司下属的一个机构
合同确认时，各经销商的分公司与办事处数量已经确认。实施工作以合同确认数据为准。 如经销商提出需求增加或变更实施范围，需要上线前一个月告知，用友会对变更内容评估 如工作量增加会以进行合同补充协议方式处理该需求和成本。 经销商在业务发展过程中有进行业务拓展开设分支机构的情况，系统支持进行独立设立记账的分公司和在本公司财务系统核算体系下的分支机构的设立。具体区别如下： 异地仓库、经营点 办事处 独立分子公司 独立的静态基础数据 独立的库存体系 独立的期初库存 独立的期初应付 独立的期初应收 共享静态基础数据 可共享、可独立仓库存管理 可独立的期初库存 可按部门处理期初应付 特点： 工作量较少 管理简单 在同一财务体系下 统一的库存体系下可 独立管理仓库 特点： 工作量较大 管理复杂 独立的财务核算 独立的库存体系 系统中属于一家完全独立的公司 系统中属于总公司下属的一个机构

27 指南目录 经销商上线前培训 3 1 DERP基本介绍 2 上线前-准备 上线中-系统切换 4 经销商基本情况调查 DERP期初数据准备
主数据（静态数据收集表）准备 业务数据（动态数据收集表）准备 上线前-准备 2 经销商上线前培训 3 培训的准备 培训方式及过程 上线中-系统切换 4 上线切换工作安排 上线验收标准

28 1、确保经销商具有一定系统经验的操作员参与培训； 2、确保经销商业务经理做为关键用户参与培训；
经销商培训准备 经销商培训报名准备 上线前需要安排经销商用户的培训。培训方式需要根据不同的经销商要求进行执行，具体分为现场培训、远程培训、集中培训。 参与培训人员的水平、培训的质量也会影响到经销商上线、日常运行。 因此，经销商需要： 1、确保经销商具有一定系统经验的操作员参与培训； 2、确保经销商业务经理做为关键用户参与培训； 3、培训期间建议参训人员脱离日常工作，以免影响培训质量； 4、根据培训计划安排好参训人员的日常工作处理流程；

29 经销商培训准备 经销商参训人员建议根据以下角色安排： 经销商相应的软硬件准备：
销售录单员、销售管理人员、仓库人员、采购人员、财务管理人员、HR人员以及相应业务的录单员； 经销商相应的软硬件准备： 笔记本电脑（建议如下配置：） CPU : 二代酷睿i5或i3 /显卡 ：集成显卡/内存 ：4G； 必须支持RJ45网络接口以及无线网络； 软件配置要求： 操作系统建议安装WINDOWS XP/WIN 7，建议浏览器版本 IE9及以下版本； 提前安装好JAVA插件，具体插件安装包见《上线准备工具包》

30 经销商培训方式 理论培训：用友讲师根据经销商的业务模式，讲解未来如何进行系统化处理；
取得系统认证 理论培训 课堂 跟随练习 案例练习 现场指导 认证考试 理论培训：用友讲师根据经销商的业务模式，讲解未来如何进行系统化处理； 跟随练习：在理论培训结束后，安排参训人员上机操作，用友讲师做现场指导； 案例练习：参训人员模拟自己的实际业务，在系统中进行处理； 认证考虑：针对培训内容进行考核，并且针对通过人员颁发证书

31 指南目录 4 上线中-系统切换 1 DERP基本介绍 2 上线前-准备 3 经销商上线前培训 经销商基本情况调查 DERP期初数据准备
主数据（静态数据收集表）准备 业务数据（动态数据收集表）准备 上线前-准备 2 经销商上线前培训 3 培训的准备 培训方式及过程 上线中-系统切换 4 上线切换工作安排 上线验收标准

32 全面 正确 上线周具体安排 整体上线工作任务如下： D-2 D-1 D D+1 D+2 上线 报告确认 上线切换，系统流程运行 上线切换准备
上线后续支持 遗留问题跟进 动态数据系统确认 D-2 D-1 D D+1 D+2 全面 正确

33 全面 正确 DERP上线切换工作安排与验收 静态数据确认和系统配置： 旧系统到新EM DERP系统的切换，参数设置、流程配置、模板配置
公用数据检查：商品分类、商品信息、计量单位、仓库、自定义档案（产品等级、定配方式、包装分类、客户行业分类等） 操作用户检查：职责、角色组、用户组、权限分配，操作用户 CRM及移动APP静态数据检查：地区、客商档案等 HR静态数据检查：员工档案、部门、岗位、薪资项目等 SCM静态数据检查：标准价、特价、促销价价格表等 FI静态数据检查：会计科目、凭证类别等 全面 正确

34 全面 正确 DERP上线切换工作安排与验收 上线确认以经销商签署《上线报告为准》 以下内容将在上线报告体现： 任务名称 验收标准 确认计划
按具体计划执行，实施方原因延迟不超过20% 经销商培训及数据准备 培训通过率超过80%，讲解数据准备表并下发 系统期初数据准备与确认导入 按经销商提供的正确数据100%确认导入系统 系统上线切换 系统切换完成，经销商系统主营业务运行正常。遗留问题备注解决预期时间 全面 正确

35 DERP上线过程之风险控制 风险登记 定性 定量 级别 预案 培训前无法提交静态数据 影响单个经销商上线计划 中
请求EMST协助，进行督促，要求在培训期间必须整理完成 培训期间经销商静态数据未能提交 影响上线 高 调整单个经销商上线计划，纳入主计划最后进行处理 出发前无法提交动态数据 上线期间经销商本地网络出现故障 经销商需要提供能够接入系统的网络办公环境；如不能顾问返程；后续纳入主计划最后进行处理；同时后续如需到达经销商现场，需要经销商承担相应的成本 上线后发现之前提供的动态数据错误 影响上线效果 顾问远程给予处理方案和支持；如需现场支持，需要经销商承担相应的成本 经销商账务混乱，到达现场后反复调整静态、动态数据 顾问现场多支持1~2天，需要经销商承担相应的成本 顾问出现安全事故 请求当地经销商以及EMST协助，同时协调维护组顾问进行补充

36 谢谢！