遠東科技大學職員工教育訓練 主講人：夏郭賢

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1 遠東科技大學職員工教育訓練 主講人：夏郭賢
文件編排與檔案管理 遠東科技大學職員工教育訓練 主講人：夏郭賢 2009/2/11 文件編排與檔案管理

2 文件整理與檔案管理的重要性 評鑑的需要 業務交接的需要 工作延續的需要 經驗傳承的需要 突發狀況的需要 相同的工作 類似的工作 無關的工作
2009/2/11 文件編排與檔案管理

3 文件留存的方式 紙本 紙本掃瞄 原始電子檔 檔案夾 電腦 儲存媒體 2009/2/11 文件編排與檔案管理

4 紙本文件整理與管理 善用文件套 例用檔案夾歸類 各項活動應依計畫、執行、考核順序收集資料 建立檔案夾清冊與檔案夾內之文件清冊
計畫：計畫書、協調會議記錄 執行：活動照片、手冊 考核：檢討會議記錄、回饋單及分析結果 建立檔案夾清冊與檔案夾內之文件清冊 2009/2/11 文件編排與檔案管理

5 會議記錄應備事項 會議名稱 日期時間 地點 主席 出席 列席 請假 記錄 上次會議決議事項處理情形 報告事項 提案討論 臨時動議 主席結論
主席報告 業務報告 提案討論 提案單位(人) 案由 說明 決議 臨時動議 主席結論 散會 (時間) 2009/2/11 文件編排與檔案管理

6 會議記錄特別留意 開會時提供的為會議議程或會議資料 開會後才有可能產生會議記錄 簽到表與會議記錄不可在同一頁 出席與列席的不同
出席：(如簽到表) 出席：詳列出席人員與職稱 出席與列席的不同 出席有投票權 列席的角色在於說明或指導 2009/2/11 文件編排與檔案管理

7 電子檔案整理與管理 樹狀結構 適當運用檔案與資料夾名稱 電子郵件 避免同一檔案存在不同的位置 一目瞭然 避免混淆
附檔重要：儲存附檔至適當檔案夾 郵件重要：列印成PDF檔並儲存至適當檔案夾 分檔案夾管理，適時整理 避免同一檔案存在不同的位置 2009/2/11 文件編排與檔案管理

8 文件要保存多久 與資格有關：永久保存 與存在有關：不存在為止 法有規定：依法定期限 功能性文件：功能結束為止 學籍卡、歷年成績單、人事資料
財產卡、財產移轉文件、選課記錄 法有規定：依法定期限 功能性文件：功能結束為止 2009/2/11 文件編排與檔案管理

9 其他檔案管理注意事項 所有紙本文件儘可能保存原始電子檔案或掃瞄檔 掃瞄檔可利用文字辨識軟體 (OCR) 將文字檔重建
OFFICE軟體有版本的問題，太舊的版本會讀不出來或無法開啟 善用檔案總管的搜尋功能 適當建立索引—資料庫的觀念 2009/2/11 文件編排與檔案管理

10 文件編排注意事項 一般的文件都是A4規格較好整理 天大於地 留下適當的邊界(2公分至3公分較為合適) 留意裝訂邊
裝訂邊通常要大於對邊 單面雙頁或兩面列印的裝訂邊奇偶頁不同 橫書的文件一般裝訂於左側或上方 直書的文件一般裝訂於右側 2009/2/11 文件編排與檔案管理

11 一般段落首行要空兩個字 留意中文標點符號的避頭尾問題 留意英文標點符號後方的空格
右括弧、右引號、結尾用標點符號、破折號、刪節號等不宜出現在行首 左括弧、左引號、起始用標點符號不宜出現在行尾 留意英文標點符號後方的空格 逗點、分號後方空一格 句點、問號、驚嘆號後方空二格 右引號後方的標點符號要移到引號內 表示縮寫的句點後方不特別空格 2009/2/11 文件編排與檔案管理

12 使用適當大小的字體 使用適當的字型 一般WORD文件內文應用12點或14點 一般簡報檔內文應在28點以上
標題或要強調的文字應使用黑體字、圓體字或標楷體(不得以的時候) 內文可使用新細明體 一般內文的英文數字使用Times New Roman Arial的英文數字較易閱讀 2009/2/11 文件編排與檔案管理

13 善用格式樣式的設定 項目符號的層次 格式較一致 可以快速產生目錄 文件調整後可以快速修正目錄
壹 一 (一) 1 (1) A (A) a (a) i (i) 國字標號通常會跟頓號，沒有刮弧的通常會跟半型的句點，加刮弧的通常只會跟半型的空白 2009/2/11 文件編排與檔案管理

14 中文的標點符號用全型，英文的標點符號用半型 儘量使用定位點來對齊文件，千萬不要使用空白鍵來調查文字的位置
定位點有靠左對齊、中央對齊、靠右對齊、小數點對齊、加分隔線等型式 定位點前方可以加上適當的前置字元 善用複製格式可以增加工作效率 2009/2/11 文件編排與檔案管理

15 一般文字會採用左右對齊的段落格式 讓不同字數的文字具有相同的寬度的方法 圍繞文字的運用 合併列印的運用 留意WORD的紅色打折底線
結合資料 (可以是WORD、EXCEL、ACCESS或純文字的格式) 有相同的格式或文件內容 留意WORD的紅色打折底線 2009/2/11 文件編排與檔案管理

16 簡報要注意到背景與文字顏色的對比性 善用統計圖表有助於快速瞭解內容 淺色背景較好搭配文字顏色 藍色背景搭配白色文字有幻燈片的效果
螢幕上看的與投影機打出來的顏色會有偏差 儘量不要使用原色的照片作為背景，除非整張照片的色差不大 善用統計圖表有助於快速瞭解內容 2009/2/11 文件編排與檔案管理

17 討論時間 2009/2/11 文件編排與檔案管理