电子表格处理软件 Excel 2010 第3章.

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1 电子表格处理软件 Excel 2010 第3章

2 主要内容 3.1 基本知识 3.2 基本操作 3.3 公式和函数 3.4 数据图表 3.5 数据的管理

3 3.1 基本知识 Excel 2010的基本概念及术语 Excel 2010 窗口的组成

4 3.1.1 Excel 2010的基本概念及术语 1．工作簿 2．工作表 3．单元格
指在Excel中用来保存并处理工作数据的文件，它的扩展名是.xlsx。一个工 作簿文件中可以有多张工作表。 2．工作表 工作簿中的每一张表称为一个工作表。每张工作表都有一个名称，显示在 工作簿窗口底部的工作表标签上。新建的工作簿文件包含3张空工作表， 其默认的名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3，用户可以根据需要增加或删除 工作表。每张工作表由 （220）行和16384（214）列构成，行的编号 在屏幕中自上而下为1～ ，列号则由左到右采用字母A，B，C，… 表示，当超过26列时用两个字母AA，AB，…，AZ表示，当超过256列时， 则用AAA，AAB，…XFD表示作为编号。 3．单元格 工作表中行、列交叉所围成的方格称为单元格，单元格是工作表的最小单 位，也是Excel用于保存数据的最小单位。单元格中可以输入各种数据，如 一组数字、一个字符串、一个公式，也可以是一个图形或一个声音等。每 个单元格都有自己的名称，也叫做单元格地址，该地址由列号和行号构成， 例如第1列与第1行构成的单元格名称为A1，同理D2表示的是第4列与第2行 构成的单元格地址。为了用于不同工作表中的单元格，还可以在单元格地 址的前面增加工作表名称，如Sheet1!A1，Sheet2!C4等。

5 3.1.2 Excel 2010 窗口的组成 快速访问工具栏 标题栏 文件选项卡 名称框 行标签 活动单元格 工作表标签 工作区
视图方式按钮 编辑栏 功能区 列标签 状态栏

6 Excel 2010 窗口的组成 1．功能区 功能区由选项卡、选项组和一些命令按钮组成的，默认显示的选项卡有开始、插入、 页面布局、公式、数据、审阅和视图。默认打开的是“开始”选项卡，在该选项卡下 包括：剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格、编辑等选项组。各个选项 组中的命令组合在一起来完成各种任务。 2．活动单元格 当用鼠标单击任意一个单元格后，该单元格即成为活动单元格，也称为当前单元格。 此时，该单元格周围出现黑色的粗线方框。通常在启动Excel应用程序后，默认活动 单元格为A1。 3．名称框与编辑栏 名称框可随时显示当前活动单元格的名称。 编辑栏可同步显示当前活动单元格中的具体内容，如果单元格中被输入的是公式， 则即使最终的单元格中显示的是公式的计算结果，但在编辑栏中也仍然会显示具体 的公式内容。另外，有时单元格中的内容较长，无法在单元格中完整显示时，单击 该单元格后，在编辑栏中可看到完整的内容。 4．工作表行标签和列标签 工作表的行标签和列标签表明了行和列的位置，并由行列的交叉决定了单元格的位 置。 5．工作表标签 默认情况下，Excel在新建一个工作簿后会自动创建3个空白的工作表并使用默认名 称Sheet1、Sheet2、Sheet3。

7 3.2 Excel 2010的基本操作 3.2.1 工作簿的新建、打开与保存 3.2.2 工作表数据的输入 3.2.3工作表的编辑操作
工作表数据的输入 3.2.3工作表的编辑操作 3.2.4工作表的格式化 3.2.5工作表的管理操作

8 3.2.1 工作簿的新建、打开与保存 1. 工作簿的新建 ① 启动Excel 2010后，程序默认会新建一个空白的工作簿，这个工作簿 以Book1.xlsx命名，用户可以在对该文件保存时更改默认的工作簿名称。 ② 若Excel已启动，单击“文件”选项卡中的“新建”命令，在右侧打开的任 务窗格中“可用模板”下选择“空白工作簿”，如图5-5所示，单击“创建”按钮， 即可创建一个新的空白工作簿。在该窗格中还有多种灵活地创建工作簿 的方式，如“根据现有内容新建”、使用Office.com的在线模板创建工作簿 等。在Excel窗口中按【Ctrl+N】组合键或单击“快速访问工具栏”中的“新 建”按钮也可创建一个新的空白的工作簿。 ③ 在某个文件夹内的空白处右击，在弹出的快捷菜单中选择“新建”命令， 在出现的级联菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令，也可新建一个 Excel文档。

9 3.2.1 工作簿的新建、打开与保存 2．工作簿的打开和保存 （1）工作簿的打开 （2）工作簿的保存与另存 （3）设置工作簿的默认保存位置
从“资源管理器”中找到要打开的Excel文档后双击可直接打开该文档。 在Excel窗口中，单击“快速访问工具栏”中的“打开”按钮，可弹出“打开”对话框，从 中选择要打开的文件，然后单击“打开”按钮，即可打开该文件。 （2）工作簿的保存与另存 单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，或选择“文件”选项卡中的“保存”命令，或 按【Ctrl+S】组合键，都可以对已打开并编辑过的工作簿进行随时保存。 如果是新建的工作簿，则执行上述任意一种操作后，均打开“另存为”对话框，在 该对话框中指定保存文件的路径和文件名，然后单击“保存”按钮即可对新建工作 簿进行保存。 对于已经打开的工作簿文件，如果要重命名保存或更改保存位置，则只需选择 “文件”选项卡中的“另存为”命令，在打开的“另存为”对话框中，指定保存文件的路 径和新的文件名，然后单击“保存”按钮即可对工作簿进行重新保存。 （3）设置工作簿的默认保存位置 选择“文件”选项卡中的“选项”命令，打开图5-6所示的“Excel选项”对话框，在左侧 窗格中选择“保存”，在打开的右侧窗格的“默认文件位置”文本框中输入合适的目录 路径，再单击“确定”按钮，即可完成默认保存位置的设定。

10 3.2.2 工作表数据的输入 1．单元格及单元格区域的选定 选 定 内 容 操 作 单个单元格
工作表数据的输入 1．单元格及单元格区域的选定 选 定 内 容 操 作 单个单元格 单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元格 连续单元格区域 单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直到要选定的最后一 个单元格 工作表中所有单元格 单击“全选”按钮，单击第一列列号上面的矩形框 不相邻的单元格或单元 格区域 选定第一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】键再选定其他的单 元格或单元格区域 较大的单元格区域 选定第一个单元格，然后按住【Shift】键再单击区域中最后一个单元 格 整行 单击行号 整列 单击列号 相邻的行或列 沿行号或列标拖动鼠标，或者先选定第一行或第一列，然后按住 【Shift】键再选定其他的行或列 不相邻的行或列 先选定第一行或第一列，然后按住【Ctrl】键再选定其他的行或列 增加或减少活动区域中 的单元格 按住【Shift】键并单击新选定区域中最后一个单元格，在活动单元格 和所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域 取消单元格选定区域 单击工作表中其他任意一个单元格

11 工作表数据的输入 2．数据的输入 在Excel中，可以为单元格输入两种类型的数据：常量和公式。常量是指没有以“=”开 头的单元格数据，包括数字、文字、日期、时间等。数据输入时只要选中需要输入数 据的单元格，然后输入数据并按【Enter】键或【Tab】键即可。 （1）数字的输入 在Excel中直接输入0、1、2、…、9等10个数字及＋、-、*、/、.、$、%、E等，在默认的“常规”格 式下，将作为数值来处理。为避免将输入的分数当做日期，应在分数前冠以0加一个空格“0 ”， 如0 2/3。在单元格中输入数值时，所有数字在单元格中均右对齐。如果要改变其对齐方式，可 以选择“开始”选项卡中的“对齐方式”组中的相应命令按钮进行设置。 （2）文本的输入 在Excel中如果输入非数字字符或汉字，则在默认的“常规”格式下，将作为文本来处理，所有文 本均左对齐。 若文本是由一串数字组成的，如学号之类的数据，输入时可使用以下方法之一： ① 在该串数字的前面加一个半角单撇号，如单元格内容为093011，则需要输入“′093011”。 ② 先设置相应单元格为“文本”格式，再输入数据。关于单元格格式的设置，见3.2.4工作表的格式化。 （3）日期与时间的输入 在一个单元格中输入日期时，可使用斜杠（/）或连字符（-），如“年-月-日”、“年/月/日”等，默 认状态下，日期和时间项在单元格中右对齐。

12 3.2.2 工作表数据的输入 3．有规律的数据输入 （1）鼠标左键拖动输入序列数据 （2）鼠标右键拖动输入序列数据
工作表数据的输入 3．有规律的数据输入 （1）鼠标左键拖动输入序列数据 在单元格中输入某个数据后，用鼠标左键按住填充柄向下或向右拖动（当然 也可以向上或向左拖动），则鼠标经过的单元格中就会以原单元格中相同的 数据填充。 按住【Ctrl】键的同时，按住鼠标左键拖动填充柄进行填充，如果原单元格中 的内容是数值，则Excel会自动以递增的方式进行填充；如果原单元格中的内 容是普通文本，则Excel只会在拖动的目标单元格中复制原单元格里的内容。 （2）鼠标右键拖动输入序列数据 单击用来填充的原单元格，按住鼠标右键拖动填充柄，拖动经过若干单元格 后放开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中列出了多种填充方式。 （3）使用填充命令填充数据 选择“开始”选项卡，在“编辑”选项组中单击“填充”命令按钮，此时会打开下拉 列表，从该列表中可选择不同的命令，有“向下”、“向右”、“向上”、“向左”以 及“系列”等，如果选择列表中的“系列”命令，则打开“序列”对话框。

13 3.2.3 工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （1）移动和复制单元格数据 （2）选择性粘贴 通过鼠标移动、复制：
工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （1）移动和复制单元格数据 通过鼠标移动、复制： 通过命令： “开始”选项卡下“编辑”选项组 中的“复制”或“剪切”按钮 （2）选择性粘贴 ① 选定需要复制的单元格。 ② 单击“开始”选项卡下“编辑”选项组中 的“复制”按钮。 ③ 选定粘贴区域左上角的单元格。 ④ 单击“编辑”选项组中的“粘贴”按钮下 的下拉列表按钮，在打开的下拉列表 中选择“选择性粘贴”命令，打开“选择 性粘贴”对话框。 ⑤ 选择“粘贴”选项组中所需的选项， 单击“确定”按钮。

14 3.2.3 工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （3）插入单元格 （4）插入行或列
工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （3）插入单元格 ① 在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域，选定的单元格数量应与待插 入的空单元格的数量相等。 ② 选择“开始”选项卡，单击“单元格”组中“插入” 下的下拉按钮，在打开的下拉 列表中选择“插入单元格”命令，或右击相应单元格并在弹出的快捷菜单中选择 “插入”命令，打开 “插入”对话框。 ③ 在对话框中选定相应的插入方式选项，再单击“确定”按钮。 （4）插入行或列 在“开始”选项卡下的“单元格”组中，单击“插入”命令下的下拉按钮，在弹出的下 拉列表中选择“插入工作表行”、或“插入工作表列”命令，或右击相应单元格并在 弹出的快捷菜单中选择相应命令。 更常用的方法：要插入一行，则单击行号，而后在“开始”选项卡下的“单元格”组 中，单击“插入”命令按钮；要插入一列，则在单击列号后在“开始”选项卡下的 “单元格”组中，单击“插入”命令按钮，新插入的行或列出现在选定行的上面或选 定列的左侧。

15 3.2.3 工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （5）为单元格插入批注 （6）单元格的删除与清除 ① 选定要添加批注的单元格或单元格区域。
工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （5）为单元格插入批注 ① 选定要添加批注的单元格或单元格区域。 ② 选择“审阅”选项卡，在“批注”组中单击“新建批注”命令，或者按【Shift+F2】组 合键，打开批注文本框，在批注文本框中输入内容，该内容即为批注内容。 （6）单元格的删除与清除 删除单元格是指将选定的单元格从工作表中移走，并自动调整周围的单元格填补 删除后的空缺。 ① 选定需要删除的单元格。 ② 在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“删除”命令后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中 选择“删除单元格”命令，或右击要删除的单元格并在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令， 打开 “删除”对话框。 ③ 选择所需的删除方式，单击“确定”按钮。 清除单元格是指将选定的单元格中的内容、格式或批注等从工作表中删除，单元 格仍保留在工作表中，具体操作步骤如下： ① 选定需要清除的单元格。 ② 在“开始”选项卡下的“编辑”组中选择“清除”命令，在出现的下拉列表中选择相应的命令 即可。

16 3.2.3 工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （7）行、列的删除与清除
工作表的编辑操作 1．单元格编辑 （7）行、列的删除与清除 删除行、列是指将选定的行、列从工作表中移走，并将后续的行或列自动递补 上来，具体操作步骤如下： ① 选定需要删除的行或列。 ② 在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“删除”命令后的下拉按钮，在弹出的下拉列表 中选择“删除工作表行”或“删除工作表列”命令，或右击要删除的行或列，在弹出的快捷 菜单中选择“删除”命令即可。 清除行、列是指将选定的行、列中的内容、格式或批注等从工作表中删除，行、 列仍保留在工作表中，具体操作步骤如下： ① 选定需要清除的行或列。 ②在“开始”选项卡下的“编辑”组中选择“清除”命令，在出现的下拉列表中选择相应的命 令即可

17 3.2.3 工作表的编辑操作 2．行高和列宽的设置 （1）通过鼠标拖动改变行高和列宽 （2）通过菜单命令精确设置行高和列宽
工作表的编辑操作 2．行高和列宽的设置 （1）通过鼠标拖动改变行高和列宽 将鼠标移动到要调整宽度的行标签或列标签的边线上，此时鼠标的形状变为上 下或左右双箭头，按住鼠标左键拖动，即可调整行高或列宽。 （2）通过菜单命令精确设置行高和列宽 ① 选定需要调整的行或列，在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“格式”按钮， 弹出相应的下拉列表。 ② 选择“行高”命令，在打开的“行高”对话框中输入确定的值，即可设定行高值； 也可以选择“自动调整行高”命令，使行高正好容纳下一行中最大的文字。 ③ 选择“列宽”命令，在打开的“列宽”对话框中输入确定的值，即可设定列宽值； 也可以选择“自动调整列宽”命令，使列宽正好容纳一列中最多的文字。

18 工作表的格式化 在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“格式”按钮，在弹出下拉列表中选 择“设置单元格格式”命令，或选中单元格后右击并在弹出的快捷菜单中 选择“设置单元格格式”命令，均可打开“设置单元格格式”对话框。 1．数据的格式化 “数字”选项卡用于设置单元格中数字的数据格式 2．单元格内容的对齐 “对齐”选项卡用于设置单元格中文字的对齐方式、旋转方向及各种文本控 制 3．单元格字体的设置 “字体”选项卡用于对字体、字形、字号、颜色及一些特殊效果进行设置 4．表格边框的设置 “边框”选项卡中的“边框”用于设置边框线在“样式”中列出了Excel提供的各种 样式的线型，还可通过“颜色”下拉列表框选择边框的色彩 5．底纹的设置 在“填充”选项卡中的“背景色”列表框中选择背景颜色，还可在“图案颜色”和 “图案样式”下拉列表框中选择底纹图案。

19 3.2.5 工作表的管理操作 1．工作表的选定与切换 2．工作表的添加 3．工作表的删除 单击工作表标签即可选定需要操作的工作表。
工作表的管理操作 1．工作表的选定与切换 单击工作表标签即可选定需要操作的工作表。 2．工作表的添加 ① 单击工作表标签上的“插入工作表”按钮 ，即可在现有工作表后面插入一个 新的工作表。 ② 右击工作表标签栏中的工作表名字，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令， 即可在当前工作表前插入一个新的工作表。 ③ 在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“插入”命令的下拉按钮，在弹出的 下拉列表中选择“插入工作表”命令，Excel将在当前工作表前添加一个新的工 作表。 3．工作表的删除 ① 先选中需要删除的工作表，在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“删除” 命令后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除工作表”命令，Excel会打 开一个对话框，在对话框中单击“删除”按钮，将删除工作表；如果单击“取消” 按钮，将取消删除工作表的操作。 ② 右击工作表标签栏中需要删除的工作表名字，在弹出的快捷菜单中选择 “删除”命令，即可将选中工作表删除。

20 3.2.5 工作表的管理操作 4．工作表的重命名 5．工作表的移动或复制
工作表的管理操作 4．工作表的重命名 ① 首先选中需要重命名的工作表，而后在“开始”选项卡下的“单元格”组中 单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“重命名工组表”命令，选择“重 命名”命令，工作表标签栏的当前工作表名称将会反白显示，此时即可修改 工作表的名称。 ② 右击工作表标签栏中工作表的名称，在弹出的快捷菜单中选择“重命名” 命令，工作表名字反白显示后即可将当前工作表重命名。 ③ 双击需要重命名的工作表标签，输入新的名称将覆盖原有名称。 5．工作表的移动或复制 ① 右击需要移动或复制的工作表并在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制 工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框。 ② 在“工作簿”下拉列表框中选择用来接收工作表的工作簿。若选择“新工作 簿”选项，即可将选定工作表移动或复制到新工作簿中。 ③ 在“下列选定工作表之前”列表框中选择需要在其前面插入、移动或复制 的工作表。如果需要将工作表添加或移动到目标工作簿的最后，则选择“移 到最后”选项。 ④如果只是复制工作表，则选中“建立副本”复选框即可。如果用户是在同 一个工作簿中复制工作表，可以按下【Ctrl】键并用鼠标单击要复制的工 作表标签将其拖动到新位置，然后同时松开【Ctrl】键和鼠标。在同一个 工作簿中移动工作表只需用鼠标拖动工作表标签到新位置即可。

21 工作表的管理操作 6．工作表的表格功能 ① 选择要指定表格的数据区域，选择“插入”选项卡中“表格”组中的“表格” 命令，打开 “创建表”对话框。 ② 单击“表数据的来源”文本框右侧的按钮，在工作表中按下鼠标左键进 行拖动，选中要创建列表的数据区。 ③ 所选择的数据区域使用表格标识符突出显示，此时在功能区中增加了 “表格工具”的“设计”选项卡，使用其中的各个命令按钮可对表格进行编辑。 ④ 创建表格后，将使用蓝色边框标识表格。系统将自动为表格中的每一 列启用自动筛选下拉列表。如果选中“表格样式选项”组中“汇总行”复选框， 则将在插入行下显示汇总行。当选择列表以外的单元格、行或列时，表 格处于非活动状态。此时，对表格以外的数据进行的操作不会影响表格 内的数据。

22 3.3 公式和函数 Excel强大的计算功能是由公式和函数提供的，它为分析和处理工 作表中的数据提供了很大的方便。通过使用公式，不仅可以进行各 种数值运算，还可以进行逻辑比较运算。对一些特殊运算无法直接 通过创建公式来进行计算时，就可以使用Excel中提供的函数来补 充。当数据源发生变化时，通过公式和函数计算的结果将会自动更 改。

23 3.3.1 公式 1．运算符 （1）算术运算符 （2）比较运算符 （3）文本运算符：& （4）引用运算符
公式 1．运算符 （1）算术运算符 （2）比较运算符 （3）文本运算符：& （4）引用运算符 引用运算符用于对单元格的引用操作，有“冒号”、“逗号”和“空格”。 ① “：”为区域运算符，如C2:C10是对单元格C2～C10之间（包括C2和C10）的 所有单元格的引用。 ② “,”为联合运算符，可将多个引用合并为一个引用，如SUM(B5,C2:C10)是对 B5及C2～C10之间（包括C2和C10）的所有单元格求和。 ③ 空格为交叉运算符，产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用，如 SUM(B5:E10 C2:D8)是对C5:D8区域求和。 运 算 符 号 含 义 + 加 - 减 * 乘 / 除 % 百分号 ^ 乘方 运 算 符 号 含 义 >  大于 >= 大于等于 <  小于 <= 小于等于 = 等于 <>  不等于

24 3.3.1 公式 2．公式的输入 公式必须以“=”开始，例如： 在输入公式时要注意以下两点： =152*23 常量运算，152乘以23。
公式 2．公式的输入 公式必须以“=”开始，例如： =152* 常量运算，152乘以23。 =B4*12-D2 使用单元格地址，B4的值乘以12再减去D2的值。 =SUM(C2:C10) 使用函数，对C2～C10单元格的值求和。 在输入公式时要注意以下两点： ① 无论任何公式，必须以等号（即“=”）开头，否则Excel会把输入的公式作为 一般文本处理。 ② 公式中的运算符号必须是半角符号。

25 3.3.1 公式 3．公式的引用 （1）相对地址引用 （2）绝对地址引用 （3）混合地址引用
公式 3．公式的引用 （1）相对地址引用 当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新位置时，公式中的单元格地址 也会随着改变，这样的引用称为相对地址引用。 “=E2+F2+G2”， （2）绝对地址引用 把公式复制或填入到一个新位置时，公式中的固定单元格地址保持不变，这 样的引用称为绝对地址引用。在Excel中，是通过对单元格地址的冻结来达到 此目的的，即在列标和行标前面加上“$”符号。 “=$E$2+$F$2+$G$2”， （3）混合地址引用 在一个单元格地址引用中，既有绝对地址引用，同时也包含有相对地址引用。 例如，单元格地址“$C3”表示保持“列”不发生变化，但“行”会随着新的拖动 （复制）位置的变化而发生变化；而单元格地址“C$3”则表示保持“行”不发生 变化，但“列”会随着新的位置而发生变化。即在单元格中的行标或列标前只 添加一个“$”符号，“$”符号后面的行标或列标在拖动（复制）过程中不会发生 变化。

26 函数 Excel提供了丰富的函数功能，包括常用函数、财务函数、时间与 日期函数、统计函数、查找与引用函数等，帮助用户进行复杂与繁 琐的计算或处理工作 1. 常用的函数 函 数 意 义 举 例 ABS 返回指定数值的绝对值 ABS(-8)=8 INT 求数值型数据的整数部分 INT(3.6)=3 ROUND 按指定的位数对数值进行四舍五入 ROUND( ,2)=12.35 SIGN 返回指定数值的符号，正数返回1，负数返回-1 SIGN(-5)=-1 PRODUCT 计算所有参数的乘积 PRODUCT(1.5,2) = 3 SUM 对指定单元格区域中的单元格求和 SUM(E2:G2)=233 SUMIF 按指定条件对若干单元格求和 SUMIF(G2:G11,">=80")=410 常用数学函数

27 常用统计函数 常用文本函数 常用日期和时间函数 常用逻辑函数 函 数 意 义 举 例 AVERAGE 计算参数的算术平均值
函 数 意 义 举 例 AVERAGE 计算参数的算术平均值 AVERAGE(E2:G2)=77.7 COUNT 对指定单元格区域内的数字单元格计数 COUNT(F2:F11)=10 COUNTA 对指定单元格区域内的非空单元格计数 COUNTA(B2:B31)=30 COUNTIF 计算某个区域中满足条件的单元格数目 COUNTIF(G2:G11,"<60")=1 FREQUENCY 统计一组数据在各个数值区间的分布情况 MAX 对指定单元格区域中的单元格取最大值 MAX(G2:G31)=94 MIN 对指定单元格区域中的单元格取最小值 MIN(G2:FG31)=55 RANK.EQ 返回一个数字在数字列表中的排位 RANK.EQ(I2,I2：I31)=7 常用统计函数 函 数 意 义 举 例 LEFT 返回指定字符串左边的指定长度的子字符串 LEFT(D2,2)= 数学 LEN 返回文本字符串的字符个数 LEN(D2)=5 MID 从字符串中的指定位置起返回指定长度的子 字符串 MID(D2,1,2)= 数学 RIGHT 返回指定字符串右边的指定长度的子字符串 RIGHT(D2,3)= 091 TRIM 去除指定字符串的首尾空格 TRIM(" Hello Sunny ") = Hello Sunny 常用文本函数 函 数 意 义 举 例 DATE 生成日期 DATE(92,11,4) = 1992/11/4 DAY 获取日期的天数 DAY(DATE(92,11,4)) = 4 MONTH 获取日期的月份 MONTH(DATE(92,11,4)) = 11 NOW 获取系统的日期和时间 NOW() = 2013/12/11 10:25 TIME 返回代表指时间的序列数 TIME(11,23,56) = 11:23 AM TODAY 获取系统日期 TODAY() = 2013/12/11 YEAR 获取日期的年份 YEAR(DATE(92,11,4)) = 1992 常用日期和时间函数 函 数 意 义 举 例 AND 逻辑与 AND(E2>=60,E2<=80) = TRUE IF 根据条件真假返回不同结果 IF(E2>=60,"及格","不及格")=及格 NOT 逻辑非 NOT(E2>=60,E2<=80) = FALSE OR 逻辑或 OR(E2<60,E2>90) = FALSE 常用逻辑函数

28 3.3.2 函数 2．函数的使用 3．函数举例 （1）直接在单元格中输入函数公式 （2）利用函数向导，引导建立函数运算公式
函数 2．函数的使用 （1）直接在单元格中输入函数公式 （2）利用函数向导，引导建立函数运算公式 （3）利用“自动求和”按钮 快速求得函数结果 3．函数举例 （1）条件函数IF 语法格式：IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) 功能：当logical_test表达式的结果为“真”时，value_if_true的值作为IF函数的返 回值，否则，value_if_false的值作为IF函数返回值。 说明：logical_test为条件表达式，其中可使用比较运算符，如>，>=, = 或<>等。 value_if_true为条件成立时所取的值，value_if_false为条件不成立时所取的值。 例如：IF(G2>=60, "及格", "不及格")，表示当G2单元格的值大于等于60时，函 数返回值为“及格”，否则为“不及格”。

29 3.3.2 函数 3．函数举例 （2）条件计数函数COUNTIF 语法格式：COUNTIF (range, criteria)
函数 3．函数举例 （2）条件计数函数COUNTIF 语法格式：COUNTIF (range, criteria) 功能：返回range表示的区域中满足条件criteria的单元格的个数。 说明：range为单元格区域，在此区域中进行条件测试。Criteria为用双引号括起 来的比较条件表达式，也可以是一个数值常量或单元格地址。例如，条件可以 表示为："数学092"、80、"〉90"、"80"或E3等。 例如，在“学生成绩表”中统计成绩等级为“中”的学生人数，可使用如下公式： =COUNTIF(J2:J31,"中") 若要统计计算机成绩≥80的学生人数，可使用如下所示的公式表示： =COUNTIF(G2:G31,">=80")

30 3.3.2 函数 3．函数举例 （3）频率分布统计函数FREQUENCY
函数 3．函数举例 （3）频率分布统计函数FREQUENCY 语法格式：FREQUENCY (data_array, bins_array) 功能：计算一组数据在各个数值区间的分布情况。 说明：其中，data_array为要统计的数据（数组）；bins_array为统计的间距 数据（数组）。若bins_array指定的参数为A1，A2，A3，…,An，则其统计的区 间X≤A1，A1<X≤A2,…An-1<X≤An, X>An,共n+1个区间。 例如，若要在“学生成绩表”中统计计算机成绩≤59，59<成绩≤69，69<成绩≤79， 79<成绩≤89，成绩>89的学生人数。具体步骤为： ① 在一个空白区域（如F34:F38）输入区间分割数据（59，69，79，89）； ② 选择作为统计结果的数组输出区域，如G34：G39； ③ 输入函数=FREQUENCY(G2:G31,F34:F37)； ④ 按下【CTRL+SHIFT+ENTER】组合键。

31 3.3.2 函数 3．函数举例 （4） 统计排位函数RANK.EQ 格式：RANK.EQ (number, ref, [order])
函数 3．函数举例 （4） 统计排位函数RANK.EQ 格式：RANK.EQ (number, ref, [order]) 功能：返回一个数字在数字列表中的排位。 说明：number表示需要找到排位的数字，ref表示对数字列表的引用。 order为数字排位的方式。如果order为0（零）或省略，对数字的排位是 基于ref为按照降序排列的列表；如果 order 不为零，则是基于ref 为按照 升序排列的列表。 例如，若要对学生成绩表按照平均分进行排名，具体步骤为： ① 在K2单元格中输入函数：=RANK.EQ(I2,$I&2:$I$31),按回车键后，该单 元格显示7; ② 选中K2单元格，用鼠标拖动K2单元格右下角的填充柄，即可将K2单元 格的函数复制到对应的其他单元格。

32 3.4 数据图表 图表 Excel提供的图表类型有以下几种：
3.4 数据图表 图表 是Excel最常用的对象之一，是依据选定的工作表单元格区域内的数据， 按照一定的数据系列而生成的，是工作表数据的图形表示方法。 与工作表相比，图表具有更好的视觉效果，可方便用户查看数据的差异、 图案和预测趋势。 利用图表可以将抽象的数据形象化，当数据源发生变化时，图表中对应 的数据也自动更新，使得数据更加直观，一目了然。 Excel提供的图表类型有以下几种： ① 柱形图：用于一个或多个数据系列中值的比较。 ② 条形图：实际上是翻转了的柱形图。 ③ 折线图：显示一种趋势，在某一段时间内的相关值。 ④ 饼图：着重部分与整体间的相对大小关系，没有X轴、Y轴。 ⑤ XY散点图：一般用于科学计算。 ⑥ 面积图：显示在某一段时间内的累计变化。

33 3.4.1 创建图表 1．图表结构 ① 图表区：整个图表及其包含的元素。
创建图表 1．图表结构 ① 图表区：整个图表及其包含的元素。 ② 绘图区：在二维图表中，以坐标轴为界并包含全部数据系列的区域； 在三维图表中，绘图区以坐标轴为界并包含数据系列、分类名称、刻度线 和坐标轴标题。 ③ 图表标题：一般情况下，一个图表应该有一个文本标题，它可以自动 与坐标轴对齐或在图表顶端居中。 ④ 数据分类：图表上的一组相关数据点，取自工作表的一行或一列或不 连续的单元格。图表中的每个数据系列以不同的颜色和图案加以区别，在 同一图表上可以绘制一个以上的数据系列。 ⑤ 数据标志：根据不同图表类型，数据标志可以表示数值、数据系列名 称、百分比等。 ⑥ 坐标轴：为图表提供计量和比较的参考线，一般包括X轴、Y轴。 ⑦ 刻度线：坐标轴上的短度量线，用于区分图表上的数据分类数值或数 据系列。 ⑧ 网格线：图表中从坐标轴刻度线延伸开来并贯穿整个绘图区的可选线 条系列。 ⑨ 图例：是图例项和图例项标示的方框，用于标示图表中的数据系列。

34 创建图表 2．创建图表 Excel的图表分嵌入式图表和图表工 作表两种。嵌入式图表是置于工作表 中的图表对象，保存工作簿时该图表 随工作表一起保存。图表工作表是工 作簿中只包含图表的工作表。默认为 嵌入式图表。 步骤 ① 选择用于创建图表的数据区域。 ② 选择图表类型。 选择“插入”选项卡，单击“图表”组中选 择某一种图表类型，然后在打开的下拉 列表中选择所需的图表子类型。 单击“图表”组右下角的 按钮弹出“插入 图表”对话框。

35 图表的编辑与格式化 图表的编辑与格式化是指按要求对图表内容、图表格式、图表布局 和外观进行编辑和设置的操作，图表的编辑与格式化大都是针对图 表的某些项进行的。 操作方法： 选中图表，此时功能区中将显示“图表工具”，其上增加了“设计”、“布局” 和“格式”选项卡。利用“图表工具”可完成对图表的各种编辑与设置。

36 3.4.2 图表的编辑与格式化 1．图表的编辑 （1）更改图表类型 “图表工具”的“设计”选项卡→“类型”组→“更改图表类型”命令按钮
图表的编辑与格式化 1．图表的编辑 （1）更改图表类型 “图表工具”的“设计”选项卡→“类型”组→“更改图表类型”命令按钮 （2）更改数据源 “图表工具”的“设计”选项卡→“数据”组→“更改数据”命令按钮 （3）更改图表的位置 “图表工具”的“设计”选项卡→“位置”组→“移动图表”按钮 2．图表布局 （1）图表标题和坐标轴标题 添加图表标题的方法为： “图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组→“图表标题”命令按钮→选择“居中覆盖 标题”或“图表上方”。 添加坐标轴标题的方法为： “图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组→ “坐标轴标题”命令按钮→“主要横坐 标标题”或“主要纵坐标标题”。 （2）图例 “图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组→“图例”按钮 （3）数据标签和模拟运算表 “图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组→“数据标签”按钮 “图表工具”的“布局”选项卡→“标签”组→“模拟运算表”按钮 （4）坐标轴与网格线 “图表工具”的“布局”选项卡中→“坐标轴”组→“坐标轴”按钮 “图表工具”的“布局”选项卡中→“坐标轴”组→“网格线”按钮

37 3.4.2 图表的编辑与格式化 3．图表格式的设置 可选择“图表工具”的“格式”选项卡的“形状样式”组中的相应按钮进行设置。
图表的编辑与格式化 3．图表格式的设置 可选择“图表工具”的“格式”选项卡的“形状样式”组中的相应按钮进行设置。 或右击某一图表元素，如绘图区，在打开的快捷菜单选择“设置绘图区格 式”命令，或双击绘图区，均会打开“设置绘图区格式”对话框

38 3.5 数据的管理 3.5.1 数据清单 3.5.2 数据排序 3.5.3 数据筛选 3.5.4 数据分类汇总
3.5 数据的管理 数据清单 数据排序 数据筛选 数据分类汇总 数据透视表和数据透视图

39 数据清单 1．数据清单与数据库的关系 数据库是按照一定的层次关系组织在一起的数据的集合，数据清单是 通过定义行、列结构将数据组织起来形成的一个二维表。 在Excel中将数据清单当作数据库来使用，数据清单形成的二维表属于关系型 数据库，因此可以简单地认为，一个工作表中的数据清单就是一个数据库。 在一个工作簿中可以存放多个数据库，而一个数据库只能存储在一个工作表 中 数据库中的名词术语 （1）字段、字段名 数据库的每一列称为一个字段，对应的数据为字段值，同列的字段值具有相 同的数据类型，给字段起的名称为字段名，即列标志。列标志在数据库的第 一行。数据库中所有字段的集合称为数据库结构。 （2）记录 字段值的一个组合为一个记录。在Excel中，一个记录存放在同一行中。

40 3.5.1 数据清单 2. 创建数据清单 3．数据清单的编辑 首先要定义字段个数及字段名，即数据库结构， 然后再创建数据库工作表。
数据清单 2. 创建数据清单 首先要定义字段个数及字段名，即数据库结构， 然后再创建数据库工作表。 直接在单元格中输入数据 通过记录单输入数据 利用“Excel选项”对话框将“记录单”命令按钮添加到“快速 访问工具栏”。 单击“快速访问工具栏”中的“记录单”命令按钮打开记录单。 依次输入字段值，而后单击“下一条”按钮。 重复以上步骤直到数据库所有记录输入完毕，单击“关闭” 按钮。 3．数据清单的编辑 数据库结构的编辑可通过插入列、删除列的方法 实现；而编辑数据库记录可直接在数据清单中编 辑相应的单元格，也可通过记录单对话框完成对 记录的编辑。

41 数据排序 1．单字段排序 单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“升序”按钮 或“降序”按 钮 ，即可实现该字段内容进行排序操作。 单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“排序”按钮 ，打开“排 序”对话框。 2．多字段排序 使用“排序”对话框 3．自定义排序 通过“自定义序列”对话框，添加新序列，而后再按此新序列进 行排序。

42 3.5.3 数据筛选 1．自动筛选 自动筛选是将不满足条件的记录暂时隐藏起来，屏幕上只显示满足条 件的记录。 操作步骤 自动筛选的清除
数据筛选 1．自动筛选 自动筛选是将不满足条件的记录暂时隐藏起来，屏幕上只显示满足条 件的记录。 操作步骤 ① 选择“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“筛选”命令，则在各字段名的右侧 增加了下拉按钮。 ② 单击某字段名右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表底部列出了当前字段所 有的数据值，可通过清除“(全选)”复选按钮，然后选择其中要作为筛选的依据 值。单击“数字筛选”命令，可打开其在其级联菜单，其中列出了一些比较运 算符命令，如“等于”、“不等于”、“大于”、“小于”等选项。还可单击“自定义筛 选”命令，在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中进行其他的条件设置。 ③ 如果要使用基于另一列中数值的附加条件，则在另一列中重复步骤②。 自动筛选的清除 在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中，再次单击“筛选”按钮清除各个字段名 后的下拉按钮。 在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“清除”命令按钮清除工作表中的 所有筛选并重新显示所有行。

43 数据筛选 筛选条件的表示 2．高级筛选 高级筛选可以设定多个条件对 数据进行筛选，还可以保留原 数据清单的显示，而将筛选的 结果显示到工作表的其他区域。 方法 首先要在数据清单以外的区域输 入筛选条件，然后通过“高级筛选” 对话框对筛选数据的区域、条件 区域及筛选结果放置的区域进行 设置，进而实现筛选操作。

44 3.5.4 数据分类汇总 分类汇总是按照某一字段的字段值对 记录进行分类（排序），然后对记录 的数值字段进行统计操作。 操作步骤：
数据分类汇总 分类汇总是按照某一字段的字段值对 记录进行分类（排序），然后对记录 的数值字段进行统计操作。 操作步骤： 对分类字段进行分类排序； 单击“数据”选项卡下“分级显示”组中 的“分类汇总”命令按钮，打开“分类 汇总”对话框。 选择“分类字段”、“汇总方式”，单击 “确定”按钮。

45 3.5.5 数据透视表和数据透视图 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式 表格。 数据透视表有关概念
数据透视表和数据透视图 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式 表格。 数据透视表有关概念 页字段：页字段是数据透视表中指定为页方向的源数据清单或数据库 中的字段。 页字段项：源数据清单或数据库中的每个字段、列条目或数值都将成 为页字段列表中的一项。 数据字段：含有数据的源数据清单或数据库中的字段项称为数据字段。 数据项：数据项是数据透视表字段中的分类。 行字段：行字段是在数据透视表中指定行方向的源数据清单或数据库 中的字段。 列字段：列字段是在数据透视表中指定列方向的源数据清单或数据库 中的字段。 数据区域：是含有汇总数据的数据透视表中的一部分。

46 3.5.5 数据透视表和数据透视图 1．数据透视表的创建
数据透视表和数据透视图 1．数据透视表的创建 ① 选择“插入”选项卡，单击“表格”组中的“数据透视表”按钮，在打开的下 拉列表中选择“数据透视表”，打开“创建数据透视表”对话框。 ② 确定数据源区域和数据透视表的位置。在“请选择要分析的数据”组中 选中“选择一个表或区域”单选项，在“表/区域”框中输入或使用鼠标选取 数据区域。一般情况下Excel 会自动识别数据源所在的单元格区域，如果 需要重新选定，单击右侧的折叠按钮，然后用鼠标拖动选取数据源区域 即可。在“选择放置数据透视表的位置”组中可选择将数据透视表创建在 一个新工作表中还是在当前工作表。 ③ 单击“确定”按钮，则将一个空的数据透视表添加到新工作表中，并在 右侧窗格中显示数据透视表字段列表。 ④ 选择相应的页、行、列标签和数值计算项后，即可得到数据透视表的 结果。

47 3.5.5 数据透视表和数据透视图 2．数据透视表数据的更新
数据透视表和数据透视图 2．数据透视表数据的更新 将活动单元格放在数据区的任一单元格中，单击“数据透视表工具”下“选 项”选项卡中“数据”组中的“更新”按钮，完成对数据透视表的更新。 3．数据透视表中字段的添加或删除 单击建立的数据透视表中的任一单元格，在窗口右侧显示“数据透视表字 段列表”窗格。若要添加字段，则将相应的字段按钮拖动到相应的行、列 标签或数值区域内；若要删除某一字段，则将相应字段按钮从行、列标 签或数值区域内拖出即可。 4．数据透视表中分类汇总方式的修改 默认为求和。在“数值”区域内单击汇总项，在打开的下拉列表选择“值字 段设置”命令，打开“值字段设置”对话框，在“计算类型”下拉列表中可选择 所需的汇总方式。 5．数据透视图的创建 在“插入”选项卡中单击“表格”组中“数据透视表”下拉按钮，在弹出的下拉 列表中选择“数据透视图”。