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活用Outlook 結合 Exchange Server 管理秘訣
顧武雄 Jovi Ku Microsoft MVP Microsoft 特約講師 高傑信公司 技術顧問
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講師介紹 高傑信公司 技術顧問 Microsoft CTEC 教育中心講師 Microsoft MVP & 特約講師
Windows &.NET Magazine –特約作者 Information Security Magazine -專欄作家 網路資訊、Run!PC、NetAdmin 電腦雜誌–專欄作家 旗標、文魁以及碁鋒圖書作者 個人著作 : Microsoft ISA Server 建置與管理 SharePoint Portal Server徹底研究 Microsoft Access Project with SQL Server ISA SERVER 2004 系統安全整合實務 Small Business Server 2003 系統整合管理實務 Microsoft Operations Manager 2005 IT智慧整合管理實務
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商務訊息協同作業平台 共同創作 協同合作 訊息傳遞 群組工作區 會議工作區 個人及小組文件庫 個人及部門行事曆 有效率的會議召開
群組資訊的分享 協同合作 訊息傳遞 OK 安全可靠的電子郵件 立即線上訊息 行動通訊能力
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企業協同運作的三個E
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議程 Outlook 基本功 迅速掌握重要信件 輕鬆做好追蹤管理 高效率的會議管理 聯絡人管理技巧 其它技巧 Q&A
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Outlook 基本功
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Outlook 基本功 Exchange 個人信箱連線設定 建立個人專屬簽名檔 快速檢視郵件技巧 做好重要信件備份管理習慣
善用郵件答錄機功能 桌面便利貼的使用
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Outlook 2003第一次啟動 可以同時使用多個不同的信箱連線。
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建立簽名檔
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快速檢視郵件技巧
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電子郵件的備份
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郵件答錄機助理員
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記事便利貼的使用
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迅速掌握重要信件
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迅速掌握重要信件 如何讓Outlook自動分類好重要來信？ 如何做好惱人的垃圾郵件篩選？ 電子郵件規則 自動郵件上色 建立搜尋資料夾
伺服端：智慧型郵件篩選器（IMF） 用戶端：Outlook垃圾郵件自動篩選
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規則及通知
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搜尋資料夾的使用 雖然您將郵件歸檔在資料夾中，但有時仍會覺得不方便，因為您很可能會忘記放置郵件的資料夾。「搜尋資料夾」可以協助您解決這個問題。
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搜尋資料夾使用注意事項 刪除在「搜尋資料夾」中的郵件時，也會從您信箱中刪除該郵件。
刪除「搜尋資料夾」本身時，則並不會刪除在「搜尋資料夾」內的郵件。 搜尋資料夾」與規則不同。「規則」會移動郵件或對其執行其他動作。「搜尋資料夾」則會幫助您找到郵件而不會影響這些郵件。
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伺服端：智慧型郵件篩選器
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垃圾郵件管理
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垃圾郵件管理（二）
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輕鬆做好追蹤管理
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輕鬆做好追蹤管理 如何追蹤寄出去的每一封信？ 追蹤選項設定 如何分派工作、追蹤工作進度？ 工作指派設定 工作選項設定
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郵件追蹤設定
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工作指派
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工作選項設定
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高效率的會議管理
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高效率的會議管理 如何快速預約眾人的開會時間？ 如何預約會議室？ 如何做好每一次會議的內容管理？ 老闆、助理如何知道每一位業務的行程？
Outlook約會管理 如何預約會議室？ 預先設定好資源帳戶、資源排程 如何做好每一次會議的內容管理？ 結合SharePoint建立會議工作區 老闆、助理如何知道每一位業務的行程？ 共用行事曆 代理人設定
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約會管理
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約會管理（二）
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為約會及會議上色 Microsoft Outlook 有 10 種色彩可讓您為約會及會議上色。您可以在 [行事曆] 的 [日/週/月] 檢視中看到這些色彩。 您可以自行為個別或重複發生的約會上色，或使用規則自動為某些符合條件的項目上色，如主旨中使用的特殊字，或某人傳送的會議邀請。 自行上色永遠比自動上色具有優先執行權，所以如果已套用自行上色到項目，將不會對它套用自動上色。
![為約會及會議上色 Microsoft Outlook 有 10 種色彩可讓您為約會及會議上色。您可以在 [行事曆] 的 [日/週/月] 檢視中看到這些色彩。 您可以自行為個別或重複發生的約會上色，或使用規則自動為某些符合條件的項目上色，如主旨中使用的特殊字，或某人傳送的會議邀請。](http://slidesplayer.com/slide/15446042/93/images/31/%E7%82%BA%E7%B4%84%E6%9C%83%E5%8F%8A%E6%9C%83%E8%AD%B0%E4%B8%8A%E8%89%B2+Microsoft+Outlook+%E6%9C%89+10+%E7%A8%AE%E8%89%B2%E5%BD%A9%E5%8F%AF%E8%AE%93%E6%82%A8%E7%82%BA%E7%B4%84%E6%9C%83%E5%8F%8A%E6%9C%83%E8%AD%B0%E4%B8%8A%E8%89%B2%E3%80%82%E6%82%A8%E5%8F%AF%E4%BB%A5%E5%9C%A8+%5B%E8%A1%8C%E4%BA%8B%E6%9B%86%5D+%E7%9A%84+%5B%E6%97%A5%2F%E9%80%B1%2F%E6%9C%88%5D+%E6%AA%A2%E8%A6%96%E4%B8%AD%E7%9C%8B%E5%88%B0%E9%80%99%E4%BA%9B%E8%89%B2%E5%BD%A9%E3%80%82+%E6%82%A8%E5%8F%AF%E4%BB%A5%E8%87%AA%E8%A1%8C%E7%82%BA%E5%80%8B%E5%88%A5%E6%88%96%E9%87%8D%E8%A4%87%E7%99%BC%E7%94%9F%E7%9A%84%E7%B4%84%E6%9C%83%E4%B8%8A%E8%89%B2%EF%BC%8C%E6%88%96%E4%BD%BF%E7%94%A8%E8%A6%8F%E5%89%87%E8%87%AA%E5%8B%95%E7%82%BA%E6%9F%90%E4%BA%9B%E7%AC%A6%E5%90%88%E6%A2%9D%E4%BB%B6%E7%9A%84%E9%A0%85%E7%9B%AE%E4%B8%8A%E8%89%B2%EF%BC%8C%E5%A6%82%E4%B8%BB%E6%97%A8%E4%B8%AD%E4%BD%BF%E7%94%A8%E7%9A%84%E7%89%B9%E6%AE%8A%E5%AD%97%EF%BC%8C%E6%88%96%E6%9F%90%E4%BA%BA%E5%82%B3%E9%80%81%E7%9A%84%E6%9C%83%E8%AD%B0%E9%82%80%E8%AB%8B%E3%80%82.jpg "自行上色永遠比自動上色具有優先執行權，所以如果已套用自行上色到項目，將不會對它套用自動上色。")
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直接預定資源，不使用代理人帳戶 1.使用 Microsoft Exchange Server 系統管理員帳戶為資源建立一個新的電子郵件帳戶。
2.使用新的資源帳戶啟動 Outlook，在伺服器的信箱中建立預設資料夾。 3.在 [工具] 功能表上按一下 [選項]。 4.按一下 [行事曆選項]，再按 [資源排程]。 5.按一下三個 [會議邀請] 選項將其全部選取，再按 [設定權限]。 6.按一下 [新增] 以加入允許使用此資源的使用者。 7.指定給每個使用者至少「作者」 (author) 的權限。 8.按一下 [確定] 關閉對話方塊，然後結束 Outlook。
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針對資源直接預約一個約會 1.按一下 [行事曆]。 2.在 [動作] 功能表上按一下 [規劃會議]。
3.在 [規劃會議] 對話方塊中按一下 [邀請其他人]。 4.在 [鍵入名稱或直接從名單中選定] 方塊中鍵入要邀請的人員或資源名稱。 5.每輸入一個名稱之後，請按一下 [出席者]、[列席者] 或 [資源]。 請注意！使用者必須以 [出席者] 或 [列席者] 身份被邀 請，資源則應以 [資源] 身份被邀請。會議邀請上會將 出席者與列席者列在 [約會] 索引標籤的 [收件者] 方塊 內，資源則列於 [地點] 方塊中。
![針對資源直接預約一個約會 1.按一下 [行事曆]。 2.在 [動作] 功能表上按一下 [規劃會議]。](http://slidesplayer.com/slide/15446042/93/images/33/%E9%87%9D%E5%B0%8D%E8%B3%87%E6%BA%90%E7%9B%B4%E6%8E%A5%E9%A0%90%E7%B4%84%E4%B8%80%E5%80%8B%E7%B4%84%E6%9C%83+1.%E6%8C%89%E4%B8%80%E4%B8%8B+%5B%E8%A1%8C%E4%BA%8B%E6%9B%86%5D%E3%80%82+2.%E5%9C%A8+%5B%E5%8B%95%E4%BD%9C%5D+%E5%8A%9F%E8%83%BD%E8%A1%A8%E4%B8%8A%E6%8C%89%E4%B8%80%E4%B8%8B+%5B%E8%A6%8F%E5%8A%83%E6%9C%83%E8%AD%B0%5D%E3%80%82.jpg "3.在 [規劃會議] 對話方塊中按一下 [邀請其他人]。 4.在 [鍵入名稱或直接從名單中選定] 方塊中鍵入要邀請的人員或資源名稱。 5.每輸入一個名稱之後，請按一下 [出席者]、[列席者] 或 [資源]。 請注意！使用者必須以 [出席者] 或 [列席者] 身份被邀. 請，資源則應以 [資源] 身份被邀請。會議邀請上會將. 出席者與列席者列在 [約會] 索引標籤的 [收件者] 方塊. 內，資源則列於 [地點] 方塊中。")
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整合SharePoint會議工作區的使用
可以自動產生週期性會議工作區 可以針對現有的會議工作區新增臨時會議 當在Outlook更動會議日期時，SharePoint將自動完成同步更新 有利於往後會議內容的追蹤，例如：會議記錄、與會成員以及相關會議文件、簡報等等。
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並列顯示公用行事曆的技巧 1.先加到我的最愛 2.勾選公用行事曆項目
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如何指定代理人
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如何指定代理人（二）
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聯絡人管理技巧
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聯絡人管理技巧 什麼是最佳的管理聯絡人方法？ 如何快速得知和某一位聯絡人的來往訊息？ 將聯絡人與公司資訊分開建立 自訂聯絡人群組分類清單
檢視聯絡人活動
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屬於個人資訊的欄位不需要填! 聯絡人管理技巧 產生關連性設定
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設定聯絡人群組
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聯絡人快速分類檢視
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如何追蹤聯絡人活動
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其它技巧
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其它技巧 養成重要通話記錄與追蹤 回顧哪一些項目可以設定為私人 使用電子郵件來進行投票表決 信件寄錯對象了，快點回收！
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重要通話記錄追蹤
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回顧：哪一些項目可以設定為私人 工作 日誌 行事曆 聯絡人
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如何發送投票郵件
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電子郵件回收
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遠端存取使用OWA 各式排序檢視 各類信件夾 閱讀窗格 待處理標誌 待處理事務 OK 使用者介面與 Outlook 2003 極相似
亦含行事曆，連絡人… 新功能：拼字檢查，工作清單，規則 隨處存取，更為方便 只要有Browser, 公用資訊站皆可收mail 出差或洽訪客户時不必只是為了收mail而帶notebook 更廣泛的訊息存取 沒有配置電腦的人亦可用公用電腦收mail 不同平臺上亦可使用 更容易安裝及佈署 更安全 逾時自動登出 支援SSL 及 S/MINE 封鎖HTML電子郵件 待處理標誌 待處理事務
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遠端設定郵件答錄機
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Q&A
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相關資源連結 Outlook 2003官方網站： Outlook 2003時間管理秘訣：
Outlook 2003時間管理秘訣： Exchange Server 2003 官方網站 ： Microsoft 社群討論區 高傑信公司技術討論區
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