SRM 非一次性費用類及資產類 請款作業 供應商說明會_China Site

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1 SRM 非一次性費用類及資產類 請款作業 供應商說明會_China Site
2018/04/20 Report By: 策略採購總處 GPT

2 Agenda 範疇 目的及功能 上線時間 作業方式: 上線前/後變化、說明 補充資訊

3 範疇 INX請款分為二大類: 1.一次性請款(已上線)
包含: 原物料、一次性費用 2.非一次性請款(本次上線for”大陸群創法人”，台灣群創法人已於2016/4/11導入) (1)費用類: 零星工程分批付款、分期支付租金… (2)資產類: A類非排款: 軟體、模具、光罩… A類排款: 機器/運輸/辦公設備、廠務工程…

4 目的及功能 1.目的: 原人工作業方式 (查詢何時開立發票、發票開立申請、是否立帳…)，改由SRM系統mail自動通知，可於系統中查詢請款明細/狀態、進行請款作業…；請款狀態可一目了然，節省大量人工查詢時間 2.功能: (1)mail通知: 發票開立、發票錯誤退回、預計付款日期變動(資產類) (2)SRM請款: 已驗收未請款明細查詢、發票開立、發票進度查詢…等 *非一次性請款: 目前僅可開立”增值稅普通發票、增值稅專用發票、invoice”紙本發票， 電子發票尚無法開立，待後續系統建置完成，會另行通知上線。

5 上線時間 2018/4/26(含)起 mail 通知請款明細的訂單 (1)費用類非一次性: 2018/4/25驗收簽核完成
(1)費用類非一次性: 2018/4/25驗收簽核完成 (2)資產類: 2018/4/25採購排款作業完成 *系統資料一天拋一次前一日驗收 or 採購排款完成的PO *以mail收到通知之請款，請務必在SRM中進行請款，否則無法付款 *在此之前由採購人工通知，維持原請款方式(不需上SRM進行請款作業 ，直接提供請款文件予採購)

6 作業方式 -上線前/後變化 2018/4/25前(不含) 2018/4/25後(含) 確認發票. 開立發票 立帳 or 退件 請款作業 達成
正確  立帳 錯誤  人工通知採購， 採購再通知 供應商 人工電話/郵件通知* 資訊不即時 1.手開發票 2.寄出紙本 2018/4/25前(不含) 驗收or 採購排款完成 *通知時效不及時 *作業進度廠商無法查詢 * 人為失誤 * 作業進度廠商無法查詢 供應商: 開立發票 INX採購: 確認發票. 請款作業 INX會計: 立帳 or 退件 群創 達成 付款條件 * 所有處理過程可於系統查詢 (Status: 可至XX請款) (Status: 供應商處理中) (Status:採購確認中) (Status:群創處理中) 系統自動郵件通知 * 資訊即時且完整 供應商: 票友記 票友記(RMB/NGB) 系統驗收/採購排款完成 供應商: SRM 請款明細 供應商: SRM SEND INX 採購: 確認發票 資訊內容 INX會計: 確認發票. 立帳 or 退件 2018/4/25後(含) 驗收or 採購排款完成 簡單流程 字轉圖 (as-is , to-be) 系統流程 改sop 非票友記 (RMB/非NGB, invoice) 正確  送至會計 錯誤  系統退回通知 正確  立帳 錯誤  系統退回通知 1.未請款清單查詢 2.依系統提示開立發票 3.寧波法人RMB為票友記發票檢核作業 (同一次性請款作業模式) ※ 請款作業如未於”請款截止日期”前完成時 1. 非一次性”費用” mail 實際付款日將延至會計收到正確發票之最近一期付款日 mail 2. 資產類 ”非排款” 3. 資產類 ”排款” mail 實際付款日將由採購重新排訂後，再重複以上請款流程進行請款 mail

7 作業方式-說明 1.非一次性”費用”請款 (4)採購確認紙本發票，如有錯誤將mail通知廠商(非票友記)
(1)PO符合付款條件時(驗收/工程進度報告簽核完成)，可於SRM” 已驗收未請款清單-非一次性“查詢 (2)請至” 開立作業-非一次性”依照系統資訊進行發票開立 *如請款幣別未在採購主檔中，廠商將無法建立請款，需待採購新增完成該幣別之帳戶後方能申請 (3)請再於” IR Overview-非一次性”上傳請款文件並維護快遞資訊(寄件日期/公司/單 號)，再點選”SEND”才能傳送至INX採購(非票友記) / 會計(票友記); 請於SEND後三日內， 將正本請款文件(RMB: 發票, 外幣: invoice、合同、其他必要文件)寄出予開單採購 *請款文件→ RMB: 發票、簽核訂單(系統串3. e-PO Confirm)， 外幣: invoice 、簽核訂單-All site(系統串3. e-PO Confirm) / 合同(NGB, FS)、其他 *票友記: 目前僅 寧波法人A016、A018、A025的 RMB 發票需在”票友記”中上傳後，方能在 產生請款 單號，其他廠區目前在規劃中，如欲上線將另行通知 (4)採購確認紙本發票，如有錯誤將mail通知廠商(非票友記) (5)會計確認發票，如有錯誤將mail通知採購(非票友記) / 供應商(票友記) ，以上流 程需重新作業，待會計再收到正確發票後方能立帳 *請款「文件」如無法於”請款收件截止日期前”寄達”採購，實際付款日將自動遞延至會計收到 正確發票之”最近一期”付款日 *發票截止收件時間: 以各廠定義時間

8 (1)符合付款條件時(非排款: 採購確認請款日期後、排款: 採購送簽排款後)，可於SRM” 6.1.0.2 已驗
作業方式-說明 2 & 3.資產類: A類”非排款 / 排款”請款 (1)符合付款條件時(非排款: 採購確認請款日期後、排款: 採購送簽排款後)，可於SRM” 已驗 收未請款清單-非一次性“查詢 (2)請至” 開立作業-非一次性”依照系統資訊進行發票開立 *如請款幣別未在採購主檔中，廠商將無法建立請款，需待採購新增完成該幣別之帳戶後方能申請 (3)請再於” IR Overview-非一次性”上傳請款文件並維護快遞資訊(寄件日期/公司/ 單號)，再點選”SEND”才能傳送至INX採購(非票友記) / 會計(票友記); 請於SEND後三日 內，將正本請款文件(RMB: 發票, 外幣: invoice、合同、其他必要文件)寄出予開單採購 *請款文件→ RMB: 發票、簽核訂單(系統串3. e-PO Confirm)， 外幣: invoice 、簽核訂單-All site(系統串3. e-PO Confirm) / 合同(NGB, FS)、其他 *票友記: 目前僅 寧波法人A016、A018、A025的 RMB 發票需在”票友記”中上傳後，方能在 產生請 款單號，其他廠區目前在規劃中，如欲上線將另行通知 (4)採購確認紙本發票，如有錯誤將mail通知廠商(非票友記) (5)會計確認發票，如有錯誤將mail通知採購(非票友記) / 供應商(票友記) ，以上流程需重 新作業，待會計再收到正確發票後方能立帳 *請款「文件」如無法於”請款收件截止日期”前寄達採購，實際付款日將由採購重新排訂後(系統 會發出預計付款日期變動通知)，再重複以上請款流程進行請款 *發票截止收件時間: 以各廠定義時間

9 補充資訊 1.如何使用SRM? (1)無SRM帳號: 如欲申請SRM帳號，請至網址: http://srm.innolux.com/
參考”註冊帳號SOP”申請 (2)有SRM帳號: 請確保仍在有效使用期限內，若逾期請在SRM申請”帳號 展期”後，方能收到相關通知 2.發票的開立方式: 增值稅普通發票、增值稅專用發票、invoice: 於SRM中確認請款金額後， 再進行紙本發票的開立， 以避免系統金額與紙本不一致的問題發生 3.請款文件寄送: 請於SRM執行Send功能三天內，寄出予各廠開單採購(採購訂單上的 採購人員)，且需在”請款截止日期前”寄達至採購

10 補充資訊 4.發票開立備註要求: (1)如為”資產類”請於發票下方備註欄位加上”(A) & PO no.”

11 Mail通知內容 – TO 採購 (1)廠商發票寄出通知: 請款類別: 費用類 非一次性 & 資產類 新需求，待上線後另行公告
時間: 即時 內容/格式: 單筆請款之發票快遞寄件資訊 Mail to: 開單採購 CC: 排款採購, 供應商SRM帳號 主旨: [供應商名稱] SRM請款單號 非一次性請款/ 資產類 發票快遞資訊 Dear Sirs, SRM請款單號 之快遞資訊如下: SRM請款單號: 寄件日期: 快遞公司: 寄件單號: 新需求，待上線後另行公告

12 Mail通知內容 (2)發票開立: 請款類別: 費用非一次性 時間: 固定凌晨12:00發出前一天驗收的PO
內容/格式: 已核准可請款清單(多筆) 貴司於群創系統建立之RMB銀行帳號為XXXXXXXX, 如貴司帳號有異動，請盡速提供銀行帳戶修改資訊 予採購進行異動，如送簽至會計 時尚未修改完成，將順延至修改完成之最近一期付款日支付。

13 Mail通知內容 (3)發票開立: 請款類別: 資產類 A類非排款 & A類排款 時間: 固定凌晨12:00發出前一天核准的PO
內容/格式: 已核准可請款清單(多筆) 貴司於群創系統建立之RMB銀行帳號為XXXXXXXX, 如貴司帳號有異動，請盡速提供銀行帳戶修改資訊予 採購進行異動，如送簽至會計 時尚未修改完成，將順延至修改完成之最近一期付款日支付。

14 補充資訊 4. 相關mail通知: (4)付款日期變動: 請款類別: 資產類 A類非排款 & A類排款
時間:固定凌晨12:00發出前一天核准的PO 內容/格式: 變更前後請款清單(多筆) 貴司於群創系統建立之RMB銀行帳號為XXXXXXXX, 如貴司帳號有異動，請盡速提供銀行帳戶修改資訊予 採購進行異動，如送簽至會計 時尚未修改完成，將順延至修改完成之最近一期付款日支付。

15 補充資訊 4. 相關mail通知: (5)發票錯誤退回通知: 請款類別: 費用類 非一次性 & 資產類
時間: 即時 (採購-非票友記 / 會計-票友記 於系統退件時) 內容/格式: 單筆請款之發票錯誤原因

16 Thank you!