第十一章 表格 11-1 何種資料適合用「表格」功能來管 理 11-2 建立表格資料 11-3 表格資料的操作 11-4 排序資料

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1 第十一章 表格 11-1 何種資料適合用「表格」功能來管 理 11-2 建立表格資料 11-3 表格資料的操作 11-4 排序資料
11-5「自動篩選」功能 11-6 自動小計功能

2 11-1 表格的管理功能 Excel 的表格功能, 可以用來管理與分 析大量的資料, 它和一般 Word 中有格 線的那種表格功能是不一樣的, 它是一 個資料庫。資料必須是由連續的欄和列 所組成, 其中第一列為標題欄！

3 每一欄稱為一個欄位, 每一列稱為一筆 記錄, 第一列的名稱就稱為欄位名稱。

4 範圍的第一列為各欄位的名稱, 例如： 物品名稱、單位、數量；其餘為資料列, 每一列即代表一筆記錄。
建立表格資料時的原則： 由工作表儲存格所形成的矩形範圍。 範圍的第一列為各欄位的名稱, 例如： 物品名稱、單位、數量；其餘為資料列, 每一列即代表一筆記錄。 同一欄的資料都須具有相同的性質。 一組表格範圍內不可以有空白列或空白 欄。

5 11-2將工作表資料建立成表格

6 將工作表中的資料建立成表格 輸入好資料後, 請點選資料範圍中的任 一個儲存格, 切換到插入頁次, 按下表格 區的表格鈕,我們要將儲存格中的資料 轉成表格資料： 套用表格樣式亦可轉成表格資料

7 將工作表中的資料建立成表格

8 將工作表中的資料建立成表格

9 11-3 表格資料的操作 修改表格資料的範圍 新增或刪除表格資料 插入「合計列」 更換表格樣式 將「表格」轉換為一般的資料
「自動校正選項」 鈕的作用 插入「合計列」 更換表格樣式 將「表格」轉換為一般的資料

10 新增或刪除表格資料

11 新增或刪除表格資料 請依下圖在 B16、C16、D16 輸入資 料, 當輸入 D16 的資料後, E16 便會自 動計算出總金額：
刪除表格中的資料和一般刪除儲存格 資料的方法相同。

12 「自動校正選項」 鈕的作用 從上述的操作中, 你應該已經學會在表 格中新增資料的方法, 還記得剛才在 A16 儲存格輸入資料後, 所出現的自動 校正選項鈕嗎？按下此鈕, 可控制表格 是否自動展開：

13 插入「合計列」 已經建立好的表格, 還可以快速建立合 計列, 讓我們知道各欄的加總或平均...等。
請切換到表格工具/設計頁次下, 勾選表 格樣式選項區中的合計列, 即會自動建 立合計列, 且顯示表格資料中最後一欄 的加總值：

14 插入「合計列」

15 插入「合計列」 其實除了加總值外, 合計列還提供許多 函數, 而且不只清單的最後一欄擁有這 項合計功能, 只要選取合計列上的儲存 格, 就會出現下拉箭頭讓我們選擇所要 計算的函數：

16 更換表格樣式 建立表格資料時, 會自動套用預設的表 格樣式, 若要變更表格樣式, 可在設計頁 次下的表格樣式區來選取：

17 更換表格樣式

18 將「表格」轉換為一般的資料 要將表格轉換成一般資料, 只要選取表 格範圍中的任一儲存格, 切換到表格工 具/設計頁次,按下工具區的轉換為範圍 鈕, 此時會出現一交談窗詢問您是否要 將表格轉換成一般範圍, 按下是鈕即可。

19 將「表格」轉換為一般的資料

20 11-4 排序資料 排序是將表格資料按照某個順序重新組 織排列, 這有助於資料的觀察與分析。 排序首先要決定兩件事：
排序的欄位：選擇要以表格中的哪個欄 位為排列依據。 排序順序：有遞增 (由小到大) 和遞減 (由大到小) 兩種。

21 排序資料 以單一欄位排序 利用 、 鈕排序資料 多欄位的排序 自訂排序順序 排序功能的其它設定

22 以單一欄位排序 按照訂購量欄由大到小 (遞減) 排序, 請 拉下自動篩選鈕, 選擇『從最大到最小 排序』命令：

23 以單一欄位排序

24 以單一欄位排序

25 以單一欄位排序

26 多欄位的排序 排序資料不單只能排序一個欄位, 你也 可以同時設定一個以上的欄位進行排序, 例如我們以3 個欄位來排序, 其排序的 原則如下：
排序資料不單只能排序一個欄位, 你也 可以同時設定一個以上的欄位進行排序, 例如我們以3 個欄位來排序, 其排序的 原則如下： 先依據主要欄位加以排序。 對於主要欄位相同的記錄, 再以次要欄 位進行排序。 對於主要欄位、次要欄位均相同的記錄, 最後再以第三欄位加以排序。

27 多欄位的排序 剛才按訂購量、遞減排序的結果發現, 有幾本書的訂購量相同, 因此無法決定 排行順序。假若我們將排序設定改成依 訂購量遞減排序, 若訂購量相同, 則再比 較書號遞增排序, 則問題就解決了。 不過由於表格的自動篩選鈕, 一次只能 排序一個欄位, 因此底下要進入排序交 談窗才能設定多欄位的排序。

28 多欄位的排序

29 多欄位的排序 按下確定鈕, 則會先以訂購量做遞減排 序, 當訂購量相同時, 再以書號做遞增 排序。

30 11-5「自動篩選」功能 前面使用過的自動篩選鈕, 除了可排序 資料, 還可以幫我們做資料的篩選, 將不 符合條件的記錄暫時隱藏起來, 只留下 你想要的記錄。

31 「自動篩選」功能 篩選資料 清除篩選 自訂篩選條件 文字篩選 數字篩選 依色彩篩選 取消自動篩選箭頭

32 篩選資料

33 篩選資料 按下確定鈕, 只會列出單價為 520 的記 錄, 其它記錄則被隱藏起來了。

34 篩選資料 符合篩選的記錄其列標題會改用藍色顯 示, 而用來設定篩選條件的欄位 (此例的 單價欄), 其自動篩選鈕會變成 圖示, 且狀態列還會顯示共找出幾筆符合的記 錄。之後我們還可以再利用其他欄位來 設定篩選條件, 在目前的篩選結果上繼 續進行篩選。

35 11-6 自動小計功能 自動小計功能可以很快地為資料加上一 些摘要資訊而不需我們自己設計或輸入 公式。不過使用小計功能時, 必須先決 定下列三件事：分組、使用的函數、以 及計算小計的欄位。

36 自動小計功能 分組(排序) 使用的計算函數 指定欲進行小計的欄位 使用小計功能 插入小計後的清單 「小計」功能的其他設定 取消小計列

37 分組 要在儲存格中插入自動小計, 首先要考慮 資料分組的問題。例如有一袋子的球, 其 中有黃、紅、藍三種顏色, 也有大、中、 小三種尺寸, 我們可以依照顏色來分組, 計 算每一種顏色有幾顆球；或以尺寸分組, 計算每一種尺寸有幾顆球。同樣一袋球, 因分組的方式不同, 所得到的意義也不同； 在執行小計之前, 先決定要按照哪個欄位 來分組也是同樣的道理。 請開啟範例檔案 Ch11-07：

38 分組

39 分組 以上面這份清單來說, 若按照房屋類型 來分組, 可計算出同一類型的房屋價格 最便宜的是多少錢；若以屋齡來分組, 可以計算出同一屋齡共有多少間房屋要 租售。不過到底怎麼 "分組"呢？很簡單, 替清單排序, 其 「排序鍵」 設為分組的 欄位就行了。

40 使用的計算函數 在自動小計內提供了許多計算函數, 如 加總、平均值、項目個數、最大值、最 小值…等。如果要計算每一組的坪數最 大值是多少, 就選擇 「最大值」 函數； 如果要計算每一組共有幾間房屋, 可選 擇「項目個數」函數。

41 指定欲進行小計的欄位 假設我們現在要計算範例檔案 Ch 中, 每種房屋類型最便宜的價格為何？ 則價格欄就是要進行小計的欄位, 使用 的函數便是最小值。

42 使用小計功能 現在各位已經知道自動小計功能的三 大要素, 那我們就以 Ch11-07 Sheet1 中的資料來進行自動小計的練習：
首先要為資料排序。請選取資料範圍 中的任一個儲存格, 然後切換到資料頁 次, 按下排序鈕：

43 使用小計功能

44 使用小計功能

45 使用小計功能 同樣選取資料範圍中的任一個儲存格, 切換到資料頁次, 按下大綱區的小計鈕, 開啟小計交談窗：

46 使用小計功能 按下確定鈕, 則結果如下：

47 插入小計後的清單 從剛才的執行結果發現, 自動小計後的 清單加入了許多資料：
在每一組的下方插入一列, 在分組欄位 (此例為房屋類型) 的下方顯示每一組的 標題, 以及在執行小計的欄位 (此例為價 格) 下顯示計算結果。 在清單的最下方則顯示出執行小計欄位 的總計結果。

48 插入小計後的清單 執行自動小計功能最特殊的地方是會為 清單建立大綱, 即清單最左邊的符號。 有關大綱功能我們將在下一節介紹。

49 「小計」功能的其他設定 在小計交談窗的下方, 還有 3 個設定選 項, 其用法如下： 取代目前小計
Excel 會自動勾選這個多選鈕, 所以即使 你執行多次的自動小計, 最後的結果也 是每一組只有一列小計, 整張清單只有 一個總計列, 因為新的小計總是將原來 的小計取代掉。如果希望每一次的小計 都保留下來, 就取消勾選這個項目。

50 「小計」功能的其他設定 每組資料分頁 若勾選此項, 則 Excel 會在每一組資料的 下方插入分頁線, 因此若將這份清單列 印出來, 則每一組資料皆會印成一頁。

51 「小計」功能的其他設定 摘要置於小計資料下方
Excel 也會自動勾選這個項目, 所以小計 列和總計列都是位在分組資料的下方。 若取消這個項目, 情況就會完全相反, 也 就是總計列會顯示在清單的最上方, 每 一個小計列也會顯示在分組資料的上方。