擴大行政會議 總務處業務報告 報告人：總務處 劉瑩三 2016年3月2日.

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1 擴大行政會議 總務處業務報告 報告人：總務處 劉瑩三 2016年3月2日

2 報告大綱 壹、總務處本部及各組的地點 貳、總務處的服務項目 參、小結

3 總務處 壹、總務處本部及各組的地點 處本部 事務組 營繕組 保管組 出納組 環保組 文書組 行政大樓二樓東側 行政大樓一樓東側
行政大樓一樓西側 校園東側外環道旁 行政大樓一樓西側

4 郵局 文書組 營繕組 事務組-1 出納組 電梯 事務組-2 行政大樓一樓正門

5 總務處處本部 保管組 電梯 行政大樓二樓

6 行政大樓 環保組

7 貳、總務處的服務項目 採購程序 維修養護 交通資訊 車輛管理 委外廠商 文書處理 出納帳務 住宿服務 財產管理 環境維護 其他服務

8 貳、總務處的服務項目 一、採購程序 新臺幣10萬元以下之小額採購，經動支申請陳核程序核 定後，由請購單位依權責自行辦理。
各單位同性質採購應倂案招標，切勿化整為零或分批辦理，違反採購法規定。 新台幣10-100萬元之採購 公開取得報價或企劃書 請購單位應備文件：動支申請單、規格書等送審。 事務組預估辦理時間（購案簽准後）：承辦人員準備文件(2天)+簽核 (5天)＋等標期(5天)＋收開標(1天)＝ 13天。 限制性招標 請購單位應備文件：動支申請單、限制性招標議比價理由書(依據適 用採購法第22條各項應檢附相關文件供審核，例如：專屬權利、獨家 製造或供應證明；原有採購之維修、請附財產卡等資料) 、規格書等 送審。

9 一、採購程序（續） 新台幣100萬元以上之採購 公開招標 請購單位應備文件：動支申請單、規格書等送審。 事務組預估辦理時間（購案簽准後）：承辦人員準備文件(3天)＋簽 核(5天)+上網公告到登公報(2天)＋等標期(14天)＋收開標(1天)＝25 天。 限制性招標 請購單位應備文件：動支申請單、限制性招標議比價理由書(依據適 用採購法第22條各項應檢附相關文件供審核，例如：專屬權利、獨家 製造或供應證明；原有採購之維修、請附財產卡等)、規格書等送審。 事務組預估辦理時間（購案簽准後）：承辦人員準備文件(3天)+簽核 (5天)＋等標期(7天)＋收開標(1天)＝16天。 為提昇採購效率及促進科技研究發展，依「科學技術基本法」、 「國立東華大學科學技術研究發展採購作業要點」、屬科研採 購100萬元以下，授權各院系所自行辦理。 採購工作流程及相關表單，請參閱事務組網頁或洽事務組採購承辦人員。

10 貳、總務處的服務項目 二、維修養護 維修通報：本校各棟建物內及公共設施有設備損壞時，請至本校報修系統通報，於通報後各棟管理員會做第一線的處理或再通報相關單位，該報修系統由營繕組管理，管理人員分機為2379，系統可於本處網頁右方點入(如右圖)，或輸入網址

11 二、維修養護（續） 高壓電器設備保養：本校為特高壓用戶，由台電提供6萬9000伏特的電力，經由高壓變電設備轉換後提供全校使用，依據電業法相關規定，該高壓電設備應每六個月至少檢驗一次，每年應至少停電檢驗一次。 電梯維護保養：依據「建築物昇降設備設置及檢查管理辦法」規定，每月應實施維護保養，每年應進行安全檢查申報作業。 消防設備檢測申報：依據消防法相關規定，本校應每年進行消防設備檢測改善及申報作業。 建築物公共安全檢查申報：依據建築法相關規定，本校除幼稚園及高壓變電站應每年申報外，其餘建築物應每二年申報一次。 大樓事務:請逕洽各大樓管理員。

12 貳、總務處的服務項目 三、交通資訊 可利用之對外交通工具 公車：校內停靠行政大樓、育成中心及圖書館。 太魯閣客運(共30班次)
【301】東華大學-花蓮火車站路線(共15班次)(06:00-21:10) 【301】花蓮火車站-東華大學路線(共15班次)(07:20-22:00) 花蓮客運 【1121】花蓮火車站-光復(共23班次) 花蓮火車站-東華大學(06:00~22:00) (12班次) 東華大學-花蓮火車站(08:05~20:25) (11班次) 【1128】花蓮火車站-月眉-豐田火車站(共4班次) 花蓮火車站-東華大學(08:00)(14:30)(2班次) 東華大學-花蓮火車站(09:30)(16:00)(2班次)

13 三、交通資訊(續) 可利用之對外交通工具 計程車： 遊覽車：
目前特約計程車行共三家，分別為：中美 、蓮花 、統一 。 遊覽車： 與華聯遊覽車客運股份有限公司、宜花東遊覽車客運股份有限公司簽訂合約，提供租賃優惠。

14 貳、總務處的服務項目 四、車輛管理 車輛識別證
所有識別證為一年期，時效為每年9月至隔年8月止，一張識別證僅能使用一個車號，且每年需辦一次識別證。汽車識別證每學年一張400元(第二學期繳交200元)，機車(含電動)、腳踏車(含電動)暫不收費。 申請汽、機車(含電動)車識別證須檢附以下資料：學生證、本人駕駛執照、本人或配偶、直系親屬之行車執照。 自行車：學生證。

15 四、車輛管理（續1） 車輛行駛與停放規則 行駛規則：校內車輛時速不得超過三十公里，並嚴禁按鳴喇叭。
汽車：可在校園全區通行，但須停放於停車格內，並不得佔用 專用停車位。車輛識別證應放置於汽車內左前方明顯位置以利 查驗。 機車：應依指定路線行駛，並停放於外環道之機車停車場，禁 止駛入教學、行政區，但五點後可停放於教學區內之夜間停車 場。車輛識別證應黏貼於車前方醒目處以利查驗。 自行車：可通行校園全區，但應停放於自行車停車場。車輛識 別證應黏貼於車後方醒目處以利查驗。 電動機車、電動自行車:可通行校園全區，可停放於自行車停 車場。車輛識別證應黏貼於車後方醒目處以利查驗。

16 四、車輛管理（續2） 公務車輛管理 駐隊違規拖吊
違規處理：針對違規停放車輛，駐衛警察隊不定期拖吊或上鎖，駐衛警察 隊開立違規車輛通知單並將違規車輛上鎖或拖吊→經車主回報後(至大門 向駐警隊回報) ，開立車輛違規處理單並解鎖→車主憑單至銀行繳納違規 處理費。 車禍處理：可撥打分機2119，請駐警隊協助處理。 公務車輛管理 公務車輛之使用，除員工疾病住院及緊急事故外，一律以支援公務為限。 本校公務車派用，使用人應填具派車申請單，經單位主管簽章後，轉交總 務處事務組統一調派。 社團活動、各系所辦理之研討會暨自行邀約演講者或因教學需要聘請之兼 任老師，車輛應自行處理。 有其他特殊情形需派用公務車輛，應簽會總務處，經校長核准後，送交派 車申請單予總務處事務組統一調派。 ※車輛相關規定請參閱事務組網頁或洽事務組車輛承辦人員。

17 貳、總務處的服務項目 五、委外廠商 學校餐飲服務：教學區內湖畔一樓中餐廳（提供自助餐、簡餐、麵食、早餐等）、管理學院咖啡部（簡餐、飲品）、花師教育學院輕食部（簡餐、飲品）及文學院八角亭一樓（簡餐、飲品）；學生宿舍區多容館（提供早餐、自助餐、簡餐、麵包、飲品等）、集賢館（提供早餐、自助餐、麵食、異國料理、滷味等）及全校各區域之自動販賣機。 日常用品服務：宿舍區統一超商（多容館）、全家便利商店（集賢館）及宿舍區投幣式洗烘衣機。 住宿服務：東華會館（位於原住民學院附近）提供教職員工生親友及學校來訪貴賓、校友等住宿服務。 其它服務：教學區內湖畔餐廳二樓書坊（圖書、文具用品及輕食等）、文學院八角亭二樓影印、禮品等。 ※委外廠商相關資訊請參閱事務組網頁或洽事務組委外廠商承辦人員。

18 貳、總務處的服務項目 六、文書處理 公文線上簽核作業： 單位主管代為決行公文時，須加註批示用語，如「可、如擬、…」等。
紙本簽核公文時，須同步點送電子流程；不論電子簽核或紙本簽核之公文，未經決行核判，不可逕行發文。 以校內單位名稱為頭銜之公文，僅供校內使用，不能對校外發文；如需校內公告周知之文，請使用書函，透過「電子佈告欄」發公告訊息，而非使用「副知檢視」。 校級公文應於辦結後5日內送文書組歸檔，使用軟體憑證簽核之公文，歸檔前須完成補簽。 人員離職時，其單位主管或單位系統管理員，請執行公文移文設定。 個人處理公文線上簽核系統時，系統速度之快慢，將受個人「副知檢視」數量多寡影響，建議「副知檢視」內公文件數在50件以下，不重要的文請直接刪除，重要的文請下載至個人電腦後，再至「副知檢視」內刪除。 用印信作業： 用印申請請使用「用印申請書」或於簽辦公文上註記「陳核後 送文書組用印」等字樣，經一級以上主管核准後方能用印。 教職員生郵件處理作業： 目前校內各大樓皆有所屬專用地址，請註明該大樓地址及收件人之姓名及系 所，住校學生之郵件包裹，可逕寄各宿舍，由宿舍管理員代收，以縮短收件 時效。 以校址（花蓮縣壽豐鄉志學村大學路二段一號）寄信或收信時，請在信封上 註明寄信人或收件人姓名及系所，以利退件時轉退。 ※文書組連絡資訊：網頁

19 貳、總務處的服務項目 七、出納帳務 教職員薪資 薪資劃帳銀行：台灣中小企銀或郵局，由同仁自選提供帳 戶給出納組。
公教優惠存款：每月最高儲蓄額教職員為1萬元、工友為5 千元，每人最高限額教職員為70萬元、工友為35萬元，二 年期定存利率，超出部分，改按活期儲蓄存款利率計息。 填寫扶養親屬表：依所得稅法規定，薪資受領人均應向服 務機關填報「員工薪資所得受領扶養親屬申請表」，填妥 簽名後擲交出納組，出納組依表於薪資中代扣所得稅；如 未填扶養親屬表，將依稅法扣5%稅額(薪資額40,020元以 上起扣)。 其他各類薪資、工讀、助學金、代墊款及廠商貨款等各項入 帳查詢。

20 七、出納帳務（續1） 所得稅扣繳： 薪資所得(所得格式50)：包括薪資、專兼任鐘點費、主持費、出席費、講座鐘點費(開課程)、獎勵金(獎勵優秀人才)、各類補助費(結婚、生育、喪葬、子女教育)等。 執行業務所得(所得格式9B)：包括演講鐘點費(非課程)、稿費、畢業論文之指導費、口試費等。 所得稅扣繳標準:依中華民國境內居住之個人及一課稅年度居留滿183天者為「居住者」，依本國人標準扣稅；不符合者為「非居住者」，應於代扣稅款之日起10日內繳稅。 外籍人士於一課稅年度(同年1/1～12/31)居留滿183天，須提出相關證明文件。 ※出納組出納付款查詢

21 七、出納帳務（續2） 線上繳費系統 配合各單位辦理研討會、舉辦活動等各項報名費；提供多元管道繳款服務，已完成電子收費系統，承辦單位報名網頁可連結出納組電子收費系統，申請人可於線上列印繳費單選擇繳款方式(如:信用卡、超商、ATM、郵局及台銀臨櫃等)完成繳費，各承辦單位可線上查詢繳費狀況。 製作學雜費繳費單 每學期依教務處、學務處、圖資中心等相關單位通知，辦理全校學生學雜費繳費、退費等相關作業。 ※台灣銀行學雜費入口網

22 貳、總務處的服務項目 八、住宿服務 本校宿舍分為學人宿舍、一級主管宿舍、短期宿舍、職員單房間職務宿舍等共計204戶；相關資訊及申請單請上保管組網頁 學人宿舍： 房型及分配：分多房間及單房間共計175戶，每年分配二次，於每學期末辦理。 申請資格：本校編制內之專任學人得申請借用宿舍。 借用年限：宿舍之借用以六年為期間，期滿得申請續借一次，續借期滿有意續借得於屆滿前半年提出申請，延長每次以4年為原則。 短期宿舍(一)： 房型及戶數：素心里1人房及2人房，共計8戶。 申請資格:各系、所聘任之客座教授、駐校作家、駐校藝術家、駐校耆老等駐校專業人員。 借用年限：以二年為限，期滿如有空位得申請續借一年。

23 八、住宿服務(續) 短期宿舍(二)： 房型及戶數：擷雲莊6坪，10戶。 申請資格：各計畫主持人所聘任之博士後研究員。
借用年限：以二年為限，期滿如有空位得申請續借一年。 借住學人宿舍者應依規定扣回房租津貼並繳納水、電費及房屋使用費，另依規定借用宿舍者須辦理法院公證，所需公證費用，由借用人負擔。

24 貳、總務處的服務項目 九、財產管理 登帳：財產之登帳以一物一帳為原則，不建議以組合式購置，財產登帳後將印製財產標籤，請各單位配合務必黏貼於財產明顯處，俾利管理。 捐贈：本校接受捐贈財產，應檢附捐贈者同意捐贈之意思表示文件及捐贈財產之基本資料，並說明有無附有負擔及使用用途後,辦理登帳作業。 異動：財產保管人異動時，請填妥財產移動申請單，俾憑辦理財產異動事宜。 離職：離職(退休)時，應將保管或使用之財產交還，如有短缺而未賠償者，不發給離職證明文件並追究損害賠償責任。 遺失、毁損：財產使用人對所保管之財產，遇有遺失、毁損或因其他意外事故而致損失時,應依據審計法檢具有關證件呈請審計機關審核，經審計機關查明已盡善良管理人之注意解除其責任者外，其餘因故意或過失而遺失、毁損時，應依該項財產原估定之殘值或新舊程度、效能相同財產之市價賠償。

25 九、財產管理（續） 財產借出：各單位放置於校外設備，須經簽奉校長核准並填借用登記簿備查，才可攜出校外。
報廢：保管之財產毁損，致失原有效能不能修復，或經評估修復而不經濟者，請填妥財產毁損報廢申請單，經校長核定後，送交廢品室完成財產報廢程序，,在未奉核定處理前應妥善保管，不得隨意廢棄。 廢品借用：廢品室存放部份勘用物品，隨時開放校內各單位借用，借用物品可上保管組網頁 盤點：依國有財產法規定，每年度至少實施盤點一次，以了解財物使用狀況，每年依規定簽准盤點實施計畫,依計畫由各保管人實施全面性初盤，另本組會同主計人員依排定複盤單位實施複盤作業。

26 貳、總務處的服務項目 十、環境維護 環保及衛生管理 飲水機清洗維護
有專人每月清洗維護，並依規定更換濾心，如故障請上總務處維修網頁填單即會派員維修。 環境衛生蚊蟲消毒、老鼠防治 每學期皆於全校建築物周邊噴藥消毒以消除病媒蚊，室內如有鼠害請到環保組領取毒餌(室內請勿留廚餘) 。 校園流浪犬、野鴿管理 本處與敖屋福利社共同管理校園流浪犬，如發現犬隻追人、追車，請連絡環保組(分機2395)或課活組敖屋福利社。

27 十、環境維護（續） 校園安全、毒化物及事業廢棄物管理
實驗室安全衛生管理(共有實驗室勞工安全衛生、毒化物運作、輻射安全防護、實驗動物、生物安全等5個委員會)，新生進入實驗室前須先參加每學年初舉辦之實驗室安全衛生訓練3小時才符合法規規定。 事業廢棄物管理(含實驗室廢液、感染性廢棄物、有害事業廢棄物及汙水廠汙泥)。 毒化物申請、運作、紀錄請依規定處理，毒化物共數百種，須先申請核可才可使用，本校已申請通過核可者有多氯聯苯等91種，環保組網頁有此部份資料 申請表格及說明。 負責單位：環保組 分機：2390～2399（Fax： ） 網址：

28 貳、總務處的服務項目 十一、其他服務 全校校區(含美崙)室內環境清潔 窗簾維修 監視系統維護管理 影印機維護 場地借用與管理
電話基本維修、新增、拆機、移機…等

29 參、小結 總務處為營造校園友善環境暨克盡行政支援之責，努力不懈，然庶務工作浩繁，冀盼東華每一份子能做我們的眼睛，給予指正、提醒，使我們的服務能更貼近需要且臻至完善。

30 簡報結束敬請指教