三、電子公文操作─公文查詢與轉換 欲查詢承辦公文之內容，如何利用已承辦公文之檔案，轉換成附件。

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1 三、電子公文操作─公文查詢與轉換 欲查詢承辦公文之內容，如何利用已承辦公文之檔案，轉換成附件。
進入「AKI800」輸入公文文號、或關鍵詞…等 進入「AKI801」並選取檔案及打開該檔案 點選列印→選取「IPD21」印表機→確定 進入「瀏覽」選擇欲存入之檔案（filename.pdf 檔名）路徑 重新進入電子公文完成附件及匯出作業。 2019/4/19

2 填入公文文號或關鍵詞…等 點選檔案並打開線上瀏覽 2019/4/19

3 已編輯檔案 進入列印狀態並選IPD21印表機後按確定。 選取欲將檔案存放之地方。 2019/4/19

4 三、電子公文操作─電子郵件與轉換 利用電子信件畫面，轉換成電子公文之附件。 進入E-MAIL畫面 點選列印→選取「IPD21」印表機→確定
進入「瀏覽」選擇欲存入之檔案（filename.pdf 檔名）路徑 重新進入電子公文完成附件及匯出作業。 2019/4/19

5 進入EMAIL畫面，進入列印及點選「IPD21」
點選檔案存放之位置。要記得路徑 2019/4/19

6 三、電子公文操作─來文附件與轉換 利用來文附件，轉換成電子公文之附件之步驟。 進入公文畫面 選取「導覽」→滑鼠游標指向來文附件並按滑
鼠右鍵→打開「檢視原始檔」 進入「原始檔畫面」→另存新檔→退出 選取檔案並重新進入電子公文完成附件及匯出 作業。 2019/4/19

7 進入導覽並選取來文附件後，按滑鼠右鍵，點選檢視原始檔
出現原始檔畫面，另存新檔。 2019/4/19

8 三、電子公文操作─電子公佈欄 本組依各單位簽奉核准之案件，進入： 系統公告 學校首頁電子公佈欄 發送電子郵件 2019/4/19

9 2019/4/19 電子公文檔管系統 公告&公布欄 2019/4/19

10 2019/4/19 電子公文公告 本校網頁線上公告 2019/4/19

11 三、電子公文操作─調閱檔案 利用AKI800進入調閱及申請作業。 進入AKI800畫面→打入文號或關鍵詞…. 選取並勾稽「檔案」
檔案如屬線上簽核且為本身承辦公文→直接調檔 檔案如屬紙本簽核、已掃描至本組檔案庫且為本身承辦公文→直接調檔 非屬上述－申請調檔 本人承辦公文，由單位主管核章後，至文書組調閱 非本人承辦公文，須由承辦業務之承辦人與主管核章後，再至文書組調閱 2019/4/19

12 選取並勾稽欲調閱檔案部分 輸入關鍵詞、文號… 選取申請調檔或線上瀏覽 2019/4/19

13 三、電子公文操作─職務代理人 承辦人請假時，請同時進入電子公文進行職務代理。步驟如下： 進入電子公文 選用應用程式之資訊管理系統
點選IIR300個人資訊維護作業 進入職務代理人設定→填寫代理人帳號及代理期間 →儲存是否以欲打開公文之原承辦人進入。 2019/4/19

14 進入應用程式選單，點選「資訊基礎建設」，進入「IIM300個人資訊維護作業」
2019/4/19

15 四、注意與配合事項-1 蓋關防部分： 請承辦人員攜帶欲蓋關防之文件及核准公文→至文書組蓋關 防。
如由代理人或工讀生攜帶文件時：請攜帶附有黏貼之欲蓋關防之文件及核准公文→至文書組蓋關 發文部分： 紙本發文之附件： －請貼標籤於附件上。 －請於公文寫上隨文送附件。 2019/4/19

16 四、注意與配合事項-2 線上發文之附件： －如以紙本發送，仍請承辦人依紙本發文方式，自行影送附件至文書組發文人員
－如以電子發文發送，則由文書組發文人員處理即可。 公文附件若不歸檔： －紙本簽核：請承辦人於公文處註明「附件抽存」或「附件不歸檔」，且核章以示。 2019/4/19

17 四、注意與配合事項-3 歸檔 －2頁以上請蓋騎縫章，並註明頁碼 －紙本歸檔請攜帶紙本實體至文書組，並請同時傳 送電子檔案至歸檔人員。
2019/4/19

18 五、電子公文Q&A 本組為徹底解決各單位使用線上簽核所遭遇之問題，經彙整後整理如下： 問題 答復 備註 為何電子公文簽名章無法簽章？
2019/4/19 五、電子公文Q&A 本組為徹底解決各單位使用線上簽核所遭遇之問題，經彙整後整理如下： 問題 答復 備註 為何電子公文簽名章無法簽章？ 1.詢問文書組是否已將該員寫入電子公文之族羣。 2.是否已依程序申請加入電子公文系統。 請問紙本簽核是否可轉為線上簽核？ 不行，須將紙本簽核另存新檔後，重新啟動線上簽核，及進入文稿編輯，開啟舊檔，並以匯入方式辦理陳判。 為何於電子公文無法打開瀏覽劃面？ 因於IE瀏覽器已存有YAHOO及GOOLE 之TOOL-BAR，造成瀏覽畫面衝突，可至IE瀏覽器畫面，將MOUSE 箭頭指至該畫面並按右鍵，直接取消YAHOO及GOOLE 之TOOL-BAR即可。 2019/4/19

19 為何使用線上簽核時，無法使用職章？或使用舊職章？
問題 答復 備註 為何使用線上簽核時，無法使用職章？或使用舊職章？ 承辦人員先自行檢查，是否已將文稿編輯，匯出頁面。如已匯出仍無法使用時，請通知文書組檔管人員或組長，進行職章檢查及更動 如何刪除回閱之檔案？ 打開回閱之檔案夾，點選並進入欲刪除之檔案後，點選「傳送」按鈕即可 。 為何於線上簽核之附加檔案，無法全部匯出？ 因電子公文中之IPD21安裝不齊全，導致無法全部匯出檔案，此時應重灌IPD21之程式，重灌動作可參考電子公文之系統公告有關變更或移除IPD21之步驟。 為何於文稿編輯之受文單位於編輯時，無法顯示單位之畫面？ 因IP瀏覽器之GOOGLE 及YAHOO BAR與程式抵觸，此時須移除IP瀏覽器之GOOGLE 及YAHOO BAR工具列即可。 2019/4/19

20 為何自然人憑證插入讀卡機並輸入密碼後，電腦仍重覆要求輸入密碼 ？
問題 答復 備註 為何新版之自然人憑證無法鏈結電子公文 ？ 請先以個人帳號及密碼進入電子公文系統首頁，點選下載新版自然人憑證之驅動程式至桌面後再執行，關閉電子公文，重新以帳號及密碼進入，至資訊基礎建設之個人憑證鏈結，並插入自然人憑證及輸入金鑰密碼，即可完成鏈結。 為何讀卡機無法運作？ 進入 。 為何自然人憑證插入讀卡機並輸入密碼後，電腦仍重覆要求輸入密碼 ？ 請先以個人帳號及密碼進入電子公文系統首頁，點選下載舊版自然人憑證之驅動程式至桌面後再執行，關閉電子公文，重新以帳號及密碼進入，至資訊基礎建設之個人憑證鏈結，並插入自然人憑證及輸入金鑰密碼，即可完成鏈結。 2019/4/19

21 如何排除「cmsg download filename error…」錯誤訊息 請至文書組索取「RsrcMgnt.xml」檔案並複製
問題 答復 備註 如何使用對方來文之附檔存在檔案夾？ 1.進入文稿編輯→進入附檔→打開對方來文 附加檔案→按下另存新檔即可。 2.如說明一無法另存新檔時，進入AKI800→ 打開對方來文之文號→開啟檔案→打開對 方來文電子檔→按下右鍵並另存目標即可。 如何排除「cmsg download filename error…」錯誤訊息 請至文書組索取「RsrcMgnt.xml」檔案並複製 至c:/2100即可。 為何使用AKI800無法以線上瀏覽打開檔案。 1.檢查是否以欲打開公文之原承辦人進入。 2.至系統公告內下載UNIVIEW程式至桌面後，執 行該檔案。 2019/4/19

22 為何在進入電子公文如出現系統無法讀取之字樣？ 1.請界定I.E是否為第7版，重新安裝電子公文 I.E.7設定版。
問題 答復 備註 為何在進入電子公文如出現系統無法讀取之字樣？ 1.請界定I.E是否為第7版，重新安裝電子公文 I.E.7設定版。 2.如為I.E.8以上則請移走 。 為何在讀取線上簽核時，發生程式封裝錯誤訊息？ 因電子公文原始程式有誤，須重新安裝電子公文趨動程式。 如何利用電子公文之職務代理人作業部分？ 進入電子公文→選用應用程式之資訊管理系 統→點選IIR300個人資訊維護作業→進入職 務代理人設定→填寫代理人帳號及代理期間 →儲存是否以欲打開公文之原承辦人進入。 2019/4/19

23 為何於AKI800欲查看公文內容時，顯示出「IE瀏覽器之ACTIVE X封鎖‧‧‧‧」之訊息，導致無法瀏覽公文內容？
問題 答復 備註 為何於AKI800欲查看公文內容時，顯示出「IE瀏覽器之ACTIVE X封鎖‧‧‧‧」之訊息，導致無法瀏覽公文內容？ 因IE瀏覽器之ACTIVE 設置不當造成訊息無法顯示，此時，應至IE網頁（祇開啟一個網站即可）點選工具之網際網路選項→點選安全性→進入信任網站→點選自設層級→將所有停用之項目全部點選啟用後→按下確定→離開 於進入電子公文畫面時，出現「通知程式管理者」之如何排除？ 進入exploer之畫面→點選工具→點選網際網路→點選內容→點選評證→點選「信任的根憑證授權」→匯入「ca1」之新憑證 為何利用「電子郵件」傳送之畫面無法匯出頁面？如何排除？ 因電子公文之附加檔案，並無 傳送檔案之轉換檔案。須先行將 畫面以列印方式進行，步驟：「列印」選擇「IPD21」列表機進入「瀏覽」選擇欲存入之檔案路逕（filename.pdf檔名）「ENTER」重新進入電子公文完成附件及匯出作業。 2019/4/19

24 因台北校區之系統流量過大造成塞車現象，此 時建議修改「DNS」路徑為： 1)120.126.193.1；2)120.126.125.1
問題 答復 備註 如何以AKI800之「歷史 檔案」轉換為電子公文 可用之「附屬檔案」？ 進入AKI800檔案之線上瀏覽，並開啟該檔案，其進行步驟：進入「列印」作業選擇「IPD21」列表機進入「瀏覽」選擇欲存入之檔案路逕（filename.pdf檔名）「ENTER」重新進入電子公文完成附件及匯出作業。 為何於台北校區登錄電 子公文時，畫面停止於 「系統登錄中」，請問 如何排除？ 因台北校區之系統流量過大造成塞車現象，此 時建議修改「DNS」路徑為： 1) ；2) 2019/4/19

25 為何進入文稿編輯之受文者編輯後，一直出現「網頁錯誤」且上方出現有「您的電腦目前處於高度風險中….」？
問題 答復 備註 為何進入文稿編輯之受文者編輯後，一直出現「網頁錯誤」且上方出現有「您的電腦目前處於高度風險中….」？ 1.因電腦灌入「網際網路」造成出現「網頁錯 誤」且上方出現有「您的電腦目前處於高度風 險中….」 2.解決方式： 進入IE瀏覽器之工具「網際網路」「安全 性」「重設預設值」重新訂定「自訂層 面」確定離開。 離開電子公文畫面重新進入與測試 如何查詢承辦之公文量，包括主辦、會辦等公文？ 1.請進入「應用程式選單」點選「公文管理 系統」點選「承辦人作業」點選 「ODR240承辦公文查詢列印作業」 2.進入「ODR240承辦公文查詢列印作業」選 擇單位、承辦組別、承辦人、起迄日期列 印 2019/4/19

26 六、結論 本校每年公文量計15,300件，平均每月處理 公文量約1,275件，本組平均每日處理58件公文，
2019/4/19 六、結論 本校每年公文量計15,300件，平均每月處理 公文量約1,275件，本組平均每日處理58件公文， 惟本組人數僅5位同仁處理收發文及檔案管理，在 既有人力資源下，以E化方式進行公文電子化，以 達成創新、卓越、效率及減量之目標。 2019/4/19

27 2019/4/19 簡報完畢！敬請指教！ 2019/4/19