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文宣編輯與行銷課程(八) 公文撰寫的基本概念 報告人:吳建華 日 期:2007/04/24
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公文意涵 古稱官書,又稱文書或文牘。 凡處理公務之文書皆為公文 廣義: 狹義:指公文程式條例中的公文 泛指所有基於公務製作之文書。
公文意涵 古稱官書,又稱文書或文牘。 凡處理公務之文書皆為公文 廣義: 泛指所有基於公務製作之文書。 學校行政計畫、實施辦法、會議紀錄、陳情書、處分書、提案、報告、簽(呈)、手諭、契約書。 狹義:指公文程式條例中的公文 令、呈、咨、函、公告、其他公文。 字 文字 文字
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公文:文書版本 稿本、正本、副本、抄本、影印本、譯本。 正本、副本:均用規定公文紙繕印,蓋用印信或章戳,以電子公文行之者,得不用之,但應附加電子簽章。 抄本、譯本:無須蓋機關印信或章戳,文面應標示抄本或譯本。
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自收文(或交辦)處理、核擬文稿起至發文處理、歸檔與案卷管理等全部流程。 處理時限:
公文:文書處理(一) 自收文(或交辦)處理、核擬文稿起至發文處理、歸檔與案卷管理等全部流程。 處理時限: 除以「時」為計算單位者,自收文之時起算外,其餘一律以收文之次日起算。 收文當日結辦者,以半日計算。 除以「時」為計算基準者,以一小時為計算單位外,以「半日」為計算基準,未滿半日,以半日計算,超過半日未滿一日,以一日計算,其區分基準為中午一時。
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公文:文書處理(二) 最速件:一日 速 件:三日 普通件:六日 來文有規定者,依規定辦理。 人民申請案件、民意代表質詢案件、訴願答辯文書,另依其規範期間與上級機關指示辦理。 交辦、列管專案則依單位規定事項辦理。
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學校行政規章:規章意義(一) 是一種條文,範圍廣泛。 經常依實際需要,自行擬定一些規定事項。 希冀達成溝通、聯絡,或是希望藉此達成共同遵守的、執行的「較小的事項」。 凡一個機關或團體,用書面來記載它的組織、秩序,以及辦事的方針和手續,而以分章的方式加以列舉,作為有關人員共同遵守履行的準則。
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學校行政規章:規章意義(二) 具備要項 規章位階 必須用書面記載 由學校團體所制定,內容關乎學校組織,秩序或制事辦法。
學校或團體所訂的規章,不可與國家法規互相抵觸。 規章位階 編制組織:規程高於細則,細則高於辦法 一般準則:綱要高於準則 處理事項:規則高於標準
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學校行政規章:規章種類 條例、章程、規則 公約、簡章、準則 細則、綱要、辦法 程序、須知、要點(注意事項)
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條例大都由上級機關經民意機關通過制定發布。
規章種類:條 例 法律得定名為法、律、條例或通則。 條例大都由上級機關經民意機關通過制定發布。 公文程式條例、教育人員任用條例、印信條例
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規章種類:章 程 多由學校相關處室制定通過 用來規定其全部計畫和工作的進行程序 有限責任○○學校附設員生消費合作社組織章程
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機關學校所自訂,上對下的地位,用來規定應作與不應作的事項,有維護秩序與整飭風紀的意涵。
規章種類:規 則 亦稱規程、通則 機關學校所自訂,上對下的地位,用來規定應作與不應作的事項,有維護秩序與整飭風紀的意涵。 交通規則、校務會議議事規則、校園違禁品檢查規則
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規章種類:公 約 也稱規約 透過討論、協商,彼此立於平等地位用。 訂立相互遵守的規條,具有約束性。 教室生活公約
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規章種類:簡 章 具有表現性與指導性 與章程性質類似 各縣市教師、代理教師甄試簡章
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規章種類:準 則 用作某種事項實施的準繩 教師補課準則、教師輪流擔任導師準則
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係將法律、條例所載的事項,用詳細文字加以說明的條文。
規章種類:細 則 係將法律、條例所載的事項,用詳細文字加以說明的條文。 逐項說明其施行手續、程序、步驟或方法等。 國民教育法施行細則、教師法施行細則
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係把某種事項,提綱挈領,加以概括的規定,徹重於重大綱領、大綱,而不及瑣細項目。
規章種類:綱 要 亦稱綱領、大綱、標準 係把某種事項,提綱挈領,加以概括的規定,徹重於重大綱領、大綱,而不及瑣細項目。 九年一貫課程綱要 教育專業人員獎懲標準
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針對某種事項辦理的過程,規定其推行的方法。
規章種類:辦 法 針對某種事項辦理的過程,規定其推行的方法。 九年一貫課程發展委員會設置辦法 教育書選購實施辦法 學生成績評量辦法
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對於某一事項辦理的過程,分別以輕重緩急用書面訂立先後秩序。
規章種類:程 序 對於某一事項辦理的過程,分別以輕重緩急用書面訂立先後秩序。 教師研習時數換發研習證明書程序
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與辦法有相輔的作用,欲使他人對某一事項的程序及辦法,知道如何遵守的,都可訂定須知。
規章種類:須 知 與辦法有相輔的作用,欲使他人對某一事項的程序及辦法,知道如何遵守的,都可訂定須知。 畢業旅行招標須知 畢業生辦理離校手續須知 營繕工程招標須知
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與綱要性質類似,用以促使與某項事件有關的辦理人員,明白如何處理事件的書面規定。
規章種類:要點、注意事項 與綱要性質類似,用以促使與某項事件有關的辦理人員,明白如何處理事件的書面規定。 學生請假注意事項 新生訓練注意事項 國中各領域課程小組設置要點
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確立名稱:制定主體、施行效用、適用範圍、規章的類別。
學校行政規章:製作要領與用字(一) 確立名稱:制定主體、施行效用、適用範圍、規章的類別。 編訂章節及款目:章、節、款、目四級。
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學校行政規章:製作要領與用字(二) 法規條文應分條書寫 冠以「第某條」字樣,並得分項、款、目。 項不冠數字,空兩字書寫。
款冠以一、二、三等數字 目冠以(一)、(二)、(三)等數字 目再細分者,冠以1、2、3等數字。 內容較繁複或條文較多者,也得以劃分第○編、第○章、第○節、第○款、第○目。
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用字必須明確 可選擇性的 其他「及」、「並」表示應同時具備有之。 「或」代表不必兼備 學校行政規章:製作要領與用字(三) 應、須、不得
得、但、原則、如 其他「及」、「並」表示應同時具備有之。 「或」代表不必兼備
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會辦(會稿)制度:意 義 在承辦公文過程中或撰寫計畫與執行中,需要參酌其他單位之意見,或徵詢相關單位法令規章之依據,或尋求行政奧援的歷程。 一件擬辦的公文書必須經過有關部門的審查、參酌意見與核簽。
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會辦(會核)制度:目 的 加強人員之間的團結 改進業務處理的方法 瞭解彼此之間的需要 減少不必要的浪費 有效達成組織的使命
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承辦人就公文的內容分析考量,是否純為本人經辦的性質? 超出本來經辦範圍的,其內容性質為何?有否會辦的必要?
會辦(會核)制度:作 法(一) 承辦人就公文的內容分析考量,是否純為本人經辦的性質? 超出本來經辦範圍的,其內容性質為何?有否會辦的必要? 需要會辦的內容,對「辦事明細劃分」之分層負責有否概念? 究竟該會辦那一單位或人員? 比較複雜的案件,最好先口頭溝通協商。 單位很多,可採取開會協議。
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會辦單位、人員等,有意見先溝通再簽註意見。 當會辦單位簽註意見與本單位的執行層面不符,則必須重新檢討修正後,再重新會辦。
會辦(會核)制度:作 法(二) 接受會辦的單位人員,簽辦方式的認知。 會辦單位、人員等,有意見先溝通再簽註意見。 當會辦單位簽註意見與本單位的執行層面不符,則必須重新檢討修正後,再重新會辦。 萬一不同單位的會辦有「異見」 可採「綜合歸納意見」、「兩案意見併陳」、「放棄己見」簽請上級核奪。 或是簽請召開協調會研討辦理
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會辦(會核)制度:作 法(三) 先簽後稿:此案件已於擬辦時就曾會辦過者,如撰發文稿內所敘與會核時並無出入,應不再送會,以節省時間及手續。 各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見即提出,如未提出意見,一經會簽,即認為同意,應共同負責。 會稿單位對於文稿有不同意見時,應由主辦單位綜合修改後,再送決定,會銜者亦同。
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公文書的使用性質(一) 令:公布法律、法規命令、人事命令時用之。 呈:對總統有所呈請或報告時用之。
咨:總統與國民大會、立法院公文往復時用之。 函: 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間之申請與答覆時。 行政機關之一般公文以「函」為主。
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公文書的使用性質(二) 公告:例子 其他公文: 各機關就主管業務,向公眾或特定對象宣布週知時使用。
得張貼於機關之公佈欄、電子公佈欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣佈。 其他公文: 書函、開會通知單、公務電話紀錄 手令或手諭、簽、報告 箋函或便箋、聘書、證明書、證書、執照、契約書、提案、紀錄。
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令的製作要領 人事命令 任免、遷調、獎懲 例子
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函的製作要領(一) 應用最為普遍 用字應符合「簡、淺、明、確」的要求 簡(文句少而意義足) 淺(不用奇字、奧義、僻典)
明(不為隱語、誇張、諷刺) 確(所述時間、數字,皆精確真實) 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整
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函的製作要領(二) 函的結構: 主旨:一段不分項,文字緊接段名冒號之下書寫。 說明:
如無項次,文字緊緊段名冒號之下書寫 如分項條列,應另列縮格書寫。 若分項條列內容過於繁雜,或含有表格型態,應編列為附件。 如沒有「說明」事項則免列。 辦法:與「說明」欄相似,向受文者提出具體要求無法在主旨內簡述時,用本段列舉。如無「辦法」免列。
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受文者:填寫本函所要發送收受之正本及副本等個別單位或人員。 發文日期 發文字號:東莞教字第0931234567號
函的製作要領(三) 全銜與文別:發文單位的全銜 受文者:填寫本函所要發送收受之正本及副本等個別單位或人員。 發文日期 發文字號:東莞教字第 號 「東莞」代表發文機關代號 「教」代表發文機關的承辦單位(教務處) 093代表民國年代,後面為機關檔案流水編碼一律為七碼,文號一共有十碼。
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速別:普通件、速件、最速件、急件,依公文時效性而定。
函的製作要領(四) 速別:普通件、速件、最速件、急件,依公文時效性而定。 密別:普通、密、機密、極機密,依據公文內容性質而定,如註明機密等級,最好能加註解密日期。 附件:最好註明附件名稱及件數。 如畢業證書正本一件;身分證影本一件
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函的製作要領(五) 正本受文者: 副本受文者: 全形、半形、字形、大小、行距等規範 例子 發送對象係直接關係的單位或人員
收受機關或人員,應分別逐一填寫。 須填寫機關全銜或人員(依機關層級排序) 副本受文者: 發送對象係相關知會性質的單位或人員 承辦單位需要留存副本備用者,則排列在末尾。 全形、半形、字形、大小、行距等規範 例子
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簽為幕僚處理公務,表達意見供上級瞭解案情,作決定之依據。
簽的製作要領(一) 簽為幕僚處理公務,表達意見供上級瞭解案情,作決定之依據。 簽的方式: 使用簽的制式用紙簽擬 使用便條紙以條列式簽擬 於原件擬辦欄內空白處簽擬
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簽的製作要領(二):簽的結構 主旨: 說明: 擬辦: 扼要敘述案件之內容重點和簽的目的與期望
末語:如「請查照」、「請核備」、「請准於備查」、「請釋示」。 說明: 對案情之緣起,經過與有關法規,或前案牽涉,以及處理方式,做簡要之敘述,並視需要作為分項條列。 擬辦: 簽的重點所在,應針對案情提出具體處理意見,或解決問題之方案。
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簽的製作要領(二):簽的結構 簽的各段內容之陳述原則為: 使用時機 例子 主旨:不陳述理由與原因 說明:不提擬辦意見
擬辦:不重複說明事項及原委 使用時機 機關內部簽辦並說明案件內容之用,依分層授權規定核決,簽末不必敘明陳某某長官字樣。 下級向上級陳述事實之用,如下級機關首長對直屬上級機關之簽,文末得用敬陳○○長官字樣。 例子
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公告的製作要領:結 構 主旨:應扼要敘述,公告之目的和要求,其文字緊接段名冒號之下書寫。
公告的製作要領:結 構 主旨:應扼要敘述,公告之目的和要求,其文字緊接段名冒號之下書寫。 依據:應將公告事件之原由敘明,引據有關法規及條文名稱或機關來函。 公告事項:應將公告內容分項條列,冠以數字書寫使層次分明。 公告登載時,得用較大字體簡明標示公告之目的,不署機關首長職稱、姓名。 例子
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書函的特性與製作要領 以機關單位名義,對某一公務未決事項,進行磋商、陳述協調、徵詢或通報之用,實為協調、通報性質的公文。
使用範圍較為廣泛,但不如函的正式和具有權威性。 書函用語措詞、押日期、掛文號都與函相同。 不署機關首長姓名,蓋機關長條戳即可。 可不用期望語和結束語,將事項敘完即可。 例子
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簽函的特性與製作要領 以機關單位的立場、機關首長個人名義,作為陳述、諮商、請示、致謝,乃至於問候用的文書。 與私人書信相同,惟箋函的撰寫,對發言人與受信人之身份、地位及彼此之間的關係,都要講究,用字遣詞要恰如其分。 例子
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公文書用語的規範:通用語 期望及目的用語 視需要酌用:請、希、查照、鑒核、核示、備查、照辦、辦理見復、轉行照辦。
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公文書用語的規範:直接稱謂用語 有隸屬關係之機關 無隸屬關係之機關 上級對下級稱「貴」 下級對上級稱「鈞」 自稱「本」 上級稱「大」
平行稱「貴」
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機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」;對團體稱貴,自稱本。
公文書用語的規範:直接稱謂用語 對機關首長間: 上級對下級稱「貴」 自稱「本」 下級對上級稱「鈞長」 機關(或首長)對屬員稱「台端」 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」;對團體稱貴,自稱本。 行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
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公文書用語的規範:間接稱謂用語 對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」。如一再提及,必須時得稱「該」(該校)。 對職員稱「職稱」(該教師) 對個人稱「先生」、「女士」或「君」。
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公文書之簽辦要領 針對來文的簽擬辦理意見,或針對相關機關以公文來會辦,需要簽擬辦理意見而言。
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簽擬的位置
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承辦者簽擬辦理意見的要領 先歸納來文的要點 針對來文旨意,簽擬具體可行的執行策略。
涉及其他行政支援事項,須簽請其他支援協助、會辦相關單位,或建議主管召集研商。 每項說明力求清晰,以「一項一事」為原則。 簽注希望陳請主管核奪的方式,或提出承辦單位針對本案件的辦理策略,供為長官決行之參據。
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簽稿、會辦之蓋印要領
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公文的簽辦程序 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽
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公文的簽辦程序:先簽後稿 收到來文都先簽擬,經陳請首長判行決定回稿後,再據以撰寫公文稿,最後完成發文程序。 重要事件為求慎重,宜採先簽後稿,時間緊迫時,須由承辦人跑公文,爭取時間。
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公文的簽辦程序:簽稿併陳 針對內容單純,但另需說明,或對以後處理情形須酌加析述之案件,可為之。 將來文的簽辦公文手續與辦理發文之公文稿,併同一塊陳閱、核判。 因應時間需要,且內容並非承辦人所能立即決定,宜採簽稿併陳。
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公文的簽辦程序:以稿代簽 為一般案情簡單,或例行承轉之案件,即在來文上省掉擬辦的手續,直疾將來文意指撰擬在正式公文稿中,直接一塊陳閱、核判。 內容單純、行事簡單之事項,宜採以稿代簽,簡便又迅速。
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公文書的收發流程
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職名章:承辦人員簽辦公文、主管人員核閱公文,以及首長批示公文等,都需要蓋章。
印信圖章的使用(一) 職名章:承辦人員簽辦公文、主管人員核閱公文,以及首長批示公文等,都需要蓋章。 印信: 一種俗稱關防(方形),一種是職章(小官章)。 依據機關印信條例由上級製頒,以篆體刻製機關全術名稱。 蓋證明書、公告、發令時使用。 不可擅自刻製,以免觸法。
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印信圖章的使用(二) 職銜簽字章:木質或用橡皮刻製,依機關首長、副首長及幕僚長等之,由左至右親筆簽名刻製,對外行文時用之。 條戳:
木質或用橡皮刻製,以長方形為原則,用正楷或宋體字,由左至右,刻機關全銜。 用於書函、開會通知、移文單、建議單、通知單、催辦單。 單位章戳:木質或橡皮刻製,以橢圓形為原則,用正楷或宋體字,由左至右,刻機關全銜。
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印信圖章的使用(三) 綱印:鋼製、圓形,由左至右,刻鑄機關全銜,其圓周直徑以不超過五公分為限,於職員證、證書、證件等證明文件上用之。 騎縫章:款式與校對章同,並加騎縫標示字樣,於公文、附件或契約黏連處用之。 校對章:用篆字、隸書或正楷刻製,由左至右,刻機關全銜或簡稱,並加校對章,於文章改正時用之。
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印信圖章的使用(四) 電子文件章:由左至右,於收發電子文件時蓋用之。 收件章:用橡皮刻製、由左至右刻機關全銜,並加「收件章」字樣,並附日期及時間,於收受文件時用之。 附件章:款式與校對章同,並加「附件章」字樣,於公文之附件上蓋用之。
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蓋印及簽署應注意事項(一) 任何文件非經首長判發者,不得蓋用印信。 用印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應立即退送補判或更正後再蓋印。 機關印信及首長職銜簽字章:公告、人事任免令、獎懲令、聘書、獎狀、證明書。
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上行文,署機關全銜及首長職銜、姓名之下,蓋職章(俗稱小關防、小官章)。
蓋印及簽署應注意事項(二) 上行文,署機關全銜及首長職銜、姓名之下,蓋職章(俗稱小關防、小官章)。 平行文、下行文,不必署機關全銜之下,直接蓋職銜簽字章。 ○○縣立○○國民中學 校長 張小華 印 東莞台商子弟學校 校長 陳金粧
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蓋用機關或承辦單位條戳:開會通知單、書函及通知、聯繫等公文。
蓋印及簽署應注意事項(三) 蓋用機關或承辦單位條戳:開會通知單、書函及通知、聯繫等公文。 單位主管署名,蓋單位主管職章或蓋條戳。 機關首長出缺由代理人代理首長職務時,機關公文應由首長署名者,由代理人署名。 如代理校長吳小明、教務主任兼代校長陳小朋
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蓋印及簽署應注意事項(四) 機關首長因故不能視事,由代理人代行首長職務時,機關公文除署首長姓名註明不能視事事由外(如校長吳小明出國),應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註「代行」二字。 副校長林小友代行、教務主任陳小華兼代校長楊明生代行。 (全銜)校長 蕭小明 出國 教務主任 林阿正 代行
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一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最後。
蓋印及簽署應注意事項(五) 一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最後。 副本之蓋印與正本同;抄本(件)及譯本不必蓋印,但應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。 中華民國 九十三年十月三十日 印
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不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」。
蓋印及簽署應注意事項(六) 不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」。 格式內容:申請人簽章、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等。 陳奉核定後,始予蓋用印信。 已核定需蓋印之文件,應予登錄並載明收(發)文字號。 文件經蓋印後,文書人員應在原稿上加蓋監印人員章,藉資辨識與負責。
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