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明新科技大學 電子公文線上簽核系統教育訓練
明新科技大學 電子公文線上簽核系統教育訓練 漢龍資訊科技公司 講師：林之玄 106年12月8日
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課程大綱 IE相容性設定與公文系統安裝 收發文流程說明與注意事項宣導 系統登入方式 公文製作 預設流程 線上簽核作業 個人設定
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相容性設定 (IE8~IE11)
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IE相容性設定與公文系統安裝 工具>相容性檢視設定
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IE相容性設定與公文系統安裝 把公文網址新增圖中 1 2
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安裝公文製作系統
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登入公文製作系統→選擇【個人設定】→【線上更新】 下載YamiiFlow公文製作Web Client端
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IE相容性設定與公文系統安裝 公文製作安裝方式
方式一： 直接執行NDsetup.exe/NDsetupWin7.exe 方式二： 將程式存放到『桌面』至『桌面』找到NDsetup.exe/NDsetupWin7.exe，點兩下進行安裝
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收發文流程
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收發文流程 電子公文收文流程： 電子交換系統 & 紙本來文 擲回 會辦單位會簽 陳核二級主管 文書組 歸檔人員 文書組登錄 結案(歸檔)
總分文作業 承辦人作業 單位登記桌 會辦單位會簽 長官判行 擲回承辦人 文書組 歸檔人員 結案(歸檔) 擲回 陳核一級主管 陳核二級主管
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收發文流程 電子公文創稿暨發文流程： 電子交換系統 &紙本發文 擲 回 陳核二級主管 陳核一級主管 文書組 歸檔人員 結案(歸檔) 承辦人
創簽/函稿 文書組 發文人員 發文作業 陳核二級主管 擲 回 陳核一級主管 會辦單位會簽 長官判行 承辦人
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※注意：如開會通知單須對外發文，請加簽 發文人員 與 歸檔人員
收發文流程 電子公文創簽、開會通知單流程： 承辦人 結案(歸檔) 會辦單位會簽 長官判行 陳核一級主管 承辦人創簽 陳核二級主管 (簽) 擲回 送發文登錄 (開會通知單) 文書組 歸檔人員 文書組 發文人員 發文作業 ※注意：如開會通知單須對外發文，請加簽 發文人員 與 歸檔人員
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行政單位： 承辦人→二級主管→行政一級主管 →秘書→主任秘書(決行)→校長(決行) 教學單位： 承辦人→系主任(所長)→行政一級主管
收發文流程 發文流程設定原則舉例(串簽流程) 行政單位： 承辦人→二級主管→行政一級主管 →秘書→主任秘書(決行)→校長(決行) 教學單位： 承辦人→系主任(所長)→行政一級主管
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收發文流程 來/發文簽核狀態選擇時機 來文 發文 單位 文書組 承辦人 主管 長官 狀態 分文 簽收 會簽 判核 承辦人結案 歸檔
1.電子來文 2.紙本來文(轉電子) 電子簽核 3.紙本來文(附件含實體) 電子含紙本 4.含密件之公文 發文 創文 創稿 1.發文無實體附件 2.發文有實體附件 3.密件發文 4.簽呈
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注意事項 注意事項 差異項目 常發生注意事項： 創簽及函稿請先填寫歸檔檔號(分類號)(彈視窗)、正本欄位須填寫才可簽辦
相關附件夾帶ODF或PDF等附件有檔案大小限制，系統會彈視窗警示，須正確才可簽辦 常發生注意事項： 創簽及函稿(承辦人員基本資料請配合填寫完整) 承辦人欲退文改分請勿勾選「公文簽收」，也勿加簽給文書組、收文人員、發文人員、歸檔人員 欲發電子文的函稿正本、副本欄位須依照關鍵字查詢可交換機關
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公文系統登入
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公文系統登入 桌面捷徑 請輸入 帳號/密碼登入系統 登入帳號
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公文系統登入 請至文書組網站點選「電子公文簽核系統(網頁版)」進入系統
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公文系統登入 公文系統設定需求說明
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公文系統登入 選擇兼職身分登入 不需記憶多組帳號、密碼
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公文系統登入 兼職身分切換
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公文製作
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公文製作 直接點選即可製作一份公文(函)或簽呈
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公文製作 創簽及函稿請先填寫歸檔檔號(分類號) 須填寫才可簽辦
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公文製作 公文段落自動排版， 格式全校統一 可個人設定標點符號及常用詞彙
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公文製作 發文函稿請務必填寫正本，方可簽辦
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公文製作 函稿(正本、副本)利用關鍵字查詢正確單位名稱。 以避免因為機關名稱錯誤，無法發送電子公文。
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公文製作 可夾帶電子形式附件 如：圖片、Word…等檔案 相關附件夾帶ODF或PDF等附件的檔案有大小限制，系統會彈視窗警示，須正確才可簽辦
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公文製作 紙本承辦可列印紙本公文
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公文製作 公文流程可使用預先設定好的流程
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公文製作 公文撰稿暫時存檔 公文製作不須一氣呵成，可分次撰寫
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公文製作 承辦公文流程追蹤 自己承辦的公文均可追蹤進度
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公文製作 可查詢經手會辦文處理情況 公文經手辦理查詢
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公文(預設)流程設定
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公文(預設)流程設定 預設流程設定畫面-1 可選擇各文別可用的預設流程
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公文(預設)流程設定 預設流程設定畫面-2 以關卡來顯示此公文簽核順序
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公文(預設)流程設定 於創文時使用「預設流程」
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公文(預設)流程設定 實際案例-1 於創文加流程時，會有下拉選單空白的狀況發生
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在 公文簽核→預設流程 中，可發現有「待處理」流程
公文(預設)流程設定 實際案例-2 在 公文簽核→預設流程 中，可發現有「待處理」流程
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公文(預設)流程設定 實際案例-3 在流程設定中，會顯示為何流程會是待處理 將流程重新設定後，流程狀態會顯示「正常」
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公文(預設)流程設定 實際案例-4 將預設流程中「待處理」的流程修改為「正常」狀態後，即可回到公文流程選擇所需的預設流程
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資料查詢功能
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資料查詢功能 複合式查詢條件，彈性高 可隨時調閱公文，速度快 ↑輸入查詢公文條件
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資料查詢功能 查出符合公文可複製再應用 避免週期性公文重複繕打 請點選複製 另存新檔成為一份新的公文
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資料查詢功能 複製過後的公文，系統會再重新取號 並且放在暫存可繼續編輯
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線上簽核作業
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線上簽核作業 尚未處理公文一目了然
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線上簽核作業 電子簽收公文 公文簽收 退文改分→退回改分 ※電子簽收注意事項： 公文在未點選「公文簽收」前皆可退文改分給總收發人員。
若公文無法退文改分，應向文書組通知，請勿傳送給其他總收發人員(文書組、收文人員、發文人員、歸檔人員)，避免發生公文超過時效問題。
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線上簽核作業 當確定外來文為本單位公文，可再至收件夾中勾選公文簽收。 此時公文會有”紅色勾勾”代表此文已簽收
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線上簽核作業 登記桌待分公文資訊顯示於首頁
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線上簽核作業 登記桌分文 選擇承辦單位、承辦人→傳送 退文/移文→退回總收發改分
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線上簽核作業 可在此輸入簽核意見 或(點此放大)，使用大框輸入意見。
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線上簽核作業 簽核意見(點此放大)，使用放大對話框輸入簽核意見。
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線上簽核作業 按下「公文簽核列印」，顯示公文內容與公文簽核流程表
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流程退文
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流程退文 可指定退文至曾經傳送過的任一關卡
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授權決行
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授權決行 長官授權決行 檢視公文簽核、內容、附件 簽核意見輸入意見內容 按下授權決行按鈕進行公文擲回原承辦人
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承辦人送發文作業
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承辦人送發文作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後 點選 ，將直接傳送給文書組進行發文作業
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承辦人送公佈欄
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承辦人送公佈欄 送公佈欄 選擇對象 1.各機關 2.機關全體→全校同仁皆可收到
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承辦人設定後會流程
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承辦人設定後會流程 後會流程中，必須加入自己的關卡 方能自行結案。
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承辦人「簽呈」結案作業
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承辦人「簽呈」結案作業 公文結案 (電子簽核&紙本) 系統自動帶入決行者名字
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個人設定功能介紹
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個人設定功能介紹 字集設定：設定常用詞彙、常用符號
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個人設定功能介紹 代理人設定：請依學校人事請假規定，並配合職務代理人設定
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個人設定功能介紹 基本資料(電話/傳真/郵件)請確實填妥以免外部機關無法透過公文聯絡資料找到承辦人。
1 2 基本資料(電話/傳真/郵件)請確實填妥以免外部機關無法透過公文聯絡資料找到承辦人。 若有需要公文到件通知功能，填妥電子郵件後，請啟動通知(限使用一組 )。
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Q&A
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謝謝各位長官 ～簡報完畢～
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