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蔡文賢 中央大學企管系教授 SAP Certified FI Consultant
第八章 週期性財務工作與 期末結帳工作 蔡文賢 中央大學企管系教授 SAP Certified FI Consultant
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壹、週期性財務工作 （Periodic Financial Activitives）
此工作包括： 自動付款及收款程序 監控分類帳、傳送適當的報表、催款帳戶以及收取利息 建立循環期間，即實際分錄 建立循環性的財務報表 結帳程序
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貳、自動付款及收款處理 1. 自動付款程序 2. 自動付款程序 最好採用自動轉帳方式收款，收款後將更新總分類帳與顧客明細帳。 何時支付
哪一張發票 何時支付 支付給誰 支付方法 從那裡支付 2. 自動付款程序 最好採用自動轉帳方式收款，收款後將更新總分類帳與顧客明細帳。
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參、對帳單(Correspondence)
在應收應付中，若有某一筆款項未付，則稱其為open item，若已支付，則為cleared item 1.發給顧客與供應商之對帳單內容包括： 帳戶往來清單與未結項目清單 通訊信函 餘額確認 文件選錄 2.發給顧客之對帳單內容還須有： 付款通知(Payment Notices) 付款單(Payment Form)
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肆、過帳期間(Posting Periods)
可以藉由修改過帳期間，來對已非本期但未對帳之帳目進行對帳。 過帳期間變數(Posting Period Variant) 用以指定各類帳戶之開啟與關閉的過帳期間，以及前一年尚可調帳的期間(如下圖所示) 數個公司碼可使用相同的過帳期間變數，以便同時一起控制。 不同公司有可能其性質不同，結帳期間或許不同，故提供過帳期間變數來幫助處理。
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過帳期間圖示
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伍、期間結帳(Period Closing)
1.會計期間之結帳工作包括以下三步驟（1） 管理性結帳(Managerial Closing) ) 結帳前工作 (Pre-Close Activity ) 財務性結帳 (Financial Closing) ) 結帳前工作(Pre-Close Activity ) 記錄應有之週期性分錄或應計分錄。 確認整體系統所有必要分錄均有記錄(如折舊、 材料評價、薪資等)。 確定所有外部程式均已執行。確認所有分錄有 被記錄、取得
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1.會計期間之結帳工作 包括以下三步驟（2） 管理性結帳（Managerial Closing）
會計期間之初步結帳。 整個組織之成本分攤。 內部報表之審視與分析。 重新開啟會計期間，以修正及調整會計資料。 財務性結帳 （Financial Closing ） 執行再調整程式以確保業務範圍與利潤中心之帳目平衡。 重新對資產負債表評價，以考慮外匯之波動。 調節FI與CO模組。 執行財務會計之比較分析(如明細帳與總帳之比較分析)。 產生供審視與分析之財務報告。 見下頁
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產生供審視與分析之財務報告 資產負債表/損益表： 可用不同的財務報表版本(Financial Statement Versions)來編製，以供內外不同之需要。 總分類帳資訊系統： 產生不同財務報表版本之報告。 鍵數字與財務比率分析。 特種分類帳報告： 依企業特定需要而產生報告。
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2. GR/IR 期末重新分類 (GR/IR Reclass)（1）
當貨品與發票之到達時間不同，使用的帳戶為 GR/IR(Goods Received/Invoice Received) 貨品先到，則借記存貨，貸記GR/IR；發票先到，則借記GR/IR，貸記應付帳款。 若貨品或發票於期末仍未收到，GR/IR仍有餘額，其期末重新分類方法如下： SD
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Goods Received Not Invoiced
2. GR/IR 期末重新分類 (GR/IR Reclass)（2） 貨到發票未到時所做的分錄 Inventory 5,000 GR/IR 5,000 期末GR/IR重新分錄(發票仍未到) Inventory 5,000 GR/IR 5,000 Goods Received Not Invoiced 5,000
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Goods Invoiced Not Received
2. GR/IR 期末重新分類 (GR/IR Reclass)（3） 發票到貨未到時所做的分錄 Acc. Payable 5,000 GR/IR 5,000 期末GR/IR重新分錄(貨仍未到) Acc. Payable 5,000 GR/IR 5,000 Goods Invoiced Not Received 5,000
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3.資產負債表之編製需要各模組之配合事項： MM 完成實體存貨物及物料評價 SD 所有已送出之貨品與發票應過帳
HR 將薪(工)資之資訊傳送到FI模組 FI-AA（資產會計） 將需要提列之折舊、應計之利息與 稅過帳 資產負債表帳戶餘額結轉至下一期與開帳 到年度末了時，要將本年度的餘額結轉至下年度中， 其中只有實帳戶會有餘額 如:資產、負債、業主權益
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4. 損益計算 使用者不需在年度末了時做手動過帳，因為在SAP R/3系統中有二項B/S項目會被自動算出： 本年度利潤（損失）
結轉至下一年度之利潤（損失）
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