第八章 人事薪資資料列印 學習重點 使用TODAY()函數建立日期 以參照功能建立轉帳明細表 自訂類別資料 以表單建立下拉式選單

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1 第八章 人事薪資資料列印 學習重點 使用TODAY()函數建立日期 以參照功能建立轉帳明細表 自訂類別資料 以表單建立下拉式選單
使用Word合併列印功能 使用保護活頁簿檔案，避免機密外洩

2 章節大綱 8-1 轉帳明細表建立 8-2 員工個人薪資明細表 8-3 列印人事薪資報表 8-4 運用Word合併列印功能
8-5 保護活頁簿檔案 備註：可依進度點選小節

3 8-1 轉帳明細表建立 使用TODAY()函數建立日期 3.執行插入此函數 2. 選此B3儲存格 1. 切換至此「轉帳明細表」工作表

4 8-1 轉帳明細表建立 日期格式設定 1 2 出現今天的日期！

5 8-1 轉帳明細表建立 參照員工姓名、帳號及薪資金額 1 2 選此A8儲存格並在此輸入「=」
2. 選此C4儲存格並按下「Enter」鍵，回到設定儲存格的工作表 1. 切換至此「計算」工作表

6 8-1 轉帳明細表建立 格式符號所代表的意義 符號 代表意義 #
顯示數值格式的有效位數。當資料內容小數點右方的位數多於#的位數，會將多餘的位數以四捨五入的方式捨去。但如果為小數點左方則會完全顯示 是另一種顯示數值格式有效位數的方法，與「#」的用法相同。但當資料內容位數不足時會有補零的動作 , 顯示千分位的分隔符號 下底線（_） 跳過下一個格式符號 ? 與「0」用法類似，為了將小數點對齊，不足位數將以空白補齊 * 重複此符號的下一個字元，直到填滿儲存格為止 "" 在儲存格中顯示雙引號中的文字 @ 將儲存格中的資料視為文字型態 [紅色] 設定此儲存格中的文字顏色 /、空格、$、+、- 直接顯示的符號

7 8-1 轉帳明細表建立 自訂類別資料 1 2 選取B8至B21儲存格

8 8-1 轉帳明細表建立 自訂類別資料 3 所有數值都以帳號類別顯示！

9 8-1 轉帳明細表建立 計算轉帳總金額 選此B5儲存格並在此輸入「= SUM(C8:C21)」後，按下「Enter」鍵，就會顯示出轉帳總金額了！

10 8-2 員工個人薪資明細表 以表單建立下拉式選單 1.按下拉鈕選取「不在功能區的命令」 2.按此鈕新增到快速存取工具列上

11 8-2 員工個人薪資明細表 控制項格式設定 1 2 在B5儲存格上按一下滑鼠右鍵並執行此指令

12 8-2 員工個人薪資明細表 控制項格式設定 3 2. 將滑鼠指標移向B5儲存格並按下滑鼠 在E1儲存格中顯示選取資料的索引值「3」 4
8-2 員工個人薪資明細表 控制項格式設定 3 2. 將滑鼠指標移向B5儲存格並按下滑鼠 在E1儲存格中顯示選取資料的索引值「3」 4 1. 任意點選一儲存格

13 8-2 員工個人薪資明細表 設定其他欄位格式 選取D5儲存格並在此輸入「=INDEX(計算!B4:R17,E1,2)」後，按下「Enter」鍵

14 8-2 員工個人薪資明細表 其它公式列表 儲存格位置 公式 B6 =INDEX(計算!B4:R17,E1,3) B7
8-2 員工個人薪資明細表 其它公式列表 儲存格位置 公式 B6 =INDEX(計算!B4:R17,E1,3) B7 =INDEX(計算!B4:R17,E1,4) B8 =INDEX(計算!B4:R17,E1,5) B9 =INDEX(計算!B4:R17,E1,6) D6 =INDEX(計算!B4:R17,E1,9) D7 =INDEX(計算!B4:R17,E1,10) D8 =INDEX(計算!B4:R17,E1,11) D9 =INDEX(計算!B4:R17,E1,7) B10 =B7+B8+B9-D9 D10 =SUM(D6:D8) B12 =B10-D10

15 8-3 列印人事薪資報表 基本列印程序 1 2 按此鈕進行版面設定 2. 按此「插入時間」工具鈕 3. 插入點移至此 1. 插入點移至此
4. 按此「插入頁碼」工具鈕

16 8-3 列印人事薪資報表 基本列印程序 3 在此為預覽頁首的設定！ 4

17 8-3 列印人事薪資報表 頁首的設定按鈕功能

18 8-4 運用Word合併列印功能 何謂「合併列印」？其實就是將兩種不同的資料合併起來一起列印。在Word中列印Excel的資料，就是合併列印。 為了區分Word和Excel的資料，我們將Word資料稱之為「文件」，將Excel資料稱之為「資料來源」。使用者可在Word中先製作好一份「文件」，而此「文件」的主要資料來源就是來自Excel，兩者在Word中進行合併再加以列印。

19 8-4 運用Word合併列印功能

20 8-4 運用Word合併列印功能 執行合併列印 在Word中建立好一個薪資明細表的文件檔案，我們將在此檔案中加入各個員工的薪資資料，最後合併列印出每位員工的薪資明細表。 1

21 8-4 運用Word合併列印功能 執行合併列印 2 點選「信件」項

22 8-4 運用Word合併列印功能 執行合併列印 4 3 選此項，使用現有的資料來源 選此項，即以目前開啟的文件來進行設定

23 8-4 運用Word合併列印功能 執行合併列印 5 6 在此顯示目前選擇的資料 可按此重新選擇資料來源 插入點移至此

24 8-4 運用Word合併列印功能 插入合併欄位 1 2 選擇此「員工編號」項 顯示出「《員工編號》」的功能變數

25 8-4 運用Word合併列印功能 預覽信件 每一個欄位都設定好了！

26 8-4 運用Word合併列印功能 執行合併列印 1 顯示出第一筆員工薪資資料 ！ 1.按此鈕可將此筆資料刪除 2.按此連結至完成合併

27 8-4 運用Word合併列印功能 執行合併列印 2 按此鈕檢視個別資料

28 8-5 保護活頁簿檔案 因為薪資資料對公司、對員工而言都是一個很重要的機密文件，所以為了防止別人隨意更改此活頁簿資料，必須將此活頁簿加上「密碼」，只能讓特定的人員進行查詢或修正。

29 8-5 保護活頁簿檔案 保護活頁簿設定 1

30 8-5 保護活頁簿檔案 保護活頁簿設定 2 3 按此工具下拉鈕並執行「一般選項」指令

31 8-5 保護活頁簿檔案 保護活頁簿設定 4

32 8-5 保護活頁簿檔案 設定好活頁簿的保護，就不怕此薪資檔案被別人修改或資料外流，不過使用者要記下所設定的「保護密碼」及「修改權密碼」，萬一忘記密碼還可查詢到密碼的設定。若使用者想要取消密碼設定，只要再執行一次「Office按鈕／另存新檔」指令，並在下拉「工具」選項並執行「一般選項」，將此對話視窗中的密碼刪除，再按下「確定」鈕，即可刪除密碼的設定。

33 本章結束 Q&A討論時間