第 2 章 建立第一份活頁簿 著作權所有 © 旗標出版股份有限公司.

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1 第 2 章 建立第一份活頁簿 著作權所有 © 旗標出版股份有限公司

2 本章提要 建立活頁簿檔案的流程 開新檔案與切換活頁簿視窗 工作表的插入與頁次標籤顏色設定 選取儲存格 輸入儲存格資料 資料的顯示方式
儲存與關閉檔案

3 建立活頁簿檔案的流程

4 開新檔案與切換活頁簿視窗 開新檔案 切換活頁簿視窗 關閉對應工作鈕功能

5 開新檔案 建立活頁簿檔案的第一步就是開新檔案, 取得一份空白的活頁簿。在開啟 Excel 後, 透過一般工具列上的開新檔案鈕 , 再開啟新的活頁簿來使用。 每開啟一份新的活頁簿檔案, Excel 會先以 Book1、Book2…的順序來命名：

6 開新檔案

7 切換活頁簿視窗 每開啟一份活頁簿檔案, 工作列就會出現一個對應的工作鈕, 我們只要按一下活頁簿檔案的工作鈕, 便能切換活頁簿視窗：
可列入產品開發清單

8 切換活頁簿視窗 若同時開啟多個視窗, XP 會自動將 "相同程式" 的工作鈕組合成一組, 我們只要按下該群組工作鈕, 再按下要切換的視窗名稱即可：

9 切換活頁簿視窗 除了使用工作鈕來切換活頁簿視窗之外, 您還可以利用視窗功能表來切換。請按下視窗功能表：

10 關閉對應工作鈕功能 若您不喜歡每開啟一份活頁簿就產生一個工作鈕, 還可將這個功能關閉掉：請執行 『工具 / 選項』命令, 並切換到檢視頁次, 在顯示區中取消勾選工作列中的視窗項目即可。

11 工作表的插入與 頁次標籤顏色設定 插入工作表 為工作表命名 設定頁次標籤顏色 刪除工作表

12 插入工作表

13 為工作表命名 假設我們要在 Book1 的 Sheet1 工作表中輸入各項商品的銷售統計數量, 那就將Sheet1 工作表重新命名為 "銷售數量" 吧！ 請您雙按 Sheet1 頁次標籤, 讓它呈現選取狀態： 輸入 “銷售數量” , 緊接著按下 鍵, 工作表就更名成功了。

14 設定頁次標籤顏色

15 設定頁次標籤顏色 "銷售數量" 工作表的頁次標籤有橘色的底線喔！那是因為 "銷售數量" 是目前的作用工作表, 若您選取其他的工作表, 就可以看到 "銷售數量" 工作表的頁次標籤正是我們所設定的橘色喔！

16 刪除工作表 假設我們要刪除 Book1 的 Sheet4 工作表, 請您在 Sheet4 工作表的頁次標籤上面按下滑鼠右鈕, 並選擇『刪除』命令 (或是先選取 Sheet4 工作表, 然後執行『編輯 /刪除工作表』命令)：

17 選取儲存格 選取單一儲存格 選取多個儲存格 選取多個範圍 選取整欄或整列 選取整張工作表

18 選取單一儲存格 將滑鼠指標指在欲選取儲存格的內部, 然後按一下左鈕, 即可選取該儲存格。

19 選取多個儲存格 若要一次選取多個相鄰的儲存格, 請將指標指在欲選取範圍的第一個儲存格內部(假設為 B2), 按住左鈕, 然後移動指標到欲選取範圍的最後一個儲存格 (假設為E4), 再放開左鈕即可：

20 選取多個範圍 如果想選取多個不相鄰的儲存格範圍, 如 B1：B5、A2：C3、E3：F5, 請先選取 B1：B5 範圍, 然後按住 鍵, 再接著選取第二個範圍 A2：C3、第三個範圍…, 等通通選好後再放開 鍵, 就可以同時選取多個儲存格範圍了：

21 選取整欄或整列 要選取整欄或整列的儲存格, 只要在欄編號或列編號上按一下即可：
在欄編號或列編號上拉曳滑鼠跨越數列, 便能同時選取數欄或數列；若搭配 鍵, 還可選取不相鄰的欄、列喔！

22 選取整張工作表 若是要選取整張工作表, 按下全選按鈕即可一次將所有的儲存格選取起來。

23 輸入儲存格資料 資料的種類 輸入資料的程序 輸入資料時的注意事項 將數字當成文字資料輸入 輸入多行資料 清除儲存格內容 數字資料 文字資料
輸入資料後的確認 輸入資料時的注意事項 將數字當成文字資料輸入 輸入多行資料 清除儲存格內容

24 資料的種類 可計算的數字資料 (包括日期、時間)： 不可計算的文字資料：
數字資料是由數字 0~9 及一些符號 (如小數點、+、-、$、%…) 所組成, 例如 15.36、-99、$350、75% 等都是數字資料。 日期與時間也是屬於數字資料, 只不過資料會含有少量的非數字字元, 例如：2001/6/10、8：30 PM。 不可計算的文字資料： 包括：中文字元、英文字元、文數字的組合 (如身份證號碼)。此外數字資料有時亦會被當成文字輸入, 如電話號碼、郵遞區號等。

25 輸入資料的程序 請在 B2 儲存格按一下, 選取 B2 做為存放輸入資料的儲存格：

26 輸入資料的程序 接著鍵入 "貨號"。在輸入資料時, 環境會有一些變化, 請看下圖的說明：

27 輸入資料的程序 確定輸入資料無誤後, 請按 鍵或資料編輯列的輸入鈕確認 , Excel 便會將資料存入 B2 儲存格並回到就緒模式：

28 輸入資料時的注意事項 輸入資料時若發現打錯字了, 可按 鍵消去插入點的前一個字元, 或按 鍵消去插入點的後一個字元, 再重新輸入。
輸入資料時若發現打錯字了, 可按 鍵消去插入點的前一個字元, 或按 鍵消去插入點的後一個字元, 再重新輸入。 在輸入模式下, 若資料尚未輸入完畢, 請勿按下 、 、 、 方向鍵, 否則會視為已輸入完成並移動作用儲存格, 回到就緒模式。

29 輸入資料後的確認 按下 鍵來確認, 此時作用儲存格會往下移一格。 按下 鍵來確認資料的輸入, 但作用儲存格會往右移一格。
按下 鍵來確認, 此時作用儲存格會往下移一格。 按下 鍵來確認資料的輸入, 但作用儲存格會往右移一格。 按下資料編輯列的輸入鈕 也可確認資料的輸入, 但作用儲存格會保持在原位。 利用 、 、 、 方向鍵來確認並移動作用儲存格。

30 輸入資料後的確認 輸入數字資料的方法也是一樣：先選取儲存格、鍵入資料、然後確認。
注意觀察上圖, 您有沒有發現, Excel 在顯示資料時, 預設會自動將文字資料 "靠左對齊", 而將數字資料 "靠右對齊" 喔！

31 將數字當成文字資料輸入 可在輸入的數字前面加上單引號 ( ' ) , 以便將數字轉成文字資料, 例如輸入 '100, 然後按下 鍵：

32 將數字當成文字資料輸入 同時, 您有沒有注意到 B2 儲存格左上角出現了一個綠色小點？那是因為 Excel 執行了錯誤檢查工作, 發現您在數字前面加上單引號, 因此提醒您是否真要將數字轉換成文字資料。這時只要選取 B2 儲存格, 並將滑鼠移到錯誤檢查選項鈕 上面, 然後按下下拉箭頭, 選擇下拉選單中的『忽略錯誤』命令即可。

33 將數字當成文字資料輸入 若是您不希望 Excel 啟動此項錯誤檢查功能, 可執行選單中的『錯誤檢查選項』命令, 開啟選項交談窗, 然後取消勾選數字儲存成文字選項即可。

34 輸入多行資料 在儲存格 A2 中, 輸入 “訂單”, 接著按下 鍵, 將插入點移到下一行： 插入點移到第 2 行了

35 輸入多行資料 繼續輸入 "資訊", 按 鍵, 該儲存格便有兩行文字了：

36 清除儲存格內容 如果要清除儲存格內的資料時, 請您先選取欲清除的儲存格, 然後按下 鍵即可。

37 資料的顯示方式 Excel 會自動判斷使用者輸入的資料型態, 來決定資料的預設顯示方式：如果輸入的是數字, 資料會靠儲存格右邊對齊；若是輸入文字, 資料則會靠左邊對齊。此外,當輸入的資料超過儲存格的寬度時, Excel 還會改變資料的顯示方式喔！ 數字資料超出儲存格寬度 文字資料超出儲存格寬度

38 數字資料超出儲存格寬度 假如數字資料超過儲存格寬度, Excel 會自動改用科學記號法來表示。
請您任選一個空白儲存格, 輸入 12 位數字 (如： ), 然後按下 鍵：

39 文字資料超出儲存格寬度 當文字資料超過儲存格的寬度時, 其顯示方式將由右邊相鄰的儲存格來決定：
若右鄰為空白儲存格, 則超出寬度的字元將跨越到右鄰儲存格顯示。 若右鄰不為空白儲存格, 則超出寬度的字元將不被顯示出來。

40 2-7 儲存與關閉檔案 第一次存檔 儲存成早期的活頁簿檔案版本格式 另存新檔 關閉檔案

41 第一次存檔 要儲存檔案請按下一般工具列的儲存檔案鈕 (或執行『檔案 / 儲存檔案』命令), 由於該活頁簿是第一次存檔, 所以會開啟另存新檔交談窗讓您設定檔案儲存的相關資訊： 當您修改了活頁簿的內容, 而再次按下儲存檔案鈕時, Excel 就會將修改後的活頁簿直接儲存, 而不會出現另存新檔交談窗。若您想要保留原來的檔案, 又要儲存新的修改內容, 則可改用另存新檔的方式。

42 第一次存檔

43 另存新檔交談窗中的位置列 我最近的文件：這個資料夾中有您最近曾經開啟過的資料夾和 Office 檔案捷徑。
桌面：若存放在此資料夾中, 那麼您可以在 Windows 桌面上看到所儲存的檔案。 我的文件：這是 Office 程式存放檔案文件的預設資料夾。 我的電腦：可以切換至硬碟中的任一個位置存放。 網路上的芳鄰：可以讓您存取網路芳鄰上的檔案。

44 儲存成早期的活頁簿檔案 版本格式 如果您的活頁簿檔案會被拿到 Excel 97, 或更早期的版本中編輯的話, 可以在存檔時選擇較早期的版本格式 (如 Microsoft Excel 5.0/95 活頁簿), 不過存檔後有些 Excel 2003 才支援的功能或效果可能會遺失掉。 另外, 您也可以選擇 Excel 97-Excel 2003 & 5.0/95 活頁簿檔案類型, 它會同時儲存兩種格式的資料設定, 不過相形之下, 這種格式的活頁簿檔案體積也會比較龐大。

45 另存新檔 另存新檔可讓您將已存檔的活頁簿, 再設定另一個檔名來儲存, 或儲存到另一個位置。請執行『檔案 / 另存新檔』命令, 即會再次開啟另存新檔交談窗, 讓您設定新的存檔資訊。

46 關閉檔案 若檔案已處理完畢, 您可按下活頁簿視窗的關閉視窗鈕 (或執行『檔案 / 關閉檔案』命令) 來關閉該活頁簿檔案：