电子档案整理 中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》 2002年发布的国家标准—GB/T 19894—2002

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1 电子档案整理 中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》 2002年发布的国家标准—GB/T 19894—2002
朝阳区《电子文件与电子档案管理办法》

2 （一）电子文件与电子档案的定义 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。 电子档案是指经过鉴定具有保存价值的归档电子文件。

3 （二）电子文件的种类 （按电子文件的信息存在形式分类）
1、文本文件（text），也可以称为字（表）处理文件。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 2、数据文件（date）也可称为数据库电子文件。比如：各类人员情况数据库、政策法规数据库、普查记录数据库等。

4 3、图形文件（graphic） 是指根据一定算法绘制的图表、曲线图等用图标表示的图形等等，计算机辅助设计。 4、图像文件(IMAGE) 是指用数字设备采集或制作的画面，如：用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 5、影像文件(VIDEO) 是指用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。如数字影视片、动画片等。

5 6、声音文件（AUDEO） 用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。数码录音机 7、命令文件，也称计算机程序。

6 （三）电子文件的归档 1、归档时间：逻辑归档实时进行，电子文件形成后即刻归档。物理归档应按照纸制文件的规定定期完成。
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程（文件形成部门将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，档案部门能够通过网络直接查阅电子文件）。 物理归档是指把电子文件脱机保存在载体上。

7 2、归档范围： 参照国家关于纸制文件材料归档的有关规定执行。 电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据。

8 包括：文书档案、会计档案、基建档案、照片档案、声像档案等等。
文本文件： 数据文件：人事统计报表上报盘、会计报表上报盘、绿化、园林、统计等上报数据。 图像文件：用扫描仪扫描的图像，用数码相机拍摄的照片等。 影像文件：数字影视片（VCD），录像带通过编辑捕获设备转成数码记录。 声音文件：数码录音机形成的卡直接存入计算机，录音带通过编辑捕获设备转成数码记录。 命令文件或程序文件：专业软件（人事软件、统计软件等）OA 软件、网页等等。

9 3、归档要求 电子文件的真实性、有效性和完整性。 真实性：归档的电子文件应是最后定稿。 有效性：归档的电子文件是可读的或者是能被利用的。
完整性：相关电子文件的支持软件和管理数据的收集归档。

10 （四）电子档案的整理 1、归档电子文件脱机保存在载体上（光盘）； 2、制作光盘标签、光盘脊背及光盘版面； 3、填写电子档案目录。

11 光盘标签式样： A T 光盘编号 2010-1 套别 内容： 电子文件类别代码 制作日期 20050701 光盘规格 CD－R 650MB
文件格式 WORD97

12 光盘脊背式样： 全宗号 年 度 盘号

13 标签内容： （1）光盘编号：全宗号－目录号－盘号 （2）套别：一式两套，一套封存保管，一套提供利用。 A－查阅利用 B－封存保管
（3）内容：此份光盘保存的内容 如：三里屯街道第一次全国经济普查工作活动照片

14 （4）类别 （5）制作日期：20040810 （6）规格：如：CD—R，650MB CD—DA 数字音频光盘 VCD 视频光盘
A—声音文件 V—影像文件 G—图形文件 I—图像文件 D—数据文件 M—多媒体文件 T—文本文件 P—计算机程序 （5）制作日期： （6）规格：如：CD—R，650MB CD—DA 数字音频光盘 VCD 视频光盘

15 （7）文件格式：标识光盘内各种文件格式的全称。如：word97 tifGroup4等。
资源管理器→工具→文件夹选项→查看→隐藏已知文件类型的扩展名 .DOC word97 .xls Excel 2003 数码照片.JPG VCD .DAT DVD .VOB

16 4、填写电子档案目录： 光盘编号 内容 套别 类别代码 制作日期 光盘规格 文件格式 备注 A T 102－14－2 20050701
CD－R 650MB WORD97

17 （五）电子档案的保存（脱机保存） 一式两套：一套封存保管（B），一套提供利用（A）。
存储的载体：按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存。 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次机读检验，发现问题及时采取恢复措施。