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有沒有發現? 你有一半的時間都浪費在…… 開會?! 摘錄自天下雜誌11/01封面故事.

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1 有沒有發現? 你有一半的時間都浪費在…… 開會?! 摘錄自天下雜誌11/01封面故事

2 盤點你的會議成本 算算看,你一週內總共: 開了幾個會? 為會議花掉多少時間? 因為開會達成幾項共識? 因為開會完成幾個結論?
因為開會加了多久的班? 因為開會失去多少關鍵時刻? 因為開會Delay多少工作?

3 為什麼要開會?

4 開會讓你… 但開會也讓你… 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作,公平合理 工作時間被分割 人多口雜,討論耗時
晚上加班 特殊問題還是個別溝通 沒有產能 別人發言比自己開口多 Delay重要工作或客戶

5 開會有什麼意義? 一家公司的開會效率與執行    決定了企業的競爭力

6 每個人都在開會, 但如何才能開好會?

7 為什麼有這麼多會要開? 現代企業隨時編織、任務導向,因此會議愈來愈重要 但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間
台灣人工作時數全世界最長,開好會對台灣企業更顯重要 ◎Net Meeting調查結果:美國上班族 每週平均參加十個會議 約占每週工作時間一到一天半 經理人每週有一半以上時間在開會 57%的上班族開會前心情緊張 上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的

8 靠開會也可以賺錢 日產汽車靠著有效的會議革命,省下了六十億日圓成本, 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以,有效開會,穩賺不賠!
精準計算會議成本: 會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本:會議效益

9 現在最Hot 的開會方式 產品週期愈來愈短,開會需求也愈來愈隨機~~ 主流一:行動會議 只要有需要,到處都可以開會 New!
辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求 主流二:虛擬會議 利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊,打破會議的時空限制 New! New!

10 現在最In的動腦會議守則 『因為沒有人像每一個人一樣聰明』,所以: 一、不要想過頭 二、腦袋大接力 三、給自己海闊天空的發想
四、保持動腦不斷電 ※貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則

11 別人怎麼開會?

12 IBM怎麼開會? 實例:IBM 網上預約會議室 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久 效率 正式會議 會議時間延長,會出現警示音提醒 效率
 在全球化的競爭下,一家公司會不會開會, 決定了公司的競爭優勢 效率 效率 效率

13 CEO怎麼開會? So-net ˙李岳奇: 關鍵在最後十分鐘 會議法寶:筆記型電腦
會議要訣:會議結束最後十分鐘,紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目,並一結束同步發送給與會者。 鴻海精密˙郭台銘: 會議條列,會後貫徹執行 會議法寶:白報紙+海報架 會議要訣:一條一條寫下再明確 不過,更不會有模糊的爭議空間。

14 CEO怎麼開會? 聯強國際總裁˙杜書伍: 利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議 中國商銀總經理˙蔡友才:
不預設立場鼓勵發言,會議結束前總結並決議 奧美廣告前董事長˙莊淑芬: 大人吃糖閉嘴,避免扼殺創意 智邦科技副總經理˙林子超: 圓形會議室,鼓勵「沒大沒小」 麥肯錫副董事˙林紹婷 每一位員工都有表達不同意見的義務

15 運籌廣告怎麼開會? 『問一個好問題,勝過想好的答案』~運籌廣告副董葉明桂 會議前置: 會議開始: 會議結束 測試簡報系統運作
報告背景 (Briefing) 動腦時間 (40分鐘是腦力激盪的上限) 中場休息 (整理並挑出幾個值得討論的idea) 最後討論,去蕪存菁 會議結束

16 寶僑家品怎麼開會? 「議後速決,決後速行」~P&G 事前議程規劃清楚 利用資訊系統開跨國會議 會議主持人開宗明義說明結論與議程
把事情說清楚,Alliance! 申請一個專案網路空間,將資料歸檔 開設「會議」檔,決議內容、執行人、執行日清清楚楚 事後紀錄明白,會議記錄成為行動方案

17 日本人怎麼開會?

18 日本大肆展開會議革命 會議目的:節省成本、加快決策速度、更有創意 會議革命: 1. 廢除不必要的會議 2. 排除不需與會的主管
3. 強調準時開始、結束 4. 重視開會結論 5. 提高會議生產力,強化企業競爭力

19 開會要有實際效果 豐田汽車辦公室標題: 只開有實際效果的會議 準時開始,最好一小時內結束 重點在實際行動

20 日產營收大躍進 強調「Value First 」+「Value Up」的跨部門會議 不請決策者參加,以免影響討論方向
時間以「分」為單位清楚劃分 會議有「保密協定」,不分職位高低暢所欲言 讓員工接受「會議召集人」的專業訓練 會議召集人保持立場中立,全力協助會議順利進行 「日產亮麗的成績背後,是成功的會議」~日經商業週刊指出

21 日本企業開會訣竅 Watamt Feed Service:速會、速決、速做 花王企業:開放空間開會 有機動性、資訊快速共享、即時決策
21眼鏡聯鎖店:不開會代替開會 以電子會議節省會議時間 日本甲骨文:雙色會議室,兩種使命感 紅色房間通知加級、升官;青色房間作為討論與訓話場所 葛利佛國際:透明會議室,效率無障礙 透明會議室就是落實公開精神,無形中也提升會議效率

22 你該怎麼開會?

23 開會前 6 項準備

24 開會前 6 項準備 開會前的重要步驟有哪些? 1. 先決定會議希望達成的結果 2. 想想會議是否有必要召開 3. 邀請適當的人出席
4. 準備背景資料 5. 設定會議綱領及時間表 6. 預先設想可能的衝突

25 開會中 3 大陷阱

26 開會中 3 大陷阱 開會時要克服哪些狀況? 1.一進會場士氣散漫,沒有參與感 2. 偏離主題 3. 點子乾枯,鴉雀無聲

27 開會後 3 項追蹤

28 開會後 3 項追蹤 開會結束時要回顧哪些重點? 1. 行動項目 2. 決議 3. 開放議題

29 日本人鑽研開會的戰略 教你怎麼開會開出競爭力

30 參考一:會議規則 仔細傾 聽 他人發言 主動 思考 問題在哪裡 為他人打氣並 提案 貢獻如何『打勝仗』的 智慧 互相 諮詢討論 根據 事實
仔細傾 聽 他人發言 主動 思考 問題在哪裡 為他人打氣並 提案 貢獻如何『打勝仗』的 智慧 互相 諮詢討論 根據 事實 先做 做 看

31 參考二:改革會議重點 改革會議三大重點 緊張感:沒有緊張感就不是會議 溝通:拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論 決定未來發展的『創造性』

32 參考三:改革會議項目 3思考:從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎:參與態度、結構化、本質化 3工具:邏輯樹、矩陣排列、過程分析
領導作風 掌握會議重要決策的關鍵時刻 藉思考法、基礎技術、工具等活化組織,提升思考性會議 3思考:從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎:參與態度、結構化、本質化 3工具:邏輯樹、矩陣排列、過程分析 磨練報告技巧,強化會議活力  3技巧:存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧 從『空間』和『工具』思考未來的會議

33 只要改革會議,企業就能變革 只要開好會議,個人就有競爭力 你 準備好怎麼開待會兒的會了嗎?


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