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習作公文常犯的錯誤 大仁科技大學 課程:文書實務與應用 教師:黃湃翔老師
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一、發文機關方面 未使用機關全銜: 如「國立○○大學」寫成「○○大學」,或「○○縣政府教育局」寫成「○○縣教育局」。
如「國立○○大學」寫成「○○大學」,或「○○縣政府教育局」寫成「○○縣教育局」。 字體未使用較「內容」大者: 一件公文,除署名字體較大外,次大者應為發文機關及文別,再次為受文者及主旨、說明、辦法等項及其內容。
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發文機關方面 由二級單位發文:ㄨ 一般發文,多由本機關發文,如有可由一級單位發文者,即由該一級單位發文,如大學院校之系所(系所亦應用全銜),然如由二級單位如教務處之出版組或縣市政府的教育局學管課發文,均不適當。
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二、文別 文別緊接發文機關,未空一格或空太多均為瑕疵。唯有民間團體於發文機關下加蓋印章,然後寫文別,則為可接受者。
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三、機關地址及傳真部分 未填寫機關地址之郵遞區號,則回覆公文時,需查詢郵遞區號或因而不寫郵遞區號,均會影響投遞效率,故寫出為宜。
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四、受文者部份 未寫全銜: 亦如前文「發文機關」一項所述,寫簡稱或任意加「私立」二字。正式行文不宜於受文者處填「如行文單位」。
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受文者部份 公佈法律、任免官員的令及公告、通告的公文寫「受文者」均為錯誤:
因為「令」的格式不需如此,而公告、通告均為公告周知,無特定受文對象,故不必寫「受文者」。
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五、管理資料部份 發文日期: 應寫明「中華民國○年○月○日」,如只寫「民國○年○月○日」或「○年○月○日」則不甚適當,寫西元紀年(如二○○五年○月○日)則錯誤。
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管理資料部份 發文字號: 此項均由文書單位依慣例書寫 速別:
此項均由文書單位依慣例書寫 速別: 係指希望受文機關辦理的速度,可依需要填「最速件」或「速件」,普通件不必填寫,但填寫「普通」或「普通件」不算錯。
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管理資料部份 密等及解密條件或保密期限: 密等現分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」三等。解密條件或保密期限均針對以上三者而言,不須保密者則留白,不須填寫,如填寫則為錯誤。
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管理資料部份 附件: 可寫「○○實施計劃乙份」、「隨文」、「如文」、「如主旨」、「如說明」、「附件另寄」、「附件由專人送達」等,惟所寫必須與實際相符。如無附件則不可寫以上文字。
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六、主旨部份 文字太長 ㄨ 因主旨在說明行文之目的與期望,應讓受文者一目了然,故需力求精要,以不超過六十字為原則。
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主旨部份 敘述時未依條理敘寫 ㄨ 公文主旨之敘寫,應先寫目的,再寫期望,如「為本校……之需,擬……,請惠予同意。」
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期望語遺漏或重複或錯誤 1.遺漏:如「為杜絕流弊,節省 公帑,各項營繕工程,應依法 公開招標,並不得變更設計及 追加預算。」其下遺漏「請轉
1.遺漏:如「為杜絕流弊,節省 公帑,各項營繕工程,應依法 公開招標,並不得變更設計及 追加預算。」其下遺漏「請轉 知所屬機關學校照辦」或「悉 知照」。
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2.重複:如「本校將於○月○日 舉辦……研討會,請貴單位派 員協助指導,請 查照,並惠 予公假。」或申請撥款,請 「請 查照,請 核撥。」均 嫌重覆。
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3.錯誤:如上行文寫成「請 查 照」,平行文寫成「請 鑒 核」,又:下行文通常有一 「希」字,用於上行,平行則 不妥。
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主旨部份 附送語選用錯誤 如陳上級文件資料應寫「檢陳」,如寫「檢送」或「檢呈」則不妥,而平行文則宜用「檢送」。
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主旨部份 有期限者未敘於主旨中 如「本校將舉辦……研討會,請鼓勵教師參與研習。」在「說明」項目中才說明舉辦日期及截稿期限,均不妥當。
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主旨部份 主旨敘寫錯誤 如行文目的在歡迎受文者鼓勵所屬參加活動,而主旨卻寫成「檢陳……實施計畫」以致行文目的不明顯,則不妥。實施計畫應列為附件,於說明的最後一項敘及。
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主旨部份 以第三人稱稱自己之機關學校 此錯誤不僅見於本文中,於「副本」中亦常見,如「教育部」不稱「本部」而稱教育部。
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主旨部份 復文時以來文機關之發文日期及發文字號為主旨
如主旨寫「復 貴所民國○年○月○日字第……號函,請 查照。」如此寫不妥,應寫出行文之目的,而來函之發函日期應列為說明第一項,乃發函的依據。
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公文發給不同層級者用詞錯誤 陳送 1.上行文:檢 九十四學年度會 議紀錄,請 。 查照
1.上行文:檢 九十四學年度會 議紀錄,請 。 其中「鑒核」對應「檢陳」,「查照」對應「檢送」,不可互換。 查照 鑒核
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2.下行文:如教育部發文給各大 學院校及台北市、高雄市教育 局、各縣市政府請推薦師鐸獎 教師,其期望語為「請 惠予 周知貴轄學校 貴校教師」, 「貴轄教師」與「貴校教師」 兩者亦應互換。
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七、說明部分 形式上 如說明不分項,應緊接冒號書寫,然習作者有換行並冠以「一」的編號或分項不寫一、二、三而寫1.、2.、3.。
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依據之敘寫不夠精確:如: 1.應寫「依據」二字而未寫,或 完全疏忽「依據」一項。 2.正本之收受者為依據之發文機 關,未改稱謂語而仍用其全銜, 如大學院校發文稱教育部為「鈞 部」,而依據仍用「教育部」, 或稱謂錯誤稱「貴部」。
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3.年月日及字號、文別書寫錯 誤,如年月日用西元紀年寫, 字號書寫不齊全,文別則或有 將「書函」寫成「函」者。 4.如依據會議紀錄,則應寫明會議 的年月日、名稱及案次,否則為 疏漏,資料不完全。
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5.依據自己機關、學校的前案引 述語錯誤者,如上行文用「諒 達」、「計達」,平行文與下 行文用「諒蒙鈞察」或援他機 關來文方式寫「依據本校○年 ○月○日字第○○○號函辦 理」。
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6.依據引用錯誤:如以機關首長 名義發通知,依據卻改為一級 單位之通知,如「人事室○月 ○日通知」。
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疏忽或重複附件之說明: 附件項中載有附件者,應於「說明」段最後一項敘明,如有兩件以上,則於敘項中分別說明「如附件一」「如附件二」等,如未於「說明」段中敘寫,或雖寫而不相符,則均為錯誤。然如以檢送文件為主要目的者,因附件名稱已在主旨段陳述,「說明」段中不必重複,否則為多餘。
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預判受文者須與承辦單位聯絡時,未列出聯絡人及電話等資料,造成連繫之麻煩。
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附件之運用不夠靈活: 附件可使公文的內容趨於簡單,如為表格,更可省卻敘述之繁複,應靈活運用。然運用附件,常見未列標題及名稱如「附件一○○○○表」字樣,或雖有名稱而與公文所提附件名稱不一致者,均為錯誤。
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八、辦法部分 段名不甚適當: 如上行文對上級機關有具體之建議、請求時,宜改為「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」等,不宜用「辦法」為段名。
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辦法部分 所提辦法太多、太複雜,以致公文太長。最好將之列為附件,如此可更為周延。
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辦法部分 有辦理期限而未顧及時間是否恰當:
應顧及發文、收文及雙方文書處理所需之時間,以及郵遞時間,蒐集資料時間及是否有連續假日等。雖然事情緊急,可先傳真,在補寄公文,然此緊急處理之情形,終非常態,應避免為宜。
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所列辦法含糊籠統: 如欲參觀某機關,僅寫參觀日期,未寫明起迄時間,或前往參觀人數,或擬參觀項目,則受文者將不知如何準備接待,如需再以電話聯絡,則非完善的公文。
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九、正、副本填寫常見錯誤 未寫全銜: 如發文者與受文者之錯誤 正副本收受者之位階與發文者不對等:
如發文者與受文者之錯誤 正副本收受者之位階與發文者不對等: 如由學校發文,正副本受文者卻是另校的一級單位(如教務處),甚至是二級單位(如教學組);
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正、副本填寫 所發正本單位非權責單位: 如校際比賽通常由學務處辦理,如此類公文發給教務處則不適當。
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發正本或副本給自己: 有習作者不甚瞭解,常將發文者亦列於正本或副本收受者名單中,此為顯然之錯誤,現在「函」的使用範圍甚廣,機關發函給員工或副本給機關內部單位或人員的情形甚為普遍,然發函給自己(名稱與發出機關全同)則不對。
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正、副本填寫 不同層級機關合併敘述 ㄨ 如台北縣、市、桃園縣、市、因台北市是直轄市,台北縣與桃園縣同級,為省轄市,而桃園市則為縣轄市。不同階級機關不可並列。
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正、副本填寫 公共事務發文給機關首長 ㄨ 如發文給學校校長。凡屬於機關的公共事務,應發文給機關才對,發給機關首長是錯誤的。
如發文給學校校長。凡屬於機關的公共事務,應發文給機關才對,發給機關首長是錯誤的。 人事命令與獎懲令,正副本收文者混淆: 如獎懲令正本給予個人而副本給與所屬之單位,此不妥當,應相反才對。
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正、副本填寫 復文時,以來文機關的業務管理單位為對象 ㄨ
復文時,以來文機關的業務管理單位為對象 ㄨ 如來文為教育部,復文改為教育部顧問室。然如來文明確表示逕行行文其業務管理單位即可,否則即不妥當。
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副本收受者列入上級機關 ㄨ 上級機關應另行發文,以示尊重,不宜逕予副本。 填寫副本時先寫自己之單位,再寫其他的機關或單位,此違反「以客為尊」的寫作原則,應先寫其他的機關才對。 ㄨ
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正、副本填寫 忽略寫正本、副本,或雖寫正本、副本之標題,實際亦應寫,卻空白而未填寫
自己單位應發附件留存者,忽略而未寫在副本項下,或寫法錯誤,如不寫本校某某系而寫某某大學某某系。
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十、署名與蓋章常見錯誤 習作者常忽略署名一項,以致未見任何署名。 蓋用印信錯誤:
如上行文蓋簽名章而非職章,書函仍蓋機關首長簽名章者,均屬錯誤,應分辨清楚才好。 撰稿時,機關首長署名處應寫其姓而後加○○代表名字,然有劃××者,則為顯然的錯誤。
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十一、其他常見錯誤 字體大小無別: 依規定發文字號、文別、受文者、本文均應採較大字體,以求醒目,署名則通常為簽名章,字體更大,而機關地址、傳真及管理資料及正副本字跡均應較小。
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公文內容的項目不齊全: 如漏列速別,或未列出機關地址及傳真,或缺正本、副本欄,或少署名等。 為使管理資料與本文及正本副本之冒號平齊,以致各字的間隔距離不同,此為錯誤。 兩個字與四個字、六個字下均緊接冒號,不必一樣高低。
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