檔案管理局 電子公文檔案管理系統 版更增修功能說明(V2.1.30~V2.1.52) 講　師：林慧華（ Lin )991111.

Presentation on theme: "檔案管理局 電子公文檔案管理系統 版更增修功能說明(V2.1.30~V2.1.52) 講　師：林慧華（ Lin )991111."— Presentation transcript:

1 檔案管理局 電子公文檔案管理系統 版更增修功能說明(V2.1.30~V2.1.52) 講　師：林慧華（ Lin )991111

2 增修功能項目說明 ㄧ、檔管日常 二、檔管年度 三、總收總發作業 四、研考作業 五、承辦人作業 六、其他 （一）公文製作 （三）線上簽核套件
（一）公文製作 （三）線上簽核套件 （二）訊息入口 ( 四 ) 各應用程式 六、其他

3 一、檔管日常 1.為配合機關檔案點收作業要點修正，修改歸 檔清單之格式。 於ODR250歸檔清單列印作業，勾選「依檔管局建議的報表格式輸出。

4 檔管局建議的報表格式輸出產生的歸檔清單 可參考版更說明會手冊第1項，圖(一)

5 一、檔管日常 2. AKR330C1掃描批號提示子視窗新增「公文文號」搜尋條件。
(1)於AKM330自動編卷作業的掃描批號查詢按鈕，開啟AKR330C1掃描批號提示子視窗 可參考版更說明會手冊第2項，圖(二)

6 (2) AKR330C1掃描批號提示子視窗新增「公文文號」搜尋條件。
可參考版更說明會手冊第2項，圖(二)

7 4. EAT401清理範圍調整作業，輸入檔號範圍查詢到的明細欄位名稱與顯示內容不符。
二、檔管年度 4. EAT401清理範圍調整作業，輸入檔號範圍查詢到的明細欄位名稱與顯示內容不符。 (1)數量總計區之「紙本案件數」：顯示的數量 是線上簽核+紙本簽核的數量，而非紙本總件數。 (2)下方各卷明細區之「紙本案件數」欄位：在此欄位顯示的數量包含紙本卷及線上簽核公文卷的數量。 可參考版更說明會手冊第4項，圖(三)

8 EAT401已分別修正「紙本案件數」為「案卷數」及「總件數」

9 二、檔管年度 5. 依據檔案管理銷毀實務作業發生之問題改進，提供檔管單位送承辦單位審查及回收銷毀檔案目錄之便利性
可參考版更說明會手冊第5項，圖(四)

10 (1) EAR501檔案銷毀目錄列印作業，於報表格式中取消勾選「依檔管局建議的報表格式輸出」

11 (2)非檔管局建議格式的「檔案銷毀目錄清單」
增加「銷毀批號」及「承辦人」資訊

12 二、檔管年度 8. 使用EAR414檔案清查結果報告書列印作業，於「清查時間」輸入清查的迄日期後，提供 儲存該欄位並可於再次開啟該批號時顯示出來的功能 。 可參考版更說明會手冊第8項，圖(五)

13 (1)於EAR414檔案清查結果報告書列印作業，輸入清理批號後，開啟該批號

14 (2)於EAR414輸入清理批號後，開啟該批號，帶出出此清理批號的清查時間之起、迄日期、清查範圍、清查範圍－檔號部分、清查數量

15

16 二、檔管年度 10. 檔管年度作業新增需求： (1)於EAT502提供史政機關登錄作業，註記 移給史政機關之公文，仍需保留於銷毀批
內及銷毀目錄中。 (2)轉出銷毀目錄應包含檔管人員輸入之註記 資料。 可參考版更說明會手冊第10項，圖(六)

17 (1) 使用EAT502提供史政機關登錄作業將其中一筆公文註記為提供史政機關

18 (2) 使用EAR501檔案銷毀目錄列印作業，預覽列檔案銷毀目，已註記提供史政機關之公文資料仍出現於目錄上

19 二、檔管年度 11. EAT400檔案清理範圍設定作業及EAT401清理範圍調整作業，增加銷毀單位之「卷」選項，使銷毀計畫之清理範圍可以「卷」為制定範圍。 可參考版更說明會手冊第11項，圖(七)

20

21 三、總收作業 12. ODT130收文登錄作業，收文日期、來文日期、上級收文日期欄位，增加小日曆功能供選擇日期
可參考版更說明會手冊第12項，圖(八)

22 三、總收作業

23 三、總收作業 13. ODT130收文登錄作業，增加調整速別、公文性質、業務類別的警示視窗功能 可參考版更說明會手冊第13項，圖(九)

24 三、總收作業 (1) 展期中公文：跳出提示訊息「此份公文正在申請展期中，是否調整[速別]？」

25 三、總收作業 (2) 已展期公文：跳出提示訊息「此份公文已展期，是否調整[業務類別]？」

26 三、總收作業 14. ODT130收文登錄作業，改善手動輸入來文者的效率及正確性的功能。於來文者欄位登打機關名稱的關鍵字時，自動帶出機關名稱候選清單，供使用者選取。 操作方式如同公文製作輸入受文者名稱帶出的詞庫功能。 可參考版更說明會手冊第14項，圖(十)

27 三、總收作業 (1) 修改ODT130收文登錄作業，來文機關欄位及來文字號欄位可自動帶出機關名稱及來文字號候選清單

28 三、總收作業 (2) ODM100來文機關預設資訊維護作業，可設定來文機關多組常用來文字

29 來文字號欄位可依ODM100設定帶出來文機關的來文字號候選清單

30 三、總收作業 15. ODR130收文清單列印作業增加排序方式選項(公文文號、收文日期、來文日期)，報表增加顯示總件數。
可參考版更說明會手冊第15項，圖(十一)

31 三、總收作業 ODR130收文清單列印作業，新增排序方式下拉選單

32 三、總收作業 16. 配合新版文書及檔案理管理電腦化作業規範(99年修訂版)時間之記錄及顯示格式，調整為年月日時分(包含時間，如 )，調整會簽人員於ODC010的流程設定，結案時間可由承辦人輸入 可參考版更說明會手冊第16項，圖(十二)

33 三、總收作業

34 三、總收作業

35 三、總收作業 17.修改ODT134待登錄電子文查詢作業，新增「最適角色自動切換」功能。 可參考版更說明會手冊第17項，圖(十三)

36 三、總發作業 18.改進發文作業多稿時匯出DI的功能(承辦人於公文製作有設定分繕轉出)
(1)於ODT351發文登錄作業，開啟公文點選電子檔轉出，可匯出多份DI(受文者有勾選才會轉出)。 可參考版更說明會手冊第18項，圖(十四)

37

38 三、總收發作業 (2) ODT352發文登錄批次作業，勾選該份公文，點選電子檔轉出，可匯出多份DI。

39

40 三、總收發作業 20.代擬不代判公文依系統參數判斷可否執行電子檔轉出
(1) ODT351發文登錄作業及ODT352發文登錄批次作業，會依據ODM350發文代字維護作業中的設定，檢核發文字是否為上級發文字(代擬相關有符合)。 可參考版更說明會手冊第20項，圖(十五)

41

42 三、總收發作業 (2)系統參數OD_PROXY_CAN_TRAN設定值為Y時，於ODT351發文登錄作業，開啟代擬代判公文可執行電子檔轉出。
可參考版更說明會手冊第13項，圖(九)

43 三、總收發作業 於ODT351發文登錄作業，開啟代擬代判公文可執行電子檔轉出

44 三、總收發作業 於ODT352發文登錄批次作業，開啟代擬代判公文可執行電子檔轉出

45 三、總收發作業 (3)參數設定值為N時 於ODT351發文登錄作業，開啟代擬代判公文不會執行電子檔轉出(僅可執行電子郵件寄送，並不會將電子檔轉出)

46

47

48 三、總收發作業 (4)於ODT352發文登錄批次作業，開啟代擬代判公文不會執行電子檔轉出，執行「電子檔轉出」跳出訊息說明無法轉出電子檔。。

49

50 三、總收發作業 21.修改ODT351發文登錄作業，增加「預覽發文清單」及「列印發文清單」功能。 可參考版更說明會手冊第21項，圖(十六)

51

52 三、總收發作業 受文者清單

53 三、總收發作業 22.配合法規需求修改ODT351發文登錄作業、ODT352發文登錄批次作業及公文製作附件子視窗附件大小限制，依環境變數設定判斷。 可參考版更說明會手冊第22項，圖(十七)

54 三、總收發作業 (1)環境變數WE_DLG_ATTACH_FILE_SIZE設定為2048。
(2)附件設定子視窗設定公文附件，增加「附件總大小」顯示。

55 三、總收發作業 (3)於ODT351發文登錄作業開啟該份公文，並執行電子檔轉出，以環境變數設定的附件大小限制，並出現提醒訊息。

56 三、總收發作業 (4)於ODT352發文登錄批次作業開啟該份公文，並執行電子檔轉出，以環境變數設定的附件大小限制，並出現提醒訊息。

57 四、研考作業 23.修改ODP410逾期公文稽催作業，總收未傳送公文應稽催總收人員。 可參考版更說明會手冊第23項，圖(十八)

58

59

60

61 四、研考作業 24.提供系統可設定逾期公文不能申請展期
使用系統參數[OD_ODT220_CHECK_DOCLATE]來判斷，ODT220展期申請作業，已逾期公文是否可提出申請。 設定為N時，系統出現警示訊息：「公文XXXXX已逾期，不可申請展期」，無法申請展期 可參考版更說明會手冊第24項，圖(十九)

62

63

64 四、研考作業 25.修改EDR489 線上簽核公文件數報表統計列印作業，績效指標計算。 可參考版更說明會手冊第25項，圖(二十)

65

66 四、研考作業 26.配合法規修改ODT220公文展期申請作業，依系統參數設定人民申請案件的母文可展期次數。
當系統參數[D_ODT220_PEPOAPPLY_TIMES] 為Y 可參考版更說明會手冊第26項，圖(二十一)

67 四、研考作業 超過設定次號出現警示訊息，不允許展期。

68 五、承辦人作業- 公文製作 27.增強原有多稿轉出及分繕表功能，提供匯入及轉出分繕表的功能。 (1)匯入轉出支援之檔案格式：CSV
(2)檔案的第一行為變數名稱。 (3)檔案每行的第一個變數為受文者，第二個變數為本別，為多稿轉出時之必要設定 可參考版更說明會手冊第27項，圖(二十二)

69 五、承辦人作業- 公文製作 CSV格式

70 五、承辦人作業- 公文製作 多稿轉出視窗增加「匯入CSV檔」及「匯出CSV檔」功能

71 五、承辦人作業- 公文製作 選擇欲匯入的CSV檔匯入，出現確認訊息

72 五、承辦人作業- 公文製作 系統自動將CSV中的機關同時匯入受文機關設定子視窗，供使用者做進一步的設定

73 五、承辦人作業- 公文製作 設定完受文機關儲存離開後，回到文稿轉出視窗，儲存即可。

74 五、承辦人作業- 公文製作 28.配合法規修改，新增獎懲令精靈，提供機關批次匯入分繕表及改善簡化其產出電子交換檔工作。
(1)於公文製作中可以批次匯入分繕表及受文者清單。 可參考版更說明會手冊第28項，圖(二十三)

75

76 五、承辦人作業- 公文製作 (2)以此方式僅須建立一份或多份稿件。

77

78 五、承辦人作業- 公文製作 (3)可依分繕表取得不同公文內容di檔進行發文。

79 五、承辦人作業- 公文製作 29.新增稿件後其序號可依文別自行判斷。 可參考版更說明會手冊第29項，圖(二十四)

80 五、承辦人作業- 公文製作 30.受文者編輯子視窗，設定發文方式為紙本，僅抄本受文者可將發文方式選成「電郵」。
可參考版更說明會手冊第30項，圖(二十五)

81

82 五、承辦人作業- 公文製作 31.公文製作段落編輯元件，右鍵選單新增全選功能 可參考版更說明會手冊第31項，圖(二十六)

83 五、承辦人作業- 公文製作 支援Ctrl+A組合快速鍵，該段落的文字會全部選取。

84 五、承辦人作業- 公文製作 32.修改公文製作功能，儲存或按"×"離開時，若受文者未設定「發文方式」則出現錯誤 訊息：「發文方式為空白」，不得儲存或按"×"離開，直到使用者將資料補齊。 可參考版更說明會手冊第32項，圖(二十七)

85 五、承辦人作業- 公文製作 33.修改公文製作附件子視窗中設定文字為「上傳至附件下載區」。 可參考版更說明會手冊第33項，圖(二十八)

86 五、承辦人作業-訊息單一入口 34.修改訊息單一入口MP畫面，草稿匣的「傳送時間」欄位，顯示內容為創(編修)草稿的時間([重取代辦事項]或重登系統時顯示出來)，並可以該時間排序。 可參考版更說明會手冊第34項，圖(二十九)

87 五、承辦人作業 36.新增EDT141個人化預排流程設定作業，可依個人設定傳送給不同的長管。 可參考版更說明會手冊第36項，圖(三十)

88 五、承辦人作業-線上簽核 37. 99年文書及檔案管理電腦化作業規範修訂，公文線上簽核簽核電子檔(SI)內容及格式異動：
1.來文不可直接簽辦，需創稿匯出頁面。 2.若沒有文稿時，無法送請簽核。 可參考版更說明會手冊第37項，圖(三十一)

89 五、承辦人作業-線上簽核

90 五、承辦人作業-線上簽核 若沒有文稿時，無法送請簽核

91 五、承辦人作業-線上簽核 38. 99年文書及檔案管理電腦化作業規範修訂，公文線上簽核簽核電子檔(SI)及電子檔案封裝檔內容及格式異動：
1.允許刪除文稿及附件。 2.允許異動文稿及附件順序。 環境變數 是否為 本次新增 變數值 變數說明 AOL_SUPPORT_DEL_DRAFT 否 Y/N (預設為空值) 線上簽核是否支援文稿刪除功能 可參考版更說明會手冊第38項，圖(三十二)

92 五、承辦人作業-線上簽核 刪除文稿及其匯出的簽核頁面

93 五、承辦人作業-線上簽核 導覽視窗顯示新增[已刪除文稿]項目，會顯示已刪除文稿，其頁面為唯讀

94 五、承辦人作業-線上簽核 公文製作預設不會顯示已刪除稿件 增加[檢視][顯示被標記刪除稿件]選項，勾選後會顯示已刪除文稿內容

95 五、承辦人作業-線上簽核 自訂文稿顯示順序功能 環境變數 是否為 本次新增 變數值 變數說明 AOL_ENABLE_ORDER_
AOL_ENABLE_ORDER_ DRAFT_FOLDERS 否 依各機關需求設定，格式為如下： FOLDER1-SUBFOLDER1; FOLDER2-SUBFOLDER2; FOLDER3-SUBFOLDER3; 允許簽核人員自訂文稿顯示順序的文件夾

96 五、承辦人作業-線上簽核 線上簽核套件[工具]增加[自訂文稿顯示順序](或導覽-流程的右鍵選單[文稿排序])功能

97 五、承辦人作業-線上簽核

98 五、承辦人作業 40. 修改ODR241代辦事項查詢作業，可查詢會辦單位內尚未辦畢的公文 可參考版更說明會手冊第40項，圖(三十三)

99 五、承辦人作業 41. 調案展期申請作業提供紙本申請作業。 修改EAT310調案展期申請作業，提供紙本申請功能
可參考版更說明會手冊第38項，圖(三十三)

100

101 五、承辦人作業 42. 使用TBT150公文公告作業，輸入文號後，系統開啟公文的主旨內容為參考之舊稿件公文之主旨，非公文本身的主旨內容。
可參考版更說明會手冊第42項，圖(三十五)

102 五、承辦人作業

103 五、承辦人作業 43. 修改使用AKI801調閱紙本來文掃描影像檔時，以UNIVIEW開啟 可參考版更說明會手冊第40項，圖(三十六)

104 五、承辦人作業 44. AKI800檔案查詢作業的查詢條件將「來文者」欄位獨立出來供查詢使用。
可參考版更說明會手冊第44、45項，圖(三十七)

105 五、承辦人作業

106 五、承辦人作業 46. AKI800檔案查詢作業，修改查詢結果筆數顯示選單，增加選項「500」、「自訂筆數」及「不分頁」
可參考版更說明會手冊第46項，圖(三十八)

107 五、承辦人作業

108 五、承辦人作業 47. AKI801檔案目錄摘要瀏覽子視窗，增加功能： (1)增加承辦單位及承辦人之資訊 (2)調整「目前位置」欄位位置
(3)增加「公文狀況」欄位 (4)增加「收創文別」欄位(收文、創稿) 可參考版更說明會手冊第47項，圖(三十九)

109 五、承辦人作業

110 五、承辦人作業 (5)增加點選標題欄位可排序功能 (6)增加「條件列印」功能，可列印本次查詢結果及查詢條件
(7)增加「匯出Excel」功能，可匯出Excel格式之「檔案目錄查 詢列印清單」報表

111 五、承辦人作業 條件列印

112 五、承辦人作業 匯出Excel 可匯出Excel格式之「檔案目錄查詢列印清單」報表

113 五、承辦人作業

114 五、承辦人作業 48. AKI802檔案目錄明細瀏覽子視窗，增加「原密等」、「降解密執行日期」、「解密條件」、等相關資訊。
可參考版更說明會手冊第48項，圖(四十)

115 五、承辦人作業

116 六、其他-掃描程式 55. TwScanv2掃描程式，提供復原刪除頁面功能 56. TwScanv2掃描程式，工具列新增「檢視完畢」 按鈕
可參考版更說明會手冊第55、56、57項，圖(四十一)、(四十二)

117 六、其他-掃描程式

118 六、其他-掃描程式

119 六、其他-系統管理者 63.因應99年新版「文書及檔案管理電腦化作業規範」法規內容，新增之第九、(一)、5點「簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得採機關核發之臨時憑證替代，並於歸檔前完成電子憑證之補簽作業；若無法補簽時，得由職務代理人或權責主管補簽，並紀錄原因」。 可參考版更說明會手冊第63項，圖(四十三)

120 六、其他-系統管理者 修改IIX940還卡作業，增加代理還卡功能 增加「代理還卡」選項及「補簽註記」欄位，「補簽註記」欄位預設值為本人補簽

121 六、其他-系統管理者 勾選「代理還卡」，程式自動將補簽註記預設的內容清空，讓代理還卡人輸入補簽註記

122 六、其他-系統管理者 「讀取憑證」後，顯示「搜索」、「確認還卡」及「取消」按鈕

123 六、其他-系統管理者

124 六、其他-系統管理者 由借卡人提示子視窗帶回借卡資訊，即可進行代理還卡， 勾選代理還卡，輸入補簽註記，後按下「確認還卡」

125 六、其他-系統管理者 輸入自然人憑證密碼即完成代理還卡

126 感謝大家的蒞臨指教！ THE END