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Excel数据处理软件的应用（二） 清华大学电教中心 杜 婧
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内容提要 课堂测验，给出成绩作为考核 Excel公式和函数 Excel 图表操作 Excel 数据管理 数据库 数据排序 数据筛选 分类汇总
创建图表 修改图表 如何创建公式 如何引用单元格 函数应用实例 课堂测验，给出成绩作为考核
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知识回顾 工作簿打印 Excel一秒钟快照 设置快照工具 拍照 特点 目的
操作：自定义工具栏->命令->左侧类别选“工具”->右侧命令选“照相机”->按左键拖动到工具栏中 拍照 操作：选中照相范围->点击“照相机”按钮->出现虚线框->在目标位置单击左键，即可 特点 原始数据变化，快照也会变化 目的 不同的、不连续的工作表区域打印到同一页面上
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Excel 公式和函数 什么是公式？ 公式是指使用运算符和函数，对工作表数据以及普通常量进行运算的方程式。
Fx=280*2+C2*5-AVERAGE(C8:C15) 创建公式 在编辑栏中输入：“=”开始进行公式编辑 使用行号和列表的组合来引用单元格 自动填充公式
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Excel 公式和函数 公式运算符 （一） 算数运算符 完成基本的数学运算 算术运算符 含义 示例 +(加号) 加 1+1 -(减号)
减/负号 2-1，-1 *(星号) 乘 2*2 /(斜杠) 除 6/3 %(百分号) 百分比 10% ^(脱字符) 乘幂 4^3(与4*4*4相同)
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Excel 公式和函数 公式运算符 （二） 比较运算符 可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE 比较运算符 含义 示例 =(等号)
等于 A1=B1 >(大于号) 大于 A1>B1 <(小于号) 小于 A1<B1 >=(大于等于号) 大于等于 A1>=B1 <=(小于等于号) 小于等于 A1<=B1 <>(不等于号) 不等于 A1<>B1
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Excel 公式和函数 公式运算符（三） 文本运算符 文本运算符“&”可以将一个或多个文本连接为一个组合文本。 文本运算符 含义 示例
&(连字符) 将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值 “north”&”west”产生“northwest”
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Excel 公式和函数 公式运算符 引用运算符 可以将单元格区域合并计算。 引用运算符 含义 示例 ：(冒号)
区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在内的单元格进行引用 A1:A5 ，(逗号) 联合运算符，将多个引用合并为一个引用 SUM(A5:A15,B5:B15)
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Excel 公式和函数 公式返回错误值及其原因 #DIV/0 除数为零，当公式被空单元格除时，也会出现这个错误 #N/A
#####！ 公式计算的结果太长，单元格容纳不下，增加单元格的列宽可以解决这个问题 #DIV/0 除数为零，当公式被空单元格除时，也会出现这个错误 #N/A 公式中无可用的数值或者缺少函数参数 #NAME？ 公式中引用了一个无法识别的名称，当删除一个公式正在使用的名称或者在使用文本时有不相称的引用，也会返回这种错误 #NULL！ 使用了不正确的区域运算或者不正确的单元格引用 #NUM！ 在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数，或者公式计算结果的数字太大或者太小，无法表示 #RFF! 公式引用了一个无效的单元格，如果单元格从工作表中被删除就会出现这一错误 #VALUE! 公式中含有一个错误类型的参数或者操作数，操作数是公式中用来计算结果的数值或者单元格引用
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Excel 公式和函数 什么是引用单元格 按地址引用单元格 方法：采用行号和列标来表示、引用一个单元格 在列A和行6种的单元格 A6
如果要引用 请使用 在列A和行6种的单元格 A6 属于列A和行5到行10中的单元格区域 A5:A10 属于行10和列B到列E中的单元格区域 B10:E10 行10中的所有单元格 10:10 从行5到行10中的所有单元格 5:10 列B中的所有单元格 B:B 从列B到列D中的所有单元格 B:D B2、B3、B4、C6四个单元格 B2:B4,C6
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Excel 公式和函数 什么是引用单元格 引用操作 方法一：直接在公式中输入单元格的标识 跨表引用 同一工作簿，不同工作表：
方法二：书用鼠标框选单元格 跨表引用 同一工作簿，不同工作表： “工作表名称！单元格地址”如，“sheet 2！A1：B4” 不同工作表： “[工作簿名称]工作表名称！单元格地址” 如，“[期末成绩表]学生名单！A1：B4”
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Excel 公式和函数 什么是引用单元格 相对、绝对、混合引用 相对引用： 所引用的单元格位置随着计算单元格位置的变化而变化，表示方式：E6
绝对引用： 所引用的单元格位置始终不变，跟计算单元格位置无关，表示方式：$E$6 混合引用： 上面两者的结合，表示方式：E$6,$E6
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Excel公式和函数 什么是函数？ 常用函数 在公式中使用函数
函数是预定义的内置公式，是设置好的计算关系，可将参数按特定的顺序或结构进行计算。 Fx=函数名（参数1，参数2，…，参数n） 常用函数 SUM与SUMIF函数 AVERAGE函数 IF函数 COUNT与COUNTIF函数 LOOKUP函数 ROUND函数 在公式中使用函数
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Excel公式和函数 SUM，求和函数 SUM(number1,number2, ...)
说明 直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。 如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。 如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。
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Excel公式和函数 SUMIF，求满足条件的单元格数值之和 SUMIF(range,criteria,sum_range)
Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、"32"、">32" 或 "apples" Sum_range 是需要求和的实际单元格。 说明 只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下，sum_range 中的单元格才求和。 如果忽略了 sum_range，则对所选区域中的单元格求和。
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Excel公式和函数 AVERAGE，求平均值函数 AVERAGE(number1,number2,...)
说明 参数可以是数字，或者是包含数字的名称、数组或引用。 如果数组或引用参数包含文本、逻辑值或空白单元格，则这些值将被忽略；但包含零值的单元格将计算在内。
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Excel公式和函数 IF，执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如，A10=100 就是一个逻辑表达式，如果单元格 A10 中的值等于 100，表达式即为 TRUE，否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“预算内”而且 logical_test 参数值为 TRUE，则 IF 函数将显示文本“预算内”。如果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_true 为空，则本参数返回 0（零）。如果要显示 TRUE，则请为本参数使用逻辑值 TRUE。Value_if_true 也可以是其他公式。 Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“超出预算”而且 logical_test 参数值为 FALSE，则 IF 函数将显示文本“超出预算”。如果 logical_test 为 FALSE 且忽略了 Value_if_false（即 value_if_true 后没有逗号），则会返回逻辑值 FALSE。如果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为空（即 value_if_true 后有逗号，并紧跟着右括号），则本参数返回 0（零）。Value_if_false 也可以是其他公式。
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Excel公式和函数 COUNT函数，返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。 COUNT(value1,value2,...)
说明 函数 COUNT 在计数时，将把数字、日期、或以文本代表的数字计算在内；但是错误值或其他无法转换成数字的文字将被忽略。 如果参数是一个数组或引用，那么只统计数组或引用中的数字；数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值都将被忽略。如果要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数 COUNTA。
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Excel公式和函数 COUNTIF函数，计算区域中满足给定条件的单元格的个数。 COUNTIF(range,criteria)
Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、"32"、">32" 或 "apples"。 说明 Microsoft Excel 提供其他函数，可用来基于条件分析数据。例如，若要计算基于一个文本字符串或某范围内的一个数值的总和，可使用 SUMIF 工作表函数。若要使公式返回两个基于条件的值之一，例如某指定销售量的销售红利，可使用 IF 工作表函数。
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Excel公式和函数 LOOKUP函数，返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。
LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector) Lookup_value 为函数 LOOKUP 在第一个向量中所要查找的数值。Lookup_value 可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。 Lookup_vector 为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector 的数值可以为文本、数字或逻辑值。 要点 Lookup_vector 的数值必须按升序排序：...、-2、-1、0、1、2、...、A-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 LOOKUP 不能返回正确的结果。文本不区分大小写。 Result_vector 只包含一行或一列的区域，其大小必须与 lookup_vector 相同。 说明 如果函数 LOOKUP 找不到 lookup_value，则查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大数值。 如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值，函数 LOOKUP 返回错误值 #N/A。
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Excel公式和函数 ROUND函数，返回某个数字按指定位数取整后的数字。 ROUND(number,num_digits)
说明 如果 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的小数位。 如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数。 如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧进行四舍五入。
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Excel公式和函数 动手练习——成绩管理.xls Step1：自创公式计算综合成绩 Step2：使用SUM函数和公式计算综合成绩
Step3：使用IF函数判断及格与否
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Excel 图表操作 创建图表 修改图表 选中数据区域 插入图表 选择图标类型 填写图表信息 完成 单击要修改的图表部分 进行格式修改
对数据进行修改
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Excel 图表操作 动手练习——成绩管理.xls Step1：将各学生期末成绩用柱状图进行横向对比
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Excel 数据管理 数据库 数据库是一个以相同表结构存放在存储设备中的数据集合。合乎数据规范的数据表格能进行一系列的数据管理工作。
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Excel 数据管理 数据库规范 避免在一个工作表上建立多个数据清单 在工作表的数据清单与其它数据间至少留出一个空白列和空白行
避免在数据清单中放置空白行和列 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧 数据清单的第一行里创建列标志 列标字体格式应与数据清单分开 单元格的开始处不要插入多余的空格 不要用空白行将列标与数据分开
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Excel 数据管理 数据排序 数据筛选 选中数据区域，或数据区域的某一单元格 数据菜单中，排序 选择排序的列、排序方式，确定
数据菜单中，筛选，自动筛选 各列标右侧出现下拉菜单按钮，即可筛选
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Excel 数据管理 数据分类汇总 选中数据区域，或数据区域的某一单元格 对数据排序 数据菜单中，分类汇总 选择分类字段 选择汇总方式
选择汇总字段 确定完成
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Excel 数据管理 动手练习——项目管理.xls Step1：对表格进行排序 Step2：筛选需要的项目 Step3：撤销筛选
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融会贯通小技巧 同时打开多个文件 同时编辑多个不连续的单元格 插入分数的方法 在excel工具栏中，找“打开”按钮
在相应的目录中，使用键盘ctrl键同时选中多个文件 点击对话框中“打开”按钮即可 同时编辑多个不连续的单元格 在一个工作表中，用键盘ctrl键同时选中几个单元格 在最后选中的单元格中编辑内容 键盘中按ctrl键+Enter键，即可 插入分数的方法 在单元格中，输入0空格2/3，即可变为分数2/3
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融会贯通小技巧 将行数据转换为列数据 如何复制公式计算结果的数值 如何显示多行文本 选中已经编辑好公式的单元格
选择要转换的数据，复制 在目标单元格内单击鼠标右键，点击“选择性粘贴” 在打开的对话框中勾选“转置”，确定 如何复制公式计算结果的数值 选中已经编辑好公式的单元格 将鼠标移在编辑栏中，按下键盘F9键，即将公式转变为数值 复制粘贴即可 如何显示多行文本 设置单元格格式->对齐->自动换行 在目标单元格的编辑栏中需要换行的位置，输入Alt+Enter键
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融会贯通小技巧 用word和excel批量打印信封 用WORD+EXCEL批量打印信封,应该用邮件合并功能. 完整做法应该是:
2、存盘，退出，注意文件名不要存成BOOK1.XLS之类的，可以存成ADD.XLS。否则会出错。 3、打开WORD，点工具->信函与邮件->邮件合并->信封->下一步启动文档->选取收件人 4、点“获取数据”->打开数据源->ADD.XLS 5、下一步选取信封->地址块，将格式中的选项与excel中字段进行匹配 6、预览信封，调整格式 7、打印 邮政编码 收信人地址 收件人姓名 收件人职务 寄信人地址 404000 某某某某某 某某某 某某
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