基本建设项目档案的归档.

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1 基本建设项目档案的归档

2 目录 一、基本建设项目档案资料的概念 二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求 基本建设项目档案资料归档时间 归档文件质量的具体要求
三、基建工程项目文件的整理流程（分类、组卷、 编目、装订等） 四、系统录入信息流程

3 一、 基本建设项目档案资料的概念 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

4 基建工程项目在完成竣工验收后三个月内归档
二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求 1、归档时间 基建工程项目在完成竣工验收后三个月内归档

5 二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求
2、归档文件质量的具体要求 （1）归档文件应为原件：在建设项目中，因故没有原件归档的现象较为常见，所以如果因某种原因不能原件归档的，应按规定在归档的复印件上注明原件存档单位并加盖存档单位的公章确认，以此作为具有凭证作用的复印件归档。

6 二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求
2、归档文件质量的具体要求 例如：建筑原材料（钢材、水泥等）出厂质量证明 要求供应商在出厂质量证明文件上盖章确认 物资部门在进货入库时加盖验货章或入库章 使之成为具有凭证作用的复印件归档文件

7 二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求
2、归档文件质量的具体要求 （2）归档文件应完整、准确、系统、有效，其制成材料应利于永久保存，图文字迹符合形成文件设备（打印、复印、扫描等）的标准质量要求。 ①基建工程项目文件的完整性： 详见基建项目归档范围（JJ12）

8 二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求
2、归档文件质量的具体要求 ②基建工程项目文件的准确性 要求文件记载的内容与实际相符合，总体与局部形成的文件内容相一致，真实地反应工程在建设和管理等活动的情况

9 二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求
2、归档文件质量的具体要求 ③项目文件的有效性 主要指归档文件要为原件、文件形成程序有效（严格按施工工序和验收程序填写记录，做到签字印章手续完备）、字迹和文件制成材料有效（比如：装订成册的文件中不能含有铁钉等易腐蚀物品）

10 二、基本建设项目档案资料的归档时间与要求
2、归档文件质量的具体要求 （3）易褪色材料形成的长期、永久保存的文件（如热敏纸等）应后附复印件。 （4）施工记录表格如果有未填满内容的，应用划线或加盖“以下空白”章标识。

11 三、基建工程项目文件的整理流程（分类、组卷、编目、装订等）
返回立卷部门 yes No 按照归档范围中顺序组卷 部门收集材料 是否有重件 目录归还 分卷、打页码 入库房（移交保管利用办公室） 检查卷内目录，确定保管期限， 给档号，修改案卷信息 在系统中著录案卷及卷内文件信息 卷内目录和卷皮（或盒封面）打印，装订

12 四、系统录入信息流程 浙江大学档案馆部门预立卷系统基建工程项目档案著录
步骤一：登陆

13 步骤二：依次点击“馆藏建设”、 “预组卷”，初步著录案卷信息
选浙江大学全宗 选JJ12 项目竣工年度 先保持默认状态 必选 移交单位，如基建处、新宇集团等 施工单位名称 项目名称+建筑物名称+初始编号 保持默认状态 先不输入 著录完毕，点击保存

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15 步骤三：点击“文件登记”进行卷内文件元数据的著录
选浙江大学全宗 选JJ12 找到相应的案卷，点击选择 一般不输，但是如果是合同，要填上乙方单位名称（主要责任者为甲方） 文件形成单位 项目名称+建筑物名称+卷内文件的名称 文件最终生成的日期 一般选“其他”，若是文件按其对应的文种著录 卷内文件件号，系统自动生成，有误可手动修改 移交单位，如基建处、新宇集团等 盒装散装件按每份文件的页数输入，装订成册的按页次输入 按文件保管期限 著录完毕，点击保存

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18 项目名称+建筑物名称+卷内主要文件的名称
步骤四：点击左侧“预组卷管理”，再点击修改图标，对案卷信息进行修改 修改成卷内文件最长保管期限 按案卷总页数录入 卷内文件的迄止日期 项目名称+建筑物名称+卷内主要文件的名称

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20 感谢各位老师对档案馆 工作的支持！