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高雄市政府 「網路市長信箱」 標準範例參考及注意事項
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*範例一(以市長名義回覆) 親愛的○○先生您好： 小姐 女士 同學 有關您○年○月○日來信反映事項，經交本府○○局處理，茲將查處結果說明如下： 處 會 一、○○○ 二、○○○ 三、○○○ 倘您對本案處理結果還有任何疑問，歡迎您與本府○○局○科承辦人○○○電話○○○聯繫，我們同仁將會詳細為您說明。再次感謝您對市政的關心並熱心提供建言。 敬祝您 身體健康、萬事如意 高雄市政府市長陳 菊 敬上
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*範例二(以機關首長名義回覆) 親愛的○○先生您好： 小姐 女士 同學
親愛的○○先生您好： 小姐 女士 同學 有關您○年○月○日寄給市長的電子郵件收悉，市長非常重視，經交本局/處/會處理，茲將查處結果敬復如下： 一、○○○ 二、○○○ 三、○○○ 倘您對本案處理結果還有任何疑問，歡迎您與本局/處/會○科承辦人○○○電話○○○聯繫，我們同仁將會詳細為您說明。再次感謝您對市政的關心並熱心提供建言。 敬祝您 身體健康、萬事如意 高雄市政府○○局局長○○○敬上
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*範例三(以機關首長階段性回覆) 親愛的○○先生您好： 小姐 女士 同學
親愛的○○先生您好： 小姐 女士 同學 您於○年○月○日來信反映有關○○○之事項，正簽陳市長核示中 已交由相關主管機關積極辦理中 已派員實地勘查瞭解中 ，俟處理完竣後，我們將會再詳細回復您處理結果。 敬祝您 身體健康、萬事如意 高雄市政府○○局局長○○○敬上
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*網路市長信箱處理相關注意事項 市民第一次陳情：應簽陳機關首長核閱後，以機關首長名義回覆。
市民再次(第二次)陳情：係指同一陳情人對於主管機關回復處理結果不滿意而再次陳情者，應簽陳市長核閱後，以本府名義回覆，並於系統回覆時勾選副知市長室欄位。 陳情案件非屬再次(第二次)陳情時，請各機關於回覆時，切記〝勿勾選〞副知市長室欄位。 案件回覆時，應特別留意稱呼、文末祝福語及不同層級署名回 覆之用詞及語氣。 回信稱呼應避免連名帶姓，對未署名之陳情人，請以〝親愛的市民您好〞稱呼。 當案件在應結案日前完成仍有實質困難者，機關可採階段性管制先行回覆，避免案件逾期。 非屬機關權責案件請於當日退回管理系統，退文時應敘明改分理由，以利管考人員重新分案。 各機關處理民眾檢舉不法案件，應特別留意檢舉人之保密及相關作業規定。 案件改列機關自管案件，各主管機關仍應嚴謹管考，積極辦理至處理完竣。
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