Download presentation
Presentation is loading. Please wait.
1
公文處理流程管理機制與實務 楊俊信 助理研究員 高雄市政府 研考會 106年8月7、21、28日
2
簡報內容 壹、前言 貳、文書流程管理 叁、公文時效管制 肆、常見缺失 伍、案例分享 陸、結語
3
壹、前言 法源 主要規定 文書處理手冊 / 文書流程管理作業規範 高雄市政府文書處理實施要點 「本府文書處理實施要點」如未規定者,應依
「文書流程管理作業規範」辦理。
4
貳、文書流程管理 創稿 來文 核擬 批示 歸檔 § 文書處理流程 送回承辦單位 文書科 1.會簽 2.陳核 發文 存查 存查
1.交辦案件 2.逕自辦稿 1.總收文或單位收文 2.分辦 核擬 1.公文期限調整 2.文書稽催 1.會簽 陳核 批示 發文 送回承辦單位 文書科 存查 存查 歸檔
5
一、全程、全面管制 收文 發文、存查 歸檔 創簽、稿 全面管制 全程管制 行政機關 承辦人員 各單位 自我管理 文書單位 管制單位 稽催
時效解除管制 行政機關 發文、存查 歸檔 收文 創簽、稿 各單位 承辦人員 自我管理 文書單位 稽催 管制單位 協調管考 業務單位 主動導正 總收發文件、 單位收發文、 創簽稿文件
6
一般公文 專案管制 人民申請 人民陳情 訴願 立委質詢 監察
二、管制標準 (一)各類公文(七大類): 一般公文 專案管制 人民申請 人民陳情 訴願 立委質詢 監察 管制重點 依限或逾限辦結 統計分析發文使用日數
7
(二)管制區分: 視案情、重要性區分為以「文」管制或以「案」管制 項目 以「文」管制 以「案」管制 性質 一般性文書 具專案性質者 適用類別
一般公文 人民申請、人民陳情、訴願、專案管制、立法委員質詢、監察或其他經單位主管指定案件 管制原則 以收文(創稿)編號之個件管制 1.首件文號於全案辦結始能銷號 2.處理中需發文者以他號處理 管制標的 「文」是否於限期內處理完畢 案情是否已於處理時限內實質擬處人民申請案件:具體准駁 人民陳情案件:明確答復 訴願案件:決定 專案管制案件:預定目標之達成
8
處理時限不含假日計算 處理時限含假日計算 發文機關: 受文機關:
七大類公文處理時限規定:文書流程管理作業規範第6-12章 假日之計算 一般公文速別 處理時限不含假日計算 處理時限含假日計算 一般公文 人民陳情案件 立委質詢案件 ★各機關訂定之人民陳情案件處理期限, 最長不得超過以日曆天計算30日 限期公文 人民申請案件 訴願案件 專案管制案件 監察案件 發文機關: 承辦人員確實區分 受文機關: 視公文性質,得調整速別
9
一般公文 (普通件6日) 限辦日期: 101年3月2日 101年2月21日收文 使用日數:5天
10
人民陳情案件 (假設業務性質為6日) 101年2月21日收文 限辦日為101年3月2日
11
立法委員質詢案件 (代擬代判院稿案件:10日)
立法委員質詢案件 (代擬代判院稿案件:10日) 從101年2月21日起算 使用日數:6天 限辦日期為101年3月6日
12
限期公文 「文到15日內見復」或 「請於101年3月7日前惠復」 101年2月21日收文 使用日數:8天
13
人民申請案件 (假設公告處理期間為9日) 101年2月21日收文 限辦日為101年3月1日
14
訴願案件 (訴願決定書3個月) 101年2月21日收文 限辦日為101年5月21日
15
專案管制案件 (假設處理時限為30天) 101年2月21日收文 30日以上方可辦結的複雜案件
16
監察案件 (假設處理時限為30天) 101年2月21日收文 「於30日內見復」
17
(三)公文時效管制 (限期公文)
20
三、文書稽催 電腦系統 協助稽催 承辦人自我檢查 單位主管督導催辦 把握簽辦時效 視需要於屆期前展期 陳核或送會逾期公文 ,提醒催辦
督促依限辦結 確實審核展期 提示處理原則 落實代理制度 調配人力 ◆將屆期者: 提示通知 ◆逾期未結者: 稽催承辦人, 通知主管
21
文書稽催 單位收發 協助查催 管考單位檢討分析 文書單位綜合稽催 檢查: 協調解決: 登錄資料及公文處 稽催作業共同性問題 理方式
每週提報: 全機關待辦案件 定期統計: 陳判未結案件停留 日數、件數 個案管制: 久未辦結案件 協調解決: 稽催作業共同性問題 檢討缺失,提請改進 (必要時抽查) 每月提報: 檢討稽催成果 個案分析管制: 逾期30日以上者 ◆屆期以前: 提示注意 ◆會辦公文: 協助稽催 ◆逾期案件: 每日查催 ◆查催資料: 提供單位主管
22
四、權責劃分 承辦人員 單位收發 單位主管 文書人員 檢查登錄及稽催情形/提供統計資料/ 管制人員
確保公文品質與時效/管制會稿、會辦時效/流程簡化 單位收發 登錄公文流程/逐日檢查/定期稽催/配合調卷分析 單位主管 督促公文時效/核准速別變更/檢討流程 文書人員 檢查登錄及稽催情形/提供統計資料/ 推動線上簽核作業/建立「以文管制」 或「以案管制」作法/訂定展期作法 管制人員 訂定專案管制案件作法/綜合統計分析/ 個案(件)分析/定期檢討稽催成果及陳核/公文檢核 承辦人員 單位收發 單位主管 文書人員 管制人員
23
參、公文時效管制 一、二級機關及區公所內部控制 市府管控機制
24
一、二級機關及區公所內部控制
27
天
28
平均數8.45件 6月份逾30日以上辦結件數0件,低於平均數8.45件。
29
高雄市政府○○年5月份一般公文時效30日以上辦結案件研考會管考意見
單位 件數 案由 辦理 日數 研考會管考意見 A機關 1 檢呈本校「出國報告書建議事項採行情形表」,請鈞長鑒核。 37 展期次數0次,未依實施要點第146點規定辦理第1~3次展期,爾後請確實檢討,俾使公文處理符合規範。 貴局提報○○區○○國小「創新教育、混齡教學」日本○○小學... 35 B機關 檢送本處101年度「日本、韓國及東南亞文化及禮節研習班」送訓表 展期次數2次,未依實施要點第146點規定辦理第3次展期,爾後請確實檢討,俾使公文處理符合規範。 C機關 有關本市辦理101年度各級學校推動「綠色校園-垃圾全分類、零廢棄... 31 展期次數2次,未依實施要點第146點規定辦理第3次展期,次按本案係需多方會辦之複雜案件,惟未依實施要點第142點規定申請為「專案管制案件」,爾後請依實施要點相關規定確實檢討,俾使公文處理符合規範。 D機關 回覆勞條字○○號函涉違反勞基法提出書面陳述意見。 E機關 為本市○○區○○段地區土地所有權人○○○等11人申請成立自辦... 48 本案係涉及法令之複雜案件,惟未依實施要點第142點規定申請為「專案管制案件」,爾後請依該要點規定確實檢討,俾使公文處理符合規範。
30
平均數39.58件 6月份逾限辦結件數21件,低於平均數39.58件。
32
平均數19.55件 6月份逾限辦結件數9件,低於平均數19.55件。
34
平均數16.67件 6月份逾限辦結件數16件,低於平均數16.67件。
36
市府管控機制 (一)每月:由研考會辦理公文時效統計: 除訴願、人民陳情、專案管制、監察案件外,其餘案件辦結率均上升。
37
除人民陳情案件外,其餘案件辦結率均上升。
38
◎年 (二)每年:由研考會策進公文時效統計: 逐年上升 逐年下降 類別 年度 辦結率 (%) 辦結天數 (天數) ○年 90.81%
2.24天 ●年 92.02% 2.21天 ◎年 92.08% ※年 92.42% 2.17天 逐年上升 逐年下降
39
○~※年 七大類公文數量 逐年上升 4,051,077 4,091,397 4,186,652 4,211,950 類別 年度 一般公文
○~※年 七大類公文數量 類別 年度 一般公文 立委質詢 案件 人民申請 人民陳情 訴願案件 專案管制 監察案件 合計 ○年 3,794,125 32 124,691 40,777 4,535 86,758 159 4,051,077 ●年 3,788,065 49 120,237 56,894 3,925 122,113 114 4,091,397 ◎年 3,790,098 43 132,276 119,820 5,120 139,157 138 4,186,652 ※年 3,661,722 9 160,202 224,193 7,394 158,313 117 4,211,950 逐年上升
40
◎年 ○~※年 逾限辦結件數 逐年下降 年度 一般公文 (逾30天) 人民申請案件 人民陳情 案件 專案管制 合計 ○年 308 2,027
○~※年 逾限辦結件數 年度 一般公文 (逾30天) 人民申請案件 人民陳情 案件 專案管制 合計 ○年 308 2,027 2,567 4,486 9,388 ●年 122 302 393 1,487 2,304 ◎年 123 396 327 659 1,505 ※年 437 230 206 996 逐年下降
41
公文查訪 歷年 :「績效需改善機關」 本年度起 : 新增「民眾申辦案件較多且績效較佳之機關」
42
文書流程管理及實務研習
43
肆、常見缺失 一、流程管理作業 (一)收文登錄 (六) 稽催作業 (二)改分作業 (七)展期申請 (三)時間註記 (八)急要案件
(一)收文登錄 (六) 稽催作業 (二)改分作業 (七)展期申請 (三)時間註記 (八)急要案件 (四)時效統計 (九)文書簡化 (五)異常分析 (十)公文檢核
44
(一)收文登錄 一、流程管理作業 總收文或單位收文人員未依規定辦理收文編號登錄,或未加蓋收文日期編號戳或條碼。
資料登錄為管制基礎,應隨時檢查公文收發登錄流程,加強教育總收文及單位收文人員公文登錄觀念。
45
(一)收文登錄(續) 未能依時效管制類別分類登錄,例如將人民陳情及申請案件等錯誤登錄為一般公文。
不同類別公文處理時限及時效計算標準有區別,應加強分文人員之公文類別判別訓練,依管制類別區分正確登錄。
46
(一)收文登錄(續) 每日下班前2小時收到之公文,應於當日編號登錄分送承辦單位,惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。
總收文或單位收文人員未能於收文當日或次日完成登錄作業。 每日下班前2小時收到之公文,應於當日編號登錄分送承辦單位,惟急要公文應隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期編號戳及條碼。
47
(二)改分作業 1.經確認為非屬本機關之公文,應於一日內送回總收文改分;機關間有爭議時,則由總收文簽請長官裁示。
1.來文內容涉及二個機關以上案件,逾一日後再簽請他機關處理之情形(即改分期程過長)。 2.機關收受改分公文後,另以改分日期起算時效(即未依來文日期登錄)。 1.經確認為非屬本機關之公文,應於一日內送回總收文改分;機關間有爭議時,則由總收文簽請長官裁示。 2.改分公文之管制時效起算點,仍以總收文原登錄收文日期為準。
48
(三)時間註記 文面適當位置應蓋章或簽名,並應註明時分(例如11月28日16時,得縮記為1128/1600),以明責任。
文書處理過程中之有關人員,僅於文面註明日期,未確遵規定格式註明日期及時間。 文面適當位置應蓋章或簽名,並應註明時分(例如11月28日16時,得縮記為1128/1600),以明責任。
49
(四)時效統計 對於統計資料異常情形未能即時查明原因,例如當月份「截至上月待辦件數」與前月份「待辦公文件數」欄位數據不一致。
應確實查對資料異常是否係電腦統計程式或作業流程誤差造成,俾適時更正程式或導正作業流程。
50
(五)異常分析 處理公文有「先存後辦」之情形。 宣導正確時效管制觀念,並加強抽查存查及創稿案件分析,防杜逃避稽催情事。
51
(五)異常分析(續) 對超過處理時限30日以上未結案件應予個案(件)分析處理,並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。
一般公文辦理期間超過30日以上,惟管制單位並未就該類案件進行檢討分析。 對超過處理時限30日以上未結案件應予個案(件)分析處理,並定期簽陳機關首長核閱或提報主管會報檢討。
52
(六)稽催作業 應落實稽催實際作業,包含承辦人自我檢查、電腦系統協助稽催、單位收發人員協助查催、單位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。
雖定期進行稽催,惟流於形式而未臻確實,致未產生應有督促作用。 應落實稽催實際作業,包含承辦人自我檢查、電腦系統協助稽催、單位收發人員協助查催、單位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。
53
(七)展期申請 未依規定辦理展期或延後辦理展期。 案件無法於規定時間內辦結,應於屆滿處理時限前提出展期,另辦理展期之公文以逾期案件列計。
54
(八)時效性案件 來文具時效性案件,未即時處理,致延誤處理時限。 來文應依輕重緩急辦理,必要時應親自持送,避免逾限。
55
(九)文書簡化 對於通知性質公文仍逐級函轉,未能落實簡化作業。 對於無機密性公文,應於電子公布欄公布或採內部網路轉送,以簡化文書處理流程。
56
(十)公文檢核 依文書處理手冊規定: 未依規定辦理機關公文檢核,或對所屬機關進行公文檢核。 1.各機關至少每半年應自行檢核1次。
2.各機關應對所屬機關至少每年檢核1次。
57
肆、常見缺失 二、各類公文時效 (一)一般公文 (二)專案管制案件 (三)人民申請案件 (四)人民陳情案件 (五)立法委員質詢案件
58
二、各類公文時效管制 (一)一般公文 機關會簽時間過於冗長,未能落實時效管制。 會辦文件受會機關應以速件(3天)管制處理。
59
(一)一般公文(續) 代理人制度未能落實,延誤或積壓公文。 應落實職務代理人制度,並強化內部管理,以避免公文積壓。
60
(二)專案管制案件 符合專案管制條件的案件,未申請為專案管制案件。
就涉及政策、法令,或需多方會辦、分辦的複雜案件,應於原處理時限屆滿前提出申請,列入專案管制。
61
(二)專案管制案件(續) 1. 於原處理期限屆滿前,應簽陳機關首長或幕僚長核淮。
1.一般公文列入專案管制案件者,未能於「原處理期限屆滿前提出申請」。 2.未符合專案管制條件者,卻列入專案管制案件。 1. 於原處理期限屆滿前,應簽陳機關首長或幕僚長核淮。 2.專案管制案件應嚴格審核,對於未符合條件者,不宜列入專案管制案件。
62
(三)人民申請案件 人民申請案件未依案件性質評估處理期限。 各機關應確實評估各類別案件之時限,公告於機關網站,並進行管制稽催。
63
(三)人民申請案件(續) 1.未依全程管制原則進行以案管制,有先存後辦情形。
2.函請補件或請相關機關就權責事項審查時即銷號結案之情形。 機關內部處理過程中,凡屬通知補(件)、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等,應依一般公文創稿辦理,不得以原文號銷號結案。
64
(四)人民陳情案件 民眾以電話或電子郵件陳情者,以一般公文進行管制,未正確分類。
凡屬人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護等事項,均應歸類為人民陳情案件。
65
(四)人民陳情案件(續) 各機關之陳情案件,應視業務性質分別訂定處理時限並公布於機關網站公告週知,各種處理時限不得超過30日
人民陳情案件案情單純,可於較短時間內辦結,統一以「30日」為處理時限進行管制。 各機關之陳情案件,應視業務性質分別訂定處理時限並公布於機關網站公告週知,各種處理時限不得超過30日 。
66
(四)人民陳情案件(續) 承辦單位函請陳情人到會面談,或於函請他機關表示意見後即辦理銷號。 (有先存後辦的情形)
1.陳情案件應以案管制,並以案件實質妥處為解除管制條件。 2.凡屬案件辦理過程的收發文件,應以一般公文創稿辦理 ,不得以原文號銷號結案。
67
(五)立法委員質詢案件 立法委員質詢案件態樣有錯誤。 1.立法院答詢系統內之施政質詢及專案質詢案件,才能分類為立法委員質詢案件。
2.其餘立法委員辦理公聽會、立法委員向機關索取資料及機關擬答題庫等,均不納入計算範圍。
68
未申請為專案管制案件,且未依規定辦理展期
逾30日以上辦結案件探討 其他 12件(20%) 未申請為專案管制案件,且未依規定辦理展期 35件(57%) 一般公文逾30日以上辦結 件數61件 未於20日檢卷答辯(6件) 展期0次(7件) 3次展期均逾限(3件) 展期1次(6件) 展期2次(22件) 未落實代理人制度(2件) 公文分類錯誤(1件) 涉及法令(6件) 需多方會辦(6件) 查詢歷年資料(2件) 未申請為 專案管制案件 14件(23%)
69
一、訴願處理過程中之檢卷答辯案件 二、陳情案件:民眾陳情案 三、陳情案件:申請閱覽卷宗案
伍、案例分享 一、訴願處理過程中之檢卷答辯案件 二、陳情案件:民眾陳情案 三、陳情案件:申請閱覽卷宗案
70
情節描述: 多家廠商違反法令,因不服本府處分,
一、訴願處理過程中之檢卷答辯案件 情節描述: 多家廠商違反法令,因不服本府處分, 分別向本府遞送訴願書,依規定應於收受訴 願書後20日內向內政部檢卷答辯或陳報撤銷、 變更處分。 然本府遲延陳報自行撤銷處分,已逾辦理期 限近6個月,致內政部無法於期限內完成審 議。 至少
71
多家廠商訴願書 逾辦理期限分別為123日至176日
72
發現缺失: 一、經查多家廠商分別向本府遞送訴願書後,承辦人未 依文書處理實施要點第52點,對於未經收文之文件, 送交文書單位補辦收文。
二、承辦人離職時,未移交上開訴願書,違反文書處理 實施要點第66點規定。 三、文書流程管理作業規範第110點規定,訴願處理過程 中之收發文件,應依一般公文處理。 行政處分機關不依訴願 人之請求撤銷或變更原行政 處分者,應於20日內檢卷答辯。
73
四、經查多家廠商分別向本府遞送訴願書,其處理時限
扣除假日計算,從收受訴願書次日起算20日內應向 內政部檢卷答辯或陳報撤銷、變更處分,惟遲延向 內政部陳報自行撤銷處分,計逾辦理期限123至176 日。 五、承辦人未依「文書流程管理作業規範」第51點規定 洽訴願管轄機關變更檢卷答辯或陳報期限,且未辦 理展期。
74
結果: 本案公文處理逾限屬實,請依「高雄市政府文書處 理實施要點」第158點辦理。
75
二、陳情案件:民眾陳情案 情節描述: 有關陳情人函請本府針對○主辦機關 90年及 100年陳情書 於公文處理上有逾期未處理情形。
76
發現事實: 一、陳情人分別於90年及100年交寄掛號郵件(陳情書)時 ,因未依「郵件處理規則」第36條規定以回執掛號
交寄,致無法查詢送達情形。 二、另同規則第60條規定:「查詢期限,自交寄之日起 算6個月」,因交寄掛號郵件迄今已分別逾12年、3 年,致無法查詢送達情形。
77
發現缺失: 一、旨揭2件陳情案件雖已逾6個月期限而無法查詢其 送達情形,惟參酌行政程序法第49條規定:「以
掛號郵寄向行政機關提出之陳情案件,以交郵當 日之郵戳為準。」準此,主政機關疑未依文書 處理實施要點第46點規定辦理簽收作業。 二、次按90年陳情案雖已逾保存年限似已銷毀,惟銷 毀日期因銷毀清冊並未保存而無法確悉,不符 「本府檔案管理作業要點」第26點規定。
78
結果: 一、本案陳情人交寄掛號郵件(陳情書)屬實,但未 保留回執文件,且自交寄之日起算6個月內未向 郵局查詢,致無法勾稽掛號郵件之送達及簽收
情形,如遽對主政機關論以公文處理上有逾 期未處理情形及予以懲處,容有未合。 二、惟依行政程序法第49條規定,主政機關顯已違 反文書處理實施要點第46點、「本府檔案管理 作業要點」第26點之規定,均核有未當。 三、本案請依上述要點規定確實檢討改進並加強教 育所屬機關同仁,避免再發生類此情事。
79
六、陳情案件:申請閱覽卷宗案 情節描述: 有關民眾陳請本府針對其 申請書 於公文處理上有逾期未處理情形。
80
發現事實: 一、有關「政府資訊公開法」與「行政程序法」及「檔 案法」間之適用關係,依法務部102年11月1日函釋:
「倘非行政程序進行中之申請閱覽卷宗,即無『行 政程序法』第46條之適用,而應視所申請之政府資 訊是否為檔案,適用『檔案法』或『政府資訊公開 法』之規定」。 二、 95年3月16日函釋:「人民申請閱覽或複印之政府 資訊,如屬業經歸檔之檔案,應適用『檔案法』之 規定」,因本案申請書申請複印之資料係屬業經歸 檔之檔案,爰優先適用「檔案法」及「高雄市政府 檔案應用作業要點」。
81
三、本府各機關受理檔案應用申請書係依據「檔案法」
第19條之處理期限30日暨「檔案法施行細則」第19 條規定:「各機關對於申請案件,認其不合規定程式或資料不全者,應通知申請人於7日內補正。」
82
發現缺失: 一、本案未依「文書流程管理作業規範」第80點規定, 案件處理過程中,凡屬通知補件者,應另以他號方 式處理,不得以原文號銷號結案。
二、本案僅以公文駁回其申請,而未檢附「檔案應用審核表」通知申請人,違反「本府檔案應用作業要點」第7點規定。
83
結果: 本案公文處理雖未逾限,但違反「文書流程管理作業規範」第80點以原文號銷號結案及未檢附「檔案應用審核表」通知申請人之規定屬實,請檢討改進並加強教育所屬同仁,避免再發生類此情事。
84
陸、結語 公文是政府機關推動公務、溝通意 見的重要工具,公文本身能否發揮 功能,與行政效能有極密切關係。
遵循文書處理手冊及文書流程管理 作業規範等規定辦理,確保公文品 質與時效。
85
謝謝聆聽 敬請指教
Similar presentations