公文「函」之 格式與用語 中文系陳美朱.

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1 公文「函」之 格式與用語 中文系陳美朱

2 公文種類 令：機關公布法律發布法規及人事命令 呈：對總統有所呈請或報告時使用 咨：總統與立法院、監察院公文往復時 使用
函：各機關間公文往復，或人民與機關 之申請答覆時使用 公告：各機關對公眾有所宣布時使用 其他公文（機關內部使用者如：簽、會 議紀錄）

3 公文各欄位／發文者 原則：須寫全名，不可寫簡稱；國立機關 學校之「國立」不可省略，私立大專院校 不冠「私立」二字
發文給環保署，受文者宜寫「環保署」或 「行政院環境保護署」 本校對外發文，發文者為「東海大學」或 「私立東海大學」？ 成功大學發文給教育部，發文者為「成功 大學」或「國立成功大學」

4 公文各欄位／受文者 本校行文給國科會，受文者為 Ａ國科會 Ｂ行政院國家科學委員會 本校行文給教育部，受文者為 Ａ教育部 Ｂ行政院教育部
Ａ國科會 Ｂ行政院國家科學委員會 本校行文給教育部，受文者為 Ａ教育部 Ｂ行政院教育部 本校對外行文，發文者為 Ａ東海大學 Ｂ私立東海大學

5 兩個以上受文者的寫法／單一寫法 單一受文者的寫法（按：國科會／教育部的 函多採單一受文者的寫法，參見1;2
假設本校行文給全國各大學校院（教務處 的業務） 發文者：東海大學 受文者：國立成功大學 正本：全國公私立大學校院 副本：本校教務處

6 兩個以上受文者寫法／概括式寫法 發文者：東海大學 受文者：如正、副本 正本：公私立大學校院 副本：本校教務處 單一寫法與概括式寫法，何者較能讓受文 者倍感親切？ 何者較省事？ 以下受文者的寫法有何問題？ 受文者：中興大學等校

7 下列何者為公文發文日期的正確 寫法？ Ａ.中華民國100年10月11日 Ｂ.中華民國一百年十月十一日 Ｃ.100年10月11日
Ｄ.2011年10月11日

8 發文字號 寫法為：字+年度（3碼）+流水號（7碼）+ 支號（視各機關情況） 教育部敬師月函的發文字號 臺人(二)字第1000149149B號
教育部數位教材函的發文字號： 臺電字第 號

9 速別／密等及解密條件或保密期限 公文的速別有哪三種情況？ 最速件（1天）、速件（3天）、普通件（5 天） 公文的密等有哪些情況？
絕對機密、極機密、機密、普通（亦可空白） 同樣是「普通」情況，為何「速別」一欄為 「普通件」，而「密等」一欄為「普通」？ 速別指「何種處理速度的文件」，密等是保密程度

10 附件 註明附件名稱、數量與寄達方式，如 「○○實施計畫乙份」、「隨文」、「附 件另寄」。
附件如有兩份以上，宜在每份文件後註明 編號，如： 「○○實施計畫乙份」（附 件一）、「○○施行細則」（附件二） 若無附件，則空白不寫，但 本欄亦須保留。 附件是「附加文件」，與公文文末的「副 本」的「副」 （正副）字義不同。

11 正本（指所有收到這封公文的單位）1 假設東海大學發文給全國各大學校院 受文者：國立成功大學（單一寫法） 正本：全國各大學校院 受文者：全國各大學校院（概括式寫法） 如何避免「受文者」「正本」兩欄內容一 樣？

12 副本（發文機關內部知會的相關單位）1；2 本校學務處舉辦的活動，由本校發文給相 關單位，副本註記「本校學務處」。 副本的形式、內容與正本完全相同，通常 會加蓋一個「副本」章以示區別。 對上級機關，為示尊重，以不發送副本為 宜。

13 主旨段要領 主旨只有一段（不可寫「主旨一」「主旨 二」 期望語須放在主旨段 為求全文精要，把行文的主要目的與期望 寫在主旨段。
公文中有「請於文到一個月內辦理」或 「請於一週內回復」，應置於 Ａ主旨Ｂ說明Ｃ辦法Ｄ視情況而定

14 以下主旨內容有何問題 主旨：本中心將舉辦「婦女／性別研究與 教學學術研討會」，本研討會以嘉南地區 各級學校教師與研究人員為主要邀請對
象，其他地區朋友亦高度歡迎，期能促進 與會學者研究與教學經驗交流，建立學術 研究網脈，遠程目標則希望在全球化的同 時能發展區域性的婦女與性別研究。 提示：格式／內容／期望語

15 主旨：本中心訂於100年10月8（週六） 舉辦「婦女／性別研究與教學學術 研討會」，敬請轉知 貴校師生踴 躍報名參加，請 查照。 主旨寫法：人+時間+（地點）+活動名稱 +期望語 主旨內容為何要在冒號之後對齊？1；2

16 期望語練習 本校行文給逢甲大學，宜用何種期望語 Ａ請 鑒核Ｂ請 查照 Ｃ請照辦 本校行文給國安國小，宜用何種期望語
Ａ請 鑒核Ｂ請 查照 Ｃ請照辦 本校行文給國安國小，宜用何種期望語 本校行文給教育部，宜用何種期望語 按：鑑／鑒二字不可混用 （鑑賞／明鑒）

17 補充：公文的自稱與稱呼對方用語 公文自稱一律用「本」字，不用「敝」、 「鄙」等書信常用的謙稱 公文稱呼對方，視對方身分而定，
有隸屬關係的上級：鈞（如稱教育部為 「鈞部」） 上級但無隸屬關係：大 平行單位：貴（宜挪抬） 下行單位：貴（可不挪抬）

18 補充：挪抬 敬邀 貴校師生報名參加（○） 敬邀貴 校師生報名參加（Ｘ）
敬邀 貴校師生報名參加（○） 敬邀貴 校師生報名參加（Ｘ） 一句話多次提及對方，只需在第一次提及 時抬頭即可，如「請 查照」不可寫成 請 貴單位 查照（太卑躬屈膝了） 請貴單位 查照（挪抬部位即有「您」之意， 不必畫蛇添足再加「貴單位」）

19 主旨段要領二 訂有辦理或復文期限者，日期應在「主旨」 段敘述，以促使特別注意。 主旨：本校○○系訂於○月○日（星期
○）舉辦「○○國際學術研討會 」，敬請轉知 貴校師生踴躍報 名參加，請 查照。 *本校學務處舉辦的活動，對外發函時應如何 自稱？（本處／本校學務處） *文末署名是校長或處長？

20 主旨段要領三 含有附件時，寫法須一致並注意其完整性 主旨：檢送本校「○○實施計畫」、「○ 申請書」、「○○證書」各一式乙
份（詳如附件），請 查照。 如果附件高達十件時，開會時主席須如何 提醒與會者看哪一份文件？

21 參考寫法 主旨：檢陳本校「○○實施計畫」（附 件一）、「○○申請書」（附件 二）、「○○證書」（附件三） 各一式乙份，請 核復。
各一式乙份，請 核復。 核復為上行文之期望語，請對方核准後 復文之意。 「檢送」為附送語，限用於平行及下級 機關，對上級機關則改為「檢陳」或 「附陳」。

22 說明段寫作要領 說明是為了補充主旨段內容不足之處，但 主旨段已敘述過的內容，說明段不可再重 複敘述。
說明段通常都有依據，並宜在「說明一」 即引用 引述依據時， 只要引述實際收到來文機關 之發文日期及發文字號即可。若無依據則 免。

23 說明段格式 說明： 一、 …………… 二、…………… 文字對文字，標點符號對標點符號，好處 是綱舉目張，能立即找到要點。 錯誤範例；1 ；2

24 說明段格式檢討式例 主旨：「○○學術研討會」訂於100年10月 11日假高雄文教會館舉辦，敬請轉 知所屬踴躍報名參加，請 查照。 說明：
知所屬踴躍報名參加，請 查照。 說明： 一、本校產業發展中心訂於100年10月11 日假高雄文教會館舉辦。 提示：格式（如果只有一則說明呢？） 內容（不可與主旨重複）

25 只有一則說明內容的情況 主旨：檢陳本校「○○實施計畫」乙種 ，請 鑒核。 說明：依據 鈞部民國99年5月10日○字 第○號函辦理。

26 99年公務人員普考：法務部於民國99年5 月10日以99人處字第12965號函行政院， 以監獄、看守所（以下簡稱監所）收容人 犯不斷增加，現有管理人力不足，請增監 所預算員額30人。案經行政院審核後函 復略以：最近五年監所人力共已增加120 人，為免政府員額不斷膨脹，並兼顧目前 業務急需，同意增加12人，不足數請該 部就現有人力統籌調派，作有效運用，並 檢討改進管理措施，以達節約用人要求。 試擬上述行政院核復法務部之函，副本抄 送行政院人事行政局。*

27 95年校內升等考題 試擬本校致台中市政府環保局函：請其加 強對台中工業區內廠商排放廢水、廢氣之 監控，以確保環境品質，維護本校師生及
鄰近居民之健康。（副本行台中工業區管 理處）30％ 發文者／受文者／發文日期／發文字號／ 速別／密等及解密條件或保密期限／附件

28 題目：請其加強對台中工業區內廠商排放 廢水、廢氣之監控，以確保環境品 質，維護本校師生及鄰近居民之健 康 主旨：請貴局加強對台中工業區內廠商排 放廢水、廢氣之監控，以確保環境 品質，維護本校師生及鄰近居民之 健康，請 查照惠復。

29 說明： 一、本校鄰近台中工業區，區內廠商屢 於深夜或假日排放廢氣、污水，造 成廠區附近環境嚴重污染。 二、請貴局加強派員監測廠區廢氣與污 水排放情形，並依法查緝違法廠 商，以維護本校師生及附近居民生 活品質與健康。 正本（所有收到公文的單位） 副本（知會單位，題目要求行文「台中工 業區管理處」）

30 91年升專員考題 試擬東海大學復教育部函稿：教育部為 落實終身學習之理念，特致函所屬各機 關學校，希訂定具體辦法，鼓勵所屬員 工以多元化進修管道，加強人文素養和 專業能力，藉以提昇學校職工人員素質， 增進行政品質。 發文者？ 受文者？

31 函（稿）主旨及說明 主旨：檢陳本校訂定之「員工進修獎勵辦 法」乙份，敬請 鑒核。 說明：依據 鈞部○○年○月○日○字第 號函辦理。
　　　法」乙份，敬請 鑒核。 說明：依據 鈞部○○年○月○日○字第 　 號函辦理。 檢陳（上行文） 檢送（平行文／下行文）

32 92年／93年相同內容考題 茲有教育部來函要求各大學加強學生之 生活輔導，避免前往不適當或易生危險 之場所工作，並按季列報具體輔導個案 辦理情形，試問： (一)、請以承辦人之身分，試擬本文之 處理建議，以供上級核栽。（ 35 % ) (二)、試擬一份函稿，以陳報教育部當 季辦理之情形。（ 35 % ) (三)、請扼要說明何謂「以稿代簽」及 「簽稿併呈」（ 30 % ）

33 函（稿）主旨及說明 主旨：檢陳本校○○學年度第○季辦理 「學生生活輔導個案」紀錄乙份， 敬請 鑒核。 說明：依據 鈞部○○年○月○日○字第
敬請 鑒核。 說明：依據 鈞部○○年○月○日○字第 號函辦理。

34 以稿代簽／簽稿並陳／先簽後稿 稿：指公文草稿，通常在公文文類後加（稿） 表示，如函（稿）
以稿代簽：以公文草稿（稿）內容取代 「簽」，直接向上級請示，一般用在案情簡 單，或例行承轉的案件。 簽稿並陳：「簽」與「稿」同時上陳給主管， 陳核時，宜「簽」在上，稿在下。常用在限 時發辦不及先行請示的案件，文稿內容須另 說明以往處理情形。 先簽後稿：先以「簽」向上級請示，待批示 或決議後再上陳「稿」。

35 91年升組員考題 試撰寫一份公文給校長；東海大學教務處 為美化教室環境，已完成九十二學年度本 校教室整潔比賽金劃書，另附教室整潔比
賽實施辦法。希望由訓輔經費項下支出新 台幣三萬元整，鼓勵同學創作，提昇教學 品質，於每學年辦理教室整潔比賽。（請 寫明公文類別，並注意規格） 按：本題宜使用「簽」或「函」？是內部 公文或需寄到校外單位？