一般公文歸檔注意事項 密件公文歸檔注意事項

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1 一般公文歸檔注意事項 密件公文歸檔注意事項
歸檔案件注意事項 一般公文歸檔注意事項 密件公文歸檔注意事項

2 一般公文歸檔注意事項 一、應依各機關之檔案分類及保存年限區分表之分類，於公文首頁右上角填妥檔案分類號及保存年限。
二、以鉛筆逐件逐頁編寫頁碼，空白頁無須編寫頁碼。 三、歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限。無法以原件歸檔者，應由承辦單位於案件影本首頁簽註無法以原件歸檔原因，並經機關權責長官核准後，辦理歸檔。 四、歸檔案件原則不得抽換，惟如有錯誤，應由承辦人員以簽或便簽敘明理由，經機關權責長官核可後為之，且相關簽辦文件應併原案歸檔，以利後續查考。 五、歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，由承辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章。 六、一般信封或封套得不歸檔。但具行政稽憑或法律信證之封套者，仍應歸檔。

3 一．檔案及保存年限區分表 放置位置:請參考總務處文書組網址:

4 歸檔公文整理 檔案應裝訂整齊，不可零散脫落，每件檔案裝訂之訂書針或長尾夾以二個為限。
檔案應以A4用紙規格為標準，文件左、右、底三面邊緣應保持齊；過寬、過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案內容；未達規定標準者，應以A4用紙襯貼。 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽、附件(如身分證影本、照片)規格較小時，應以A4用紙襯貼或用信封套裝封，不得脫離原件。 檔案附件為A3規格者，應以｢蝴蝶頁｣方式折齊，頁碼以一頁計。

5 二．編寫頁碼 統一使用阿拉伯數字編寫，並於首頁編寫總頁數，空白頁無須編寫頁碼。
依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，由上而下，依序於各頁右下角編寫頁碼。但文件為雙面書寫或列印者，其背面頁碼 編寫於左下角。 先編本文，續編附件，並將總頁數登錄於公文系統中。

6 三．附件如何歸檔 有附件者應隨文歸檔，附件頁碼之編除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
有附件者如不隨文歸檔，請於公文附件處寫附件不歸檔字樣，並按壓職章。

7 四．歸檔案件無法以原件歸檔或以 影本抽換正本時，應如何處理？
四．歸檔案件無法以原件歸檔或以 影本抽換正本時，應如何處理？ 機關承辦人於影本第一頁空白處，簽註 無法以原件歸檔原因，經機 關權責長官 核可。 歸檔案件原則不得抽換，惟如有錯誤，應由承辦人員以簽或便簽敘明理由，經機關權責長官核可後為之，且相關簽辦文件應併原案歸檔，以利後續查考。

8 密件公文歸檔注意事項 機密案件歸檔時，承辦人員應另以專用封套裝封，依規定填寫相關欄位，並於彌封處加蓋職名章；如於歸檔前已無保密必要，應依規定辦理機密等級註銷作業，並以一般案件歸檔。

9 密件信封填寫範例

10 請科室沿此線↓剪開取閱，閱後密封蓋章 請主辦單位密封蓋章 薄 棉 紙 薄棉紙

11 使用說明 機關內部機密文書之傳遞，應用黃色公文夾或機密文 書歸檔、陳核專用封套送遞。
機密文書之陳判，由承辦人員或指定人員親自持送； 如承辦人員不能親自持送者，應 置於密封之機密文書 歸檔、陳核專用封套內。 須陳府核判之機密之文書，於機關內完成作業程序 後，應裝入機密文書歸檔、陳核專 用封套密封後，用黃色公文夾依規定程序送府或親自持送陳核。 送會機關駐外單位之機密文書，比照陳府核判之方式辦理。 機密文書歸檔時，封套上記載之事項不全時，應退回補正。 封面各欄登記，應與密封內之案件相符，並於密封紙黏貼處加蓋職名章；否則承辦人 員應負完全責任。 承辦人員得視需要簽奉核定後，主動變動機密等級或解密。 承辦或管理單位必要時會同有關機關人員拆封檢查。 密件密封前，應依時間先後排序，早者在下，晚者在上裝訂整齊後，再自上而下依序 編寫頁碼。文件係雙 面書寫或列印者，亦同。 機密檔案歸還時，調案人應在封套上加蓋密封章或職名章密封，並加註歸還日期。

12 解密案件流程

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14 年度交接如何分辨檔案分類號 檔案分類號以收文日期為主 創簽稿一樣以取號年度日期為主 例:107600001 107/03010101
例: / 例: / 紙本檔案分類號寫法:正確版108/ 錯誤版108/03/01/01

15 創簽稿檔案如何帶入正確分類號 點選檔號出現選取畫面 選取 分類號下拉式選項

16 為何要收發同號 依臺北市政府文書處理實施要點 : 貳、處理程序 六、文書處理一般規定如下：各機 關收發公文，應採用收發文同 號方式。
PS:請在公文擬稿時,就來文內要求函復必需收發同號，不可先存查再另行創號復文。

17 何謂彙併辦? 併辦：併辦案件，指各件公文案情相同、同一案情之正副本，或是對其他機關來函查催案件 而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。(併辦是將不同案件合併辦理。) 彙辦：彙辦案件，指同一案件內之有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理之案件。

18 送歸檔時併案號碼填寫 如何辦理併案？ 1、機關承辦人自行辦理併案：欲併案公文 均在機關承辦人手上。 a.電子流程的併案程序：機關承辦人於公
文系統之“承辦人”→“待辦理 區”→“承辦”→點選“併辦”。 b紙本文的併案程序：機關承辦人於子案 文號下方空白處，註明主案文號並核章。

19 電子歸檔併案填寫位置 填寫併案文號

20 紙本填寫併案號碼(1)

21 紙本併案頁尾寫法(2)

22 免備文

23 免備文送發文案件 (一)線上陳核辦理 1.選取來文，開啟公文製作

24 2.於來文的下方+字號，按下去。 先選擇【簽】→再選擇【便箋】
2.於來文的下方+字號，按下去。 先選擇【簽】→再選擇【便箋】

25 3.編輯便箋內容、夾帶要回覆的附件，並陳核長官

26 4.長官決行後，進入公文系統待簽收【簽收】該件公文公文會進到待結案區，勾選後選取【送發文】

27 5.填寫送發文登記(填寫檔號分類號、【+】受文者資料，按下新增)，【確定送發】

28 (二)紙本簽核辦理 1.不需另辦便箋，於來文空白處作角簽簽辦，並檢附回覆資料，裝訂附於公文後，整份公文陳核長官。
2.收到長官決行的公文後，承辦中勾選該件公文 選取【更多功能】-【決行】輸入長官決行資料

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30 3.輸入完決行資料後，公文會移至待結案區，以下同線上簽核辦理之步驟

31 案管案件 限期案件來文一般都是列管案件，若沒有列管，可以去內容更正作業。 承辦人結案存查時要解除列管。

32 承辦人作業 公文管理/案件管理作業-查詢-狀態為”列管中”
案管案件每月月底自行解除列管 承辦人作業 公文管理/案件管理作業-查詢-狀態為”列管中”

33 請配合於 列管中公文右側進入-公文內容-查看公文資料的歸檔資料
若已有存檔層級/檔號 請回列管中公文—點該文號案名執行----解除列管申請

34 備註說明---key”已結案歸檔”---再按確定-即可解除列管----

35 案管案件解除列管： 承辦人於收文時就會看到綠色【管】字，請於公文決行後記得點選解除列管

36 ◎送存查頁面，記得多勾選【解除列管】，如下：

37 ◎送發文頁面，記得多勾選解除列管，如下：

38 謝謝聆聽!