文書作業講習.

Presentation on theme: "文書作業講習."— Presentation transcript:

1 文書作業講習

2 文書定義 文書處理手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。
凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

3 公文是機關推動公務、溝通意見的重要工具，公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。

4 文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。
文書處理流程說明 文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 分為下列步驟： (一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 (二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 (三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 (四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 (五)歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。

5 公文處理流程 創稿 來文 收文 交辦 拆封到確定承辦人全程四小時以內 自辦 分文 承辦人員 擬(簽)稿

6 擬(簽)稿 過 核(簽)稿 二層主管 承辦人員應主動負起催辦、追蹤與聯繫責任 會(簽)稿 程 判行

7 判行 繕打 校對 當日交繕當日發文或隔日上午發文 用印 存查 發文 結案歸檔

8 公文製作 參考依據 文書處理手冊 行政院秘書處編印 文書處理手冊 文書流程管理手冊 行政院研考會訂定 檔案可從相關網站下載

9 公文分為令、呈、咨、函、公告、其他公文等6種
公文類別 公文分為令、呈、咨、函、公告、其他公文等6種 使用時機 令：公布法律、發布法規命令、人事命令及解釋性規定與裁量基準之行政規則時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時使用。 咨：總統與立法院公文往復時使用。

10 函：各機關處理公務時使用。 公告： 各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定之對象宣布週知時使用。
1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。 3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。 4.民眾與機關間之申請或答復時。 公告： 各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定之對象宣布週知時使用。

11 其他公文：其他因辦理公務需要之文書。 書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、說帖、定型化表單。 各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電子公布欄為原則。 公務上不須正式行文之會商、聯繫、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。

12 文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條「公文文字應簡、淺、明、確，並加具標點符號。」之規定要求。
公文製作一般原則 文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條「公文文字應簡、淺、明、確，並加具標點符號。」之規定要求。 作業要求如下： 1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤(錯別字)和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 2.清晰：文義清楚、肯定。

13 3. 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4. 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 5
3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 4.迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。 6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 7.完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

14 1.擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。
擬稿注意事項如下： 1.擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。　 2.引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。　 3.各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。

15 4.文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。
5.擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 6.引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。 7.簽宜載明年月日及單位。

16 8.擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。
9.案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。 10.文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。 11.字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。

17 12.文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。
13.文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

18 「函」之結構及做法 行政機關之一般公文以「函」為主 函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式。
案情簡單可用「主旨」1段完成者，勿硬性分割為2段、3段。 「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。

19 分段要領 1.「主旨」： (1)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要(以不超過50字為原則)。
(2)「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。

20 2.「說明」： (1)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。 (2)如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。

21 3.「辦法」： (1)向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。 (2)其分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附件。

22 簽稿性質 簽稿之撰擬說明 1.簽(舊稱簽呈)為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，種類可分2種：
『簽辦單、簽』：機關內部單位簽辦案件用依分層授權規定核決；簽末不必敘明陳某某長官字樣。 『簽』： 下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」(人對人)，文末得用「敬陳○○長官」字樣。 2.「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

23 簽稿之擬辦方式 一、先簽後稿： (一)制定、訂定、修正、廢止法令案件。 (二)有關政策性或重大興革案件。 (三)牽涉較廣，會商未獲結論案件。
(四)擬提決策會議討論案件。 (五)重要人事案件。 (六)其他性質重要必須先行簽請核定案件。

24 二、簽稿併陳： (一)文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 (二)依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 (三)須限時辦發不及先行請示之案件。 三、以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

25 簽之撰擬 款 式 1.先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3 段式辦理
2.簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬 3.一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬

26 撰擬要領 1.「主旨」：(做什麼)扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。
2.「說明」：(為什麼)對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 3.「擬辦」：(怎麼做)為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

27 製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)。 2.內文： (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

28 公文用語規定 期望及目的用語 期望用語得視需要酌用 「請」「希」 目的用語視需要酌用
「查照」「鑒核」「核示」「備查」「照辦」「辦理見復」「轉行照辦」

29 例：對上級單位 請 鑒核 請 核示 請 鑒察 請 核備 請 鑒核備查 例：對平行或下屬單位 請 查照 請 察照 請 查照辦理 請 查照見復 請 查明見復

30 准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語(必須明確肯定)
准駁語 例：上級單位對下級單位 同意： 應予照准 准予照辦 准予備查 不同意： 未便照准 礙難照准 應予不准

31 例：對平行機關表示同意 敬表同意 同意照辦 例：對平行機關表示不同意 歉難同意 無法照辦 礙難同意 PS：如能說明不同意理由更佳

32 例：機關首長對屬員或所屬機關首長 表：同意 如擬 可 照准 准如所請 表：不同意 不宜 再議

33 請示語 例：是否可行？ 是否有當？ 可否之處？ 可否？ 當否？ 引述語 例：復函時用 依據 依照○○○函辦理 例：(發文字號及文別)諒蒙 鈞察：對上級機關發文後續函使用 例：(發文字號及文別)諒達、計達：對平行或下級機關發文後續函使用

34 附送語(有附件時使用) 例：對上級機關 檢陳→用於主旨段 附陳→用於說明段 例：對平行及下級機關 檢送 檢附 附 附送

35 稱謂用語→直接稱謂用語 有隸屬關係之機關： 上級對下級稱「貴」 例：「貴所」 下級對上級稱「鈞」 例：「鈞局」
 自稱「本」 例：「本所」 對無隸屬關係之機關： 上級稱「大」 例：「大部」 平行稱「貴」 例：「貴局」 自稱「本」 例：「本局」

36 對機關首長間： 上級對下級稱「貴」 例：「貴站長」 自稱「本」 下級對上級稱「鈞長」「鈞座」 機關(或首長)對屬員稱「台端」
機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」 行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」

37 間接稱謂用語 對個人一律稱「先生」「女士」或「君」
對機關、團體用「全銜」或「簡銜」如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」 對個人一律稱「先生」「女士」或「君」 直接稱謂使用「鈞」、「大」、「鈞長」等用語時，應空一格示敬；使用「貴」、「台端」時不空格。間接稱謂均不空格。

38 公文書橫式書寫數字使用原則(94年1月1日起全面適用)
1.數字用語具一般數字意義(如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等)、統計意義(如計量單位、統計數據等)者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。

39 範 例 代號(碼)：ISBN 988-133-005-1 國民身分證統一編號：M234567890 編號：附表(件)1
範 例 代號(碼)：ISBN 國民身分證統一編號：M 編號：附表(件)1 發文字號：臺79內字第095512號 序數：第4屆第6會期、第1階段 第1優先、第2次、第3名 第4季、第5會議室 第6次會議紀錄、第7組

40 日期、時間：民國93年7月8日、93年度 21世紀、公元2000年 7時50分、72水災 挑戰2008：國家發展重點計畫 520就職典禮、921大地震 911恐怖事件、228事件 38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真：(02) 郵遞區號、門牌號碼：10041台北市中正區忠孝西路1段70號

41 計量單位：150公分、35公斤、30度 2萬元、5角、35立方公尺 7.36公頃、土地1.5筆 統計數據 百分比： 80﹪、3.59﹪ 金額： 6億3,944萬2,789元 人數： 639,442,789人 比數： 1：3

42 法規條項款目、編章節款目之統計數據： 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述： 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。

43 2.中文數字範例 描述性用語：一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級

44 專有名詞： 地名：九九峰 書名：三國演義 人名：李四 店名：五南書局 頭銜：恩史瓦第三世 慣用語： 星期：星期一、週一、正月初五 比例：十分之一 概數：三讀、三軍部隊 約數：約三、四天、二三百架次 幾十萬分之一、七千餘人

45 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書(如令、函、法規草案總說明、條文對照表等)
行政院 令 修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 行政院 函 修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。

46 文書處理相關規定 承辦人員應注意事項→ 程序、原則與規定
文書處理，應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓；擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓 。 文書附件自93年1月1日起以A4直式橫書為原則，若遇有欄位過多等特殊情形時，始可採用A4橫式書寫、A5或使用A3紙張。

47 文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間，以明責任，簽名必須清晰，以能辨明何人所簽。
來文內容涉及2個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

48 會辦單位除經該單位主管核章同意外，任何人均不得擅自退件或拒不會辦，會辦單位應依其專業及職掌簽擬會辦意見，提供承辦單位彙辦或陳請長官核參
送會公文如受會單位對於簽稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後再陳核，如有爭議時，先由幕僚長協調，再將協調結果簽請首長核示

49 凡案件與其他單位之業務有關者，應先會商協調，以縮短會簽時間
會議紀錄及首長交代案等類似案件，其內容廣泛，需送會3個以上單位者，得影印同時分送辦理，以免依次會簽，稽延時日(影印分會)

50 承辦人員公差、請假時，應由職務代理人代辦，以免延誤時效
案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人員應在處理時限屆滿以前，提出「展期申請」並於核准之期限前辦結 案件涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件，得申請為「專案管制案件」並於核准之期限前辦結

51 來文性質如為年度性、季節性或來文有規定期限或需多方協商、會辦，無法立即函復擬先辦理存查後再創稿函復或先函復處理情形尚未結案之案件，應申請為「錄案續辦」案件
「創稿公文」以二層決行為原則，如依分層負責規定需一層決行者，一律以先「簽」後「稿」方式辦理，俟奉批後再由二層代為決行，承辦人並應於稿面加蓋『原簽已奉核定』章戳

52 處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續者，應先完成此項手續，如非短時間所能完成時，宜先將原由向對方說明
公文移文或改分，均以1次為限，承辦單位認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位主管核閱後，即時由單位收發退回分文人員改分或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤 處理案件，須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續者，應先完成此項手續，如非短時間所能完成時，宜先將原由向對方說明

53 承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時，依法律優於命令、後法優於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及下級機關之命令不得牴觸上級機關之命令等原則處理。

54 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔
毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔

55 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦
承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考 重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦

56 2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會核單(送會2單位以上) 3.提例會討論 4.約集有關單位人員定期舉行會議商討
凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商，會商方式，應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急，斟酌選用 1.以電話商詢或面洽，必要時並記錄備查 2.以簽稿送會有關單位。其送會單位較多者，宜採用簽稿會核單(送會2單位以上) 3.提例會討論 4.約集有關單位人員定期舉行會議商討 5.臨時約集有關人員小組會商 6.自行持稿送會 7.以書函洽商

57 機密、密；解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 (非機密件不必填列)
辦稿應填列或選列項目 1.文別：函、書函、公告 2.速別：最速件、速件、普通件(不必填) 3.密等及解密條件：絕對機密、極機密、 機密、密；解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 (非機密件不必填列) 4.附件：註明名稱及數量【如為電子公文之附件者，應填寫表號及檔案格式】範例： 會議紀錄( doc) 原函影本( tif)

58 5.「檔號」及「保存年限」：於稿面適當位置列明，「保存年限」則參照檔案保存年限之規定填列。
6.決行層級：依分層負責表填列決行層級，供主管決行之參考，以落實分層負責之規定。 7.「正本」或「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」之方式處理。

59 處理附件注意事項： 1.附件請檢點清楚，隨稿附送(以電子公文傳送者除外)。 2.附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2‧。
3.附件如係隨文附送，辦稿時用「檢陳」 「檢送」、「檢附」字樣。 4.如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：「原本隨文發出，抄本或影印本存卷」。 5.發文附件宜儘量用電子文件。 6.紙本附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人或某某洽取」字樣。 7.有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」，並與發文單位聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件時註明。

60 緊急事項請先以電話洽辦，隨即補具公文 簽稿送請核判如須附送參考資料或檔案且數量較多時，除標明附件號數外並將重要處斜摺，漏出上端或加籤條，以利查閱 來文內有極明顯之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正，如摘敘入稿，則請逕行改正或避免錯誤之字句 公文書或附件如係屬發文通報周知者，以登載電子公布欄為原則

61 會稿應注意事項 1.凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續
2.各單位對於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責 3.會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定，會銜者亦同 4.非政策性之緊急文稿，為爭時效，得先發後會

62 回稿、清稿應注意事項 1.稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕 2.文稿增刪修改過多者，應送還原承辦人員清稿。清稿應將原稿附於清稿之後，再陳核判，其已會核會簽者，不必再會簽

63 核稿應注意事項 1.核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。
2.核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。 3.上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。

64 閱稿應注意事項 1.簽稿是否相符。 2.前後案情是否連貫。 3.有關單位已否會洽。 4.程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。
5.文字是否通順。 6.措詞是否恰當。 7.有無錯別字。 8.對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。

65 判行應注意事項 1.文稿之判行按分層負責之規定辦理。 2.宜注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。
3.對陳判之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。 4.重要文稿之陳判，應由主辦人員或單位主管親自遞送。 5.決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。

66 文書簡化應注意事項 1.無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查。
2.無機密性之通案，應於電子公布欄公布(機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字號等周知事項)，並得登載於公報、公告或其他公務性刊物，以代替行文，下級機關應即照辦，毋庸逐級函轉。 3.接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理亦無其他意見者，不必行文答復。 4.內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。

67 文稿核會及行文之簡化 1.上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判(即先簽後稿案件)，不必再送上級判行，較急要者，得先行判發再補陳核閱。 2.急要文書，高級主管人員應儘量自行辦稿，以節省核轉之時間及手續 3.會議紀錄及交代案等類似案件，其內容廣泛，須送會3個以上單位者，得影印若干份，同時分送，以免依次會簽，稽延時日 4.特急文件需會辦者，應逕行面洽，儘量避免登錄、遞送、承轉等手續 5.緊急公文得不依層級之限制，越級行文

68 副本之運用 1.受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本，機關內部單位用抄本。
2.收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將行文之副本抄送來文機關。 3.副本除知會外，尚須收受副本機關處理者，得於文內「說明」段加敘請就某一事項予以處理之字樣。 4.附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱下註明「含附件」。

69 文書保密規定 機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外，依文書處理手冊辦理。 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。 不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。 一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。

70 經核定機密等級、解密條件之文書，均應完成適當標示。其解密條件如下：
1.本件於公布時解密。 2.本件至某年某月某日解密。 3.本件於工作完成或會議終了時解密。 4.附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。 5.其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。 其他有關處理機密文件應注意事項請參閱『文書處理手冊』捌、文書保密各點

71 公文時限管制 公文處理時限 一、一般公文 (一)最速件：1日 (二)速 件：3日 (三)普通件：6日

72 (四)限期公文 訂有期限公文，應 依其規定期限辦理 變更來文所訂期限 者，須聯繫來文機 關確認 來文訂有期限者，如收 文時已逾文中所訂期限
者，該文得以普通件處 理時限辦理

73 機密案件請用黃色卷宗，必須親持會辦。 卷宗夾破爛不堪請更新

74 常見錯誤 一、公文製作或簽辦部分 格式錯誤：電子郵件以書面函覆 分項條列標號及格式書寫錯誤 例(一)、○○○ 一、１‧
分項條列標號及格式書寫錯誤 例(一)、○○○ 一、１‧ 會章位置不正確(不符橫式公文簽署原則) 蓋章未押日期時間(因註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時間認定)

75 如要求副本收受者作為時，應於『說明』段內列明
訂有辦理或復文期限者，未在「主旨」內敘明 常見錯(別)字或漏字 例：抑(亦)或 民眾反映(應) 紓(輸)解交通 刻(克)不容緩 關懷備(倍)至

76 文長超過2頁(過長應以附件方式處理) 機密件公文，未填寫解密條件 決行層級空白，未依分層負責表書寫 公文製作未用系統內建符號，造成電子公文收文端內容無法正確顯示 陳情案件答覆陳情人時未副知各相關機關或隨附人民陳情案件處理情形調查表 電子公文附件未製作成電子檔或未附貼，影響電子公文發文比率

77 2頁以上來文簽存時，承辦人未於文末簽擬意見
擅自更動函稿行距及字體 決行層級標示位置不符規定 附件資訊欄位填列不全或用詞過於簡略 版面不敷簽擬意見，以加附頁方式處理時，未加蓋騎縫章(以職名彰替代) 函稿內容有數字時，未符合阿拉伯數字使用原則規定 正副本發文多單位，未使用群組名稱(各區監理所、各養護工程處)

78 承辦人於文面簽辦時，未能注意各級主管或會章單位蓋章位置
2層決行公文，不可簽擬請 鈞長核示 簽會2單位以上者，未用簽稿會核單送會 對直屬上級機關稱呼錯誤(稱教育部為大部→鈞部；公路總局為大局→鈞局) 對上級機關請示語用詞錯誤(給教育部用請 查照→請 鑒核) 附送語用詞錯誤(給教育部用檢送→檢陳) 陳情案件回復陳情人時，正本未給陳情人

79 二、改分、會章部分 不當移文或改分，延誤後續承辦人員處理期限 改分或移文延遲時間 需送會多單位未能以影印分會方式辦理
會簽、會核稽延時日(會簽會核時限規定：最速件1小時、速件2小時、普通件4小時)

80 三、公文處理流程部分 未依案件輕重緩急循序處理，影響單位整體公文處理績效 急要公文未親自持會或送判
重要案件未『先簽後稿』(避免創稿不發或會辦單位有意見需彙整再發) 複雜難辦案件，未先請示處理原則 未能善用公文處理相關申請表單

81 四、其他缺失 誤解速別(含電子信箱)使用時間 函覆內容不全(查二復一) 遺失公文 逾限公文未申辦展延 代理人未負起實質代理責任
附件未裝訂妥當，易遺失部分資料 歸檔公文或附件使用回收紙

82 簽署方式(94.1.1以後) 兩章併列 自左而右 由上向下 右下最大

83 94.1.1以後簽署方式 承辦人 組 長 ○務長 主任秘書

84 簽署方式(特例) 由左至右一列橫蓋 例─ 會辦單 承辦人 組 長 ○務長

85 見出紙格式 黏貼 附件１ 黏貼 附件2 黏貼 附件１ 1公分 1公分 2公分

86 法律統一用字表 用字舉例 統一 曾見 說明 公布、分布、頒布 布 佈 徵兵、徵稅、稽徵 徵 征 部分、身分 分 份 帳、帳目、帳戶 帳 賬
韭菜 韭 韮 礦、礦物、礦藏 礦 鑛 釐訂、釐定 釐 厘 使館、領館、圖書館 館 舘

87 用字舉例 統一 曾見 說明 穀、穀物 穀 谷 行蹤、失蹤 蹤 踪 妨礙、障礙、阻礙 礙 碍 賸餘 賸 剩 占、占有、獨占 占 佔 牴觸 牴 抵 雇員、雇主、雇工 雇 僱 名詞「雇」 僱、僱用、聘僱 動詞「僱」 贓物 贓 臟 黏貼 黏 粘

88 用字舉例 統一 曾見 說明 計畫 畫 劃 名詞「畫」 策劃、規劃、擘劃 動詞「劃」 蒐集 蒐 搜 菸葉、菸酒 菸 煙 儘先、儘量 儘 盡 麻類、亞麻 麻 蔴 電表、水表 表 錶 擦刮 刮 括 拆除 拆 撤 磷、硫化磷 磷 燐

89 用字舉例 統一 曾見 說明 貫徹 徹 澈 澈底 祗 只 副詞 並 并 連接詞 聲請 聲 申 對法院「聲請」 申請 對行政機關「申請」 關於、對於 於 于 給與 與 予 給與實物 給予、授予 給予名位、榮譽等抽象事物

90 用字舉例 統一 曾見 說明 紀錄 紀 記 名詞「紀錄」 記錄 動詞「記錄」 事蹟、史蹟、遺蹟 蹟 跡 蹤跡 糧食 糧 粮 覆核 覆 複 復查 復 複驗

91 錯誤(錯別字) ：兩屆(兩界)

92 結 語 收到公文→非主辦業務辦理改分或移文→權責業務→判斷可存查(直接於公文空白處敘明理由簽存)→須發文回覆或函轉(擇選以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿方式處理)→視案件複雜及難易程度(填寫專案管制申請單將案件申辦為專案管制案件或填寫展延單申辦展延或填寫錄案續辦申請單申辦為錄案續辦案件)→依相關規定處理公文

93 同一時間辦理多件公文，請先檢視並依下列原則排列優先處理順序：
限期案件且時間急迫者列第1優先 屬發文函轉或案情簡單可直接回覆者列為其次 案情複雜需多方思考者列第3優先(可申請為專案管制案件或錄案續辦案件完成公文處理，再做工作處理) 存查案件(因未列計發文使用日數)可視狀況最後處理

94 熟諳公文處理相關規定，除不易出錯外，亦可避免無心之過而遭受不必要之懲處
遇有公文處理疑難問題，應儘速請教具經驗之同仁或直接主管，不宜閉門造車或擱置不辦 對於函文內容如有不了解之處，請儘速與承辦人聯絡瞭解其意，可減少後續作業困擾及不必要之錯誤重做

95 程序正確 嚴守時效 權責分明 清楚管理 16字箴言