1 文件体系的试运行 2015 年 4 月

一、组织制度文件学习 二、文件运行中的动态管理 三、运行中记录的留存及要求 四、运行中部门工作目标的制定 五、文件执行中的监督检查

学院质量管理工作的进程： 第一阶段：管理制度进行梳理，完善和优化， 定稿，形成文件化体系。 第二阶段：进行文件的运行和实施。 第三阶段：监督检查，内部审核，管理评审。 第四阶段：整改提高，持续改进。

1.ISO9001 标准所要求的文件 —— 制度 1.1 何为 “ 制度 ” ？ 《现代汉语词典》制度是指： 1 ）要求人们共同遵守的办事规程或行动准则； 2 ）在一定历史条件下形成的政治、经济、文化 等方面的体系。 在一定范围内，具有一定约束力的普遍原则。

1.2 制度的来源 管理是制度文化体系 ( 刚性的 ) 与价值自然体 系（柔性的）的最佳结合。 是管理走向成熟的结晶。

2.ISO9001 标准要求建立文件的重要性 提高学院管理的效率 增加各项工作的熟练度，降低成本 作为改善管理水平的基础 当作问题解决的依据 应用于授权与例行管理 便于学院各类工作业务技能的积累和提高 符合上级教育部门、学院的顾客和 ISO9001 标 准的要求

3.ISO9001 标准有关文件的作用 ISO9000 实际上是一个 “ 人本 + 文本 ” 的管理 体系，因此，文件有着极其重要的作用。 （ 1 ）阐述、声明作用。 （ 2 ）规定和指导作用。 （ 3 ）记录和证实作用。

4. 文件的使用要达到的目的 过去因过程控制不严密造成工作脱节的 现象已杜绝 过去职责不明确的公共事物，现在已有 了明确的管理部门 过去只看最后的工作结果，现在不仅要 看结果，更要看开展工作的过程，注重 工作过程的记录

什么叫试运行？ 学院 ISO9000 工作项目启动以来，经 历了文件编写过程，那是一个工作规 范的过程。 目前的试运行就是实现 “ 做我所写， 记我所做 ” __ 也就是文件制度的执行 过程。

为什么要试运行？ 通过实践来验证前期文件编写的合 理性、实用性、有效性。 通过实践来发现学院管理中存在的 不足，以便更好地改进和提高管理 水平。

如何试运行？ 认真执行质量管理体系文件，保证 各项要求的落实

一、组织制度文件的学习 1 、学习与本部门工作直接有关的文件 （要求明确有哪些规章制度文件、记 录表格、责任人、完成时间）。 2 、学习与本部门工作间接相关的文件 3 、通过学习知法懂法，才能守法。 4 、了解文件的途径：给各部门下发的制 度文本、通过各部门网页、专题网页 等。

对部门领导的要求 ①理解质量方针和质量目标，分解、落实 与本部门有关的质量目标； ②熟悉本部门的质量职责和相关的质量管 理体系文件； ③熟悉本部门与相关部门的工作接口； ④明确对下属的工作要求； ⑤掌握本部门的质量工作情况。

对教职工的要求 总要求是 “ 写你应做的，做你所写的 ” ， 文件写到、说到的一定要做到。 具体表现为： ①熟悉所在部门的职能； ②明确本人的质量职能和权利； ③熟悉掌握工作程序、方法和技能； ④在工作中保留好工作痕迹（记录）

ISO9001 标准中有 “ 文件控制 ” 明确规范了文 件的动态管理要求。 a) 文件的编、审、批后才能进行发布。 b) 文件动态评审、及时更新，再批准。 c) 文件更改状态要能识别。 d) 使用部门使用文件的有效版本（防止新旧版本同时存 在或使用作废版本情况）。 e) 文件清晰、易于识别。 f) 对外来文件（来自上级的政策、国家法律法规等）识 别和控制分发。 g) 对作废而需要保留的文件要进行标识，防止误用。 二、文件执行中的动态管理

进一步改进质量管理体系文件，提 高文件的符合性、有效性和适宜性 具体表现：在实践中对文件不断修 订，要求各部门的内审员在工作中， 注意文件的实际使用情况。

如果发现有下列情况的： 1 、文件跟实际情况不符合、无法操作。 2 、一些重要工作，文件没有做出明确的 规定，会导致工作出现问题。 3 、文件规定得不合理，还可以有更好的 方法。如有些工作可以适当简化。 4 、现有文件中的规定与国家教育部和上 级教育部门的政策、法律法规不符合的。 内审员要及时将情况反馈给质量管理 处，加以收集，集中统一修订。

1. 高等学校档案：是指高等学校从事招生、教 学、科研、管理等活动直接形成的对学生、 学校和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同形式、载体的历史记录。 2. 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动 的证据的文件。（评估中称之为佐证材 料） —— 工作痕迹 三、运行中记录的留存及要求

记录的作用 1 、记录是信息管理的重要内容。 2 、记录是记载各种工作情况和结果的文件 3 、记录是管理活动及服务质量是否符合要求 的客观证据，是质量保证的证实性文件 4 、是对部门工作进行评价的客观证据之一

1 、要求有文件明确规定对记录如何管理 2 、明确哪些记录需要保留（如教师的教学档案： 教学大纲、授课计划、教案、课件、教学日 志、试卷分析、课程总结） —— 在制度文件 中体现 3 、记录该如何留【形式（纸质、电子档、图片、 音像）、内容、负责人等要求】 —— 由主要 职能部门确定。 4 、对记录如何分类、编号、检索、归档 5 、记录的保管、期限、过期后的处理 6 、记录的使用 记录控制（资料、档案管理）

各部门该如何做 建立部门工作基础资料库（基本档案） 以不变应万变，根据不同的评估、检查的需 要形成不同的组合，但基础内容不变。

组成基础资料库要注意事项 根据学院实际情况确定归档范围。归档的档 案材料包括纸质、电子、照 ( 胶 ) 片、录像 ( 录 音 ) 带等各种载体形式。 按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形 成规律，整理材料。 对文件材料系统整理组合，编号，制作卷内 目录

组成基础资料库要注意事项 明确材料的保存期限 过期材料的处理也要有记录（审批、 处理方式、处理资料的清单）

资料的使用 —— 佐证作用 根据不同的需要形成查询清单（没 有必要重复复印）

整理材料的思路 符合基本管理规律、符合档案管理 的要求 P （策划） ——— 工作计划、规划 D （实施） ——— 过程材料 C （检查） ——— 工作检查、总结 A （改进） ——— 对存在问题的改 进（改进对策、改进的效果）

记录资料的整理 1 、工作提供资料的目的 通过证明材料证实实际工作是如何 操作的, 从而说明工作是否符合要求。 2 、日常资料的要求： ◆要能够完整地体现一个事件、一个 项目从头至尾的全藐。 ◆符合其自然形成的规律 ◆资料的整理要科学、规范 —— 符合 档案管理的要求

四、部门工作目标的制定 制定 “ 聪明的 ” 目标 具体的 Specific 可测量的 Measurable 挑战的 Ambitious 现实的 Realistic 时间设定 Time-phase

PDCA 的基本工作方法是： P 、策划（ Plan ） PDCA 循环是保证任何活动有效进行的、合 乎逻辑的工作程序。 D 、实施（ Do ） C 、检查（ Check ） A 、处置（ Action ） 五、文件执行中的监督检查

高职教育教学质量管理过程分析 ISO9000 质量管 理 高等职业教育教学质量管理 质量方针质量观念 质量目标人才培养目标 质量策划质量设计，明确质量标准 质量控制教学实施和质量监控 质量保证 质量改进评价、反馈、改进（提炼升 华）

自我监督检查 根据本部门的质量目标，定期检查 完成情况

内部审核、改进提高 针对组织质量管理体系进行的监督检查手 段。 由专门的人员 —— 内审员，按 ISO9000 标 准的要求实施内部审核，通过内部审核， 了解管理状况，对不足之处实施改进（包 括文件的修订和完善）。 ISO9000 标准就是通过这样的方式帮助 组织在管理中不断自我发现问题，自我改 进和提高，从而达到持续改进的目的。

高层领导要高度重视 中层领导起带头作用 基层人员全员参与 注重实用性与有效性 贯标工作并不只是为了取证，更重的是为 了提高学院的管理水平，保持和提高教育质 量、提高学院的业绩，这样，贯标才具有真 正的意义；贯标也不是一味迎合标准，更应 注重实用性与管理的有效性。