雲林縣政府所屬機關學校 『公文線上簽核及公文整合 系統建置案』 專案啟動說明會 主辦機關：雲林縣政府維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司 簡報人員 : 李盈德 Peter 2013/11/11-12

2 程序時間內容 1 08:50-09:00 13:50-14:00 參加人員報到並進行簽到作業 2 09:00-09:05 14:00-14:05 主席致詞 3 09:05-10:20 14:05-15:20 (1) 公文線上簽核系統簡介 (2) 系統導入時程與前置作業 (3) 線上簽核系統功能說明 ( 必要時 ) 4 10:20-11:00 15:20-16:00 意見交流及問題詢答 說明會議程

3 公文線上簽核系統簡介 系統導入時程與前置作業 ( 機關配合事項 ) 公文線上簽核系統功能說明 問題與討論 大綱

4 公文線上簽核系統簡介 系統版權  檔案管理局 系統設計開發廠商  帝緯系統整合 ( 股 ) 公司技術團隊 主要功能  公文線上簽核作業、整合電子交換系統 (eClient) 、整 合文書編輯線上簽核元件、檔案管理作業

5 公文線上簽核系統推廣背景 97 年 6 月 5 日行政院第 3095 次會議通過「永續能源政策綱 領」之政府部門節能減碳措施 97 年 7 月 3 日行政院第 3099 次會議，院長提示：「各部會 在推動政務的時候，不論是在施政計畫或預算當中，都 要能充分展現節能減碳的理念」 99 年 1 月 25 日行政院院授研訊字第 號函頒電 子公文節能減紙推動方案 102 年 5 月 22 日院授研檔 ( 資 ) 字第 號函頒布 「 電子公文節能減紙續階方案」

6 績效目標 達成以下目標 (102 年 ) 公文線上簽核比率達 30% 電子化會議比率達 15% 因應公文實施電子化所節省的紙張，計有線上簽核節省 紙張、運用電子公布欄節省紙張、公文電子交換節省紙 張及雙面列印等，惟為簡化績效指標之統計，採公文線 上簽核績效指標計算 公文線上簽核件數 × 100 ％ 公文線上簽核績效指標＝ 電子公文收文總數 + 紙本來文線上簽核數 ＋自創簽稿數

7 公文全程電子化

8 系統目前已建置 雲端公文系統： 線上學習網站 及 手冊： 上開網址的訊息公告 文書編輯平台： /kw ( 文書編輯平台將與 e-gov 脫鉤，轉由雲端機房維運 )

9 整體系統架構

10 備註： 1. 公文線上簽核系統與目前基層公文系統操作模式相同，提升系統 方便性，減少新系統上線壓力。 2. 架構雲端運算服務：集中式營運管理，提供各機關系統一致性。 3. 公文線上簽核系統完全移轉檔管局基層公文版本，將不進行客製 化之修改。 系統功能架構

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12 重點時程概要 主要內容場次辦理時程時數主要對象 系統推廣說明會 5 場次 11 月 27 日 X2 11 月 28 日 X2 3 小時 文書承辦人員 資訊人員 主管人員 系統教育訓練課程 12 場次 11 月 13 日起 每一場次 6 小時 文書承辦人員 資訊人員 (3 人 / 機關、 2 人 / 學校 ) 系統導入作業 自第一梯次起 (12 月 02 日 ) 1 人月所有人員 教育訓練報名網址： 於 11/06 日上午 08:00 開始報名

13 各機關系統導入時程 附屬一、二 級機關 公所衛生所 代表會 戶政、地政 各級學校 上線日期 12/02 時程另訂 12/05 、 11 、 18 12/04 起 分五個梯次 暫停電子交換 ( 停止電子收 發及發文 ) 上線前一天中午 12:00 過後 系統上線期間 ( 自 102 年 12 月 02 日起，分梯次上線 ) 導入說明：原基層機關 ( 含衛生所 ) 採無縫接軌，各公所採舊公文在舊系統 辦 完後再一次轉入 導入期間如有任何系統上之問題，可撥打客服中心 或將問題 至客服信箱 由專人協助處理

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17 系統導入前置作業時程 日期完成作業系統角色 日期待確認 資料準備 及 調查 ( 公所 ) 機關種子人員 上線後可自行檢查 IE 瀏覽器設定 所有使用者 上線前憑證核發 與 讀卡機安裝 所有使用者 上線前一天筆硯公文製作軟體 所有使用者 上線前中午 12:00 過後 eClient 環境設定 FEPClient 元件安裝及設定 文書收發人員 公所 ( 待辦都完成 ) 其他 ( 上線前一天晚上 ) 歷史資料轉檔 文書收發人員 帝緯

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19 資料準備 ( 全部機關 ) 項次項目 1 採購讀卡機 ( 目前 e-client 使用機型 ) 2 申請自然人憑證 ( 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理 ) 3 申請機關憑證附卡 ( 檔案室點收、編目使用 ) ，正卡亦可使用 4 種子人員參與教育訓練

20 資料調查 ( 公所 ) 寄送至以下 2 個聯絡人 1. ( 帝緯公司 李盈德 04 – ) 2. ( 計畫處 資管科 陳春如 ) 項次項目 1 規劃及提供使用新系統之單位資料 以 ( 附件 01_ 匯部門資料專用格式 _( ○○公所 ).xls) 格式 2 規劃及提供使用新系統之帳號 … 等等資料 以 ( 附件 02_ 匯人員資料專用格式 _( ○○公所 ).xls) 格式 3 提供檔案分類表及立案資料 參考 ( 附件 03 檔案分類表、立案 _ 範例.xls) 格式 4 檔案資料匯出格式 參考 ( 附件 04 非使用「基層機關公文整合系統」檔案轉出格式 _ 範 例.xls)

21 01 匯部門資料專用格式 ( 僅公所 ) 請依 貴機關組織層級編排 如原系統已經編定，可依據原系統資料 各級 單位 (code) 建議皆兩碼 寄回時請將檔名 ( ○ ○改為 貴機關名稱 )

22 02 匯人員資料專用格式 ( 僅公所 ) 帳號可依機關英文名稱作為開頭， ( 參考下頁 ) 。加上 年度 + 流水號 3 碼 所屬部門代碼，請填 (01 匯部門資料 ) 對應同仁所屬單位 如同仁無決行公文權限，決行層級請留空白 筆硯帳號可與第一欄的帳號相同 如同仁於同一科室內身兼多職，請填最高層級角色 如同仁於不同科室內身兼多職，請填兩筆資料 ( 部門代碼不同 ) ，但是其 餘欄位資料可皆相同

23 03 檔案分類表及立案資料 ( 僅公所 )

24 04 「公所版」檔案轉出格式 檔案管理局於 101 年 5 月 23 日函文各縣市政府及區公所，將於 102 年 1 月 1 日起停止「基層公所應用軟體系統」 ( 包含公所公文系統 ) 之維運， 不再提供諮詢及系統更新服務，並請各區公所預為因應

25 04 「公所版」檔案轉出 - 由系統匯出 依據檔管局提供「檔案目錄電子檔匯出操作手冊」匯出相關檔案 產生匯送檔案過程，會因資料庫的資料量、伺服器的效能影響匯出的 時間，有些匯出時間會較久，若有疑慮，建議使用備用的電腦 轉檔問題可聯絡基層公所公文整合系統客服人員

26 資料準備 ( 縣府 及 帝緯 ) 項次項目 1 縣府線上簽核實施原則 2 安排教育訓練 及 說明會場地 3 線上報名 或 人員配置 於 11/06 日上午 08:00 開始報名 4 辦理系統推廣說明會議

27 縣府線上簽核實施原則 電子來文 公文種類：簽、函、書函、開會通知單 存查案件 密等等級為普通 公文本文 + 附件頁數合計為 10 頁以內（含 10 頁） 保存年限 10 年以內 ( 含 10 年 ) ※符合下列情況，不適用線上簽核！！ 採購簽辦案件 需送府一層決行公文 密件公文 經費請領及需檢附會計憑證相關公文 人民申請 ( 陳情 ) 案件 附件為實體資料 ( 支票、原始憑證或需簽名蓋章者 )

28 系統上線前置作業 1 個人電腦設備 一般個人電腦，記憶體至少 1GB 以上 作業系統： Windows XP / Vista / 7 瀏覽器： Internet Explorer 7(32bit) 以上

29 2 建立系統帳號、憑證及讀卡機 機關系統管理者，需先建立機關使用者帳號 筆硯帳號 公文管理帳號 申請自然人憑證 (IC 卡 ) 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理 外接式讀卡機乙台

30 3 軟體安裝 讀卡機驅動程式 HICOS 憑證檢測軟體 可讀取 PDF 格式之 Adobe Reader 或 Foxit 軟體 筆硯公文製作軟體 電子交換收發電腦 FEPClient 交換整合軟體 ( 僅電子交換收發電腦安裝即可 ) Internet Explorer(IE) 瀏覽器安全性設定

若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單 位第一線之系統管理者或種子人員。 客服專線： 客服信箱： 網站諮詢： FAQ 網站： eLearning 線上學習網站： 31 客服維運窗口 *

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