1 會展實務 時間： 104/07/10 09:00-12:00 會議與展覽現場管理 104/07/10 13:00-16:00 國際會議活動管理實務 104/9/23 15:00-17:00 考題解析 (2) 104/9/30 15:00-17:00 考題解析 (3)

◎國際會議活動管理實務 2

國際會議定義 1 ICCA 國際會議展覽聯盟 (International Congress & Convention Association) 舊稱國際會議協會 總部設在阿姆斯特丹 定期召開 3 國巡迴 50 人以上參加 UIA 國際社團聯盟 Union of International Associations 國際協會聯盟 總部設在布魯塞爾 各地巡迴舉辦 5 國以上 300 人以上 3 天以上 40% 以上外國人 3

國際會議定義 2 AIPC 國際會議中心協會 Association of International Congress Center 在各國輪流舉行 5 國以上 50 人以上 25% 以上外國人 1 天以上 我國中華國際會議展覽協會（ Taiwan Convention & Exhibition Association, TCEA ） 根據國內會展產業之主管機關經濟部商業司 5 國以上 100 人以上 40% 或 80 人以上為外國人 4

UFI 全球展覽產業協會 UFI The Global Association of Exhibition Industry, 舊稱 Union des Foires Internationales ，簡稱 UFI 是商業展覽辦理、展覽會場管理、國際展覽業公 協會與相關夥伴的合作及審查機關 1925 於義大利米蘭創立義大利米蘭 總部：巴黎 315 個會員， 73 個國家 5

會議名稱 Convention 大會、年會：在美國， convention 通常指工商界之大型 全國甚至國際集會，包括研討會、商業展覽或兩者兼具。 Congress 會議：通常會有一特定主題（ subject ） Conference 會議： 任何組織團體討論、交換意見、傳達訊息、辯 論或針對某 課題公布意見。 管院研討會 Colloquium /kəl'okwiəm/ 會議：進行方式為由一位以上 speaker 先就 某一主題報告，再討論問題。 assembly 大會：協會、俱樂部、組織或公司的正式全體集會。 meeting 集會 ：各種會議之總稱 其他名詞 Event 、 Exhibition 、 fair 展覽 Incentive travel 獎勵旅遊 6

研討會種類 Lecture( 演講 ) Panel discussion ( 座談 ) ：一位主持 moderator ，一群專家為座談成員 Seminar( 進修會 ) ：不同技術但有共同特定興趣的專家，藉由一次或 一系列的集會，來達成訓練或學習的目的之進修會。為期 1~2 天, 籌 辦目的通常是教育或佈達, 以及討論共同關切的議題, 過程中會有一 位 Section Chairman ; Moderator ( 引言人 ) 來主持, 論文有時會經過 評選, 可分為口頭報告及論文展示兩種。該領域的專家們, 藉由參與 討論來分享其經驗和知識 有分組論文發表會 Forum( 論壇、討論會 ) ：為了對共同有興趣之某一或某些主題舉辦進 行公開討論的討論會。 公民議題、大專青年論壇、國際青年論壇 Symposium( 專題討論會 ) ：由某一領域內的一些專家集會，並就某一 特定主題請專家發表論文，並共同就問題加以討論做出建議。 Workshop( 講習會 ) ：由幾個人進行密集討論的集會，其緣起係為整 合某一特定主題或訓練的分歧意見 7

爭取國際會議 爭取國際會議的預期功能 提高協會或單位的知名度 爭取其他國家或產業的合作 擴大學術交流與聯誼 爭取主辦單位或國家城市效益 2015 世界盃巧固球錦標賽 高雄 8 月登場 由高市府、中華民國巧固球協會共同主辦的「 2015 世界盃巧固球錦標賽」，將於 8 月 6 日至 9 日在高雄師範大學、五福國中點燃戰火，計有 16 國逾 300 名選手及職員參賽。 里約奧運吉祥物正式公布、東京申辦 2020 年夏季奧運會計劃 主辦就代表展現實力 例如奧運有足夠設備 各團體爭相爭取的會議 國際組織 -NGO 社團 - 青商會、扶輪社、獅子會 醫學 - 台灣 宗教 - 葉教授 金融 - 理財 企業 - 網路行銷 8

國際會議競標 前 取得共識與支持 寫文案 申請補助 中 報告 行銷宣傳 勘查 造勢 9 競標條件

參加會展的動機 議程內容 如何存到第一桶金 演講者學術品質 馬雲 九把刀 新品展示 i-watch 10 正修國企星期五總體經濟研討會， 免費 - 近又免錢時間好 高雄餐旅星期五辦的大胃王，免費 - 近又免錢 台北世貿星期六的美食展，入場費 - 假日又好玩 五月天在巨蛋星期四演唱會， 1500 元 - 五月天 英國 8 月倫敦奧運 太陽劇團星期六高雄巨蛋， 800 元 江蕙演唱會 排序 吸引人主題 地點 時間 錢 以下，去不去

11 國際會議的過程 報到 接待

12 國際會議的議程 與範例

13 國際會議的過程 發表 1 午餐 回飯店 茶點時間 學者 發表 2 歡迎宴會

14 籌備委員會

15 圓桌公司網頁範例

16 籌備委員會

17 籌備委員會 交通組：負責交通車之聯繫、調整及監控 接待組：負責貴賓接待、講員機票補助款發放及特殊狀況處理 議程組：開閉幕式流程、會議流程及視聽器材監控 展覽組：展覽會場監控及展商需求處理 活動組：活動流程及視聽器材監控 餐飲組：茶點、餐宴的時間、份數、品質之監控 節目組：負責指持人、表演團隊、燈光音響及節目流程監控 旅遊組：負責旅遊活動、工程技術參觀之聯繫、調整及突發狀況處理

18 籌備委員會組別 協調組 ( 秘書處 ) - 流籌規劃會議各項工作、邀請函寄發 議事組 會議議程安排與場地佈置 - 時、地安排 規劃組織領導控制 接待組、接機 - 學者專家接待工作 應變組 吃喝組 ( 餐飲組 ) 住宿組 交通組 文的 - 做海報、讓人報名、來投稿 註冊組 - 報名 文宣組 - 記者會安排與海報寄發工作 出版組 - 學術論文製作 武的 -5 管、人生行財資 接待組 - 人事 展覽組 - 生產 活動節目組 - 演出事宜 - 生產 宣傳組 - 行銷 財務組 - 財務 行政組 - 資訊

19 籌備委員會 註冊組：負責報到台註冊、報到、收費事宜 公關組：負責媒體接待、新聞資料發佈、記者會及專訪安排籌備委員會 秘書長學術論文組 議程規劃 講者邀請聯繫 論文安排活動公關組 旅遊安排 技術參訪 表演活動節目 媒體公關文宣財務組 收支規劃 預算金融安排 贊助募款計劃 宣傳作業行政後勤組 事物採購 旅館住房安排 保險、禮品設計組 文宣設計 網路建置

20 國際會議場地選擇 Meet Taiwan Meet Taiwan 其他特殊環境 ( 如美術館、博物館、古堡或劇場等 ) - 藝 國立歷史博物館 國立科學工藝博物館 - 物理、機器人研討會 城市內大型旅館 - 食住 高雄金典酒店 大型郵輪 - 行 大學院校 - 育 台大醫院國際會議中心 休閒渡假區會議中心 - 樂 高雄義大世界 會議中心、會展中心 - 專業 台北國際會議中心 台北世界貿易中心 福華國際文教會館 使用場地的選擇那個非常態：大型郵輪、電 影院。 96 年 -NO8 ： Q 停車場竟然算常態。

21 國際會議場地選擇 台北國際會議中心 台北世界貿易中心 高雄國際展覽館

22 會議場地 會議室佈局方式： 教室型佈局 Ｕ型佈局 馬蹄形佈局 中空方形和圓形佈局 變化形佈局（結合課堂及劇院形式佈局） 董事會佈局 圓形自助餐桌

大會手冊 program book 重點 事、物、人、時、地 事 - 名稱、主題、 logo 人 - 會議：主辦單位、工作小組、主持人、貴賓 ；展場： 廠商名錄、贊助商 時 - 時間議程 地 - 場地、區域圖、分組會議室、相關位置圖 物 - 歡迎信、 連絡電話 餐點 社交、旅遊、交通、眷屬活動 廣告 其他訊息 23

◎會議與展覽現場管理 24

展覽現場管理 目的：確認展覽成效 時間：展前、中、後 展前 確認流程掌控進度 報名與徵展 劃分展區位置 安排動線與出入口 攤位分配與收款 邀請買主 / 參觀者登記 - 領證，參展者出場作業安排 規劃展場辦公室、售票口、買主報到區、媒體記者區、上網區、行政區 場館管理：環境、標示、偏僻展區管理 展場服務安排 保全與保險 籌辦活動 現場人力 贊助商 風險管理 25

展前進場管理 協助參展商裝潢 測試各項設施 檢視應變系統 26

風險管理 建立危機處理機制 廣播 交通指揮 人力協助 聯繫與窗口 後勤單位 新聞案例 八仙樂園 踩踏 智財權侵權商品扣押 27

28 1. 參展廠商服務台及買主報到管理 : a. 設置參展廠商服務台提供專屬服務 : 主辦單位 應主動於展覽期 間派員至各廠商攤位表達關 心，瞭解其需求，順便與廠商建立 良好關 係，為下屆展覽招商鋪路。 b. 買主登記報到管理 : 應將現場登記區與與先登記報到區明顯區 分，以免買主跑錯地點浪費時間。 c. 維持出入口暢通 : 主辦單位可藉此蒐集完整之主及參觀者資料， 供參展廠商參考。 2. 每日參觀人數統計與進出流量管制 : a. 每日參觀人數統計可透過加總當日買主證發給數、回收參觀證 及售出之門票來取得。 b. 進出流量管制 : 許多展館裝設了「容流人數顯示系統」，方便 掌握館內人數。 展中現場管理

29 3. 維持展場內清潔、秩序與安全管理 : a. 清潔頻率視參觀人潮彈性調整 b. 公共秩序需參展廠商協助 : (1) 佔用走道應嚴格禁止。 (2) 擴張展示場地 : 發現時應立即糾正。 c. 安全管理最重要不可疏忽 : 展覽現場安全管理的內容主要為裝潢與展品安全 、竊盜與火災。 (1) 裝潢與展品安全 : 二層樓之建築須先將設計圖送審，以維護公共安全。 (2) 竊盜 : 當展品體積小、單價高時，要特別雇請人員照料。 (3) 火災 : 展場內火災原因多為參展廠商用電不當引起，要特別提醒廠商申 請足夠用電。 4. 緊急危機處理 可能遇到甚麼問題 5. 辦理買主及參展廠商問卷調查 : a. 問卷調查目的 : 瞭解參展廠商及買主對展覽之滿意度。 b. 買主意見調查 : 有些主辦單位會準備小禮品做為交換。 c. 參展廠商問卷 : 以訪談搭配方式進行。 展中現場管理

30 1. 展品退場及攤位撤場管理 : a. 參展廠商展品退場要注意安全 b. 展覽提前結束要預告並提醒廠商 2. 展後成果統計及檢討會議 : a. 展後成果統計 : 包含最後參展廠商家數與來自國別，國外買主人數與來自 國別比例。 b. 檢討會議 : 以檢討辦理目的與設定目標，提出建設性的改善意見為導向， 儘量勿針對特定人、單位或事做攻擊或指責，並提出未來改善方向。 3. 參展及買主資料整理與維護管理 4. 發佈展覽成果新聞資料，維繫與客戶間良好關係 展覽結束及展後管理

31 會展產業 MICE 會議（ Meeting ）、獎勵旅遊（ Incentive ）、大型國際會 議（ Convention ）以及展覽（ Exhibition ）的合稱； 會展活動帶動旅館、航空、餐飲、公關廣告、旅遊業等 周邊產業。 政府 98 年規劃「台灣經濟轉型行動方案」，將「會展」 列入十大重點服務發展項目，貿易局於同年起推動「台 灣會展躍升計畫」，全力提升我國會展產業競爭力。

32 會展產業供應鏈 - 會展周邊產業

33 國際會展組織 The Global Association of the Exhibition Industry 國際展覽業協會 UFI Union of International Associations 國際協會聯盟 UIA International Congress & Convention Association 國際會議協會 ICCA ICCA International Association of Exhibitions and Events 國際會展協會 IAEE IAEE Asian Federation of Exhibition & Convention Associations 亞洲會議 展覽協會聯盟 AFECA AFECA Meeting Professionals International 國際會議專業組織 MPI MPIhttp:// 台灣會議展覽資訊網 meetTAIWAN - Meeting, Exhibition, Event, Travel in Taiwan 台灣會議展覽資訊網 The society of Incentive & Travel Executives 國際獎勵旅遊協會組織 SITE SITE

34 專業規劃師 專業會議規劃師 PCO (Professional Conference Organizer) 專業展覽規劃師 PEO (Professional Exhibition Organizer)

35 會議通告書內容及時間規劃建議表 第一次通告書 10 個月 ~12 個月以前 ( 或至少 6 個月前 ) 第二次通告書 6 個月 ~7 個月以前 ( 或至少 3 個月前 ) 會前通告書 ( 最後通告書 ) 3 個月 ~4 個半月 ( 或至少 45 天前 )

36 國際展覽場地選擇 台北世貿一館 ~ 三館 台北世界貿易中心南港展覽館 台中世貿中心 大台中國際會展中心 高雄凱旋世貿（將來高雄世界貿易展覽會議中心） 高雄巨蛋 展覽依專業性分為專業 、 綜合 、 與博覽會。

37 名詞 開幕酒會 Opening cocktail party 接待酒會 Welcome reception 大會晚宴 Conference banquet 文化主題饗宴 Gala dinner 午餐演講會 Luncheon 大型餐會 Conference Breakfast 執行委員會餐會 Committee lunch or dinner 其他特殊場合 Special Occasions

38 交通 巴士最好安排 35 ～ 38 人即可

39 報名 登錄方式有網路、條碼、 RFID ，聲音辨識還沒有

40 風險

41 資料

42 攤位 1

43 攤位 2

44 現場管理

45 專業名詞

46 專業人 美國國際展覽組織 International Association of Exhibitions and Events( 簡稱 IAEE) 主辦之 Certified in Exhibition Management ( 簡稱 CEM) 認證課程 - 外貿協會

47 接待

48 參展

49 規劃與主辦單位 類似展覽間隔 3 個月以上。 有抗議活動由主辦單位解決。

50 申請

51 行銷 黃金 6 秒留住目標觀眾

52 規模

53 展覽目標

54 其他

55 英文 1-100

56 英文 2-99

57 英文 3-98

58 英文 3-98

59 英文 4-97