档案及档案管理

一、什么是档案 档案是指过去和现在的国家机 构、社会组织以及个人从事政 治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的 对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形 式的历史记录。

我们可以从四个方面来对档案进行理解： 1 、档案是有相对固定来源的。它来源于一定的 形成单位，产生于形成单位的自身活动。所以 必须尊重档案的来源原则，以历史唯物主义和 系统论为指导，开展档案的收集、积累、保管 和系统整理工作。 2 、档案是有保存价值的。一个单位在自身活动 中会形成许许多多的材料，但并非所有的材料 都会转化为档案。一部分随着记事等现行功能 的结束，便失去了它存在的社会价值而被淘汰， 另一部分由于对今后活动仍有查考价值而被保 存下来，就转化为档案。

3 、档案的物质形态是多种多样的。不仅有 文字的，还有声像的，还有磁盘、光盘 等。 4 、档案是原始的记录。档案是在社会实践 中直接形成的，不是事后编写或另外收 集的材料，所以不同于一般文献，具有 很强的原始性。原始记录性是档案的本 质属性 。

二、档案的作用 1 、凭证作用。档案的凭证作用体现了档案不同 于其他各种文献资料的最基本的特点。档案之 所以具有凭证作用，是由档案的本质属性 —— 原始记录性决定的。首先，从档案的形成来看， 它是从当时当事直接使用和产生的文件材料转 化来的，是令人信服的历史证据。其次，从档 案本身的物体形态来看，文件上保留着真切的 历史标记。 2 、参考作用。档案能以知识原载体的形式，给 人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息， 对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究 有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。

三、归档范围 凡在教学、科研、管理各项活动中直接形成的， 对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同载体的文件材料； 根据《高等学校档案实体分类法》规定应该归 档的有十大类文件材料：党群类、行政类、教 学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出 版类、外事类、财会类；

反映学院工作和活动的有保存价值的声 像载体材料； 征集国内外与学院有关的各种具有保存 价值的其他材料； 院内个人在其非职务活动中形成的文件 材料，可按征集、代管、捐赠的方式处 理。

党群类应归档材料： 1 、上级党组织有关党的建设的文件 2 、院党代会文件材料 3 、院党委会、书记院长碰头会议记录、纪 要 4 、院党委工作计划、总结 5 、院党委发布的决定、办法 6 、院党委负责人在院内的重要讲话稿和参 加上级召开会议发言稿 7 、院党委大事记

8 、院党群系统统计材料 9 、院内各支部年度工作计划总结、请示及 党委批复 10 、院内支部设置变动、改选报告、审批 材料 11 、院党员名册 12 、反映本院全貌、重大活动的各种宣传 材料 13 、学院教职工政治思想动态及调查材料 14 、学院统战工作材料 15 、学院工会工作材料 16 、学院团委工作材料

行政类应归档范围： 1 、上级有关行政管理的文件 2 、全院性的规章制度 3 、学院年度工作计划、总结 4 、院长办公会议记录 5 、院领导在会上的重要讲话和参加院外会 议的发言稿 6 、教职工代表大会文件 7 、本院向上级的请示及其批复 8 、教研室的请示及学院的批复

9 、学院年度报表、统计材料 10 、院内启用印章的文件及印模 11 、本院的历史沿革、情况介绍、大事记 12 、学院教研室负责人任免的请示批复 13 、学院教职工名册 14 、学院教职工评定、聘任专业技术职称 材料

教学类应归档范围： 1 、上级有关教学工作的文件材料 2 、本院有关教学的规章制度 3 、学院学科建设和实验室建设有关材料 4 、学院各教研室教学计划、教学大纲 5 、学院各科期考试题 6 、学院典型教案 7 、自编、主编教材，教学指导书、习题集和其 他有保存价值的参考资料 8 、学院教师进修计划、安排 9 、学院教师工作量的规定及执行情况 10 、学院教师业务考核情况

科研类应归档范围： 科研准备阶段 1 、开题报告与课题调研论证材料 2 、任务书、合同、协议书 3 、课题研究计划、设计 4 、计划执行情况 5 、课题投资和预决算材料

研究实验阶段 1 、实验、测试、观测、调查、考查的各种 原始记录 2 、数据处理材料（如程序设计说明、计算 结果等） 3 、研究工作阶段小结、年度报告 4 、配套的照片、底片、录音带、录相带、 幻灯片等 5 、样品、标本等实物的目录

总结鉴定阶段 1 、论文、专著 2 、工艺技术报告 3 、专家评审意见 4 、鉴定材料（鉴定代表名单、记录、鉴定 意见、鉴定证书） 5 、推广应用意见 6 、课题工作总结

申报奖励阶段 1 、科研成果登记表 2 、科研成果报告表 3 、科研成果奖励申报与审批材料 4 、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书） 原件 或复印件 5 、专利申请书或证书原件或复印件

推广应用阶段 1 、转让合同、协议书 2 、生产定型鉴定材料 3 、成果被引用或投产后反馈意见 4 、推广应用方案及实施情况 5 、扩大试生产的设计文件、工艺文件 6 、成果宣传报导材料 7 、对外学术交流材料

设备类应归档范围： 1 、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、 记录等） 2 、上级或主管领导批复和准购批示 3 、定购合同 4 、开箱记录及装箱单 5 、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单 6 、索赔来往函件及结果文件 7 、设备说明书及全套随机文件材料 8 、使用、检修、故障事故记录 9 、重大事故的调查分析及处理结果

四、档案管理的现代化 1 、利用计算机辅助档案管理 目录级 文件级 联机检索 2 、改革立卷方法 指导思想：简化整理 深化检索 主要做法：破除 “ 卷 ” 的概念，直接以单份文 件为单位进行归档整理。 目 的：最大限度地保持文件的历史原 貌，便于计算机的管理和应用，逐步与 办公自动化相适应（即随办随归档）， 最终过渡到文档一体化。

问题 ：档案能否完全实现无纸化，全部转换成机 读档案？ 答案：还不能，至少近期还不能。 原因： 1 、机读档案的寿命还不能保证能很长久 地保存； 2 、机读档案内容和载体的可分离性使档 案的原始记录性得不到保障； 3 、机读档案的保密性差； 4 、机读档案的技术支持会遇到困难； 5 、机读档案还不具法律效力。 解决办法：实行 “ 双保险 ” 。

做好档案工作的几点思考 1 、院领导和全体教职工都要有较强的档案意识。 2 、列入学院管理工作内容，逐步做到 “ 三纳入 ” 、 “ 四同步 ” 。 “ 三纳入 ” ：纳入学院计划和规划 纳入管理制度 纳入有关人员的职责范围 “ 四同步 ” ：在布置、检查、总结、验收各项工 作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 3 、实行专人专柜管理。 4 、日常管理。学校要求基础医学院的归档时间 为每年的六月份以前。教研室向基础医学院移 交材料的时间则应提前。

教研室专柜 基础医学院专柜 教职工 教研室专人 学院兼职档案员 学校综合档案室 注： 代表移交材料 代表留存 代表利用

整理档案工作程序 1 、区分年度 2 、区分类别 3 、盒内排列 4 、打印目录或输入管理软件 5 、装盒并做标识 6 、上架排列

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