建立團隊 June 14, 2010

內容 何謂團隊 如何建立有效團隊 團隊的領導者 團隊發展及挑戰 學習型團隊 個案分享

何謂團隊

團隊的定義  「團隊包含兩人或兩人以上，彼此協調一致，以完成 共同任務。」 - Shonk(1982)  「團隊是一群個別成員的組合，團隊成員擁有互補性 的技能，認同共同的目標、績效標準以及工作的方法 ，彼此相互信任以完成工作目標。」 - Katzenbach & Smith(1993)  「個別成員都擁有專業技術與能力，將團隊目標視為 首要之務，且能很清楚、公開地與其他團隊成員溝通 ，彼此相互支援、合作，共同為團隊的使命與目標而 努力。」 - Quick(1992)

個人參與團體的目的 自我實現 的需求 名望的需求 社會的需求 安全的需求 生理的需求 追求自我滿足；發掘自己的潛能； 實現個人理想和遠大目標 建立良好個人形象和地位； 得到肯定與讚賞 社交、感情、友誼及得到認同 安全感、安穩的需求 最基本生存的需求 Maslow -Hierarchy of Needs

如何建立團隊 團隊的建立是一個互動的過程 (interactive process) 團隊 外部 環境 領導者 成員 內部 資源

團隊發展的過程 形成期衝擊期 整合 / 規範期 執行期

團隊的規範 (Group Norm)  指團隊成員所共同認同的行為標準  透過團隊規範可以引導團隊成員的行為  影響成員對團隊規範遵守的因素  規範的清晰程度  規範的壓力  組織的規模  成員對團隊的認同  組織的過去成功經驗  成員的個人特性

團隊的凝聚力 (Cohesiveness)  指團隊成員對團隊的忠誠度與組織承諾。  影響團隊凝聚力的因素  團隊的規模  團隊成員對團隊目標的認同程度  團隊成員之間的互動與認同  組織成員身分所帶來的榮辱  團隊間的競爭程度

團隊的共融性 (Inclusiveness)  正確了解他人動機、想法、優缺點，學會欣賞不同的 意見，歸納出共同的立場。  鼓勵組織成員有多樣化的觀點和意見，以開放的心靈 容納別人的想法和交流意見。  給予每位成員正面的肯定與支持，以化解彼此間的不 信任  創造支持性氣氛與不同的學習機會，  The Apollo Syndrome -”Management Teams” by Dr. Meredith Belbin 1981

團隊文化建設的心理機制 運用心理定勢 – 培訓新團員 重視心理強化 – 獎勵與懲罰 運用眾人心理 – 群眾的壓力 培養認同心理 – 光榮與自豪 激發模仿心理 – 表彰典範 化解消極心理 – 解決矛盾 / 挫折感

如何建立高績效團隊

何謂成功的團隊 討論及分享 ( 一 ) 『何謂成功的團隊 ? 』

何謂成功的團隊 團隊有效性 (effectiveness) 的 三個標準定義 : 1. 團隊的產出要達到甚至超越質量標 準 2. 團隊能實現 / 滿足成員的個人需要 3. 成員樂於再次一起工作

如何建立高績效團隊 團隊績效的七個策略 : 1. 共同願景 (Vision) 2. 權力下放 (Empowerment) 3. 關係與溝通 (Relationship & Communication) 4. 彈性 (Flexibility) 5. 最佳績效 (Optimal Performance) 6. 肯定與欣賞 (Recognition & Appreciation) 7. 士氣 (Moral)

1. 共同願景 (vision) 大家對團體及自己的未來有所期 許 願景的建立應有其進階的指標 建立共同的核心價值 (core values)

2. 把責任和權力放出去 (Empowerment) 「只想丟出不想做的工作」 藉由分享工作職責與職權，授權給個 人或群體，使成員對團隊產生承諾與 所有感 可以分為兩大類 : 1. 為了完成某項工作而授權 2. 為了培養發展員工而授權

2. 把責任和權力放出去 (Empowerment) 完整計劃授權 給與每位成員適當的機會 充份解釋授權內容 劃清權力界線 排定支援措施 尊重成員的決定，做到真正授權 定時跟進支援 感謝與激勵

3. 關係與溝通 (Relationship & Communication) 互動溝通的過程中 : 個人的需要 - 得到重視, 理解, 支持, 參 與其中 實用的需要 - 達成溝通目標

發展方案 澄清資料 開始討論 達成共識 總結討論 尊重 同理心 分享 參與 支持 確認互相了解 作出程序建議 人際互動過程基本模式 溝通技巧

3. 關係與溝通 (Relationship & Communication) 溝通技巧 告知、傾聽、口頭以及書面等人 際溝通技巧 有效的溝通代表瞭解，並不代表 同意

溝通技巧 會議技巧 : 會議必要性：能否不開？會議合併？次數減少？時間縮短？人 員減少？ 一個規劃良好的會議，應該在於最有效的時間內完成議案、解 決問題。 主席：角色為會議之『促成人』，其立場中立，任務為： 1. 訂定時間、事前充分準備 2. 提高參與率 3. 集結力量，降低無謂對抗 4. 時間控制，調整偏題 5. 促成結論產生

會議技巧 會議記錄：單位、名稱、日期、時間、地點、出缺 席人員、討論事項、記錄者、結束時間。 所有會議參與者所應共同遵守的禮節 ： 1. 不遲到、早退、半途離席 2. 不私語 3. 不獨佔發言、高壓性發言、發言不偏題 4. 傾聽 5. 不人身攻擊 6. 不流於情感，為反對而反對（理智，冷靜考量） 7. 隨時記錄會議重點（提議、決議、注意事項等） 時間控制

4. 彈性 (Flexibility) 團隊面對各類變化的能力 領導人能在不同環境下做出適當的領 導行為

5. 最佳績效 (Optimal performance) 用有限的資源，成就最佳的績效 如何量度績效？ 建立目標 (SMART) Specific Measurable Attainable Realistic Timely 建立基準 ( 標竿 ) 定期績效回饋與評估，並提供支援

6. 肯定與欣賞 (Recognition & Appreciation) 懂得欣賞別人的長處 犯錯是學習的必經過程 正向、支持性的回饋 : 立即、正面、真誠、具體的、提供其他可行方法

7. 激發團隊士氣 (Moral) 「領導者經由鼓舞成員的過程，與其分享共同 的目標，令成員在重要的事情上能達成共識， 並喚起與提昇成員追求成功之動機」 - 貝斯（ Bass, 1985 ） 幫助員工尋求工作成就感 ，使他們發揮自動自 發的精神 鼓勵他去除負面的思想，以積極正面的思想取 而代之

團隊的領導者

何謂團隊領導者 別人心悅誠服的追隨你就是領導者 領導就是協助他人學會自我領導 領導者就是幫助別人成功的人

團隊領導者的角色 討論及分享 ( 二 ) 『就你過往的經驗 : 試列出一知個你認為成功的 團隊領導者的名字及原因 ; 並列出他 ( 她 ) 在該團 隊的角色及領導模式若何. 』

團隊領導者的角色與功能 團隊領導者是指由群體發展出來的領袖人物 可能是擁有正式職權的正式領袖，也可能是沒 有正式職權的非正式領袖，但具有影響力。 團隊領導者對內擔任推動、發起以及引導之功 能 對外則擔任團隊對外的溝通橋樑。 -Scott & Mitchell(1972)

團隊領導者的角色與功能 團隊領導者的所扮演的角色與傳統的管理者並 不相同，團隊領導者轉變成為扮演合作、推動 、協調、溝通與傾聽的角色。 必須具備完成工作任務所需的專業技術與能力 ，但不需要成為專業技能的專家，因為，領導 者可以透過團隊成員的協助來達成團隊任務。 團隊領導者在人際溝通與工作指導上的才能 - Thomas & Kenneth(1996)

情景領導 Situational Leadership 「沒有最好領導型態， 只有最適當的領導型態」 - Dr Ken Blanchard

團隊發展及挑戰

討論及分享 ( 三 ) 『你所屬的團隊，是否面對著某些挑戰？』

團隊變革 促使團隊改變的因素 : 人事 目標 資源 願景 內部變化 顧客 競爭 資訊 法規 外在環境變化 文化 流程 組織 政策 目標

團隊變革步驟 現狀解凍 變革 至期望狀態 再凍結至期望的狀 態 形成 期 衝擊 期 整合 / 規 範期 執行 期

團隊文化解凍的方法 績效 遏制力 期望狀態 現狀 推動力 時間

學習型組織

能夠持續成長的團隊 1. 互相關心 2. 彼此溝通 3. 終身學習 4. 創造共有： 目標共有 問題共有 資訊共有 成果共有

一般團隊學習的模式 籌備 ( 試驗 / 評估 ) (preparation) 執行決策 (Interaction) 成效分享 (Feedback)

Q & A

Thank You